Aviso de privacidad de DeepL para candidatos

1. Introducción y contexto

En relación con el proceso de selección en el que vas a participar con DeepL Group, te informamos de que procederemos a la recogida y tratamiento de tus datos personales. Nos comprometemos seriamente con la privacidad y seguridad de tus datos personales. Solo los utilizamos siguiendo la normativa de protección de datos aplicable en tu jurisdicción. 

El presente aviso de privacidad tiene por objeto informar sobre: (i) cómo recopilamos tus datos personales, (ii) cómo los tratamos durante el proceso de selección (incluyendo con quién podríamos compartirlos) y (iii) cómo puedes ejercer tus derechos en materia de protección de datos. Si superas el proceso de selección, te facilitaremos la política de privacidad para empleados junto con tu contrato. Nos reservamos el derecho a actualizar el presente aviso de privacidad si lo consideramos necesario. En tal caso, te notificaremos cualquier cambio significativo por correo electrónico. 

Te recomendamos leer atentamente este aviso de privacidad para que sepas y comprendas cómo utilizamos la información que recopilamos y conservamos sobre ti.

DeepL Group se compone de las siguientes entidades legales:

Cuando hacemos referencia a DeepL Group en este aviso de privacidad, nos referimos a la empresa que actúa como responsable del tratamiento de tus datos personales. Esta será la entidad de DeepL Group que te contratará en caso de tu candidatura resulte seleccionada.  

Si tienes alguna duda sobre qué entidad gestiona tus datos personales, puedes escribirnos un correo electrónico a privacy@deepl.com. Hemos nombrado al Dr. Christian Lenz como nuestro delegado de protección de datos (DPO) externo. Puedes ponerte en contacto con el Dr. Lenz escribiéndole a la siguiente dirección: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, por correo electrónico a datenschutz@dhpg.com o por teléfono al +49 2261 8195 0.

2. ¿Qué datos personales recopilamos y cómo los obtenemos?

Como se detalla a continuación, podemos recopilar y tratar tus datos personales cuando nos los facilites directamente durante el proceso de selección, cuando los obtengamos a través de tus redes sociales profesionales (como LinkedIn) o cuando nos lleguen a través de terceros, como agencias de selección de personal o recomendaciones de empleados de DeepL. 

• Datos de contacto: Nombre y apellidos, dirección postal, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros datos de contacto similares.
• Datos demográficos: Fecha de nacimiento, identidad de género, así como otros datos personales más sensibles (también conocidos como categorías especiales de datos), que incluyen información relativa al origen racial o étnico, convicciones religiosas, estatus migratorio, orientación sexual, estado civil y situación familiar, afiliación sindical o información sobre tu salud, discapacidad y neurodiversidad.
• Información sobre el proceso de selección: Formularios de solicitud, currículums, cartas de presentación, historial laboral, información sobre el derecho a trabajar, fotografía, una copia de tu DNI o pasaporte, notas de entrevistas (incluyendo respuestas a casos prácticos), referencias, títulos académicos o cualificaciones, datos de afiliaciones profesionales y resultados de cualquier evaluación completada antes de la contratación. 
• Metadatos: Información recopilada por medios electrónicos, como el uso de los sistemas informáticos y de comunicación, imágenes de videovigilancia y registros de control de acceso o tarjetas identificativas. Esto también incluye los datos generados al utilizar nuestros sistemas informáticos u otras aplicaciones. 

3. ¿Para qué tratamos tus datos personales, qué información utilizamos y cuál es la base jurídica que lo legitima?

• Para llevar a cabo nuestro proceso de selección y valorar si tu perfil se ajusta al puesto solicitado en DeepL, trataremos tus datos de contacto y la información relativa al proceso de selección. Hacemos esto con el fin de adoptar las medidas necesarias para formalizar tu contrato de trabajo. También es posible que utilicemos herramientas de IA para para grabar y transcribir tu entrevista a través de nuestro proveedor externo Ashby. El objetivo es valorar mejor tu idoneidad para el puesto, así como llevar a cabo análisis internos relacionados con tu candidatura y para la formación de nuestro personal. Solo procederemos de acuerdo con las preferencias que indiques cuando te invitemos a la entrevista. Te informamos de que el uso de herramientas de IA en tu proceso de selección tiene fines meramente orientativos. En ningún caso se usarán para tomar decisiones de forma autónoma sin la revisión y evaluación de un equipo humano. 
• Para verificar que cuentas con el permiso de trabajo correspondiente en el país de contratación, trataremos tus datos de selección con el fin de cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sujetos como posible empleador. 
• Con el fin de garantizar la igualdad de oportunidades y como parte de nuestro compromiso de fomentar un entorno de trabajo diverso e inclusivo, trataremos tus datos demográficos en el marco de nuestra encuesta voluntaria de diversidad. Esto es necesario para identificar áreas de mejora en materia de diversidad e inclusión y para garantizar que nuestros procesos de selección sean equitativos y lleguen a un amplio abanico de candidatos. En los casos en que tratemos datos de categorías especiales, lo haremos únicamente si contamos con tu consentimiento explícito.Te informamos de que participar en la encuesta y dar tu consentimiento es estrictamente voluntario. Tu proceso de selección no se verá afectado en caso de que decidas no hacerlo. También puedes optar por no responder a ninguna pregunta o solo a algunas. Asimismo, tienes la opción de marcar «Prefiero no contestar» en cada pregunta.
• Para resolver cualquier incidencia o consulta que pueda surgir, trataremos tus datos de contacto y la información relativa al proceso de selección, así como aquellos datos de carácter personal que formen parte de la incidencia comunicada o que estén relacionados contigo. Esto es necesario por nuestro interés legítimo, con el fin de garantizar que tus reclamaciones o consultas sean atendidas adecuadamente.
• Para prevenir y detectar delitos y fraudes, así como por motivos de seguridad, procederemos al tratamiento de tus datos de contacto y metadatos. Hacemos esto según sea necesario por nuestro interés legítimo de garantizar la seguridad de nuestras oficinas.
• Para ayudarnos a cumplir o hacer cumplir nuestras obligaciones profesionales, legales y reglamentarias, procederemos al tratamiento de todos los datos anteriormente mencionados. Esto es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales.
• Para garantizar la seguridad informática y gestionar los sistemas de control de acceso, procederemos al tratamiento de tus datos de contacto y metadatos. Esto es necesario por nuestro interés legítimo relativo a la gestión de sistemas informáticos y la seguridad, así como para prevenir el acceso no autorizado a los sistemas de DeepL.

4. ¿Con quién compartimos tus datos personales y por qué?

• Sistema de gestión de candidaturas (Ashby), en virtud de nuestro interés legítimo para garantizar un proceso de selección adecuado y eficiente. Puedes obtener más información sobre el tratamiento de datos de Ashby aquí. También colaboramos con Ashby para nuestra encuesta voluntaria sobre diversidad. Te informamos de que, debido a la integración técnica de Ashby, no tenemos acceso a lo que respondiste en la encuesta. Todas las respuestas serán confidenciales y se analizarán de forma conjunta. En caso de que grabemos o transcribamos tu entrevista, Ashby la almacenará únicamente de acuerdo con las preferencias que indiques cuando te invitemos a la entrevista.
• Proveedores de verificación de datos, según sea necesario para formalizar el contrato de trabajo y cumplir con nuestras obligaciones legales. Utilizamos:
  • Jobbatical OU para tramitar tu permiso de trabajo y verificar si cumples los requisitos para obtener un visado de trabajo. Puedes obtener más información sobre el tratamiento de datos de Jobbatical aquí; y
  • Zinc Work Limited para gestionar cualquier trámite de verificación previa adicional, como la solicitud de antecedentes penales. Puedes obtener más información sobre el tratamiento de datos de Zinc aquí.
• Proveedores de retos de programación (Geektastic y HackerRank) en la medida necesaria para llevar a cabo los trámites para firmar un contrato de trabajo contigo y evaluar tu idoneidad para puestos de desarrollador. Ten en cuenta que Geektastic o HackerRank (según corresponda y en su caso) pueden ponerse en contacto contigo directamente en relación con la realización de los retos de programación. Puedes encontrar más información sobre el tratamiento de datos por parte de Geektastic aquí y de HackerRank aquí.
• Asesores profesionales, como asesores fiscales, abogados o auditores, en los casos en que sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales o para la defensa o protección de nuestros derechos. 
• Entidades reguladoras, otras autoridades competentes o proveedores de seguros, en los casos en que sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, incluyendo auditorías, requerimientos de información e investigaciones.

5. ¿Cómo transferimos tus datos personales a otros países?

Al facilitarnos tus datos personales para los fines previstos en este aviso de privacidad, es posible que debamos compartirlos con otras entidades (incluidas las empresas de DeepL Group) que operen o almacenen datos fuera de la UE y del Reino Unido, incluyendo EE. UU. y Japón. Tus datos personales contarán siempre con las medidas de seguridad necesarias para que puedas ejercer tus derechos y emprender acciones legales. 

Todos los proveedores garantizan la seguridad del tráfico transatlántico de datos mediante cláusulas contractuales tipo. Asimismo, hemos suscrito un contrato de encargo de tratamiento de datos con cada uno de estos proveedores. Esto garantiza que solo tratarán los datos transmitidos por DeepL siguiendo nuestras instrucciones y nunca para sus fines propios.

6. Toma de decisiones automatizadas

DeepL Group no utiliza datos personales para tomar decisiones automatizadas sobre tu idoneidad para un puesto de trabajo.

7. Plazo de conservación de los datos

Candidaturas no seleccionadas: En caso de que tu candidatura quede descartada, conservaremos la información facilitada durante un máximo de seis meses a partir de la fecha de notificación. Transcurrido este plazo, eliminaremos los datos automáticamente, a menos que exista una obligación legal de conservarlos o que hayas dado tu consentimiento para almacenarlos por más tiempo (p. ej., para nuestra bolsa de empleo, como se detalla más adelante).

Candidaturas seleccionadas: Si, tras el proceso de selección, se formaliza un contrato de trabajo, conservaremos tus datos personales como parte de tu expediente laboral. Al trabajar por cuenta propia para DeepL, tus datos personales se almacenarán con el fin de ejecutar tu contrato con nosotros.

Bolsa de empleo: Tras el proceso de selección, te consultaremos si deseas que conservemos tus datos durante dos años (independientemente del resultado del proceso de selección actual), para que podamos tenerte en cuenta para futuras vacantes en DeepL. Transcurridos dos años, volveremos a preguntarte si deseas seguir formando parte de nuestra bolsa de empleo. Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento. En tal caso, procederemos a eliminar tus datos automáticamente. 

Si deseas que eliminemos tus datos, solo tienes que enviarnos un correo electrónico a privacy@deepl.com. Ten en cuenta que esto implica el abandono de cualquier proceso de selección aún en curso y que el plazo legal de retención de datos se mantiene vigente.

8. Tus derechos como titular de los datos

La legislación vigente en materia de protección de datos te otorga los siguientes derechos:

• acceder a tus datos personales;
• corregir los datos incompletos o inexactos;
• eliminar los datos personales que conservamos sobre ti;
• limitar el tratamiento de tus datos personales;
• solicitar la transferencia de tus datos personales a otra entidad;
• oponerte al tratamiento de tus datos personales; y
• revocar tu consentimiento cuando lo desees.

No obstante, te informamos de que algunos de estos derechos podrían no ser aplicables en todos los casos. En ocasiones, existen requisitos y exenciones legales por los que deberemos seguir tratando tus datos o no revelarlos; en otros casos, es posible que estos derechos no puedan ejercerse en absoluto.

Los residentes en el Reino Unido pueden presentarnos una reclamación a través de privacy@deepl.com. Te confirmaremos la recepción de tu reclamación en un plazo de 30 días y te proporcionaremos información en todo momento. Asimismo, tienes derecho a presentar una reclamación ante el organismo regulador en relación con el tratamiento de datos de DeepL Group y el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos. Si te encuentras en:

• Alemania, puedes ponerte en contacto con el comisionado de Protección de Datos y Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia; dirección: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Alemania; correo electrónico: poststelle@ldi.nrw.de. 
• la UE, puedes dirigirte a la autoridad de control competente de tu país. Encontrarás el listado completo de las autoridades de control de la UEaquí; o
• el Reino Unido, puedes contactar con la ICO (Information Commissioner’s Officer) y presentar una reclamación a través de su página web, haciendo clicaquí.

9. Cambios

El presente aviso de privacidad podrá ser objeto de modificaciones puntuales. En tal caso, te enviaremos una copia actualizada siempre que se lleven a cabo cambios significativos.