DeepL-privacyverklaring voor sollicitanten

1. Inleiding en achtergrondinformatie

In verband met het wervingsproces dat u aangaat met de DeepL Group, verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij nemen de privacy en de beveiliging van de persoonlijke informatie die wij over u bewaren zeer serieus en verwerken deze uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens binnen uw rechtsgebied. 

Met deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over hoe (i) wij uw persoonsgegevens verzamelen; (ii) hoe wij deze verwerken tijdens het wervingsproces (inclusief hoe wij deze kunnen delen); en (iii) hoe u uw wettelijke rechten als betrokkene kunt uitoefenen. Als uw sollicitatie succesvol verloopt, ontvangt u naast uw contract ook een exemplaar van onze privacyverklaring voor werknemers. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen wanneer wij dit nodig achten. Wij zullen u per e-mail informeren over eventuele belangrijke wijzigingen. 

Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door, zodat u weet en begrijpt hoe wij de informatie die wij over u verzamelen en bewaren, gebruiken.

De DeepL Group bestaat uit verschillende juridische entiteiten, namelijk:

Wanneer wij in deze privacyverklaring verwijzen naar de DeepL Group, bedoelen wij het bedrijf binnen de groep dat optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens. Dit is de entiteit van de DeepL Group die u in dienst zal nemen indien uw sollicitatie succesvol is.  

Mocht u vragen hebben over welke entiteit de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is, neem dan contact op met privacy@deepL.com. Wij hebben Dr. Christian Lenz aangesteld als onze externe functionaris voor gegevensbescherming. U kunt contact opnemen met Dr. Lenz door hem te schrijven op het volgende adres: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, of per e-mail via datenschutz@dhpg.com of telefonisch op +49 2261 8195 0.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe verzamelen wij deze?

Wij kunnen, zoals hieronder ingesteld, de volgende persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken wanneer u deze rechtstreeks aan ons verstrekt als onderdeel van het wervingsproces, wanneer wij deze actief hebben verzameld via uw professionele sociale mediakanalen zoals LinkedIn, of wanneer wij deze ontvangen via derden, waaronder recruiters en DeepL-werknemers die u hebben aanbevolen: 

• Contactgegevens: Volledige naam, postadres, e-mail, telefoonnummer en andere soortgelijke contactgegevens.
• Demografische gegevens: Geboortedatum, genderidentiteit en meer gevoelige persoonsgegevens (ook wel speciale categorieën gegevens genoemd), waaronder informatie over ras en etnische afkomst, religieuze overtuiging, immigratiestatus, seksuele geaardheid, burgerlijke staat en ouderschap, lidmaatschap van een vakbond of informatie over uw gezondheid, handicap en neurodiversiteit.
• Wervingsinformatie: Sollicitatieformulieren, cv's, sollicitatiebrieven, werkgeschiedenis, informatie over het recht om te werken, foto, een kopie van uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort, aantekeningen van sollicitatiegesprekken (inclusief antwoorden op casestudy's), referenties, details over uw kwalificaties, details over eventuele professionele lidmaatschappen en details over eventuele beoordelingen die u voorafgaand aan uw dienstverband/werk hebt ondergaan. 
• Metagegevens: Elektronisch verzamelde informatie, zoals het gebruik van het IT- en communicatiesystemen, CCTV-beelden en gegevens van toegangskaarten/toegangscontroles. Dit omvat ook gegevens die worden genereren bij het gebruik van onze IT-systemen of andere IT-applicaties. 

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens, wat verwerken wij en wat is onze wettelijke basis?

• Om ons wervingsproces uit te voeren en uw geschiktheid voor de functie waarvoor u bij DeepL hebt gesolliciteerd te beoordelen, verwerken wij uw contactgegevens en wervingsinformatie. Wij doen dit om stappen te ondernemen om een arbeidscontract met u aan te gaan. Wij kunnen ook AI-tools gebruiken om uw sollicitatiegesprek op te nemen en uit te schrijven via onze externe leverancier Ashby, om uw geschiktheid voor een functie beter te kunnen beoordelen, evenals voor interne analyse in verband met uw sollicitatie en trainingsdoeleinden voor het personeel. Dit doen wij uitsluitend in overeenstemming met uw voorkeuren zoals u die hebt aangegeven toen u werd uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Merk op dat wanneer wij AI-tools gebruiken bij uw sollicitatie, deze uitsluitend ter begeleiding dienen en niet worden gebruikt om zelfstandig beslissingen te nemen zonder dat dit door mensen wordt gecontroleerd en beoordeeld. . 
• Om ervoor te zorgen dat u het recht heeft om te werken in het land waar u wordt aangenomen, verwerken wij uw wervingsinformatie om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die wij als uw potentiële werkgever moeten naleven. 
• Met het oog op gelijke kansen en in het kader van ons streven naar een diverse en inclusieve werkplek, kunnen wij uw demografische gegevens verwerken als onderdeel van onze vrijwillige enquête over diversiteit. Dit is noodzakelijk om verbeterpunten op het gebied van onze inspanningen voor diversiteit en inclusie te identificeren en om ervoor te zorgen dat onze wervingspraktijken rechtvaardig zijn en een breed scala aan sollicitanten bereiken. Wanneer wij bijzondere categorieën van gegevens verwerken, doen wij dit uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming.Merk op dat deelname aan de enquête en het geven van uw toestemming volledig vrijwillig is en dat dit geen invloed heeft op uw sollicitatie indien u hier niet toe bereid bent. U kunt er ook voor kiezen om geen of slechts enkele vragen te beantwoorden. U heeft ook de mogelijkheid om bij elke vraag op 'Ik geef liever geen antwoord' te klikken.
• Om eventuele problemen of zorgen die u heeft te behandelen, verwerken wij uw contactgegevens, wervingsinformatie en alle aanvullende persoonsgegevens die deel uitmaken van een door u gemeld probleem of een door u geuite zorg, of die betrekking hebben op u. Dit is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen om te garanderen dat uw problemen of zorgen op gepaste wijze worden behandeld.
• Om criminaliteit of fraude te voorkomen en op te sporen, en om veiligheidsredenen, verwerken wij uw contactgegevens en metagegevens. Wij doen dit indien noodzakelijk voor ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze kantoren te waarborgen.
• Om ons te ondersteunen bij het nakomen of handhaven van onze professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen, zullen wij alle hierboven genoemde gegevens verwerken. Dit is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Om de IT-beveiliging te waarborgen en voor toegang tot controlesystemen, verwerken wij uw contactgegevens en metagegevens. Dit is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen om IT-systemen en beveiliging te beheren en ongeoorloofde toegang tot de systemen van DeepL te voorkomen.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens en waarom?

• ATS-systeem (Ashby) op grond van ons gerechtvaardigd belang om een passend en efficiënt wervingsproces te waarborgen. U leest hier meer informatie over de gegevensverwerking door Ashby. Wij werken ook samen met Ashby voor onze vrijwillige enquête over diversiteit. Let op: vanwege de technische implementatie met Ashby kunnen wij niet zien hoe u op de enquête hebt gereageerd. Alle reacties worden vertrouwelijk behandeld en geaggregeerd voor analyse. Als we een sollicitatiegesprek met u opnemen of transcriberen, wordt dit door Ashby opgeslagen, uitsluitend in overeenstemming met uw voorkeuren zoals aangegeven toen u werd uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
• Providers van achtergrondonderzoeken worden indien nodig ingeschakeld om stappen te ondernemen om een arbeidscontract met u aan te gaan en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. We werken samen met de volgende providers:
  • Jobbatical OU staat u bij met uw werkvergunning en uw geschiktheid om een werkvisum te verkrijgen. U leest hiermeer informatie over de verwerking door Jobbatical en
  • Zinc Work Limited zal ons bijstaan bij eventuele aanvullende voorafgaande controles die vereist zijn, bijv. DBS-controles. U leest hier meer informatie over de verwerking van Zinc.
• Aanbieders van programmeeruitdagingen (Geektastic & HackerRank) voor zover nodig om stappen te ondernemen om een contract met u aan te gaan en uw geschiktheid voor functies als ontwikkelaar te beoordelen. Houd er rekening mee dat Geektastic of HackerRank (indien relevant en van toepassing) rechtstreeks contact met u kan opnemen met betrekking tot het uitvoeren van de programmeeruitdagingen. U kunt meer informatie vinden over de gegevensverwerking door Geektastic hier en die door HackerRank hier.
• Professionele adviseurs, zoals accountants, advocaten of auditors, wanneer wij hiertoe verplicht zijn om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of om onze rechten te verdedigen of te beschermen. 
• Regelgevende instanties, andere autoriteiten of verzekeraars wanneer wij verplicht zijn om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, onder meer met betrekking tot audits, openbaarmakingen en onderzoeken.

5. Hoe dragen wij uw persoonsgegevens internationaal over?

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen om de redenen die in deze privacyverklaring worden uiteengezet, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten delen met organisaties (waaronder bedrijven van de DeepL-groep) die zijn gevestigd of uw persoonsgegevens opslaan buiten de EU en het VK, waaronder de VS en Japan. Wij zullen ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens altijd worden beschermd door passende waarborgen, zodat u afdwingbare rechten en rechtsmiddelen hebt. 

Alle aanbieders beveiligen hun trans-Atlantische dataverkeer door middel van standaardcontractbepalingen. Daarnaast hebben wij met elk van deze aanbieders een verwerkersovereenkomst afgesloten, wat inhoudt dat zij de gegevens die door DeepL worden doorgegeven uitsluitend mogen verwerken in overeenstemming met onze instructies en niet voor hun eigen doeleinden.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

De DeepL Group gebruikt geen persoonsgegevens om geautomatiseerde beslissingen te nemen over het al dan niet aanbieden van een baan aan u.

7. Bewaring van uw gegevens

Niet-geselecteerde sollicitanten: Indien uw sollicitatie niet succesvol is, bewaren wij de door u verstrekte informatie maximaal zes maanden vanaf de datum waarop u hiervan wordt geïnformeerd. De gegevens worden vervolgens automatisch verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om ze langer te bewaren of indien u toestemming heeft gegeven voor een langere opslag van uw gegevens, bijv. voor de talentpool zoals hieronder beschreven.

Geselecteerde sollicitanten: Indien er na het wervingsproces een contract wordt gesloten, zullen wij uw persoonsgegevens opslaan in het personeelsdossier. Wanneer u als freelancer voor DeepL werkt, bewaren wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van het contract dat u met ons heeft afgesloten.

Talentpool: Na afloop van uw sollicitatieprocedure zullen wij u vragen of u wilt dat wij uw sollicitatiegegevens twee jaar lang bewaren (ongeacht of u bent aangenomen of niet), zodat wij u in aanmerking kunnen nemen voor toekomstige vacatures bij DeepL. Na twee jaar zullen wij u opnieuw vragen of u nog steeds deel wilt uitmaken van onze talentenpool. U kunt uw toestemming altijd intrekken: als u dat doet, worden uw gegevens automatisch verwijderd. 

U kunt ons altijd verzoeken om uw gegevens te verwijderen door een e-mail te sturen naar privacy@deepl.com. Houd er rekening mee dat dit betekent dat u zich terugtrekt uit alle lopende sollicitatieprocedures en dat de wettelijke bewaartermijn nog steeds van toepassing is.

8. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens beschikt u over een aantal rechten, namelijk het recht om:

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens.
• onvolledige/onjuiste gegevens te corrigeren.
• de persoonsgegevens die wij over u bewaren, te verwijderen.
• beperkingen door te voeren in de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.
• ons verzoeken om uw persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij.
• bezwaar maken tegen de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
• uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Merk echter op dat sommige van deze rechten mogelijk niet altijd van toepassing zijn, aangezien er soms vereisten en uitzonderingen zijn die betekenen dat wij de persoonsgegevens moeten blijven verwerken of niet mogen vrijgeven. In andere gevallen zijn de rechten mogelijk helemaal niet van toepassing.

Inwoners van het UK kunnen via privacy@deepl.com een klacht bij ons indienen. Wij zullen uw klacht binnen 30 dagen bevestigen en u gedurende het hele proces informatie verstrekken. U hebt ook het recht om bij de toezichthouder een klacht in te dienen over de verwerkingsactiviteiten en naleving van de DeepL Group op grond van de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. Uw locatie:

• Duitsland: u kunt contact opnemen met de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen op (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf of via (ii) poststelle@ldi.nrw.de. 
• EU: u kunt contact opnemen met uw lokale toezichthoudende autoriteit. Een volledige lijst van toezichthoudende autoriteiten in de EU vindt uhier.
• UK:u kunt contact opnemen met de Information Commissioner's Officer ("ICO") en uw klacht indienen via de website van de ICO doorhierte klikken.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan periodiek worden bijgewerkt en u ontvangt de teksten wanneer er wezenlijke wijzigingen worden aangebracht.