Das ist DeepL: Wie der Onboarding-Prozess von DeepL neue Mitarbeitende unterstützt

Zusammenfassung

• Das Onboarding-Programm von DeepL ist darauf ausgelegt, dass sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an willkommen, gut informiert und in die Kultur integriert fühlen.
• Die Reise beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag: mit einer Vorbereitungsphase, in der die IT‑, Büroverwaltungs‑ und HR‑Abteilungen zusammenarbeiten.
• Alle neuen Mitarbeitenden werden in die DeepL-Zentrale in Köln zu einem strukturierten dreitägigen Onboarding-Programm eingeladen, das die Themen Kultur, Produkte und Betriebsabläufe abdeckt.
• DeepL‑CEO Jarek Kutylowski begrüßt jede neue Mitarbeitergruppe persönlich und stellt die Mission, Vision und die Werte des Unternehmens vor.
• Das Führungsteam von DeepL reist eigens für das Onboarding nach Köln: ein sichtbares Engagement, das das Programm auszeichnet.
• Das Programm schafft ein Gleichgewicht zwischen Wissensvermittlung und dem Aufbau von Beziehungen, baut Barrieren zwischen den Abteilungen ab und hilft neuen Mitarbeitenden, Silos zu vermeiden.
• Inhalte zum Selbststudium ergänzen das Onboarding vor Ort und stellen sicher, dass neue Mitarbeitende in jeder Phase über die nötigen Informationen verfügen.
• Eine starke kulturelle Integration durch gemeinsame Werte, Kontakte zu Kollegen und praktische Erfahrungen ist zentraler Bestandteil des DeepL-Ansatzes zur Mitarbeiterbindung.

Ein neuer Job ist eine große Sache – es ist aufregend, kann aber auch ein wenig nervenaufreibend sein.

Bei DeepL verstehen wir das vollkommen. Deshalb haben wir ein Onboarding-Erlebnis entwickelt, bei dem es darum geht, dass Sie sich vom ersten Tag an willkommen fühlen.

Wie der Onboarding-Prozess von DeepL neue Mitarbeitende bei ihrem Erfolg unterstützt

Wir haben uns mit Isabell Reinholz zusammengesetzt, um Ihnen im Detail zu zeigen, was unseren Onboarding-Prozess so besonders macht.

Von der herzlichen Begrüßung bis hin zu den ausführlichen Einführungen haben wir alles so gestaltet, dass Sie sofort durchstarten können. Wir möchten, dass Sie sich sofort als Teil von DeepL fühlen.

Könnten Sie sich kurz vorstellen und etwas über Ihre Position bei DeepL erzählen?

Hallo, ich bin Isabell – ich arbeite in Köln und bin ein sehr geselliger Mensch. Ich bin vor 3,5 Jahren als Personalvermittlerin zu DeepL gekommen, direkt nach meinem Studium in Personalwirtschaft und Organisationsverhalten. 

Seitdem habe ich mich zu einer Projektmanagement-Rolle weiterentwickelt, in der ich gemeinsam mit meinem großartigen Projektteam unser neues lokales Onboarding-Programm entwickelt habe. Derzeit wechsle ich wieder in ein neues Team und strebe die Position als DeepL-Spezialistin für Kulturprogramme an.

Neben weiteren Aspekten werde ich auch weiterhin an unserem Onboarding-Programm arbeiten, da es entscheidend ist, um unsere Kultur zum Leben zu erwecken und neuen Mitarbeitenden das DeepL-Gefühl näherzubringen. 

Erfahren Sie, wie DeepLeadership uns dabei hilft, starke, unterstützende Führungskräfte zu entwickeln.

Können Sie uns den typischen Onboarding-Prozess bei DeepL schildern?

Ja, sehr gerne. Unser DeepL-Onboarding beginnt bereits am ersten Tag mit einem Begrüßungstreffen, das von unserem Onboarding-Team veranstaltet wird. 

Während dieses Treffens informieren wir Teilnehmende über die kommenden Tage und Wochen und stellen sicher, dass alle wissen, was passieren wird und was von ihnen erwartet wird – und es ist uns wichtig, sie herzlich zu begrüßen und ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. 

Sobald die neuen Mitarbeitenden mithilfe unseres IT‑Supports ihre Hardware eingerichtet haben, verbringen sie den Rest des Tages mit ihrem Team: in Begrüßungsgesprächen, Kaffeepausen und Teamdiskussionen. 

Danach ist es an der Zeit, sich auf die spannenden Erlebnisse vorzubereiten, die sie in unserer Zentrale erwarten. All unsere Neuzugänge aus aller Welt sind eingeladen, zu uns nach Köln zu kommen, um drei ganze Tage lang in die Welt von DeepL einzutauchen, wobei jeder Tag einen anderen Schwerpunkt hat.

Tag 1

An diesem Tag dreht sich alles um uns als Unternehmen: unsere Geschichte, unsere Kultur und unsere Produkte. Jeden Monat nimmt sich Jarek, unser CEO, die Zeit, die Neulinge willkommen zu heißen, unsere Mission und Vision vorzustellen und allen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. 

Nach einem intensiven Tag, der mit einer Produktschulung endet, laden wir die Neulinge und alle Kollegen zu einer Happy Hour ein. Hier können sie Kontakte knüpfen, sich unterhaltsame DeepL-Geschichten anhören und die Atmosphäre bei DeepL erleben.

Tag 2

Wir setzen die Veranstaltung mit hochkarätigen Vorträgen fort, die von Mitgliedern unseres Führungsteams geleitet werden, um ein umfassendes Bild und Verständnis dafür zu vermitteln, wie wir zusammenarbeiten, wie unsere Produkte entstehen und wie sie monetarisiert werden. 

Die Sitzungen sind sehr nützlich, erfordern aber Konzentration. Deshalb verbringen wir den Nachmittag/Abend des zweiten Tages mit einer unterhaltsamen Teamaktivität vor dem Abendessen, bei der wir im pulsierenden Stadtzentrum von Köln etwas Dampf ablassen. 

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Tag 3

Am letzten Tag unserer Onboarding-Reise tauchen wir etwas tiefer in die verschiedenen Abteilungen und ihre individuellen Aufgabenbereiche ein – dabei folgen wir dem Produktlebenszyklus. 

Tag 3 ist detaillierter als die ersten beiden Tage, aber es ist uns wichtig, ein Verständnis dafür zu schaffen, was die einzelnen Abteilungen tun und wie sie alle zum Erfolg von DeepL beitragen. Mit diesem Ansatz wollen wir Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen und Silos vermeiden.

Was passiert nach dem dreitägigen Onboarding?

Wenn sich der dritte Schulungstag dem Ende zuneigt, entlassen wir die neuen Mitarbeitenden in ihre Teams, damit sie den für sie vorbereiteten individuellen Onboarding-Pfad verfolgen können. Nach drei Tagen zeigen neue Mitarbeitende in der Regel ein hohes Maß an Begeisterung und Motivation – dank der positiven Atmosphäre und der Ermutigung durch Kollegen.

Oft können sie es kaum erwarten, ihre neuen Aufgaben zu übernehmen und einen Beitrag in ihren Teams zu leisten. In einigen Fällen entscheiden sich neue Mitarbeitende sogar dafür, länger in Köln zu bleiben, um gemeinsam mit ihren Kollegen und Vorgesetzten an umfassenden Onboarding-Aktivitäten teilzunehmen. 

Wenn sie sich in der Nähe eines unserer Standorte (Berlin, Amsterdam, London, Tokio, Austin) befinden, werden sie von den lokalen Teams in unsere verschiedenen Büros eingeführt.

Entdecken Sie die Eigenschaften, die wir bei neuen DeepL-Mitarbeitenden suchen.

Was sind die wichtigsten Schritte im Onboarding-Prozess von DeepL?

Für uns beginnt der Onboarding-Prozess bereits lange vor dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitender. Das ist die sogenannte Preboarding-Phase. In dieser Phase stellen wir sicher, dass neue Mitarbeitende Zugang zu allen relevanten Informationen und Ressourcen erhalten, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen und ihre Vorfreude auf den Einstieg in unser Team zu maximieren. 

Das alles erfordert erheblichen Aufwand und die Koordination zwischen zahlreichen Teams, wie beispielsweise Büroverwaltung, IT‑Support und Personalabteilung. Wir stehen in engem Kontakt mit neuen Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie den nötigen Support erhalten, um die Herausforderungen ihres neuen Jobs zu meistern. 

Neben organisatorischen Aufgaben, wie der Bereitstellung und Konfiguration der richtigen Hardware, stellen wir umfangreiche Inhalte und Schulungsmaterialien bereit, die häufige Fragen neuer Mitarbeitender beantworten. 

Neben dem Wissensaustausch konzentriert sich unser Onboarding-Programm auf den Aufbau von Beziehungen zwischen neuen Mitarbeitenden und bestehenden Teammitgliedern. Ziel ist es, Hemmungen beim Bitten um Hilfe abzubauen und so ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten. 

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Was zeichnet das Onboarding von DeepL aus?

Als wir das neue Onboarding-Erlebnis entwickelt haben, war es uns wichtig, einen Prozess zu gestalten, der fundiertes Wissen über unsere Produkte vermittelt, neuen Mitarbeitenden hilft, unsere Arbeitsweise als Unternehmen zu verstehen, und sie gleichzeitig in unsere Kultur einführt. 

Laut den Rückmeldungen, die wir bisher erhalten haben, gelingt es uns sehr gut, dieses Ziel zu erreichen und eine gute Balance zwischen all diesen Aspekten zu finden. Was unser Onboarding-Erlebnis wirklich einzigartig macht, ist das Engagement unseres Führungsteams für das Programm – und damit auch für die Erfahrung der neuen Mitarbeitenden. 

Unser Führungsteam nimmt sich beispielsweise Zeit, um Wissen weiterzugeben und Fragen zu beantworten. Es reist eigens für unser Onboarding nach Köln und zeigt damit sein Engagement für die Entwicklung, den Erfolg und das Willkommensgefühl der neuen Mitarbeitenden. 

Das ist das beste Beispiel für die DeepL-Kultur und unser Engagement für kontinuierliches Wachstum und Unternehmenserfolg. 

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Wie unterstützt DeepL neue Mitarbeitende praktisch und emotional?

Praktisch alle neuen Mitarbeitenden sagen nach dem Einstieg, wie unglaublich freundlich alle sind. Dank der Art unserer Mitarbeitenden (oder Deeople, wie wir sie intern liebevoll nennen) ist der Einstieg in das Unternehmen eine sehr herzliche und einladende Erfahrung.

Und das ist auch der Grund, warum wir uns dafür entschieden haben, das Onboarding in unserer Zentrale zu veranstalten. Dort haben wir die höchste Dichte an Deeople und das größte Vor‑Ort-Supportsystem.

Unsere Büro‑ und Assistenzteams stehen jederzeit im Hintergrund bereit, um die praktischen Aspekte des Programms zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle zufrieden sind und dass der Prozess reibungslos verläuft. 

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Was verraten uns die jüngsten Onboarding-Erfahrungen über den Ansatz von DeepL?

Der Onboarding-Prozess war bisher eine echte Erfolgsgeschichte. 

Das Feedback war überwältigend positiv, und zwar nicht nur von neuen Mitarbeitenden. Auch die Referenten und das Führungsteam haben uns viele positive Kommentare zukommen lassen, da sie die lokale Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitenden genießen und ihre Begeisterung erleben können. 

Und für mich ist der größte Vorteil, dass neue Mitarbeitende bereit sind, ihre Aufgaben zu übernehmen und zum Erfolg von DeepL beizutragen. Wenn wir uns verabschieden, sind sie zwar müde, aber gleichzeitig voller Energie und Freude. 

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Wie trägt das Onboarding zur Mitarbeiterbindung und zur Unternehmenskultur bei DeepL bei?

Oft fühlen sich neue Mitarbeitende zu Beginn ihrer Tätigkeit etwas verloren oder es fehlen ihnen wichtige Informationen. Das kann zu Gefühlen der Isolation und zu Verwirrung führen, was letztendlich die Fluktuationsrate steigern kann. 

Unser Onboarding-Programm ist darauf ausgelegt, neuen Mitarbeitenden die nötigen Werkzeuge an die Hand zu geben, um erfolgreich zu sein und sich nicht überfordert zu fühlen. 

Zusätzlich zum lokalen Onboarding stellen wir eine Fülle von Inhalten zur Verfügung, die neue Mitarbeitende in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten können. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass sie die nötigen Informationen immer griffbereit haben. Und mit dem neuen System, das wir geschaffen haben, erleichtern wir Teams die Arbeit und schaffen ein reibungsloseres Erlebnis, das letztlich die Mitarbeiterbindung steigert. 

Die optimale Integration neuer Mitarbeitender zu gewährleisten, ist aus zwei Gründen wichtig: 

Erstens knüpfen Neuzugänge viele Kontakte zu anderen neuen Mitarbeitenden und bestehenden Kollegen – das hilft ihnen, sich als Teil der Gruppe und des Unternehmens zu fühlen.

Zweitens kommen sie durch ihre Integration in die Gruppe mit der DeepL-Kultur in Kontakt, erleben unsere Werte im Alltag und können entsprechend unseren Werten und unserer Kultur handeln und zusammenarbeiten. 

Tauchen Sie in die DeepL-Kultur ein: von unseren Werten bis zu unseren Mitarbeitenden.

Entdecken Sie Karrieremöglichkeiten bei DeepL und gestalten Sie die Zukunft der KI‑Sprachtechnologie

Bei DeepL nutzen wir umfassende Programme und einen starken Fokus auf Kultur, damit sich neue Teammitglieder vom ersten Tag an gut vorbereitet fühlen. Außerdem möchten wir, dass sie sich darauf freuen, sofort einen Beitrag zu leisten.

Möchten Sie mehr über unser Onboarding-Programm erfahren und es selbst erleben? 

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