DeepL:s integritetspolicy för sökande

1. Inledning och bakgrund

I samband med denna rekryteringsprocess kommer DeepL-koncernen att samla in och behandla dina personuppgifter. Vi tar integriteten, inklusive säkerheten, för den personliga information vi har om dig på stort allvar och behandlar den endast i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar inom din jurisdiktion. 

Denna integritetspolicy ger dig information om (i) hur vi samlar in dina personuppgifter, (ii) hur vi behandlar dem under rekryteringsprocessen (inklusive hur vi kan dela dem) och (iii) hur du kan utöva dina lagliga rättigheter som registrerad. Om din ansökan leder till anställning kommer vi att förse dig med en kopia av vår integritetspolicy för anställda tillsammans med ditt kontrakt. Vi har rätt att ändra denna integritetspolicy om vi anser det nödvändigt, och vi kommer att meddela dig om eventuella väsentliga ändringar via e-post. 

Du bör läsa denna integritetspolicy noggrant så att du vet och förstår hur vi använder den information vi samlar in och lagrar om dig.

DeepL-koncernen består av olika juridiska enheter, nämligen:

När vi hänvisar till DeepL-koncernen i denna integritetspolicy avser vi det företag inom koncernen som fungerar som personuppgiftsansvarig och ansvarar för dina personuppgifter – det vill säga den enhet inom DeepL-koncernen som kommer att anställa dig om din ansökan leder till anställning.  

Om du har några frågor om vilken enhet som är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter, vänligen kontakta [email protected]. Vi har utsett Dr Christian Lenz till vårt externa Dataskyddsombud. Du kan kontakta Dr. Lenz genom att skriva till honom på följande adress: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, eller via e-post på [email protected] eller per telefon på +49 2261 8195 0.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in och hur samlar vi in dem?

Vi kan, enligt nedan, samla in och behandla följande personuppgifter om dig när du tillhandahåller dem direkt till oss som en del av rekryteringsprocessen, när vi aktivt har hämtat dem via dina professionella sociala mediekanaler såsom LinkedIn eller när vi får dem via tredje part, inklusive rekryterare och DeepL-anställdas referenser: 

• Kontaktuppgifter: Fullständigt namn, postadress, e-post, telefonnummer och andra liknande kontaktuppgifter.
• Demografiska data: Födelsedatum, könsidentitet samt mer känsliga personuppgifter (även kallade uppgifter av särskild kategori), inklusive information om ras och etniskt ursprung, religiös tillhörighet, invandrarstatus, sexuell läggning, civilstånd och föräldrastatus, fackföreningstillhörighet eller information om din hälsa, funktionsnedsättning och neurodiversitet.
• Rekryteringsinformation: Ansökningsformulär, CV, personliga brev, anställningshistorik, information om rätt att arbeta, foto, kopia av ID-handling, t.ex. pass, anteckningar från intervjuer (inkl. svar på fallstudier), referenser, uppgifter om dina kvalifikationer, uppgifter om eventuella yrkesmässiga medlemskap och uppgifter om eventuella bedömningar som du genomgått före anställningen/arbetet. 
• Metadata: Elektroniskt insamlad information såsom användning av IT- och kommunikationssystem, CCTV-bilder och kort-/postregister. Detta inkluderar även data som genereras när du använder våra IT-system eller andra IT-applikationer. 

3. Varför behandlar vi dina personuppgifter, vad behandlar vi och vad är vår rättsliga grund?

• För att genomföra vår rekryteringsprocess och bedöma din lämplighet för den tjänst du har sökt hos DeepL kommer vi att behandla dina kontaktuppgifter och rekryteringsinformation. Vi gör detta för att kunna ingå ett kontrakt med dig. Vi kan också använda AI-verktyg för att spela in och transkribera din intervju via vår tredjepartsleverantör Ashby, för att bättre kunna bedöma din lämplighet för en tjänst, samt för intern analys i samband med din ansökan och för personalutbildningsändamål. Vi kommer endast att göra detta i enlighet med dina preferenser som du ställde in när du blev inbjuden till intervju. Obs! När vi använder AI-verktyg i samband med din ansökan är dessa endast avsedda som vägledning och kommer inte att användas för att fatta beslut autonomt utan mänsklig granskning och bedömning. 
• För att säkerställa att du har rätt att arbeta i det land där du anställs kommer vi att behandla din rekryteringsinformation för att säkerställa att vi uppfyller de lagliga skyldigheter som vi är skyldiga att uppfylla i vår roll som din potentiella arbetsgivare. 
• För att uppnå lika möjligheter och i samband med vårt åtagande att främja en mångfaldig och inkluderande arbetsplats kan vi behandla dina demografiska uppgifter som en del av vår frivilliga mångfaldsundersökning. Detta är nödvändigt för att identifiera områden som kan förbättras i vårt arbete för mångfald och inkludering och för att säkerställa att våra rekryteringsrutiner är rättvisa och når ett brett spektrum av sökande. När vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter gör vi det endast om vi har ditt uttryckliga samtycke till detta.Obs! Deltagande i undersökningen och ditt samtycke är helt frivilligt och att din ansökan påverkas inte om du inte vill delta. Du kan också välja att inte svara på några frågor eller bara svara på några av dem. Du har också möjlighet att klicka på "Jag vill inte svara" för varje fråga.
• För att hantera eventuella problem eller frågor som du kan ha kommer vi att behandla dina kontaktuppgifter och rekryteringsinformation, samt eventuella ytterligare personuppgifter som ingår i ett problem eller en fråga som du har tagit upp eller som rör dig. Detta är nödvändigt för våra berättigade intressen att säkerställa att dina problem eller frågor hanteras på ett lämpligt sätt.
• För att förebygga och upptäcka brott eller bedrägeri, samt av säkerhetsskäl kommer vi behandla dina kontaktuppgifter och metadata. Vi gör detta eftersom det är nödvändigt för våra berättigade intressen att säkerställa säkerheten på våra kontor.
• För att hjälpa oss att upprätthålla eller genomdriva våra professionella, juridiska och regleringsmässiga skyldigheter, kommer vi behandla alla ovan angivna uppgifter. Detta är nödvändigt för att uppfylla våra lagliga skyldigheter.
• För att upprätthålla IT-säkerheten och för åtkomstkontrollsystem kommer vi behandla dina kontaktuppgifter och metadata. Detta är nödvändigt för våra berättigade intressen när det gäller att hantera IT-system och säkerhet samt förhindra obehörig åtkomst till DeepL:s system.

4. Vem delar vi dina personuppgifter med och varför?

• Ansökningshanteringssystem (Ashby) enligt våra berättigade intressen för att säkerställa en lämplig och effektiv rekryteringsprocess. Mer information om Ashbys databehandling finns här. Vi samarbetar också med Ashby i samband med vår frivilliga mångfaldsundersökning. Obs! På grund av den tekniska implementeringen med Ashby är det inte möjligt för oss att se hur du svarade på enkäten. Alla svar kommer att behandlas med sekretess och bli aggregerade för analys. När vi spelar in eller transkriberar en intervju som du genomför med oss kommer denna att lagras av Ashby och endast i enlighet med dina preferenser som du ställde in när du blev inbjuden till intervjun.
• Leverantörer av anställningsgranskning som är nödvändiga för att ingå ett anställningskontrakt med dig och för att uppfylla våra lagliga skyldigheter. Vi använder:
  • Jobbatical OU för att hjälpa oss med ditt arbetstillstånd och din behörighet att erhålla ett arbetsvisum. Du kan hitta mer information om Jobbaticals behandling här; och
  • Zinc Work Limited för att hjälpa oss med eventuella ytterligare förkontroller som krävs, exempelvis DBS-kontroller. Mer information om zinks behandling finns här.
• Leverantörer av kodningsutmaningar (Geektastic) som behövs för att ingå ett kontrakt med dig och bedöma din lämplighet för utvecklartjänster. Obs! Geektastic kan kontakta dig direkt angående resultatet av kodningsutmaningarna. Du kan hitta mer information om Geektastics behandling här.
• Professionella rådgivare, såsom revisorer, advokater eller granskare, där vi är skyldiga att göra detta för att uppfylla våra juridiska skyldigheter eller för att försvara eller skydda våra rättigheter. 
• Regelverk, andra myndigheter eller försäkringsbolag när vi är skyldiga att göra det för att uppfylla våra lagliga skyldigheter, inklusive i fråga om revisioner, upplysningar och utredningar.

5. Hur överför vi dina personuppgifter internationellt?

När vi delar dina personuppgifter av de skäl som anges i denna integritetspolicy kan vi behöva göra det med organisationer (inklusive företag inom DeepL-koncernen) som är baserade eller lagrar dina personuppgifter utanför EU och Storbritannien, inklusive USA och Japan. Vi kommer att se till att dina personuppgifter alltid skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder för att ge dig verkställbara rättigheter och rättsliga medel. 

Alla leverantörer säkerställer sin transatlantiska datatrafik genom standardavtalsklausuler. Dessutom har vi ingått ett avtal om databehandling med var och en av dessa leverantörer, vilket innebär att de endast får behandla de uppgifter som överförs av DeepL i enlighet med våra instruktioner och inte för egna ändamål.

6. Automatiserat beslutsfattande

DeepL-koncernen använder inte personuppgifter för att fatta automatiska beslut om huruvida du får ett erbjudande om ett jobb eller inte.

7. Lagring av dina uppgifter

Sökande som inte anställts: Om din ansökan inte leder till anställning kommer vi att behålla informationen du har lämnat till oss i högst ytterligare sex månader från det datum då du meddelas om detta. Vi raderar sedan uppgifterna automatiskt, såvida vi inte enligt lag är skyldiga att behålla dem under en längre period eller om du har gett samtycke till en längre lagring av dina uppgifter, exempelvis för talangpoolen enligt nedan.

Sökande som anställts: Om ett anställningskontrakt ingås efter rekryteringsprocessen kommer vi att lagra dina personuppgifter som en del av din personalakt. När du arbetar som frilansare för DeepL lagrar vi dina personuppgifter i syfte att fullgöra ditt kontrakt med oss.

Talangpool: Efter rekryteringsprocessen kommer vi att fråga om du vill att vi ska spara dina ansökningsuppgifter i två år (oavsett om du fått tjänsten eller inte), så att vi kan överväga din ansökan för framtida möjligheter hos DeepL. Vi kommer att fråga dig igen om du fortfarande vill vara en del av vår talangpool efter två år. Du har möjlighet att när som helst återkalla ditt samtycke: om du gör det kommer dina uppgifter att raderas automatiskt. 

Du kan alltid begära att vi raderar dina uppgifter genom att skicka ett e-postmeddelande till [email protected]. Obs! Detta innebär att du drar tillbaka din ansökan från alla pågående ansökningsprocesser och att den lagstadgade lagringstiden fortfarande gäller.

8. Dina rättigheter som registrerad

Enligt tillämplig dataskyddlagstiftning har du ett antal rättigheter, nämligen rätten att:

• få tillgång till dina personuppgifter;
• korrigera ofullständiga/felaktiga uppgifter;
• radera de personuppgifter vi har om dig;
• begränsa hur vi hanterar dina personuppgifter;
• be oss att överföra dina personuppgifter till en tredje part;
• invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter; och
• återkalla ditt samtycke när som helst.

Observera dock att vissa av dessa rättigheter inte alltid gäller, eftersom det ibland finns krav och undantag som kan innebära att vi måste fortsätta behandla personuppgifterna eller inte lämna ut dem, eller andra tillfällen då rättigheterna inte gäller alls.

Du har också rätt att klaga till tillsynsmyndigheten om DeepL-koncernens behandlingsaktiviteter och efterlevnad av tillämplig dataskyddlagstiftning. Om du befinner dig i:

• Tysklandkan du kontakta Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen på (i) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, eller (ii) [email protected]; 
• EU kan du kontakta din lokala tillsynsmyndighet – en fullständig lista över tillsynsmyndigheter i EU finnshär; eller
• Storbritannien kan du kontakta Information Commissioner’s Officer (ICO) och lämna in ditt klagomål via ICO:s webbplatshär.

9. Ändringar

Denna integritetspolicy kan uppdateras emellanåt och du kommer att få en kopia om några väsentliga ändringar görs.