Maak kennis met DeepL: hoe het inwerkproces van DeepL nieuwe medewerkers ondersteunt

Samenvatting

• Het onboardingprogramma van DeepL is ontworpen om nieuwe medewerkers zich vanaf de eerste dag welkom, goed geïnformeerd en cultureel geïntegreerd te laten voelen.
• Het traject begint al vóór de eerste werkdag met een pre-boardingfase waarin IT, Office Management en de processen van People Operations worden gecoördineerd.
• Alle nieuwe medewerkers worden uitgenodigd op het hoofdkantoor van DeepL in Keulen voor een gestructureerd onboardingprogramma van drie dagen over cultuur, product en processen.
• DeepL-CEO Jarek Kutylowski verwelkomt elke groep nieuwe medewerkers persoonlijk en stelt de missie, visie en waarden van het bedrijf voor.
• Het managementteam van DeepL reist speciaal voor de onboarding naar Keulen: een zichtbare toewijding die het programma onderscheidt.
• Het programma biedt een evenwicht tussen kennisoverdracht en het opbouwen van relaties, waardoor barrières tussen afdelingen worden verminderd en nieuwe medewerkers worden geholpen om silo's te vermijden.
• Content die in eigen tempo kan worden doorgenomen, vormt een aanvulling op de onboarding ter plaatse, zodat nieuwe medewerkers in elke fase over de benodigde informatie beschikken.
• Sterke culturele integratie door middel van gedeelde waarden, contacten met collega's en praktijkervaring staat centraal in de aanpak van DeepL om medewerkers te behouden.

Een nieuwe baan beginnen is een grote stap – het is spannend, maar kan ook een beetje zenuwslopend zijn.

Bij DeepL begrijpen we dat volkomen. Daarom hebben we een onboarding-ervaring ontwikkeld die erop gericht is u vanaf de eerste dag welkom te laten voelen.

Hoe het onboardingtraject van DeepL nieuwe medewerkers helpt slagen

We spraken met Isabell Reinholz om u een kijkje achter de schermen te geven en te laten zien wat ons onboardingproces zo bijzonder maakt.

Van het warme welkom tot de uitgebreide introducties: we hebben alles zo ontworpen dat u meteen aan de slag kunt. We willen dat u zich meteen onderdeel van DeepL voelt.

Kunt u uzelf en uw functie bij DeepL even voorstellen?

Hallo allemaal! Ik ben Isabell – ik woon in Keulen en ben in hart en nieren een echt mensenmens. Ik ben 3,5 jaar geleden bij DeepL begonnen als recruiter, direct na mijn studie human resources en organisatiegedrag. 

Sindsdien ben ik doorgroeid naar een functie in projectmanagement, waar ik samen met mijn geweldige projectteam ons nieuwe onboardingprogramma op locatie heb ontworpen. Momenteel maak ik weer de overstap naar een nieuw team, met als doel om DeepL's Culture Program Specialist te worden.

Ik blijf onder andere aan ons onboardingprogramma werken, aangezien dit een essentieel onderdeel is om onze cultuur tot leven te brengen en nieuwe medewerkers het DeepL-gevoel te laten ervaren. 

Ontdek hoe DeepLeadership ons helpt sterke, inspirerende leiders te vormen.

Kunt u ons een beeld geven van het typische onboardingtraject bij DeepL?

Ja, graag! Ons DeepL-onboardingtraject begint op hun allereerste dag met een welkomstbijeenkomst, georganiseerd door ons onboardingteam. 

Tijdens deze bijeenkomst delen we informatie over de komende dagen en weken, zodat iedereen weet wat er gaat gebeuren en wat er van hen verwacht wordt – naast het gevoel van een goede, warme start en een warm welkom. 

Zodra de nieuwe medewerkers hun apparatuur hebben ingesteld met hulp van onze IT-support, brengen ze de rest van de dag door met hun team voor kennismakingsgesprekken, koffiegesprekken en het bijwonen van teamdiscussies. 

Daarna is het tijd om zich voor te bereiden op de spannende ervaringen die hen te wachten staan op ons hoofdkantoor. Al onze nieuwkomers van over de hele wereld worden uitgenodigd om naar Keulen te komen om zich drie volle dagen onder te dompelen in de wereld van DeepL, waarbij elke dag een ander thema heeft.

Dag 1

Deze dag staat volledig in het teken van ons als bedrijf: onze reis, cultuur en producten. Elke maand neemt Jarek, onze CEO, de tijd om de nieuwkomers te verwelkomen, onze missie en visie te introduceren en iedereen de kans te geven vragen te stellen. 

Na een intensieve dag die wordt afgesloten met een producttraining, nodigen we de nieuwkomers en alle collega's uit voor een borrel. Hier kunnen ze contacten leggen, leuke DeepL-verhalen horen en de sfeer proeven.

Dag 2

We gaan verder met sessies op hoog niveau onder leiding van leden van ons managementteam om een goed beeld en begrip te krijgen van hoe we samenwerken, hoe ons product tot stand komt en hoe het geld oplevert. 

De sessies zijn zeer waardevol, maar vereisen concentratie. Daarom brengen we de middag en avond van dag 2 door met het loslaten van wat spanning tijdens een leuke teamactiviteit, gevolgd door een diner in het bruisende centrum van Keulen. 

Ontdek hoe u uw sollicitatiegesprek over cultuur en waarden bij DeepL met glans doorstaat.

Dag 3

Op de laatste dag van ons onboardingtraject duiken we wat dieper in de verschillende afdelingen en hun individuele verantwoordelijkheden, waarbij we de productlevenscyclus volgen. 

Dag 3 is gedetailleerder dan dag 1 en 2, maar wij vinden het belangrijk om inzicht te geven in wat elke afdeling doet en hoe ze allemaal bijdragen aan het succes van DeepL. Met deze aanpak streven we ernaar de barrières tussen afdelingen te verminderen en silo's te voorkomen.

Wat gebeurt er na de driedaagse onboarding

Aan het einde van de derde trainingsdag sturen we de nieuwe medewerkers naar hun teams, waar ze het voor hen opgestelde individuele onboardingtraject kunnen volgen. Na drie dagen vertonen nieuwe medewerkers doorgaans een hoge mate van enthousiasme en motivatie dankzij de positieve sfeer en de aanmoedigingen van hun collega's.

Vaak staan ze te popelen om aan hun nieuwe functie te beginnen en een bijdrage te leveren aan hun team. In sommige gevallen kiezen nieuwe medewerkers er zelfs voor om voor langere tijd in Keulen te blijven om deel te nemen aan uitgebreide onboarding-activiteiten met hun collega’s en managers. 

Als zij in de buurt van een van onze kantoorlocaties (Berlijn, Amsterdam, Londen, Tokio, Austin) wonen, maken de teams ter plaatse hen wegwijs in onze verschillende kantoren.

Ontdek de eigenschappen waarnaar wij op zoek zijn bij nieuwe DeepL-medewerkers.

Wat zijn de belangrijkste stappen in het inwerkproces van DeepL?

Voor ons begint het onboardingproces ruim voor de eerste werkdag van een medewerker. Dit is de pre-boardingfase. Tijdens deze fase zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot alle relevante informatie en middelen om een soepele overgang te bevorderen en hun enthousiasme om ons team te versterken te maximaliseren. 

Dit vereist aanzienlijke inspanningen en coördinatie tussen talrijke teams, zoals Office Management, IT-ondersteuning en People Operations. We onderhouden nauw contact met nieuwe medewerkers om ervoor te zorgen dat zij de support krijgen die ze nodig hebben om de uitdagingen van een nieuwe baan het hoofd te bieden. 

Naast de organisatorische taken, zoals het zorgen voor de levering van de juiste hardware aan de juiste individuele persoon en de configuratie daarvan, bieden wij een aanzienlijke hoeveelheid content en trainingsmateriaal aan dat ingaat op typische vragen van nieuwe medewerkers. 

Naast het delen van kennis legt ons onboardingprogramma de nadruk op het leggen van contacten tussen nieuwe medewerkers en bestaande teamleden. Het doel is om drempels voor het vragen om hulp te verlagen en zo een soepele onboarding-ervaring te garanderen. 

Ontdek hoe DeepL de carrièregroei en ontwikkeling van onze medewerkers ondersteunt.

Wat maakt de onboarding bij DeepL zo bijzonder?

Toen we de nieuwe onboarding-ervaring ontwikkelden, vonden we het belangrijk om een traject te creëren dat diepgaande kennis over het product biedt, hen helpt te begrijpen hoe we als organisatie werken en hen tegelijkertijd kennis laat maken met onze cultuur. 

Uit de feedback die we tot nu toe hebben ontvangen, blijkt dat we er uitstekend in slagen dat doel te bereiken en een goede balans te vinden tussen al die aspecten. Ik ben van mening dat wat onze onboarding-ervaring echt uniek maakt, de toewijding is van ons leiderschapsteam aan het programma en daarmee aan de ervaring van de nieuwe medewerkers. 

Ons managementteam besteedt bijvoorbeeld tijd aan het delen van kennis en het beantwoorden van vragen. Ze reizen speciaal naar Keulen voor onze onboarding, waarmee ze laten zien dat ze investeren in de ontwikkeling, het succes en het gevoel van welkom zijn bij DeepL van de nieuwe medewerkers. 

Dit is opnieuw het beste voorbeeld van de DeepL-cultuur en de toewijding aan onze voortdurende groei en succes. 

Ontdek hoe mentorschap vrouwen in staat stelt leiding te geven en te groeien bij DeepL.

Hoe ondersteunt DeepL nieuwe medewerkers op praktisch en emotioneel vlak?

Het enige wat bijna iedereen zegt na hun indiensttreding, is hoe ongelooflijk vriendelijk iedereen is. Vanwege het karakter van onze mensen (of Deeople, zoals we ze intern liefkozend noemen), is het in dienst treden bij het bedrijf al een zeer warme en gastvrije ervaring.

Dit is ook de reden waarom we hebben besloten om de onboarding op ons hoofdkantoor te laten plaatsvinden. Hier hebben we de hoogste concentratie Deeople en het grootste ondersteuningssysteem ter plaatse.

Onze kantoor- en assistenteteams staan altijd op de achtergrond klaar om de zeer praktische aspecten van het programma te supporten, zodat iedereen tevreden is en het proces soepel verloopt. 

Ontdek hoe DeepL-medewerkers onze waarden in praktijk brengen, op het werk en thuis.

Wat leren recente onboarding-ervaringen ons over de aanpak van DeepL?

Het onboardingproces is tot nu toe een succesverhaal geweest. 

De feedback is overweldigend positief, en niet alleen van de nieuwe medewerkers. De presentatoren en het leiderschapsteam hebben veel positieve opmerkingen met ons gedeeld, omdat ze het prettig vinden om ter plaatse met de nieuwe medewerkers te werken en het enthousiasme van de groep te zien. 

En voor mij is de belangrijkste prestatie de gretigheid van de nieuwe medewerkers om aan de slag te gaan en bij te dragen aan het succes van DeepL. Wanneer we afscheid nemen, zijn ze moe, maar tegelijkertijd vol energie en vreugde. 

Ontdek hoe DeepL verbondenheid, gelijkheid, diversiteit en inclusie ondersteunt.

Hoe draagt onboarding bij aan het behoud van personeel en de bedrijfscultuur bij DeepL?

Vaak voelen nieuwe medewerkers zich een beetje verloren of missen ze essentiële informatie wanneer ze net aan hun baan beginnen. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en verwarring, wat uiteindelijk kan resulteren in een hoog personeelsverloop. 

Ons onboardingprogramma is ontworpen om nieuwe medewerkers de tools te bieden die ze nodig hebben om te slagen en te voorkomen dat ze zich overweldigd voelen. 

Naast onboarding op locatie bieden we een schat aan zelfstudie-content aan dat nieuwe medewerkers in hun eigen tempo kunnen doorlopen. Ons doel is ervoor te zorgen dat zij de benodigde informatie binnen handbereik hebben, en met de nieuwe opzet die we hebben gecreëerd, maken we het voor teams gemakkelijker om te werken en creëren we een soepelere ervaring die leidt tot een lager verloop. 

Ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers goed worden geïntegreerd is om twee redenen waardevol. 

Ten eerste leggen de nieuwkomers veel contacten met collega-nieuwkomers en bestaande medewerkers, waardoor ze zich onderdeel van de groep en daarmee van het bedrijf gaan voelen.

Ten tweede komen zij door hun integratie in de groep in aanraking met de DeepL-cultuur, ervaren zij onze waarden in de praktijk en kunnen zij handelen en samenwerken in overeenstemming met onze waarden en cultuur. 

Maak kennis met de DeepL-cultuur, van onze waarden tot onze mensen.

Ontdek de carrièremogelijkheden bij DeepL en help mee de toekomst van Language AI vorm te geven

Bij DeepL maken we gebruik van uitgebreide programma's en een sterke focus op cultuur om nieuwe teamleden te helpen zich vanaf dag één goed voorbereid te voelen. We willen ook dat ze enthousiast zijn om meteen een bijdrage te leveren.

Wilt u meer weten over ons onboardingprogramma en bent u enthousiast om het zelf te ervaren? 

Ontdek de carrièremogelijkheden bij DeepL en ontdek waar uw nieuwsgierigheid, verantwoordelijkheidsgevoel en gedrevenheid u kunnen brengen.

Bent u nieuwsgierig naar de technologie die onze teams samen ontwikkelen? Neem contact met ons op overDeepL's Language AI-suite, waarmee we internationale ondernemingen helpen om over taalgrenzen heen te communiceren en verbindingen op te bouwen.