Oznámení společnosti DeepL o ochraně osobních údajů pro uchazeče

1. Úvod a kontext

V souvislosti s procesem náboru, do kterého vstupujete u skupiny DeepL, budeme shromažďovat a zpracovávat vaše osobní údaje. Soukromí, včetně bezpečnosti osobních informací, které o vás uchováváme, bereme vážně a zpracováváme je pouze v souladu se zákony na ochranu dat platnými ve vaší jurisdikci. 

Toto oznámení o ochraně osobních údajů vás informuje o tom, (i) jak shromažďujeme vaše osobní údaje; (ii) jak je zpracováváme během procesu náboru (včetně toho, jak je můžeme sdílet) a (iii) jak můžete jako subjekt údajů uplatnit svá zákonná práva. V případě, že vaše žádost bude úspěšná, poskytneme vám spolu s vaší smlouvou také kopii našeho oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců. Toto oznámení o ochraně osobních údajů máme právo čas od času pozměnit, pokud to považujeme za nutné, a všechny podstatné změny vám oznámíme e-mailem. 

Toto oznámení o ochraně osobních údajů byste si měli pečlivě přečíst, abyste věděli a rozuměli tomu, jak používáme informace, které o vás shromažďujeme a uchováváme.

Skupina DeepL zahrnuje různé právní subjekty, ke kterým patří:

Když v tomto oznámení o ochraně osobních údajů zmiňujeme skupinu DeepL, máme na mysli společnost ze skupiny, která působí jako správce a je odpovědná za vaše osobní údaje. Bude to subjekt skupiny DeepL, který vás zaměstná v případě, že vaše žádost bude úspěšná.  

Pokud máte jakékoli dotazy ohledně toho, který subjekt je správcem vašich osobních údajů, napište nám na privacy@deepl.com. Jako našeho externího pověřence pro ochranu osobních údajů jsme jmenovali Dr. Christiana Lenze. Dr. Lenze můžete kontaktovat písemně na adrese dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, e-mailem na datenschutz@dhpg.com nebo telefonicky na čísle +49 2261 8195 0.

2. Jaké osobní údaje shromažďujeme a jak je shromažďujeme?

Následující osobní údaje o vás můžeme, jak je uvedeno níže, shromažďovat a zpracovávat, pokud nám je poskytnete přímo v rámci procesu náboru, pokud jsme je aktivně získali prostřednictvím vašich profesních profilů na sociálních sítích, jako je např. LinkedIn, nebo pokud je obdržíme prostřednictvím třetích stran, včetně náborářů a doporučení od zaměstnanců DeepL. 

• Kontaktní údaje: celé jméno, poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo a další podobné kontaktní údaje
• Demografické údaje: datum narození, genderová identita a další citlivé osobní údaje (také známé jako údaje zvláštní kategorie), včetně informací týkajících se rasového a etnického původu, náboženského vyznání, imigračního statusu, sexuální orientace, rodinného stavu a rodičovství, členství v odborech nebo informací o vašem zdraví, postižení a neurodiverzitě
• Informace o náboru: formuláře žádostí, životopisy, motivační dopisy, historie zaměstnání, informace o právu na práci, fotografie, kopie vašeho dokladu totožnosti (např. cestovního pasu), poznámky z pohovoru (včetně odpovědí na případové studie), reference, podrobnosti o vašich kvalifikacích, podrobnosti o jakémkoli profesním členství a podrobnosti o jakýchkoli posouzeních, která jste absolvovali před zaměstnáním/prací 
• Metadata: elektronicky shromážděné informace, jako např. o používání IT a komunikačního systému, záznamy z kamerového systému (CCTV) nebo záznamy o použití přístupové karty/vstupu; To zahrnuje také údaje vygenerované při používání našich IT systémů nebo jiných IT aplikací. 

3. Proč zpracováváme vaše osobní údaje, co zpracováváme a jaký je náš právní základ?

• Abychom mohli provést náš proces náboru a posoudit vaši vhodnost pro roli, o kterou se ucházíte u společnosti DeepL, budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje a informace o náboru. Děláme to proto, abychom podnikli kroky k uzavření pracovní smlouvy s vámi. Můžeme používat také nástroje využívající AI pro účely nahrávání a přepisu vašeho pohovoru prostřednictvím našeho poskytovatele třetí strany Ashby, abychom lépe posoudili vaši vhodnost pro danou roli, pro interní analýzu související s vaší žádostí a pro školení zaměstnanců. To učiníme pouze v souladu s vašimi preferencemi uvedenými při pozvání k pohovoru. Upozorňujeme, že tam, kde v souvislosti s vaší žádostí používáme nástroje využívající AI, slouží pouze jako vodítko a nebudou používány k autonomnímu rozhodování bez lidské kontroly a posouzení. 
• Abychom zajistili, že máte právo pracovat v příslušné zemi, ve které jste přijati, budeme zpracovávat vaše údaje o náboru k zajištění, že splňujeme zákonné povinnosti, které máme jako váš potenciální zaměstnavatel povinnost dodržovat. 
• Pro účely rovných příležitostí a v souvislosti s naším závazkem k podporování rozmanitého a inkluzivního pracovní prostředí můžeme zpracovávat vaše demografické údaje v rámci našeho dobrovolného průzkumu rozmanitosti. To je nutné pro určení oblastí ke zlepšení našeho úsilí o rozmanitost a inkluzi a zajištění toho, aby naše postupy náboru byly spravedlivé a oslovily široké spektrum uchazečů. Když zpracováváme údaje zvláštní kategorie, učiníme to pouze v případě, že k tomu budeme mít váš výslovný souhlas.Upozorňujeme, že účast v průzkumu a udělení vašeho souhlasu jsou zcela dobrovolné a pokud to neučiníte, nebude to mít vliv na vaši žádost. Můžete se také rozhodnout, že neodpovíte na žádnou otázku nebo odpovíte pouze na některé otázky. U každé otázky máte také možnost kliknout na „Nechci odpovídat“.
• Za účelem řešení jakýchkoli problémů nebo obav, které můžete mít, budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje a informace o náboru a jakékoli další osobní údaje tvořící součást problému nebo obavy, kterou jste vznesli, nebo které se vás týkají. To je nutné pro naše oprávněné zájmy k zajištění toho, aby vaše problémy nebo obavy byly náležitě řešeny.
• Za účelem prevence a odhalování trestné činnosti nebo podvodů a pro účely bezpečnosti budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje a metadata. Děláme to podle potřeby z důvodu našich oprávněných zájmů k zajištění bezpečnosti našich kanceláří.
• Za účelem dodržování nebo prosazování našich profesních, právních a regulačních povinností budeme zpracovávat všechny výše uvedené údaje. Toto je nutné k plnění našich zákonných povinností.
• Za účelem zajištění bezpečnosti IT a pro systémy řízení přístupu budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje a metadata. Toto je nutné pro naše oprávněné zájmy při správě IT systémů a bezpečnosti a prevenci neoprávněných přístupů k systémům společnosti DeepL.

4. S kým a proč sdílíme vaše osobní údaje?

• Systém správy uchazečů (Ashby) na základě našich oprávněných zájmů k zajištění vhodného a efektivního procesu náboru. Další informace o zpracování údajů společností Ashby naleznete zde. Se společností Ashby spolupracujeme také v souvislosti s naším dobrovolným průzkumem rozmanitosti. Upozorňujeme, že z důvodu technické implementace společnosti Ashby nemůžeme vidět, jak jste v průzkumu odpověděli. Všechny odpovědi zůstanou důvěrné a budou shrnuty pro účely analýzy. Pokud nahráváme nebo přepisujeme pohovor, který u nás absolvujete, bude to uloženo společností Ashby a pouze v souladu s vašimi preferencemi uvedenými při pozvání k pohovoru.
• Poskytovatelé prověrek před zaměstnáním, pokud je to nutné k podniknutí kroků k uzavření pracovní smlouvy s vámi a dodržení našich zákonných povinností. Používáme:
  • Jobbatical OU, aby nám pomohla s vaším pracovním povolením a způsobilostí k získání pracovního víza. Další informace o zpracování společností Jobbatical naleznete zde; a
  • Zinc Work Limited, aby nám pomohla s jakýmikoli dalšími požadovanými předběžnými kontrolami, jako např. ověřením trestní bezúhonnosti. Další informace o zpracování údajů společností Zinc naleznete zde.
• Poskytovatelé programátorských testů (Geektastic), pokud je to nutné k podniknutí kroků k uzavření pracovní smlouvy s vámi a posouzení vaší vhodnosti na pozici vývojáře. Upozorňujeme, že společnost Geektastic vás může ohledně výkonnosti v rámci programátorských úloh kontaktovat přímo. Další informace o zpracování údajů společností Geektastic naleznete zde.
• Odborní poradci, jako např. účetní, právníci nebo auditoři, pokud máme povinnost tak učinit, abychom splnili naše zákonné povinnosti nebo bránili či chránili naše práva. 
• Regulační orgány, jiné úřady nebo poskytovatelé pojištění, pokud máme povinnost tak učinit, abychom dodrželi naše zákonné povinnosti, včetně auditů, zveřejnění informací a vyšetřování.

5. Jak přenášíme vaše osobní údaje do zahraničí?

Při sdílení vašich osobních údajů z důvodů uvedených v tomto oznámení o ochraně osobních údajů můžeme vaše osobní údaje potřebovat sdílet s organizacemi (včetně společností ze skupiny DeepL), které sídlí nebo uchovávají vaše osobní údaje mimo EU a Spojené království, včetně USA a Japonska. Zajistíme, aby vaše osobní údaje byly vždy chráněny vhodnými bezpečnostními opatřeními, která vám poskytnou vymahatelná práva a zákonné prostředky nápravy. 

Všichni poskytovatelé zabezpečují svůj transatlantický přenos dat prostřednictvím standardních smluvních doložek. Kromě toho jsme s každým z těchto poskytovatelů uzavřeli smlouvu o zpracování údajů. To znamená, že údaje předané společností DeepL mohou zpracovávat pouze v souladu s našimi pokyny, a ne pro své vlastní účely.

6. Automatizované rozhodování

Skupina DeepL nepoužívá osobní údaje k automatizovanému rozhodování o tom, zda vám bude nabídnuto pracovní místo.

7. Uchovávání vašich údajů

Neúspěšní uchazeči: V případě, že vaše žádost nebude úspěšná, uchováme informace, které jste nám poskytli, maximálně dalších šest měsíců od data, kdy jsme vás informovali o zamítnutí žádosti. Poté tyto údaje automaticky vymažeme, pokud nebudeme mít ze zákona povinnost uchovávat je delší dobu nebo pokud jste neudělili souhlas s delším uchováváním vašich údajů, například pro databázi talentů, jak je uvedeno níže.

Úspěšní uchazeči: Pokud bude po dokončení procesu náboru uzavřena pracovní smlouva, vaše osobní údaje uložíme jako součást vaší osobní složky. Osobní údaje externího pracovníka (freelancera) společnosti DeepL budou uchovávány za účelem plnění smlouvy, která s ním byla uzavřena.

Databáze talentů: Po ukončení procesu náboru se vás zeptáme, zda chcete, abychom údaje z vaší žádosti (ať už byla úspěšná, nebo neúspěšná) uchovali po dobu dvou let pro účely zvažování při budoucích příležitostech ve společnosti DeepL. Po dvou letech se vás znovu zeptáme, zda stále chcete být součástí naší databáze talentů. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat: Pokud tak učiníte, vaše údaje budou automaticky smazány. 

Kdykoli nás můžete požádat o smazání svých údajů e-mailem na privacy@deepl.com. Upozorňujeme, že tímto krokem se odhlašujete ze všech dosud probíhajících procesů podávání žádostí a že nadále platí zákonná doba uchovávání údajů.

8. Vaše práva jako subjektu údajů

Podle platné legislativy o ochraně dat máte řadu práv, a to konkrétně právo na:

• přístup ke svým osobním údajům;
• opravu neúplných nebo nepřesných údajů;
• vymazání osobních údajů, které o vás uchováváme;
• omezení způsobu, jakým s vašimi osobními údaji nakládáme;
• požádání o přenesení vašich osobních údajů třetí straně;
• vznesení námitky vůči tomu, jak vaše osobní údaje zpracováváme; a
• odvolání svého souhlasu, a to kdykoli.

Upozorňujeme však, že některá z těchto práv nemusí být vždy uplatnitelná, protože někdy existují požadavky a výjimky, které mohou znamenat, že osobní údaje musíme nadále zpracovávat nebo je nesdělovat, a jindy se tato práva nemusí vůbec uplatnit.

Máte také právo na podání stížnosti u regulačního orgánu týkající se zpracování skupinou DeepL a jejího dodržování příslušných právních předpisů v rámci ochrany dat. Když se nacházíte v(e):

• Německu, můžete kontaktovat Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen na adrese (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf nebo na (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• EU, můžete kontaktovat místní dozorový úřad. Úplný seznam dozorových úřadů v EU naleznetezde; nebo
• Spojeném království, můžete kontaktovat Úřad komisaře pro informace (Information Commissioner’s Office, ICO). Stížnost můžete podat prostřednictvím webových stránek ICO zde.

9. Změny

Toto oznámení o ochraně osobních údajů může být čas od času aktualizováno a bude vám poskytnuta kopie, pokud budou provedeny jakékoli podstatné změny.