Conheça a DeepL: como o processo de integração da DeepL apoia os novos colaboradores

Pontos-chave

• O programa de integração da DeepL foi concebido para que os novos colaboradores se sintam bem-vindos, com informações e culturalmente integrados desde o primeiro dia.
• A jornada começa antes do primeiro dia, com uma fase de pré-integração que coordena as equipas de TI, Gestão Administrativa e Recursos Humanos.
• Todos os novos colaboradores são convidados a visitar a sede da DeepL em Colónia para um programa de integração estruturado de três dias que abrange a cultura, o produto e as operações.
• O CEO da DeepL, Jarek Kutylowski, dá as boas-vindas pessoalmente a cada grupo de novos colaboradores, apresentando a missão, a visão e os valores da empresa.
• A equipa de liderança da DeepL desloca-se a Colónia especificamente para a integração: um compromisso visível que distingue o programa.
• O programa equilibra a transferência de conhecimentos com a criação de laços, reduzindo as barreiras entre departamentos e ajudando os novos colaboradores a evitar o isolamento.
• Conteúdos de estudo individual complementam a integração presencial, garantindo que os novos colaboradores tenham as informações de que necessitam em cada fase.
• Uma forte integração cultural através de valores partilhados, relações entre colegas e experiência no mundo real é fundamental para a abordagem da DeepL à retenção de colaboradores.

Começar um novo emprego é um grande passo — é emocionante, mas também pode ser um pouco angustiante.

Na DeepL, compreendemos perfeitamente isso. É por isso que criámos uma experiência de integração que visa fazer com que se sinta bem-vindo desde o primeiro dia.

Como o percurso de integração da DeepL ajuda os novos colaboradores a terem sucesso

Reunimo-nos com Isabell Reinholz para lhe dar uma visão privilegiada do que torna o nosso processo de integração especial.

Desde as calorosas boas-vindas até às apresentações detalhadas, concebemos tudo para o ajudar a começar com o pé direito. Queremos que se sinta parte da DeepL desde o primeiro momento.

Pode apresentar-se e descrever a sua função na DeepL?

Olá! Sou a Isabell — estou sediada em Colónia e sou, no fundo, uma pessoa verdadeiramente sociável. Entrei para a DeepL há 3,5 anos como recrutadora, vinda diretamente da universidade, onde estudei recursos humanos e comportamento organizacional. 

Desde então, evoluí para uma função de gestão de projetos, onde concebi o nosso novo programa de integração no local, em conjunto com a minha fantástica equipa de projeto. Atualmente, estou novamente a fazer a transição para uma nova equipa, com o objetivo de me tornar Especialista em Programas Culturais da DeepL.

Entre outras coisas, continuarei a trabalhar no nosso programa de integração, uma vez que é uma parte essencial para dar vida à nossa cultura e permitir que os novos colaboradores experimentem o espírito da DeepL. 

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Pode descrever-nos o percurso típico de integração na DeepL?

Sim, com todo o gosto! A nossa jornada de integração na DeepL começa logo no primeiro dia com uma reunião de boas-vindas organizada pela nossa equipa de integração. 

Durante esta reunião, partilhamos informações sobre os próximos dias e semanas, garantindo que todos sabem o que vai acontecer e o que se espera deles — além de proporcionar uma sensação de um bom e caloroso início e boas-vindas. 

Depois de os novos colaboradores terem configurado o seu equipamento com a ajuda do nosso suporte de TI, passam o resto do dia com a sua equipa em reuniões de boas-vindas, conversas informais e participando em discussões de equipa. 

Depois disso, é hora de se prepararem para a emoção que os espera na nossa sede. Todos os nossos recém-chegados de todo o mundo são convidados a juntar-se a nós em Colónia para mergulhar no mundo da DeepL durante três dias completos, com cada dia a ter um foco diferente.

Dia 1

Este dia é inteiramente dedicado à nossa empresa — a nossa trajetória, cultura e produtos. Todos os meses, o Jarek, o nosso CEO, dedica algum tempo a dar as boas-vindas aos recém-chegados, a apresentar a nossa missão e visão e a dar a todos a oportunidade de fazer perguntas. 

Após um dia intenso que termina com uma sessão de formação sobre os produtos, convidamos os recém-chegados e todos os colegas para um happy hour. Aqui, podem interagir, ouvir histórias divertidas sobre a DeepL e sentir o ambiente.

Dia 2

Continuamos com sessões de alto nível conduzidas por membros da nossa equipa de liderança para garantir uma visão abrangente e uma compreensão de como trabalhamos em conjunto, como o nosso produto é criado e como é rentabilizado. 

As sessões são muito valiosas, mas exigem concentração. É por isso que passamos a tarde/noite do segundo dia a descontrair com uma atividade de equipa divertida antes do jantar no animado centro da cidade de Colónia. 

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Dia 3

No último dia da nossa jornada de integração, aprofundamos um pouco mais os diferentes departamentos e as suas responsabilidades individuais, acompanhando o ciclo de vida do produto. 

O dia 3 é mais detalhado do que os dias 1 e 2, mas é importante para nós criar uma compreensão sobre o que cada departamento faz e como todos contribuem para o sucesso da DeepL. Com esta abordagem, pretendemos reduzir as barreiras entre departamentos e evitar o isolamento.

O que acontece após os três dias de integração

À medida que o terceiro dia de formação chega ao fim, encaminhamos os novos colaboradores para as suas equipas, para que sigam o percurso de integração individual preparado para eles. Após três dias, os novos colaboradores demonstram normalmente elevados níveis de entusiasmo e motivação, devido à atmosfera positiva e ao incentivo dos seus colegas.

Frequentemente, estão ansiosos por assumir as suas novas funções e contribuir para as suas equipas. Em alguns casos, os novos contratados optam mesmo por permanecer em Colónia por um período prolongado, a fim de participar em atividades de integração abrangentes com os seus colegas e gestores. 

Se estiverem localizados perto de um dos nossos escritórios (Berlim, Amesterdão, Londres, Tóquio, Austin), são apresentados aos nossos diferentes escritórios pelas equipas no local.

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Quais são os passos fundamentais no processo de integração da DeepL?

Para nós, o processo de integração começa muito antes do primeiro dia de trabalho do colaborador. Esta é a fase de pré-integração. Durante esta fase, garantimos que os novos contratados têm acesso a todas as informações e recursos relevantes para facilitar uma transição suave e maximizar o seu entusiasmo por se juntarem à nossa equipa. 

Isto requer um esforço significativo e coordenação entre várias equipas, tais como a Gestão Administrativa, o Apoio Informático e as Operações de Recursos Humanos. Mantemos uma comunicação estreita com os novos colaboradores para garantir que dispõem do atendimento necessário para enfrentar os desafios de um novo cargo. 

Para além das tarefas organizacionais, tais como garantir a entrega do equipamento adequado à pessoa certa e a sua configuração, disponibilizamos uma quantidade substancial de conteúdos e materiais de formação que abordam as questões típicas dos novos colaboradores. 

Para além da partilha de conhecimentos, o nosso programa de integração enfatiza a criação de laços entre os novos colaboradores e os membros da equipa já existentes. O objetivo é reduzir as barreiras à solicitação de ajuda, garantindo assim uma experiência de integração harmoniosa. 

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O que distingue a integração da DeepL?

Quando criámos a nova experiência de integração, era importante para nós construir um percurso que proporcionasse um conhecimento aprofundado sobre o produto, os ajudasse a compreender como funcionamos enquanto organização e, ao mesmo tempo, lhes apresentasse a nossa cultura. 

A partir do feedback que recebemos até agora, estamos a fazer um excelente trabalho para atingir esse objetivo e a alcançar um bom equilíbrio entre todos esses aspetos. Acredito que o que torna a nossa experiência de integração verdadeiramente única é o empenho da nossa Equipa de Liderança no programa e, consequentemente, na experiência dos novos colaboradores. 

Por exemplo, a nossa Equipa de Liderança dedica tempo a partilhar conhecimentos e a responder a perguntas. Eles deslocam-se a Colónia especificamente para a nossa integração, demonstrando o seu investimento no desenvolvimento, sucesso e sensação de acolhimento dos novos colaboradores na DeepL. 

Isto representa, mais uma vez, o melhor exemplo da cultura da DeepL e da dedicação ao nosso crescimento e sucesso contínuos. 

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De que forma a DeepL atende os novos colaboradores a nível prático e emocional?

A única coisa que quase todos dizem depois de ingressarem é como todos são incrivelmente simpáticos. Devido à natureza do nosso pessoal (ou Deeople, como lhes chamamos carinhosamente internamente), ingressar na empresa já é uma experiência muito calorosa e acolhedora.

É também por isso que decidimos que a integração se realize na nossa sede. Temos a maior concentração de Deeople e o maior sistema de atendimento ao cliente no local.

As nossas equipas de escritório e de assistentes estão sempre presentes nos bastidores, a prestar atendimento ao programa, garantindo que todos estão satisfeitos e que o processo decorre sem problemas. 

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O que nos dizem as experiências recentes de integração sobre a abordagem da DeepL?

O processo de integração tem sido um sucesso até agora. 

O feedback tem sido extremamente positivo, e não apenas por parte dos novos contratados. Os apresentadores e a Equipa de Liderança partilharam muitos comentários positivos connosco, porque gostam de trabalhar com os novos colaboradores no local e de ver o entusiasmo do grupo. 

E, para mim, a conquista mais significativa é a ânsia dos novos colaboradores em assumir as suas funções e contribuir para o sucesso da DeepL. Quando nos despedimos, eles estão cansados, mas cheios de energia e alegria ao mesmo tempo. 

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De que forma a integração contribui para a retenção e a cultura na DeepL?

Muitas vezes, os novos colaboradores sentem-se um pouco perdidos ou carecem de informações essenciais quando começam a trabalhar. Isto pode levar a sentimentos de isolamento e confusão, o que, em última análise, pode resultar em elevadas taxas de rotatividade. 

O nosso programa de integração foi concebido para fornecer aos novos colaboradores as ferramentas de que necessitam para ter sucesso e evitar que se sintam sobrecarregados. 

Para além da integração presencial, disponibilizamos uma grande variedade de conteúdos que os novos colaboradores podem explorar ao seu próprio ritmo. O nosso objetivo é garantir que têm as informações de que necessitam ao seu alcance e, com a nova estrutura que criámos, estamos a facilitar o trabalho das equipas, criando uma experiência mais harmoniosa que conduz a uma maior retenção. 

Garantir que os novos colaboradores estejam bem integrados é valioso por duas razões. 

Em primeiro lugar, os recém-chegados estabelecem muitas ligações com outros novos colaboradores e com os colegas já existentes — ajudando-os a sentir-se parte do grupo e, consequentemente, da empresa.

Em segundo lugar, devido à sua integração no grupo, entram em contacto com a cultura da DeepL, experimentam os nossos valores na vida real e podem agir e colaborar de acordo com os nossos valores e cultura. 

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Na DeepL, utilizamos programas abrangentes e um forte enfoque na cultura para ajudar os novos membros da equipa a sentirem-se preparados desde o primeiro dia. Queremos também que se sintam entusiasmados para contribuir de imediato.

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