DeepL 应聘者隐私声明

1.简介与背景

在您与 DeepL 集团进行的招聘过程中，我们将收集并处理您的个人信息。我们高度重视您个人信息的隐私（包括安全性），并仅根据您所在司法管辖区的适用数据保护法律进行处理。 

本隐私声明旨在告知您：(i) 我们如何收集您的个人信息；(ii) 我们如何在招聘过程中处理这些个人信息（包括可能的共享方式）；以及 (iii) 您作为数据主体如何行使您的法定权利。若您的申请成功，我们将随合同一并向您提供一份员工隐私声明的复制。我们有权根据需要不时修订本隐私声明，如有重大变更，我们将通过电子邮件通知您。 

您应仔细阅读本隐私声明，以便了解并理解我们如何使用所收集和持有的关于您的信息。

DeepL 集团由以下不同法律实体组成：

在本隐私声明中提及“DeepL集团”时，我们指的是该集团中作为您的个人信息控制者并对此负责的公司——若您的申请成功，这将是由您受雇的DeepL集团实体。  

如果您对哪一家实体是您的个人信息控制者有任何疑问，请联系 privacy@deepl.com。 我们已任命 Dr.Christian Lenz 博士担任我们的外部个人信息保护专员。您可以通过以下地址致信 克里斯蒂安·伦茨博士Lenz 博士，请通过以下地址致函：dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr.10a, 51647 Gummersbach，或发送电子邮件至 datenschutz@dhpg.com，或致电 +49 2261 8195 0 联系伦茨博士。我们收集哪些个人数据，以及如何收集？

2.我们收集哪些个人信息，以及如何收集？

如下文所述，在您作为招聘流程的一部分直接向我们提供个人信息、我们通过您的职业社交媒体渠道（如LinkedIn）主动获取个人信息，或我们通过包括招聘机构和DeepL员工推荐人在内的第三方收到个人信息时，我们可能会收集和处理您的以下个人信息： 

• 联系方式：全名、邮寄地址、电子邮件地址、电话号码及其他类似联系信息。
• 人口统计数据：出生日期、性别认同，以及更敏感的个人信息（也称为特殊类别数据），包括与种族和族裔背景、宗教信仰、移民身份、性取向、婚姻状况和父母身份、工会会员身份有关的信息，或关于您的健康、残疾和神经多样性的信息。
• 招聘信息：申请表、简历、求职信、工作经历、工作许可信息、照片、身份证件复制（如护照）、面试记录（包括案例分析答题）、推荐信、学历详情、专业会员资格详情，以及入职前参加的任何评估详情。 
• 元数据：电子方式收集的信息，例如信息技术和通信系统的使用情况、闭路电视图像以及刷卡/出入记录。这还包括在使用我们的IT系统或其他IT应用程序时生成的数据。 

3.我们为何处理您的个人信息？处理哪些个人信息？我们的合法依据是什么？

• 为了开展我们的招聘流程，并评估您是否适合在DeepL申请的职位，我们将处理您的联系信息和招聘信息。我们这样做是为了采取必要措施，与您签订雇佣合同。 我们还可能通过第三方服务提供商 Ashby 使用人工智能工具录制并转录您的面试内容，以便更好地评估您是否适合该职位，并用于与您的申请相关的内部分析以及员工培训目的。我们仅会根据您在收到面试邀请时所设定的偏好进行上述操作。 请注意，当我们针对您的申请使用人工智能工具时，这些工具仅用于提供参考，不会在未经人工审查和评估的情况下自主做出决策。 
• 为确保您在受聘的相应国家拥有工作许可，我们将处理您的招聘信息，以确保我们作为您的潜在雇主履行应尽的法律义务。 
• 出于平等机会的目的，并基于我们致力于营造一个多元化和包容性工作环境的承诺，我们可能会在自愿参与的多样性调查中处理您的“人口统计数据”。此举旨在识别我们在多元化和包容性工作中的改进领域，并确保我们的招聘实践公平公正且能够覆盖广泛的候选人群体。若我们处理特殊类别数据，仅在获得您的明确同意后才会进行。请注意，参与调查并给予同意完全是自愿的，如果您不愿参与，您的申请不会受到影响。您也可以选择不回答任何问题或只回答部分问题。您还可以选择在每个问题上点击“我宁愿不回答”。
• 为处理您可能遇到的任何问题或疑虑，我们将处理您的联系数据和招聘信息，以及构成您提出的问题或疑虑的一部分或与您相关的任何其他个人信息。这是为了保障我们的合法权益，确保您的问题或疑虑得到妥善处理。
• 为预防和侦查犯罪或欺诈，以及出于安全目的 ，我们将处理您的联系数据和元数据。我们出于确保办公场所安全的合法利益，在必要时进行此类处理。
• 为了协助我们维护或履行我们的专业、法律和监管义务，我们将处理上述所有数据。这是履行我们法律义务所必需的。
• 为了维护 IT 安全以及访问控制系统 ，我们将处理您的联系数据和元数据。这是为了维护我们管理 IT 系统和安全以及防止未经授权访问 DeepL 系统的合法利益所必需的。

4.我们会与谁共享您的个人信息，以及出于什么原因？

• 应聘者管理系统（Ashby） 基于我们的合法利益，旨在确保招聘流程的适当性和效率。您可以在此处查看有关 Ashby 数据处理的更多信息。 我们还与 Ashby 合作开展自愿性多样性调查。请注意，由于 Ashby 的技术实现方式，我们无法查看您在调查中的具体回答内容。所有答复均将保密，并以汇总形式用于分析。 如果我们录制或转录您与我们的面试内容，这些内容将由 Ashby 存储，且仅按照您在受邀参加面试时所设定的偏好进行处理
• 入职前背景调查服务提供商 ，此举旨在与您签订雇佣合同并履行我们的法律义务。我们使用：
  • Jobbatical OU 协助我们处理您的工作许可及工作签证申请资格。您可点击此处查看有关 Jobbatical 数据处理的更多信息；以及
  • Zinc Work Limited协助我们进行任何必要的额外预先核查，例如DBS背景调查。您可以在此处查阅有关Zinc数据处理的更多信息。
• 编程挑战平台（Geektastic 和 HackerRank）将根据需要采取措施，与您签订合同，并评估您是否适合开发人员职位。请注意，Geektastic 或 HackerRank（如相关且适用）可能会就编程挑战的表现直接与您联系。您可以在此处查阅有关 Geektastic 数据处理的更多信息，以及在此处.查阅有关 HackerRank 数据处理的更多信息。
• 专业顾问，例如会计师、律师或审计师 ——当我们为履行法律义务或为维护、保护自身权利而必须这样做时。 
• 监管机构、其他主管部门或保险提供商 ——当我们需要这样做以履行法律义务时，包括与审计、信息披露和调查相关的义务。

5.我们如何进行个人信息的跨境传输？

在基于本隐私声明所述原因共享您的个人信息时，我们可能需要将您的个人信息共享给位于欧盟和英国境外（包括美国和日本）或将您的个人信息存储在这些地区的组织（包括 DeepL 集团公司）。我们将确保您的个人信息始终受到适当保障措施的保护，以保障您享有可执行的权利和法律救济。 

所有服务提供商均通过标准合同条款保障其跨大西洋数据传输的安全。此外，我们已与上述各服务提供商分别签订了数据处理协议，这意味着他们只能根据我们的指示处理 DeepL 传输的数据，而不得将其用于自身目的。

6.自动化决策

DeepL 集团不会利用个人信息来自动决定是否向您提供工作机会。

7.数据的保留

未录用候选人：若您的应用程序未获通过，我们将自通知您之日起，将您提供的信息保留最长六个月。此后，我们将自动删除这些数据，除非法律要求我们保留更长时间，或者您已同意延长数据存储期限（例如，用于下文所述的人才库）。

录用候选人：若在招聘流程结束后签订了雇佣合同，我们将把您的个人信息作为人事档案的一部分进行存储。如您以自由职业者身份在 Deep 任职，我们将出于执行您与我们的合同之目的而存储您的个人数据。

人才库：在招聘流程结束后，我们将询问您是否希望我们将您的应聘资料存档两年（无论是否录用），以便我们在DeepL未来出现职位空缺时考虑您的申请。两年后，我们将再次询问您是否仍希望留在我们的人才库中。您可以随时撤回您的同意：若您选择撤回，您的数据将被自动删除。 

您可随时通过发送电子邮件至 privacy@deepl.com 要求我们删除您的数据。请注意，此举意味着您将退出所有正在进行的申请流程，且法定保留期仍然适用。

8.您作为数据主体的权利

根据适用的数据保护法规，您享有以下权利：

• 访问您的个人信息；
• 更正不完整/不准确的数据；
• 删除我们持有的关于您的个人信息；
• 限制我们对您个人信息的处理方式；
• 要求我们将您的个人信息转移给第三方；
• 反对 我们处理您个人信息的方式；以及
• 随时撤回您的同意。

但请注意，其中某些权利可能并非始终适用，因为有时存在相关要求和豁免条款，这可能意味着我们需要继续处理个人信息或不予披露；此外，在某些情况下，这些权利可能完全不适用。

英国居民可通过 privacy@deepl.com 向我们提出投诉。我们将在 30 天内确认收到您的投诉，并在此期间随时向您提供信息。您还有权就 DeepL 集团的处理活动及其在适用数据保护法规下的合规情况向监管机构提出投诉。如果您身处：

• 德国，您可以联系北莱茵-威斯特法伦州数据保护与信息自由专员（Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen），地址为：(i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf；或 (ii) poststelle@ldi.nrw.de； 
• 欧盟，您可以联系当地的监管机构——欧盟监管机构的完整列表可查阅此处；或
• 英国，您可以联系信息专员办公室（“ICO”），并通过 ICO 网站此处提交投诉。

9.变更

本隐私声明可能会不时更新，如有重大修改，我们将向您提供更新版本的复制。