DeepL採用候補者向けプライバシー通知書

1. 前提

DeepLグループとの採用プロセスに関連し、当社は応募者の個人データを収集・処理します。当社は、応募者の個人情報を厳重に管理し、プライバシー（セキュリティを含む）を尊重します。応募者の個人情報は、応募者の管轄区域において適用されるデータ保護法に従ってのみ処理します。

本プライバシー通知書は、以下の事項についてお知らせするものです。(i) 当社が応募者の個人データを収集する方法、(ii) 採用プロセスにおける応募者の個人データの処理方法（共有方法を含む）、(iii) 応募者がデータ主体として法的権利を行使する方法。ご応募が採用に至った場合、契約書と併せて当社の従業員向けプライバシー通知書の写しをお渡しします。当社は、必要に応じて随時、本プライバシー通知書を変更する権利を有しています。重要な変更が生じた場合には、メールにて通知します。 

このプライバシーに関するお知らせを熟読いただき、当社が収集・保有するご自身の情報の利用方法についての把握をお願いいたします。

DeepLグループは、以下の異なる法人格から構成されています。

本プライバシー通知書においてDeepLグループに言及する場合、応募者の個人データの管理者としての責任を負うグループ内の企業を指します。これは、応募が採用に至った場合に雇用主となるDeepLグループの事業体となります。  

個人データの管理主体についてご不明な点がございましたら、[email protected]までお問い合わせください。 当社では、外部データ保護責任者にクリスチャン・レンツ博士を任命しています。レンツ博士へのご連絡は、宛先（dhpg IT-Services GmbHBunsenstr. 10a51647 Gummersbach）に書面でお送りいただくか、メール（[email protected]）または電話（+49 2261 8195 0）にてお願いいたします。

2. 当社が収集する個人データとその収集方法について

当社は、採用プロセスの一環として応募者により直接提供された場合や、LinkedInなどのビジネス用ソーシャルメディアチャネルを通じて当社が積極的に収集した場合、または人材紹介会社やDeepL社員内の紹介者を含む第三者を通じて提供を受けた場合に、下記に定める通り、応募者の以下の個人データを収集および処理することがあります。 

• 連絡先情報：氏名、住所、メールアドレス、電話番号、その他同様の連絡先情報。
• 統計データ：生年月日、性別自認、ならびに人種・民族的出自、宗教的所属、移民ステータス、性的指向、婚姻状況・親権状況、労働組合への加入状況、健康状態、障害、神経多様性に関する情報を含む、より機密性の高い個人データ（別名、特別カテゴリーデータ）。
• 採用情報：応募書類、履歴書、カバーレター、職歴、就労資格情報、写真、パスポートなどの身分証明書のコピー、採用面接のメモ（ケーススタディの回答を含む）、推薦状、保持資格の詳細、専門職団体への所属状況、雇用/就業前に受けた評価の詳細。 
• メタデータ：電子的に収集された情報（例：ITおよび通信システムの利用状況、防犯カメラ映像、スワイプカード/出入記録などの電子的に収集された情報）。これには、当社のITシステムやその他のITアプリケーションをご利用の際に生成されるデータも含まれます。 

3. 当社が応募者の個人データを処理する理由、処理する内容、および法的根拠について

• DeepLへのご応募にあたり、当社の採用プロセスを実施し、ご応募いただいた職務への適性を評価するため、応募者の連絡先情報および採用関連情報を処理します。これは、応募者との雇用契約締結に向けた手続きを進めるために行う措置です。 また、当社は第三者プロバイダーであるAshbyを通じて、AIツールを用いて面接の録音および文字起こしを行う場合があります。これは、職務への適性をより適切に評価するため、ならびに応募に関連する内部分析および社員研修の目的のためです。これは、面接へのご招待時にお伺いするご本人の希望に沿ってのみ実施します。 ご応募に関連してAIツールを使用する場合、分析結果はあくまで参考情報であり、人間による審査と評価なしに自律的に判断を下すために使用されることはありません。 
• 採用先の国において就労資格を確実に取得していただくため、当社は募集元としての法的義務を遵守する目的で、ご提供いただいた採用関連情報を処理します。 
• 機会均等の目的、および多様性と包括性を重視した職場環境の構築への取り組みに関連し、当社は自発的な多様性調査の一環として、応募者の統計データを処理する場合があります。これは、当社の多様性と包括性の取り組みにおける改善点を特定すると共に、採用慣行が公平であり、幅広い候補者の目に届くことを保証するために必要な措置です。特別カテゴリーデータを処理する場合、当社は応募者の明示的な同意を得た場合にのみこれを行います。注意事項：本調査へのご参加およびご同意は、あくまで任意のものです。ご同意いただけない場合でも、採用プロセスに影響はありません。また、質問に一切回答しないか、一部の質問に回答しないことも可能です。各質問に対して、「回答したくない」をクリックするオプションもあります。
• 応募者の問題や懸念事項に対処する目的で、当社は応募者の連絡先情報および採用関連情報を処理します。また、応募者から提起された問題や懸念事項の一部を形成する、または応募者に関連する追加の個人データも同様に処理します。これは、応募者の問題や懸念事項への適切な対処を保証するという当社の正当な利益のために必要な措置です。
• 犯罪や詐欺の防止・検知、およびセキュリティ目的のため、応募者の連絡先データおよびメタデータを処理します。当社は、オフィスの安全確保という正当な利益のために必要な範囲で、この措置を実施します。
• 当社の専門的、法的、規制上の義務を遵守または履行するため、上記に列挙されたすべてのデータを処理します。これは当社の法的義務を履行するために必要な措置です。
• ITセキュリティの維持およびアクセス制御システムのため、応募者の連絡先データおよびメタデータを処理します。これは、ITシステムおよびセキュリティの管理ならびにDeepLシステムへの不正アクセス防止における当社の正当な利益のために必要不可欠な措置です。

4. 当社が応募者の個人データを共有する相手と、共有する理由について

• 応募者管理システム（Ashby）とは、適切かつ効率的な採用プロセスを確保するための正当な利益に基づいてデータを共有します。Ashbyのデータ処理に関する詳細情報は、こちらでご確認いただけます。 またAshbyとは、自主的な多様性調査に関しても連携しています。Ashbyとの技術的実装の都合上、当社が応募者の調査回答内容を確認することはできません。すべての回答は機密事項として扱われ、分析のために総計されます。 当社が面接を録音または文字起こしする場合、その記録はAshbyによって保管され、面接へのご招待時に設定された応募者の意向に沿ってのみ取り扱われます。
• 採用前審査プロバイダーとは、応募者との雇用契約締結手続きを進め、当社の法的義務を遵守する目的で情報を収集する必要がある場合にデータを共有します。委託先は次のとおりです。
  • Jobbatical OUは、応募者の就労許可および就労ビザ取得の資格要件について、当社をサポートします。Jobbaticalでのデータ処理に関する詳細情報は、こちらでご確認いただけます。また、
  • Zinc Work Limitedは、その他に追加で必要な事前審査（例：DBS審査）について、当社をサポートします。Zincでのデータ処理に関する詳細情報は、こちらでご確認いただけます。
• コーディングチャレンジプロバイダー（Geektastic） とは、応募者との雇用契約締結手続きを進め、開発者ポジション向けの適性を評価する必要がある場合にデータを共有します。Geektasticから、コーディング課題の進捗状況について直接ご連絡する場合がありますのでご了承ください。Geektasticでのデータ処理に関する詳細情報は、こちらでご確認いただけます。
• 会計士、弁護士、監査人などの専門アドバイザーとは、当社の法的義務を遵守するため、または当社の権利を弁護・保護するために必要な場合にデータを共有します。 
• 規制当局、その他の当局、または保険会社とは、監査、開示、調査などの法的義務を遵守するために当社が義務付けられている場合にデータを共有します。

5. 当社が応募者の個人データを国際的に転送する方法について

本プライバシー通知書に記載された理由に基づき応募者の個人データを共有するにあたり、当社は応募者の個人データを、EUおよびイギリス域外（米国や日本など）に拠点を置く、または応募者の個人データをこれらの域外に保管する組織（DeepLグループ会社を含む）と共有する必要が生じる場合があります。当社は、応募者の個人データが常に適切な保護措置によって保護され、応募者に法的権利と救済手段が提供されるように万全の手を尽くします。 

すべてのプロバイダーは、標準契約条項を通じて大西洋横断データ通信を保護しています。さらに、当社はこれらの各プロバイダーとデータの取り扱いに関する契約を締結しています。これにより、各プロバイダーはDeepLから送信されたデータを当社の指示に従ってのみ処理することができ、独自の目的のために処理することはできません。

6. 判断の自動化

DeepLグループでは、個人データを使用して採用可否の判断を自動化することはありません。

7. 応募者のデータの保持

不合格者：ご応募が不採用となった場合、当社はご提供いただいた情報を、通知日から最大で6か月間保持します。その後、当社はデータを自動的に削除します。ただし、法令でさらに長い期間の保存が義務付けられている場合、または応募者がデータの長期保存に同意された場合（例：下記に設定する人材プール）は除きます。

合格者：採用プロセスを経て雇用契約が締結された場合、当社は応募者の個人データを人事ファイルの一部として保管します。DeepLでフリーランスとして仕事をする場合、当社は契約の履行を目的として個人データを保管します。

人材プール：採用プロセス終了後、DeepLにおいて今後の採用機会があればお声がけさせていただくため、（採用の可否に関わらず）応募書類を2年間保管することについてのご意向をお伺いします。2年経過後、引き続き当社の人材プールへのご登録を希望されるかどうか、改めてお伺いします。いつでも同意を撤回していただけます。撤回した場合は、データは自動的に削除されます。 

ご自身のデータの削除をご希望される場合は、いつでもメール（[email protected]）にてご依頼ください。なお、これを行うことは、現在進行中の応募プロセスからの辞退を意味します。また、法的保存期間が引き続き適用されることにご留意ください。

8. データ主体としての応募者の権利

適用されるデータ保護法に基づき、応募者は以下の権利を有します。

• ご自身の個人データにアクセスする権利
• 不完全または不正確なデータを修正する権利
• 当社が保有するご自身の個人データを削除する権利
• ご自身の個人データの取り扱い方法を制限する権利
• 第三者にご自身の個人データを転送するよう当社に依頼する権利
• 当社によるご自身の個人データの処理方法について異議を申し立てる権利
• いつでも同意を撤回する権利

ただし、これらの権利の一部は常に適用されるとは限らない点にご留意ください。要件や例外が存在する場合があり、それにより個人データの処理を継続する必要が生じたり、開示を行わない場合があるほか、権利が全く適用されない場合もあります。

また応募者は、適用されるデータ保護法に基づき、DeepLグループの処理活動および法令遵守について、規制当局に苦情を申し立てる権利を有します。方法は居住地によって異なります。

• ドイツ：Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen宛てに、(i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf、もしくは (ii) [email protected]までご連絡ください。 
• EU：お住まいの地域の監査機関にお問い合わせください。EU内の監査機関の完全なリストはこちら。
• イギリス：情報コミッショナー事務局（「ICO」）にご連絡いただけます。また、 こちらからICOのWebサイトを通じて苦情を申し立てることが可能です。

9. 変更

本プライバシー通知書は随時更新される可能性があります。大幅な変更がなされた場合には、その旨をお知らせします。