DeepL – informacja o ochronie danych kandydatów

1. Wprowadzenie i kontekst

W związku z procesem rekrutacyjnym, który rozpoczynają Państwo w Grupie DeepL, będziemy gromadzić i przetwarzać Państwa dane osobowe. Traktujemy prywatność, w tym bezpieczeństwo danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat, bardzo poważnie i przetwarzamy je wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych obowiązującymi w Państwa jurysdykcji. 

Niniejsza informacja o ochronie danych zawiera informacje na temat tego, w jaki sposób (i) gromadzimy Państwa dane osobowe; (ii) przetwarzamy je w trakcie procesu rekrutacji (w tym w jaki sposób możemy je udostępniać); oraz (iii) w jaki sposób mogą Państwo egzekwować swoje prawa jako osoby, których te dane dotyczą. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia Państwa aplikacji, wraz z umową przekażemy Państwu kopię naszej informacji o ochronie danych pracowników. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej informacji o ochronie danych w razie potrzeby. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy Państwa w wiadomości e-mail. 

Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszą informacją o ochronie danych, aby dowiedzieć się i zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujemy gromadzone i przechowywane przez nas dane na Państwa temat.

Grupa DeepL składa się z różnych podmiotów prawnych, którymi są:

W niniejszej informacji o ochronie danych, gdy mowa o Grupie DeepL, mamy na myśli spółkę należącą do grupy, która pełni funkcję administratora Państwa danych osobowych i jest za nie odpowiedzialna – będzie to podmiot Grupy DeepL, który zatrudni Państwa w przypadku pozytywnego rozpatrzenia Państwa aplikacji.  

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących administratora danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem privacy@deepl.com. Wyznaczyliśmy dr. Christiana Lenza na stanowisko zewnętrznego inspektora ochrony danych. Można skontaktować się z dr. Lenza, pisząc na następujący adres: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, lub wysyłając wiadomość e-mail na adres datenschutz@dhpg.com, albo dzwoniąc pod numer +49 2261 8195 0.

2. Jakie dane osobowe zbieramy i w jaki sposób je zbieramy?

Możemy, zgodnie z poniższym opisem, gromadzić i przetwarzać następujące dane osobowe dotyczące Państwa, jeśli zostały one nam przekazane bezpośrednio przez Państwa w ramach procesu rekrutacji, jeśli zostały one aktywnie pozyskane przez nas za pośrednictwem profesjonalnych kanałów społecznościowych, takich jak LinkedIn, lub jeśli otrzymaliśmy je od stron trzecich, w tym rekruterów i osób polecających pracowników DeepL: 

• Dane kontaktowe: Pełne imię i nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu i inne podobne dane kontaktowe.
• Dane demograficzne: Data urodzenia, tożsamość płciowa, a także bardziej wrażliwe dane osobowe (zwane również danymi szczególnej kategorii), w tym informacje dotyczące pochodzenia rasowego i etnicznego, przynależności religijnej, statusu imigracyjnego, orientacji seksualnej, stanu cywilnego i rodzicielskiego, przynależności do związków zawodowych lub informacje dotyczące Państwa zdrowia, niepełnosprawności i neuroróżnorodności.
• Informacje dotyczące rekrutacji: Aplikacje zgłoszeniowe, CV, listy motywacyjne, historia zatrudnienia, informacje dotyczące prawa do pracy, zdjęcie, kopia dokumentu tożsamości, np. paszportu, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej (w tym odpowiedzi na pytania dotyczące studiów przypadków), referencje, szczegółowe informacje dotyczące kwalifikacji, szczegółowe informacje dotyczące członkostwa w organizacjach zawodowych oraz szczegółowe informacje dotyczące wszelkich ocen, które przeszli Państwo przed zatrudnieniem lub podjęciem pracy. 
• Metadane: Informacje gromadzone elektronicznie, takie jak użycie systemu informatycznego i komunikacyjnego, obrazy z kamer przemysłowych oraz zapisy dotyczące użycia kart magnetycznych/wejść. Obejmuje to również dane generowane podczas korzystania z naszych systemów informatycznych lub innych aplikacji informatycznych. 

3. Dlaczego przetwarzamy Państwa dane osobowe, jakie dane przetwarzamy i jaka jest podstawa prawna tego przetwarzania?

• W celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i oceny Państwa kwalifikacji do pracy w DeepL będziemy przetwarzać Państwa dane kontaktowe oraz informacje dotyczące rekrutacji. Robimy to w celu podjęcia kroków niezbędnych do zawarcia z Państwem umowy o pracę. Możemy również wykorzystywać narzędzia AI do nagrywania i transkrypcji rozmowy kwalifikacyjnej za pośrednictwem naszego zewnętrznego dostawcy Ashby, aby lepiej ocenić Państwa kwalifikacje do pracy na danym stanowisku, a także do celów analizy wewnętrznej związanej z Państwa aplikacją i szkoleniem personelu. Będziemy to robić wyłącznie zgodnie z Państwa preferencjami określonymi podczas zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Należy pamiętać, że w przypadku wykorzystania narzędzi AI w związku z Państwa aplikacją, służą one wyłącznie celom orientacyjnym i nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób autonomiczny, bez weryfikacji i oceny przez człowieka.
• Aby upewnić się, że mają Państwo prawo do pracy w kraju, w którym ubiegają się Państwo o zatrudnienie, będziemy przetwarzać Państwa dane rekrutacyjne w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi, które musimy spełniać jako potencjalny pracodawca. 
• W celu zapewnienia równych szans oraz w związku z naszym zobowiązaniem do promowania różnorodności i integracji w miejscu pracy możemy przetwarzać Państwa dane demograficzne uzyskane w ramach dobrowolnej ankiety dotyczącej różnorodności. Jest to konieczne, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy w zakresie naszych działań na rzecz różnorodności i integracji oraz zapewnić, że nasze praktyki rekrutacyjne są sprawiedliwe i obejmują szerokie grono kandydatów. W przypadku przetwarzania danych szczególnej kategorii będziemy to robić wyłącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody.Należy pamiętać, że udział w ankiecie i wyrażenie zgody są całkowicie dobrowolne i nie będą miały wpływu na Państwa aplikację, jeśli nie wyrażą Państwo zgody. Mogą Państwo również nie odpowiadać na żadne pytania lub odpowiedzieć tylko na niektóre z nich. W przypadku każdego pytania można również wybrać opcję „Wolę nie odpowiadać”.
• Aby móc rozwiązać wszelkie problemy lub odpowiedzieć na Państwa pytania, będziemy przetwarzać Państwa dane kontaktowe i informacje dotyczące rekrutacji, a także wszelkie dodatkowe dane osobowe, które stanowią część zgłoszonego przez Państwa problemu lub zadanego pytania lub które Państwa dotyczą. Jest to konieczne ze względu na nasz uzasadniony interes związany z zapewnieniem odpowiedniego rozwiązania Państwa problemów lub odpowiedzi na pytania.
• W celu wykrywania przestępstw lub oszustw i zapobiegania im oraz ze względów bezpieczeństwa będziemy przetwarzać Państwa dane kontaktowe i metadane. Robimy to, ponieważ jest to konieczne dla naszego uzasadnionego interesu związanego z zapewnieniem bezpieczeństwa naszych biur.
• Aby ułatwić nam wypełnianie lub egzekwowanie naszych zobowiązań zawodowych, prawnych i regulacyjnych, będziemy przetwarzać wszystkie wymienione powyżej dane. Jest to konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych.
• W celu zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego oraz w ramach systemów kontroli dostępu będziemy przetwarzać Państwa dane kontaktowe i metadane. Jest to konieczne ze względu na nasz uzasadniony interes związany z zarządzaniem systemami informatycznymi i bezpieczeństwem oraz zapobieganiem nieuprawnionemu dostępowi do systemów DeepL.

4. Komu udostępniamy Państwa dane osobowe i dlaczego?

• System zarządzania kandydatami (Ashby) w ramach naszego uzasadnionego interesu w celu zapewnienia odpowiedniego i skutecznego procesu rekrutacji. Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez Ashby można znaleźć tutaj. Współpracujemy z Ashby również w zakresie naszej dobrowolnej ankiety dotyczącej różnorodności. Należy pamiętać, że ze względu na techniczne wdrożenie systemu Ashby nie mamy możliwości sprawdzenia, jakich odpowiedzi udzielili Państwo w ankiecie. Wszystkie odpowiedzi pozostaną poufne i zostaną zebrane w celu przeprowadzenia analizy. W przypadku nagrywania lub transkrypcji rozmowy kwalifikacyjnej przeprowadzonej z Państwem nagranie będzie przechowywane przez Ashby wyłącznie zgodnie z preferencjami określonymi przez Państwa podczas zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.
• Podmioty przeprowadzające weryfikację przed zatrudnieniem, gdy jest to konieczne do zawarcia z Państwem umowy o pracę i wypełnienia naszych zobowiązań prawnych. Korzystamy z następujących rozwiązań:
  • Jobbatical OU pomaga nam w uzyskiwaniu pozwoleń na pracę i wiz pracowniczych dla naszych pracowników. Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez Jobbatical można znaleźć tutaj.
  • Zinc Work Limited pomaga nam w przeprowadzaniu wszelkich innych wymaganych kontroli przed zatrudnieniem, takich jak sprawdzenie przeszłości kryminalnej. Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez Zinc można znaleźć tutaj.
• Organizatorzy testów programistycznych (Geektastic i HackerRank) w zakresie niezbędnym do podjęcia kroków zmierzających do zawarcia z Państwem umowy o pracę oraz oceny Państwa przydatności do pracy na stanowiskach programistów. Prosimy pamiętać, że Geektastic lub HackerRank (w stosownych przypadkach) mogą skontaktować się z Państwem bezpośrednio w sprawie wyników zadań programistycznych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez Geektastic tutaj oraz przez HackerRank tutaj.
• Profesjonalni doradcy, tacy jak księgowi, prawnicy lub audytorzy w przypadkach, gdy jest to wymagane w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych lub ochrony naszych praw. 
• Organy regulacyjne, inne organy lub ubezpieczyciele, gdy jesteśmy zobowiązani do tego w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych, w tym w odniesieniu do audytów, ujawniania informacji i dochodzeń.

5. W jaki sposób przekazujemy Państwa dane osobowe za granicę?

W związku z udostępnianiem Państwa danych osobowych z powodów określonych w niniejszej informacji o ochronie danych może zaistnieć konieczność udostępnienia Państwa danych osobowych organizacjom (w tym podmiotom z grupy DeepL) z siedzibą lub przechowującym Państwa dane osobowe poza UE i Wielką Brytanią, w tym w Stanach Zjednoczonych i Japonii. Zapewnimy, że Państwa dane osobowe będą zawsze chronione odpowiednimi zabezpieczeniami, aby umożliwić Państwu egzekwowanie przysługujących praw i środków prawnych. 

Wszyscy dostawcy zabezpieczają transatlantycki ruch danych za pomocą standardowych klauzul umownych. Ponadto zawarliśmy z każdym z tych dostawców umowę o przetwarzaniu danych, co oznacza, że mogą oni przetwarzać dane przekazane przez DeepL wyłącznie zgodnie z Państwa instrukcjami, a nie do własnych celów.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Grupa DeepL nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania zautomatyzowanych decyzji dotyczących zatrudnienia.

7. Przechowywanie Państwa danych

Kandydaci, którzy nie zostali wybrani: W przypadku odrzucenia Państwa aplikacji będziemy przechowywać przekazane nam dane przez maksymalnie sześć kolejnych miesięcy od daty powiadomienia. Następnie automatycznie usuniemy dane, chyba że będziemy prawnie zobowiązani do przechowywania ich przez dłuższy okres lub jeśli wyrażą Państwo zgodę na dłuższe przechowywanie swoich danych, np. w celu utworzenia bazy kandydatów, jak opisano poniżej.

Wybrani kandydaci: Jeśli po zakończeniu procesu rekrutacji zostanie zawarta umowa o pracę, Państwa dane osobowe zostaną zapisane w Państwa aktach osobowych. Dane osobowe freelancerów będą przechowywane w celu realizacji umów, które zostały z nimi zawarte.

Baza kandydatów: Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego zapytamy Państwa, czy chcą Państwo, abyśmy przechowywali szczegóły Państwa aplikacji w naszych aktach przez dwa lata (niezależnie od wyniku rekrutacji), abyśmy mogli rozważyć Państwa kandydaturę w przyszłych procesach rekrutacyjnych w DeepL. Po upływie dwóch lat ponownie zapytamy Państwa, czy nadal chcą Państwo pozostać w naszej bazie kandydatów. W każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę; w takim przypadku Państwa dane zostaną automatycznie usunięte. 

Zawsze mogą Państwo poprosić nas o usunięcie Państwa danych, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@deepl.com. Należy pamiętać, że oznacza to wycofanie się z wszelkich trwających procesów rekrutacyjnych, a okres przechowywania danych zgodnie z przepisami prawa nadal obowiązuje.

8. Państwa prawa jako osoby, których dane dotyczą

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych przysługuje Państwu szereg praw, a mianowicie prawo do:

• dostępu do Państwa danych osobowych;
• poprawy niekompletnych/nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych osobowych, które Państwa dotyczą;
• ograniczenia sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych;
• poproszenia nas o przekazanie Państwa danych osobowych stronie trzeciej;
• wyrażenia sprzeciwu wobec sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych oraz
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Należy jednak pamiętać, że niektóre z tych praw mogą nie zawsze mieć zastosowanie, ponieważ czasami występują wymogi i wyjątki, które mogą wymagać od nas dalszego przetwarzania danych osobowych lub nieujawniania ich, a w innych przypadkach prawa te mogą w ogóle nie mieć zastosowania.

Mieszkańcy Wielkiej Brytanii mogą złożyć do nas skargę za pośrednictwem privacy@deepl.com. Potwierdzimy otrzymanie Państwa skargi w ciągu 30 dni i będziemy Państwa na bieżąco informować o jej rozpatrzeniu. Mają Państwo również prawo złożyć skargę do organu regulacyjnego w sprawie działań związanych z przetwarzaniem danych przez Grupę DeepL oraz zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Gdy znajdują się Państwo w:

• Niemczech, mogą się Państwo skontaktować z Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen pod adresem (i) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf lub (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• Unii Europejskiej, mogą się Państwo skontaktować z lokalnym organem nadzorczym – pełna lista organów nadzorczych w UE znajduje siętutaj – lub
• Wielkiej Brytanii, mogą się Państwo skontaktować z urzędnikiem ds. informacji (ICO, Information Commissioner’s Officer) i złożyć skargę za pośrednictwem witryny internetowej ICOtutaj.

9. Zmiany

Niniejsza informacja o ochronie danych może być od czasu do czasu aktualizowana, a w przypadku wprowadzenia istotnych zmian otrzymają Państwo jej kopię.