DeepL 지원자 개인정보 보호 고지

1. 서론 및 배경

DeepL 그룹 채용 절차와 관련하여 DeepL은 귀하의 개인정보를 수집 및 처리합니다. DeepL은 당사가 보관하는 지원자 개인정보에 대한 보안을 포함하여 전반적 개인정보 보호를 중요하게 생각하며, 해당 관할권에 적용되는 데이터 보호 법률에 준수하며 이러한 정보를 처리합니다. 

본 개인정보 보호 고지는 (i) DeepL의 개인정보를 수집 방법, (ii) 채용 절차 중 개인정보 처리 방법(공유 방식 포함), (iii) 데이터 주체로서 귀하가 법적 권리를 행사할 수 있는 방법에 대해 안내합니다. 귀하의 채용이 확정될 경우, 고용 계약서와 함께 직원 개인정보 보호 고지 사본을 제공해 드립니다. 당사는 필요하다고 판단될 경우 수시로 본 개인정보 보호 고지를 수시로 변경할 권리가 있으며, 중대한 변경 사항이 있을 경우 이메일로 알려드립니다. 

귀하와 관련하여 DeepL이 수집 및 보유하는 개인 정보가 어떻게 활용되는지 파악하고 이해할 수 있도록, 본 개인 정보 보호 고지를 주의 깊게 읽어주시기 바랍니다.

DeepL 그룹은 다음과 같은 서로 여러 법인으로 구성되어 있습니다.

본 개인정보 보호 고지에서 언급되는 DeepL 그룹은 귀하의 개인정보를 처리하는 주체이자 그에 대한 책임을 가지는 그룹 내 특정 회사를 지칭합니다. 즉, 귀하가 채용될 경우 귀하를 고용하게 될 DeepL 그룹 소속 계열사를 의미합니다.  

어디서 귀하의 개인정보를 관리하는지에 대해 궁금한 점이 있다면, [email protected]으로 문의해 주시기 바랍니다. 당사는 크리스티안 렌츠 박사(Dr. Christian Lenz)를 외부 데이터 보호 책임자로 임명했습니다. 필요하다면 다음 주소, 이메일, 전화로 문의하실 수 있습니다. [주소: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach | 이메일: [email protected] | 전화: +49 2261 8195 0]

2. DeepL은 어떤 개인 정보를 어떤 방식으로 수집하나요?

DeepL은 아래 명시된 바와 같이 귀하가 채용 절차의 일환으로 당사에 직접 제공한 개인 정보, LinkedIn과 같은 전문 소셜 미디어 채널을 통해 당사가 적극적으로 수집한 개인 정보, 또는 채용 담당자(리크루터) 및 DeepL 내부 추천인을 포함한 제3자를 통해 전달받은 개인 정보를 수집 및 처리할 수 있습니다. 

• 연락처 정보: 성명, 우편 주소, 이메일 주소, 전화번호 및 기타 유사한 연락처 정보.
• 인구 통계 데이터: 생년월일, 성별 정체성, 인종 및 민족 배경, 종교, 이민 신분, 성적 지향, 결혼 및 자녀 유무, 노동조합 가입 여부, 건강, 장애 및 신경 다양성에 관한 정보를 포함하여 보다 민감한 개인정보(특별 범주 데이터).
• 채용 정보: 지원서, 이력서, 자기소개서, 고용 기록, 취업 자격 정보, 사진, 여권 등 신분증 사본, 면접 기록(사례 연구 답변 포함), 추천인 정보, 자격 관련 상세 정보, 전문 협회 멤버십 상세 정보, 고용/근무 전 수행한 평가 관련 상세 정보. 
• 메타 데이터: IT 및 통신 시스템 사용 기록, CCTV 영상, 출입 카드/기록 등 전자적으로 수집된 정보. 당사 IT 시스템 또는 기타 IT 애플리케이션 사용 시 생성되는 데이터도 여기에 포함됩니다. 

3. DeepL은 어떤 개인정보를 어떤 목적으로 처리하며, 그에 따른 법적 근거는 무엇인가요?

• 채용 절차 수행과 지원 직무 적합성 평가를 위해, DeepL은 귀하의 연락처 정보 및 채용 정보를 처리합니다. 이는 귀하와의 고용 계약 체결에 필요한 절차를 진행하기 위함입니다. 또한, 당사는 귀하의 직무 적합성을 보다 정확히 평가하고, 지원서 관련된 내부 평가 및 직원 교육을 목적으로, 제3자 애플리케이션 Ashby를 통해 AI 도구로 귀하의 면접 내용을 녹음 및 전사할 수 있습니다. 이는 면접 초청 단계에서 귀하가 밝힌 선호에 따라서만 수행됩니다. 지원서와 관련하여 AI 도구를 사용하는 경우, 이는 단지 참고 목적으로만 활용되며, 사람의 검토 및 평가 없이 자율적으로 결정을 내리는 데 사용되지 않을 것임을 알려드립니다.
• 귀하가 지원 국가에서 근무할 권리가 있는지 확인하기 위해, 당사는 귀하의 잠재적 고용주로서 준수해야 할 법적 의무를 이행하고자 귀하의 채용 정보를 처리합니다. 
• 평등한 기회 보장 및 다양성과 포용성을 갖춘 업무 환경 조성을 위한 DeepL의 약속과 관련하여, 당사는 자발적 참여로 이루어지는 다양성 설문조사의 일환으로 귀하의 인구 통계 데이터를 처리할 수 있습니다. 이는 다양성과 포용성과 관련된 당사의 노력에서 개선이 필요한 부분을 파악하고, 채용 관행이 공정하며 다양한 후보자에게 도달할 수 있도록 보장하기 위해 필요한 절차입니다. 특별 범주 데이터 처리는 귀하의 명시적 동의를 받은 경우에만 수행합니다.해당 설문조사 참여 및 동의는 전적으로 자발적이며, 참여를 원하지 않으셔도 지원에 어떠한 영향도 미치지 않음을 알려드립니다. 모든 질문에 답하지 않거나 일부 질문에만 답변할 수도 있습니다. 또한, 각 질문마다 '답변하고 싶지 않음'을 선택할 수 있습니다.
• 귀하가 가질 수 있는 문제나 우려 사항 처리를 위해, DeepL은 귀하의 연락처 정보 및 채용 정보와 귀하의 문제나 우려 사항과 관련된 기타 개인 정보를 처리합니다. 이는 귀하의 문제나 우려 사항이 적절히 처리되도록 보장하기 위한 당사의 정당한 이익을 위해 필요합니다.
• 범죄 또는 사기 예방 및 탐지, 그리고 보안 목적으로 당사는 귀하의 연락처 데이터 및 메타 데이터를 처리합니다.이는 사무실 보안을 보장하려는 당사의 정당한 이익을 위해 필요한 경우 수행됩니다.
• 당사의 전문적, 법적, 규제적 의무 준수 또는 이행을 지원하기 위해, 당사는 상기 열거된 모든 데이터를 처리합니다. 이는 당사의 법적 의무 이행에 필수적입니다.
• IT 보안 유지 및 액세스 통제 시스템을 위해 당사는 귀하의 연락처 정보 및 메타 데이터를 처리합니다. 이는 IT 시스템 및 보안 관리와 DeepL 시스템에 대한 무단 접근 방지를 위한 당사의 정당한 이익을 위해 필요합니다.

4. DeepL은 내 개인정보를 누구와 공유하며, 공유하는 이유는 무엇인가요?

• 지원자 관리 시스템(Ashby) 적절하고 효율적인 채용 절차 보장을 위한 정당한 이익에 따라 공유합니다. Ashby 데이터 처리에 관한 자세한 정보는 여기서 확인할 수 있습니다. 또한 당사는 자발적 참여로 진행되는 다양성 설문조사와 관련해 Ashby와 협력합니다. Ashby의 기술적 구현 방식으로 인해, 당사는 귀하가 설문에 어떤 응답을 했는지 확인할 수 없음을 알려드립니다. 모든 응답은 기밀로 유지되며 분석을 위해 집계됩니다. 당사와 진행하는 인터뷰를 녹음하거나 필사하는 경우, 해당 자료는 Ashby에서 저장하며, 이는 면접 초청 단계에서 귀하가 밝힌 선호에 따라서만 수행됩니다.
• 채용 전 심사 제공업체 귀하와의 고용 계약서 체결에 필요한 절차 수행과 당사의 법적 의무 준수를 위해 필요한 경우, 다음 업체와 협력합니다.
  • Jobbatical OU 취업 허가 및 취업 비자 취득 자격 확인을 지원합니다. Jobbatical의 데이터 처리에 관한 자세한 정보는 여기서 확인할 수 있습니다.
  • Zinc Work Limited 추가 사전 확인 절차(예: DBS 확인)를 지원합니다. Zinc의 데이터 처리에 관한 자세한 정보는 여기서 확인할 수 있습니다.
• 코딩 테스트 제공 업체(Geektastic) 귀하와의 고용 계약서 체결에 필요한 조치를 취하고 개발자 직무에 대한 적합성을 평가하기 위해 필요한 경우. 주의: Geektastic에서 코딩 테스트 진행과 관련하여 직접 연락할 수 있음을 알려드립니다. Geektastic의 데이터 처리에 관한 자세한 정보는 여기서 확인할 수 있습니다.
• 회계사, 변호사, 감사인 등의 전문 자문가 법적 의무를 준수하거나 당사의 권리를 방어 또는 보호하기 위해 필요한 경우. 
• 규제 기관, 기타 당국 또는 보험사 감사, 공개 의무, 조사를 포함하여 당사가 법적 의무를 준수하기 위해 필요한 경우.

5. DeepL은 내 개인정보를 어떻게 해외로 전송하나요?

본 개인정보 보호 고지에 명시된 이유로 귀하의 개인정보를 공유할 때, 당사는 EU 및 영국 외 지역(미국 및 일본 포함)에 소재하거나 해당 지역에서 귀하의 데이터를 보관하는 조직(DeepL 그룹사 포함)과 귀하의 개인 정보를 공유해야 할 수 있습니다. DeepL은 적절한 안전 조치를 통해 귀하의 개인 정보를 항상 보호하며, 귀하가 집행 가능한 권리를 행사하고 법적 구제를 받을 수 있도록 보장할 것입니다. 

모든 관련 업체는 표준 계약 조항을 통해 대서양 횡단(Transatlantic) 데이터 트래픽을 보호합니다. 또한 당사는 해당 개별 업체와 데이터 처리 계약을 체결하였으며, 이는 해당 업체가 DeepL이 전송한 데이터를 당사 지침에 따라 처리해야 하며 자체 목적을 위해서는 처리할 수 없음을 의미합니다.

6. 자동화된 의사 결정

DeepL 그룹은 자동화된 시스템으로 채용 여부를 결정하기 위해 개인정보를 사용하지 않습니다.

7. 데이터 보관

불합격자: 불합격한 경우, 당사는 귀하가 불합격을 통지받은 날로부터 최대 6개월 동안 귀하가 제공한 정보를 보관합니다. 해당 기간이 지나면 법적으로 더 오랜 기간 보관해야 하거나, 아래 설명된 인재 풀과 같이 귀하가 개인정보의 장기 보관에 동의한 경우를 제외하고, 귀하의 개인정보는 자동으로 삭제됩니다.

합격자: 채용 절차 후 고용 계약이 체결되면, 귀하의 개인정보는 인사 기록의 일부로 저장됩니다. DeepL에서 프리랜서로 일할 경우, 당사는 해당 계약을 이행하기 위한 목적으로 해당 합격자의 개인정보를 저장합니다.

인재 풀: 채용 절차 후, 합격 여부와 무관하게 향후 DeepL 채용 시 귀하를 고려할 수 있도록 지원 정보를 2년간 보관해도 될지 여쭈어볼 것입니다. 이후 2년 후, 당사 인재 풀에 계속 남을지 여부를 다시 한번 여쭈어볼 것입니다. 귀하는 언제든지 동의를 철회할 수 있으며, 동의 철회 시 귀하의 정보는 자동으로 삭제됩니다. 

개인정보 삭제를 요청하시려면 언제든지 [email protected]으로 이메일을 보내주시기 바랍니다. 단, 이 경우 현재 진행 중인 모든 지원 절차를 철회하는 것을 의미하며, 법적 보관 기간은 여전히 적용된다는 점을 유의해 주시기 바랍니다.

8. 정보 주체로서 귀하의 권리

적용 가능한 데이터 보호법에 따라 귀하는 다음과 같은 권리를 보유합니다.

• 본인 개인정보에 접근할 권리
• 불완전하거나 부정확한 정보를 수정할 권리
• 당사가 보유한 본인 개인정보를 삭제할 권리
• 당사의 본인 개인정보 처리 방식을 제한할 권리
• 본인 개인 정보를 제3자에게 이전하도록 요청할 권리
• 본인 개인정보 처리 방식에 이의를 제기할 권리
• 언제든지 동의를 철회할 권리

다만, 일부 권리는 항상 적용되지 않을 수 있음을 유의하시기 바랍니다. 특정 요건이나 예외 사항으로 인해 개인정보 처리를 이어가거나 공개하지 않아야 할 경우가 있을 수 있으며, 또는 해당 권리가 전혀 적용되지 않는 경우도 존재합니다.

또한, 귀하는 DeepL 그룹의 처리 활동 및 관련 데이터 보호 법률 준수 여부에 대해 규제 기관에 불만을 제기할 권리가 있습니다. 지역별 관련 기관 정보는 다음과 같습니다.

• 독일, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, (i)주소: Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf, (ii)이메일: [email protected] 
• EU, 지역 감독기관 - 유럽 지역 전체 감독기관 정보는 여기를 참조.
• UK, 정보 위원회(Information Commissioner’s Officer, “ICO”) 및 여기서 ICO 웹사이트를 통해 불만 제기 가능.

9. 변경 사항

본 개인정보 보호 고지는 수시로 업데이트될 수 있으며, 중대한 변경이 있을 경우 사본을 제공해 드립니다.