Pernyataan Privasi DeepL untuk Calon

1. Pendahuluan & Latar Belakang

Sehubungan dengan proses rekrutmen yang Anda ikuti bersama DeepL Group, kami akan mengumpulkan dan memproses data pribadi Anda. Kami sangat memperhatikan privasi, termasuk keamanan, informasi pribadi yang kami miliki tentang Anda dan hanya memprosesnya sesuai dengan undang-undang perlindungan data yang berlaku di yurisdiksi Anda. 

Pemberitahuan privasi ini memberi Anda informasi tentang (i) cara kami mengumpulkan data pribadi Anda; (ii) cara kami memprosesnya selama proses rekrutmen (termasuk cara kami mungkin membagikannya); dan (iii) cara Anda dapat menggunakan hak hukum Anda sebagai subjek data. Jika aplikasi Anda diterima, kami akan memberikan salinan pemberitahuan privasi karyawan kami bersamaan dengan kontrak Anda. Kami berhak mengubah pemberitahuan privasi ini dari waktu ke waktu, sesuai kebutuhan, dan kami akan memberitahukan Anda mengenai setiap perubahan substansial melalui email. 

Anda disarankan untuk membaca pemberitahuan privasi ini dengan saksama agar Anda mengetahui dan memahami cara kami menggunakan informasi yang kami kumpulkan dan simpan tentang Anda.

Grup DeepL terdiri dari berbagai entitas hukum, yaitu:

Ketika kami menyebut DeepL Group dalam pemberitahuan privasi ini, yang kami maksud adalah perusahaan dalam grup yang bertindak sebagai pengendali dan bertanggung jawab atas data pribadi Anda – ini adalah entitas DeepL Group yang akan mempekerjakan Anda jika aplikasi Anda diterima.  

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai entitas mana yang bertindak sebagai pengendali data pribadi Anda, silakan hubungi privacy@deepl.com. Kami telah menunjuk Dr. Christian Lenz sebagai petugas perlindungan data eksternal kami. Anda dapat menghubungi Dr. Lenz dengan mengirimkan surat ke alamat berikut: dhpg Layanan IT GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, atau melalui email di datenschutz@dhpg.com atau melalui telepon di +49 2261 8195 0.

2. Data pribadi apa yang kami kumpulkan dan bagaimana cara kami mengumpulkannya?

Sebagaimana dijelaskan di bawah ini, kami dapat mengumpulkan dan memproses data pribadi berikut tentang Anda jika Anda memberikannya secara langsung kepada kami sebagai bagian dari proses rekrutmen, jika kami secara aktif memperolehnya melalui saluran media sosial profesional Anda seperti LinkedIn, atau jika kami menerimanya melalui pihak ketiga termasuk perekrut dan pemberi referensi karyawan DeepL: 

• Data Kontak: Nama lengkap, alamat surat, alamat email, nomor telepon, dan data kontak serupa lainnya.
• Data Demografis: Tanggal lahir, identitas gender, serta data pribadi yang lebih sensitif (juga dikenal sebagai data kategori khusus) termasuk informasi yang berkaitan dengan asal ras dan etnis, afiliasi agama, status imigrasi, orientasi seksual, status perkawinan dan orang tua, keanggotaan serikat pekerja, atau informasi mengenai kesehatan, disabilitas, dan neurodiversitas Anda.
• Informasi Rekrutmen: Formulir aplikasi, CV, surat lamaran, riwayat pekerjaan, informasi hak untuk bekerja, foto, salinan identitas Anda seperti paspor, catatan wawancara (termasuk tanggapan studi kasus), referensi, rincian kualifikasi Anda, rincian keanggotaan profesional apa pun, dan rincian penilaian apa pun yang Anda ikuti sebelum dipekerjakan/bekerja. 
• Meta Data: Informasi yang dikumpulkan secara elektronik seperti penggunaan sistem TI dan komunikasi, rekaman CCTV, serta catatan kartu akses/entri. Ini juga mencakup data yang dihasilkan saat menggunakan sistem TI kami atau aplikasi TI lainnya. 

3. Mengapa kami memproses data pribadi Anda, apa saja yang kami proses, dan apa dasar hukum kami?

• Untuk melaksanakan proses rekrutmen kami dan menilai kesesuaian Anda untuk posisi yang Anda lamar di DeepL, kami akan memproses Data Kontak dan Informasi Rekrutmen Anda. Kami melakukan ini guna mengambil langkah-langkah untuk menandatangani kontrak kerja dengan Anda. Kami juga dapat menggunakan alat AI untuk merekam dan mentranskripsikan wawancara Anda melalui penyedia pihak ketiga kami, Ashby, guna menilai kesesuaian Anda untuk suatu posisi dengan lebih baik, serta untuk analisis internal terkait aplikasi Anda dan tujuan pelatihan staf. Kami hanya akan melakukan ini sesuai dengan preferensi Anda sebagaimana ditetapkan saat Anda diundang ke wawancara. Harap dicatat bahwa jika kami menggunakan alat AI sehubungan dengan aplikasi Anda, alat tersebut hanya untuk tujuan panduan dan tidak akan digunakan untuk mengambil keputusan secara otonom tanpa tinjauan dan penilaian manusia. 
• Untuk memastikan Anda memiliki hak untuk bekerja di negara tempat Anda dipekerjakan, kami akan memproses Informasi Rekrutmen Anda guna memastikan kami mematuhi kewajiban hukum yang harus kami penuhi sebagai calon pemberi kerja Anda. 
• Untuk tujuan kesetaraan kesempatan dan sehubungan dengan komitmen kami untuk menumbuhkan tempat kerja yang beragam dan inklusif, kami mungkin memproses Data Demografis Anda sebagai bagian dari survei keragaman sukarela kami. Hal ini diperlukan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam upaya keragaman dan inklusi kami serta untuk memastikan praktik perekrutan kami adil dan menjangkau berbagai macam kandidat. Jika kami memproses data kategori khusus, kami hanya akan melakukannya jika kami memiliki persetujuan eksplisit dari Anda.Harap dicatat bahwa berpartisipasi dalam survei dan memberikan persetujuan Anda sepenuhnya bersifat sukarela, dan aplikasi Anda tidak akan terpengaruh jika Anda tidak ingin melakukannya. Anda juga dapat memilih untuk tidak menjawab sama sekali atau hanya menjawab sebagian pertanyaan. Anda juga memiliki opsi untuk klik 'Saya memilih untuk tidak menjawab' pada setiap pertanyaan.
• Untuk menangani masalah atau kekhawatiran apa pun yang mungkin Anda miliki, kami akan memproses Data Kontak dan Informasi Rekrutmen Anda, serta data pribadi tambahan apa pun yang menjadi bagian dari masalah atau kekhawatiran yang Anda ajukan atau yang berkaitan dengan Anda. Hal ini diperlukan demi kepentingan sah kami dalam memastikan bahwa masalah atau kekhawatiran Anda ditangani dengan tepat.
• Untuk mencegah dan mendeteksi kejahatan atau penipuan, serta untuk tujuan keamanan , kami akan memproses Data Kontak dan Meta Data Anda. Kami melakukan hal ini sejauh diperlukan demi kepentingan sah kami dalam memastikan keamanan kantor-kantor kami.
• Untuk membantu kami dalam menegakkan atau memenuhi kewajiban profesional, hukum, dan regulasi kami, kami akan memproses semua data yang tercantum di atas. Hal ini diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum kami.
• Untuk menjaga keamanan TI dan untuk sistem kontrol akses kami akan memproses Data Kontak dan Meta Data Anda. Hal ini diperlukan demi kepentingan sah kami dalam mengelola sistem TI dan keamanan serta mencegah akses tidak sah ke sistem DeepL.

4. Dengan siapa kami membagikan data pribadi Anda dan mengapa?

• Sistem manajemen pelamar (Ashby) berdasarkan kepentingan sah kami untuk memastikan proses rekrutmen yang tepat dan efisien. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut mengenai pemrosesan data oleh Ashby di sini. Kami juga bekerja sama dengan Ashby sehubungan dengan survei keragaman sukarela kami. Harap diperhatikan bahwa karena implementasi teknis dengan Ashby, kami tidak dapat melihat bagaimana Anda menjawab survei tersebut. Semua tanggapan akan tetap dirahasiakan dan akan diagregasi untuk dianalisis. Jika kami merekam atau mentranskripsikan wawancara yang Anda lakukan dengan kami, rekaman tersebut akan disimpan oleh Ashby dan hanya sesuai dengan preferensi Anda sebagaimana yang telah Anda tetapkan saat diundang untuk wawancara
• Penyedia layanan pemeriksaan pra-kerja sebagaimana diperlukan untuk mengambil langkah-langkah guna menandatangani kontrak kerja dengan Anda dan untuk mematuhi kewajiban hukum kami. Kami menggunakan:
  • Jobbatical OU untuk membantu kami dalam mengurus izin kerja Anda dan kelayakan Anda untuk memperoleh visa kerja. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut mengenai pemrosesan data oleh Jobbatical di sini; dan
  • Zinc Work Limited untuk membantu kami dalam pemeriksaan awal tambahan yang diperlukan, misalnya pemeriksaan DBS. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut mengenai pemrosesan data oleh Zinc di sini.
• Penyedia tantangan pemrograman (Geektastic & HackerRank) sebagaimana diperlukan untuk mengambil langkah-langkah guna menandatangani kontrak kerja dengan Anda dan menilai kesesuaian Anda untuk posisi pengembang. Harap diperhatikan bahwa Geektastic atau HackerRank (jika relevan dan sesuai) mungkin akan menghubungi Anda secara langsung terkait kinerja Anda dalam tantangan pemrograman. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut mengenai pemrosesan data oleh Geektastic di sini dan pemrosesan data oleh HackerRank di sini.
• Penasihat profesional, seperti akuntan, pengacara, atau auditor jika kami diwajibkan untuk melakukannya guna mematuhi kewajiban hukum kami atau untuk membela atau melindungi hak-hak kami. 
• Regulator, otoritas lain, atau penyedia asuransi jika kami diwajibkan untuk melakukannya guna mematuhi kewajiban hukum kami, termasuk terkait audit, pengungkapan, dan investigasi.

5. Bagaimana kami mentransfer data pribadi Anda secara internasional?

Dalam membagikan data pribadi Anda untuk alasan-alasan yang tercantum dalam pemberitahuan privasi ini, kami mungkin perlu membagikan data pribadi Anda dengan organisasi (termasuk perusahaan-perusahaan grup DeepL) yang berbasis atau yang menyimpan data pribadi Anda di luar UE dan UK, termasuk AS dan Jepang. Kami akan memastikan bahwa data pribadi Anda selalu dilindungi oleh langkah-langkah pengamanan yang sesuai untuk memberikan Anda hak yang dapat ditegakkan dan upaya hukum. 

Semua penyedia layanan mengamankan lalu lintas data transatlantik mereka melalui klausul kontrak standar. Selain itu, kami telah menandatangani perjanjian pemrosesan data dengan masing-masing penyedia layanan tersebut, yang berarti bahwa mereka hanya boleh memproses data yang dikirimkan oleh DeepL sesuai dengan instruksi kami dan bukan untuk tujuan mereka sendiri.

6. Pengambilan Keputusan Otomatis

DeepL Group tidak menggunakan data pribadi untuk membuat keputusan otomatis mengenai apakah Anda akan ditawari pekerjaan atau tidak.

7. Penyimpanan data Anda

Pelamar yang Tidak Lolos: Jika aplikasi Anda tidak berhasil, kami akan menyimpan informasi yang telah Anda berikan kepada kami selama maksimal enam bulan sejak tanggal kami memberitahukan Anda. Kami kemudian akan menghapus data tersebut secara otomatis, kecuali jika kami diwajibkan oleh hukum untuk menyimpannya lebih lama atau jika Anda telah memberikan persetujuan untuk penyimpanan data Anda yang lebih lama, misalnya, untuk kumpulan talenta sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Kandidat yang Lolos: Jika, setelah proses rekrutmen, kontrak kerja disepakati, kami akan menyimpan data pribadi Anda sebagai bagian dari berkas kepegawaian Anda. Saat bekerja sebagai pekerja lepas untuk DeepL, kami akan menyimpan data pribadi Anda untuk tujuan pelaksanaan kontrak Anda dengan kami.

Pool Talenta: Setelah proses rekrutmen Anda selesai, kami akan menanyakan apakah Anda ingin kami menyimpan detail aplikasi Anda dalam arsip selama dua tahun (baik yang berhasil maupun yang tidak berhasil), sehingga kami dapat mempertimbangkan Anda untuk peluang kerja di DeepL di masa mendatang. Kami akan menanyakan kembali kepada Anda apakah Anda masih ingin menjadi bagian dari kumpulan talenta kami setelah dua tahun. Anda memiliki opsi untuk menarik persetujuan Anda kapan saja: jika Anda melakukannya, data Anda akan dihapus secara otomatis. 

Anda selalu dapat meminta kami untuk menghapus data Anda dengan mengirimkan email ke privacy@deepl.com. Harap diperhatikan bahwa tindakan tersebut berarti Anda menarik diri dari semua proses aplikasi yang masih berlangsung dan bahwa periode penyimpanan data sesuai ketentuan hukum tetap berlaku.

8. Hak-hak Anda sebagai subjek data

Berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berlaku, Anda memiliki sejumlah hak, yaitu hak untuk:

• mengakses data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang tidak lengkap/tidak akurat;
• menghapus data pribadi yang kami simpan tentang Anda;
• membatasi cara kami menangani data pribadi Anda;
• meminta kami untuk mentransfer data pribadi Anda kepada pihak ketiga;
• menolak cara kami memproses data pribadi Anda; dan
• menarik persetujuan Anda kapan saja.

Namun, harap diperhatikan bahwa beberapa hak ini mungkin tidak selalu berlaku, karena terkadang terdapat persyaratan dan pengecualian yang mengharuskan kami untuk terus memproses data pribadi tersebut atau tidak mengungkapkannya, atau dalam situasi lain di mana hak-hak tersebut mungkin sama sekali tidak berlaku.

Penduduk UK dapat mengajukan keluhan kepada kami melalui privacy@deepl.com. Kami akan menanggapi keluhan Anda dalam waktu 30 hari dan terus memberi Anda informasi terbaru. Anda juga berhak mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas mengenai kegiatan pemrosesan dan kepatuhan DeepL Group berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berlaku. Jika Anda berada di:

• Jerman, Anda dapat menghubungi Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, di (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf; atau (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• UE, Anda dapat menghubungi Otoritas Pengawas setempat — daftar lengkap Otoritas Pengawas di UE dapat ditemukandi sini; atau
• UK, Anda dapat menghubungi Information Commissioner’s Office (“ICO”) dan mengajukan keluhan melalui situs web ICOdi sini.

9. Perubahan

Pemberitahuan privasi ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu dan Anda akan diberikan salinannya jika ada perubahan substansial yang dilakukan.