Conheça o DeepL: como o processo de integração do DeepL apoia os novos contratados

Principais conclusões

• O programa de integração da DeepL foi criado para que os novos contratados se sintam bem-vindos, informados e culturalmente integrados desde o primeiro dia.
• A jornada começa antes do primeiro dia, com uma fase de pré-integração que coordena as equipes de TI, Administração e Operações.
• Todos os novos contratados são convidados a ir à sede da DeepL em Colônia para um programa de integração estruturado de três dias que abrange cultura, produto e operações.
• O CEO da DeepL, Jarek Kutylowski, dá as boas-vindas pessoalmente a cada grupo de novos contratados, apresentando a missão, a visão e os valores da empresa.
• A equipe de liderança da DeepL viaja para Colônia especialmente para a integração: um compromisso visível que diferencia o programa.
• O programa equilibra a transferência de conhecimento com a construção de conexões, reduzindo as barreiras entre departamentos e ajudando os novos contratados a evitar o isolamento.
• Conteúdos que podem ser estudados no próprio ritmo complementam a integração presencial, garantindo que os novos contratados tenham as informações necessárias em cada etapa.
• Uma forte integração cultural por meio de valores compartilhados, conexões entre colegas e experiência no mundo real é fundamental para a abordagem da DeepL em relação à retenção de funcionários.

Começar um novo emprego é algo importante — é emocionante, mas também pode ser um pouco estressante.

Na DeepL, nós entendemos isso perfeitamente. É por isso que criamos uma experiência de integração que tem como objetivo fazer com que você se sinta bem-vindo desde o primeiro dia.

Como a jornada de integração da DeepL ajuda os novos contratados a terem sucesso

Conversamos com Isabell Reinholz para te dar uma visão por dentro do que torna nosso processo de integração especial.

Desde as calorosas boas-vindas até as apresentações detalhadas, projetamos tudo para te ajudar a começar com o pé direito. Queremos que você se sinta parte da DeepL imediatamente.

Você pode se apresentar e falar sobre sua função na DeepL?

Olá! Sou a Isabell — moro em Colônia e sou uma pessoa super sociável. Entrei na DeepL há 3,5 anos como recrutadora, vinda direto da universidade, onde estudei recursos humanos e comportamento organizacional. 

Desde então, evoluí para uma função de gerenciamento de projetos, onde criei nosso novo programa de integração presencial junto com minha equipe de projeto incrível. No momento, estou mudando para uma nova equipe novamente, com o objetivo de me tornar a Especialista em Programa de Cultura da DeepL.

Entre outras coisas, vou continuar trabalhando no nosso programa de integração, já que ele é essencial para dar vida à nossa cultura e permitir que os novos contratados vivenciem o espírito da DeepL. 

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Você pode nos explicar como é o processo típico de integração na DeepL?

Claro, com prazer! Nossa jornada de integração na DeepL começa logo no primeiro dia, com uma reunião de boas-vindas organizada pela nossa equipe de integração. 

Durante essa reunião, compartilhamos informações sobre os próximos dias e semanas, garantindo que todos saibam o que vai acontecer e o que se espera deles — além de proporcionar uma sensação de um começo bom e acolhedor. 

Depois que os novos contratados configuram seus equipamentos com a ajuda do nosso suporte de TI, eles passam o resto do dia com a equipe participando de reuniões de boas-vindas, bate-papos durante o café e discussões em grupo. 

Depois disso, é hora de se preparar para a emoção que os espera na nossa sede. Todos os nossos novatos de todo o mundo são convidados a se juntar a nós em Colônia para mergulhar no mundo da DeepL por três dias inteiros, com cada dia trazendo um foco diferente.

Dia 1

Este dia é todo sobre nós como empresa — nossa trajetória, cultura e produtos. Todo mês, o Jarek, nosso CEO, reserva um tempo para dar as boas-vindas aos novatos, apresentar nossa missão e visão e dar a todos a chance de fazer perguntas. 

Depois de um dia intenso que termina com uma sessão de treinamento sobre os produtos, convidamos os novatos e todos os colegas para um happy hour. Lá, eles podem interagir, ouvir histórias divertidas da DeepL e sentir a vibe.

Dia 2

Continuamos com sessões de alto nível conduzidas por membros da nossa equipe de liderança para garantir uma visão abrangente e uma compreensão de como trabalhamos juntos, como nosso produto é criado e como ele é monetizado. 

As sessões são muito valiosas, mas exigem concentração. É por isso que passamos a tarde/noite do segundo dia relaxando com uma atividade divertida da equipe antes do jantar no animado centro da cidade de Colônia. 

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Dia 3

No último dia da nossa jornada de integração, a gente se aprofunda um pouco mais nos diferentes departamentos e nas responsabilidades individuais de cada um, acompanhando o ciclo de vida do produto. 

O dia 3 é mais detalhado do que os dias 1 e 2, mas é importante para nós criar uma compreensão sobre o que cada departamento faz e como todos contribuem para o sucesso da DeepL. Com essa abordagem, nosso objetivo é reduzir as barreiras entre os departamentos e evitar o isolamento.

O que acontece após os três dias de integração

À medida que o terceiro dia de treinamento chega ao fim, liberamos os novos contratados para suas equipes, para que sigam o caminho de integração individual preparado para eles. Após três dias, os novos contratados geralmente demonstram altos níveis de entusiasmo e motivação devido à atmosfera positiva e ao incentivo dos colegas.

Muitas vezes, eles estão ansiosos para começar suas novas funções e contribuir com suas equipes. Em alguns casos, os novos contratados até optam por ficar em Colônia por um período mais longo para participar de atividades de integração completas com seus colegas e gerentes. 

Se estiverem localizados perto de um dos nossos escritórios (Berlim, Amsterdã, Londres, Tóquio, Austin), eles são apresentados aos nossos diferentes escritórios pelas equipes locais.

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Quais são as etapas principais do processo de integração da DeepL?

Para nós, o processo de integração começa bem antes do primeiro dia do funcionário. Essa é a fase de pré-integração. Durante essa fase, garantimos que os novos contratados tenham acesso a todas as informações e recursos relevantes para facilitar uma transição tranquila e maximizar o entusiasmo deles por se juntarem à nossa equipe. 

Isso exige um esforço significativo e coordenação entre várias equipes, como Administração, Suporte de TI e Operações de Recursos Humanos. Mantemos uma comunicação próxima com os novos contratados para garantir que tenham o apoio necessário para enfrentar os desafios de um novo emprego. 

Além das tarefas organizacionais, como garantir a entrega do hardware adequado à individual certa e sua configuração, fornecemos uma quantidade substancial de conteúdo e materiais de treinamento que abordam as dúvidas típicas dos novos contratados. 

Além do compartilhamento de conhecimento, nosso programa de integração enfatiza a formação de conexões entre os novos contratados e os membros da equipe já existentes. O objetivo é reduzir as barreiras para pedir ajuda, garantindo assim uma experiência de integração tranquila. 

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O que faz a integração da DeepL se destacar?

Quando criamos a nova experiência de integração, era importante para nós construir uma jornada que proporcionasse conhecimento aprofundado sobre o produto, ajudasse a entender como funcionamos como organização e, ao mesmo tempo, apresentasse nossa cultura. 

Pelo feedback que recebemos até agora, estamos fazendo um ótimo trabalho para atingir esse objetivo e encontrar um bom equilíbrio entre todos esses aspectos. Acredito que o que torna nossa experiência de integração verdadeiramente única é o compromisso da nossa equipe de liderança com o programa e, portanto, com a experiência dos novos contratados. 

Por exemplo, nossa equipe de liderança dedica tempo para compartilhar conhecimento e responder perguntas. Eles viajam até Colônia especificamente para a nossa integração, demonstrando seu investimento no desenvolvimento, no sucesso e na sensação de acolhimento dos novos contratados na DeepL. 

Isso, mais uma vez, representa o melhor exemplo da cultura da DeepL e da dedicação ao nosso crescimento e sucesso contínuos. 

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Como a DeepL apoia os novos contratados na prática e emocionalmente?

A única coisa que quase todo mundo diz depois de entrar é como todos são incrivelmente simpáticos. Devido à natureza do nosso pessoal (ou Deeople, como gentilmente os chamamos internamente), entrar na empresa já é uma experiência muito calorosa e acolhedora.

É também por isso que decidimos que a integração ocorra em nossa sede. É onde temos a maior concentração de Deeople e o maior sistema de apoio presencial.

Nossas equipes de escritório e assistentes estão sempre por perto, dando suporte aos aspectos mais práticos do programa, garantindo que todo mundo fique satisfeito e que o processo corra bem. 

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O que as experiências recentes de integração nos dizem sobre a abordagem da DeepL?

O processo de integração tem sido um sucesso até agora. 

O feedback tem sido extremamente positivo, e não apenas dos novos contratados. Os apresentadores e a Equipe de Liderança compartilharam muitos comentários positivos conosco porque gostam de trabalhar com os novos contratados no local e ver o entusiasmo do grupo. 

E, para mim, a conquista mais significativa é a vontade dos novos contratados de começar a trabalhar e contribuir para o sucesso da DeepL. Quando nos despedimos, eles estão cansados, mas cheios de energia e alegria ao mesmo tempo. 

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Como a integração contribui para a retenção e a cultura na DeepL?

Muitas vezes, os novos funcionários se sentem um pouco perdidos ou sem informações essenciais quando começam a trabalhar. Isso pode levar a sentimentos de isolamento e confusão, o que, no fim das contas, pode resultar em altas taxas de rotatividade. 

Nosso programa de integração foi criado para dar aos novos contratados as ferramentas necessárias para terem sucesso e não se sentirem sobrecarregados. 

Além da integração presencial, oferecemos uma grande variedade de conteúdos que os novos contratados podem explorar no seu próprio ritmo. Nosso objetivo é garantir que eles tenham as informações necessárias ao alcance das mãos e, com a nova estrutura que criamos, estamos facilitando o trabalho das equipes, criando uma experiência mais tranquila que leva a uma maior retenção. 

Garantir que os novos contratados estejam bem integrados é importante por dois motivos. 

Primeiro, os recém-chegados fazem muitas conexões com outros novos contratados e colegas já existentes — ajudando-os a se sentirem parte do grupo e, portanto, da empresa.

Segundo, graças à integração no grupo, eles entram em contato com a cultura da DeepL, vivenciam nossos valores na prática e podem agir e colaborar de acordo com nossos valores e cultura. 

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Na DeepL, usamos programas abrangentes e um forte foco na cultura para ajudar os novos membros da equipe a se sentirem preparados desde o primeiro dia. Também queremos que eles se sintam animados para contribuir imediatamente.

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