Conoce DeepL: cómo ayuda el proceso de incorporación al personal nuevo

Aspectos clave

• El programa de incorporación de DeepL está diseñado para que el nuevo personal se sienta bienvenido, informado y como en casa desde el primer día.
• El proceso comienza antes de la primera jornada con una fase de preparación en la que se coordina a los equipos de informática, administración de oficinas y gestión de personal.
• Se invita a todos los nuevos integrantes a la sede de DeepL en Colonia para participar en un programa de incorporación estructurado de tres días donde se profundiza en nuestra cultura, productos y operaciones.
• Jarek Kutylowski, CEO de DeepL, da la bienvenida personalmente a cada grupo nuevo para explicarles de primera mano la misión, la visión y los valores de la empresa.
• El equipo directivo de DeepL se desplaza expresamente a Colonia para estas jornadas de bienvenida: un compromiso visible que marca la diferencia.
• El programa combina el aprendizaje técnico con la creación de nuevas conexiones, lo que reduce las barreras entre departamentos y evita que el personal nuevo trabaje de forma aislada.
• Al poder consultar el contenido a su propio ritmo, las nuevas incorporaciones tienen, además, acceso a la información que necesiten en cada etapa.
• La estrategia de DeepL para retener el talento se basa en una sólida integración cultural, que se consigue a partir de valores comunes, la conexión con los compañeros y una experiencia práctica.

Empezar un trabajo nuevo es un gran paso: resulta emocionante, pero también puede imponer un poco.

En DeepL, somos muy conscientes de ello. Por eso hemos creado una experiencia de bienvenida pensada para que te sientas como en casa desde el primer día.

Las claves del proceso de incorporación para el éxito del personal nuevo

Hablamos con Isabell Reinholz para mostrarte desde dentro lo que hace que nuestro proceso de incorporación sea tan especial.

Desde una cálida bienvenida hasta una introducción completa, hemos cuidado cada detalle para que empieces con buen pie. Queremos que te sientas parte de DeepL desde el minuto uno.

¿Podrías presentarte y contarnos cuál es tu función en DeepL?

¡Hola! Soy Isabell, vivo en Colonia y me considero una persona muy sociable. Entré en DeepL hace tres años y medio como técnica de selección de personal, justo después de terminar la universidad, donde estudié recursos humanos y comportamiento organizativo. 

Desde entonces, he pasado a desempeñar un puesto de gestión de proyectos, donde he diseñado nuestro nuevo programa de incorporación presencial junto con mi increíble equipo de proyecto. Ahora estoy cambiando de equipo de nuevo, esta vez para ocupar el puesto de especialista en programas de cultura de DeepL.

Entre otras tareas, seguiré trabajando en nuestro programa de incorporación, porque es una parte esencial para transmitir nuestra cultura y permitir que el personal nuevo viva el espíritu de DeepL desde dentro. 

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¿Puedes explicarnos en qué consiste el proceso estándar de incorporación a DeepL?

¡Claro que sí! El proceso empieza el primer día con una reunión de bienvenida a DeepL, organizada por nuestro equipo de incorporación. 

En esta reunión les explicamos cómo serán los próximos días y semanas. Nos aseguramos de que todos tengan claro en qué van a consistir y cuáles son las expectativas, además de brindarles una cálida bienvenida. 

Cuando terminan de poner a punto sus equipos informáticos con la ayuda del soporte técnico, pasan el resto del día con sus respectivos equipos participando en reuniones de bienvenida, cafés informales y charlas grupales. 

Luego, toca prepararse para lo que les espera en nuestra sede central. Invitamos a los recién llegados, procedentes de todo el mundo, a que vengan a Colonia para adentrarse en el mundo de DeepL durante tres días completos, cada uno dedicado a una temática distinta.

Día 1

Esta jornada está expresamente dedicada a nosotros como empresa: nuestra trayectoria, cultura y productos. Cada mes, Jarek, nuestro CEO, dedica un tiempo a recibir personalmente a los nuevos miembros del equipo, presentarles nuestra misión y visión, y ofrecerles un espacio para que todos puedan resolver dudas. 

Tras una intensa jornada que termina con una sesión de formación sobre los productos, invitamos a los recién llegados y a todos los compañeros a tomar algo y compartir un rato distendido. Es el momento de conectar, conocer historias divertidas de DeepL y disfrutar del ambiente que nos caracteriza.

Día 2

Seguimos con sesiones estratégicas dirigidas por miembros de nuestro equipo directivo, con el fin de garantizar una visión integral y una buena comprensión de nuestro método de trabajo, el proceso de creación de productos y el modelo de monetización. 

Las sesiones son muy útiles, pero requieren una gran concentración. Por eso, la tarde-noche del segundo día la dedicamos a liberar tensiones con una actividad de equipo divertida, antes de ir a cenar al animado centro de la ciudad de Colonia. 

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Día 3

En el último día de nuestro proceso de incorporación, profundizamos un poco más en los distintos departamentos y sus funciones específicas, siguiendo el ciclo de vida de los productos. 

Durante el tercer día profundizamos mucho más en los detalles que en las jornadas anteriores, ya que queremos asegurarnos de que todos comprendan la función de cada departamento y cómo contribuye al éxito de DeepL. Con este planteamiento, nuestro objetivo es reducir las barreras entre departamentos y evitar el trabajo aislado.

¿Qué ocurre después de los tres días de incorporación?

Al concluir los tres días de formación, los nuevos compañeros se unen a sus equipos para continuar con el plan de incorporación que hemos diseñado para cada uno de ellos. Pasados los tres días, suelen mostrar un gran entusiasmo y motivación gracias al ambiente positivo y al apoyo de sus equipos.

Por lo general, están deseando empezar en sus nuevos puestos y aportar valor a sus equipos. En algunos casos, optan por prolongar su estancia en Colonia con el fin de participar en actividades de formación intensivas junto a sus equipos y responsables. 

Si se encuentran cerca de alguna de nuestras oficinas (Berlín, Ámsterdam, Londres, Tokio, Austin), los equipos locales se encargan de enseñarles las instalaciones.

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¿Cuáles son los pasos clave del proceso de incorporación de DeepL?

Para nosotros, el proceso de incorporación empieza mucho antes del primer día de trabajo. Esta es la fase de preparación. Durante esta etapa, nos encargamos de que los nuevos integrantes tengan acceso a toda la información y recursos que necesiten para facilitar una transición fluida y reforzar su ilusión por sumarse a nuestro equipo. 

Esto requiere un esfuerzo y una coordinación considerables entre varios departamentos, como el de administración de oficinas, informática y gestión de personal. Acompañamos de cerca al personal nuevo para asegurarnos de que dispone del apoyo necesario para afrontar los desafíos de su nueva etapa laboral. 

Más allá de la logística —como enviar y configurar el equipo de cada persona—, proporcionamos una gran cantidad de contenido y material de formación para resolver las preguntas más frecuentes de los nuevos compañeros. 

Además de compartir conocimientos, nuestro programa de incorporación busca fomentar la conexión entre los nuevos integrantes y el resto del equipo. El objetivo es reducir las barreras a la hora de pedir ayuda y que la experiencia de incorporación sea fluida. 

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¿Qué hace que la incorporación a DeepL sea tan especial?

Cuando creamos el nuevo programa de incorporación, para nosotros era importante diseñar un proceso que ofreciera información detallada sobre los productos, explicara nuestra forma de trabajar y, a la vez, acercara nuestra cultura a los nuevos integrantes. 

Por los comentarios que hemos recibido hasta ahora, estamos cumpliendo muy bien ese objetivo y logrando un buen equilibrio entre todos esos aspectos. Creo que lo que distingue a nuestro proceso de incorporación es el compromiso de nuestro equipo directivo con el programa y, por lo tanto, con la experiencia de quienes se suman a DeepL. 

Por ejemplo, nuestro equipo directivo dedica tiempo a compartir su experiencia y resolver dudas. Viajan a Colonia expresamente para nuestro proceso de incorporación, lo que demuestra su compromiso con el desarrollo, el éxito y la integración de los nuevos miembros de DeepL. 

Esto demuestra, una vez más, la esencia de la cultura de DeepL y nuestro firme compromiso con el éxito y el crecimiento continuos. 

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¿De qué manera acompaña DeepL a los nuevos compañeros, tanto a nivel práctico como emocional?

Lo que casi todo el mundo destaca al incorporarse es lo amable que es todo el equipo. Gracias a la calidad humana de nuestra gente (o Deeople, como la llamamos con cariño internamente), empezar a trabajar aquí ya es una experiencia muy cálida y acogedora.

Por eso también decidimos que la incorporación tuviera lugar en nuestra sede central. Allí es donde más Deeople se reúne y donde contamos con el mayor sistema de soporte presencial.

Nuestros equipos de oficina y asistencia trabajan siempre entre bambalinas para facilitar los aspectos más prácticos del programa, garantizar la satisfacción de todos y el buen funcionamiento del proceso. 

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¿Qué podemos aprender de las experiencias de incorporación recientes sobre el planteamiento de DeepL?

Hasta ahora, el proceso de incorporación ha sido todo un éxito. 

La respuesta ha sido muy positiva, y no solo entre los recién llegados. Los ponentes y el equipo directivo nos han hecho llegar muchos comentarios positivos; disfrutan trabajando con los nuevos integrantes de forma presencial y viendo el entusiasmo del grupo. 

Y, para mí, el logro más significativo es la ilusión con la que las nuevas incorporaciones afrontan sus puestos y su deseo de contribuir al éxito de DeepL. Cuando nos despedimos, a pesar del cansancio, se nota que rebosan energía y alegría. 

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¿Cómo contribuye el proceso de incorporación a la retención de talento y la cultura de DeepL?

Es habitual que, al incorporarse, los nuevos compañeros se sientan algo perdidos o que les falte información esencial. Esto puede provocar sentimientos de aislamiento y confusión, lo que a la larga puede incrementar las tasas de rotación. 

Nuestro programa de incorporación está diseñado para proporcionar a los nuevos integrantes las herramientas necesarias para que triunfen en su puesto y no se sientan desbordados. 

Además de la incorporación presencial, les ofrecemos multitud de recursos formativos que pueden completar a su propio ritmo. Queremos que tengan la información que necesiten siempre a mano. Con la nueva estructura, facilitamos la labor de los equipos y logramos una experiencia más ágil que ayuda a aumentar la retención de talento. 

Lograr una buena integración de los nuevos empleados es clave por dos razones. 

En primer lugar, los nuevos compañeros crean vínculos tanto con otros recién llegados como con el equipo actual; esto favorece su integración en el grupo y, por tanto, en la empresa.

Segundo, gracias a esta integración, conectan con la cultura de DeepL, experimentan nuestros valores de primera mano y pueden actuar y colaborar en sintonía con ellos. 

Adéntrate en la cultura de DeepL, desde nuestros valores hasta nuestro equipo.

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En DeepL, apostamos por programas integrales y una cultura sólida para ayudar a los nuevos compañeros a sentirse preparados desde el primer día. También queremos que se sientan motivados para empezar a colaborar desde el minuto uno.

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