Avis de confidentialité DeepL pour les candidats

1. Introduction et contexte

DeepL collectera et traitera vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement auquel vous participez. Nous prenons la confidentialité et la sécurité de vos données au sérieux, et traitons ces données conformément à la législation en matière de protection des données applicable dans votre région.

Cet avis de confidentialité vous explique (i) comment nous collectons vos données à caractère personnel ; (ii) comment nous traitons, et éventuellement partageons, ces données dans le cadre du processus de recrutement ; et (iii) comment faire valoir vos droits en tant que personne concernée. Si votre candidature est retenue, nous vous fournirons une copie de l’avis de confidentialité applicable aux employés avec votre contrat. Nous nous réservons le droit de modifier cet avis de confidentialité de temps à autre si nous le jugeons nécessaire, et nous vous informerons de tout changement important par e-mail. 

Nous vous conseillons de lire attentivement cet avis de confidentialité pour savoir comment nous utilisons les informations que nous recueillons sur vous.

Le groupe DeepL est constitué des entités juridiques suivantes :

Lorsque nous faisons référence au groupe DeepL dans cet avis de confidentialité, nous renvoyons à l’entité qui agit à titre de responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Autrement dit, à l’entité qui vous embauchera si votre candidature est retenue.  

Si vous avez un doute sur l’entité qui sera responsable du traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter [email protected]. Nous avons désigné Dr Christian Lenz comme notre délégué à la protection des données. Vous pouvez contacter Dr Lenz par courrier : dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach ; par e-mail : [email protected] ; ou par téléphone : +49 2261 8195 0.

2. Quelles données à caractère personnel collectons-nous et comment ?

Nous pourrions recueillir et traiter les données à caractère personnel suivantes, si vous nous les fournissez directement dans le cadre du processus de recrutement, si nous les avons trouvées sur vos médias sociaux professionnels comme LinkedIn, ou si elles nous sont transmises par des tiers comme des recruteurs et des employés de DeepL référents. 

• Coordonnées : Nom complet, adresse postale, e‑mail, numéro de téléphone et autres informations similaires.
• Données démographiques : Date de naissance, identité de genre et données à caractère personnel sensibles, relatives notamment à l’origine raciale et ethnique, à l’appartenance religieuse, au statut d’immigration, à l’orientation sexuelle, à la situation matrimoniale et parentale, à l’appartenance à un syndicat, ou relatives à la santé, au handicap et à la neurodiversité.
• Informations de recrutement : Formulaires de candidature, CV, lettres de motivation, parcours professionnel, informations relatives au droit de travailler, photo, copie de votre pièce d’identité (ex. : passeport), notes d’entretien (y compris les réponses aux études de cas), références, précisions sur vos qualifications, sur vos affiliations professionnelles et sur d’éventuelles évaluations que vous avez passées avant votre embauche. 
• Métadonnées : Informations recueillies par voie électronique, comme l’utilisation des systèmes informatiques et de communication, les images de vidéosurveillance et les enregistrements d’accès par carte. Cela comprend également les données générées pendant l’utilisation de nos systèmes ou applications informatiques. 

3. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel, que traitons-nous et sur quelle base juridique ?

• Pour mener à bien notre processus de recrutement et évaluer votre aptitude à occuper le poste auquel vous avez postulé chez DeepL, nous traiterons vos coordonnées et vos informations de recrutement. Nous le faisons pour conclure un contrat de travail avec vous. Par notre fournisseur tiers Ashby, nous pouvons également utiliser des outils d’IA pour enregistrer et transcrire votre entretien, afin de mieux évaluer votre aptitude à occuper un poste, et à des fins de formation du personnel et d’analyse interne liée à votre candidature. Nous le ferons dans la limite de vos préférences, qui vous seront demandées lorsque vous serez invité à un entretien. Notez que les outils d’IA potentiellement utilisés dans le cadre de votre candidature ne sont utilisés qu’à titre indicatif, et non pas pour prendre des décisions autonomes sans évaluation humaine. 
• Nous traiterons vos informations de recrutement pour vérifier que vous avez le droit de travailler dans le pays où vous êtes embauché et pour respecter nos obligations légales en tant qu’employeur potentiel. 
• Pour garantir l’égalité des chances et un environnement de travail inclusif et diversifié, nous pourrions traiter vos données démographiques dans le cadre de notre enquête volontaire sur la diversité. Cette démarche est nécessaire pour repérer les améliorations à apporter à nos initiatives en matière de diversité et d’inclusion, et pour garantir que nos pratiques de recrutement soient équitables et touchent un large éventail de candidats. Nous ne traiterons des données sensibles vous concernant que si vous y consentez explicitement.Veuillez noter que votre participation à l’enquête et votre consentement sont entièrement volontaires et n’ont aucune conséquence sur votre candidature. Vous pouvez aussi choisir de ne répondre qu’à certaines questions. Vous avez la possibilité de cocher l’option « Je ne préfère pas répondre » pour chacune des questions.
• Si vous soulevez un problème ou une question, nous traiterons vos coordonnées, vos informations de recrutement et toute autre donnée à caractère personnel relevant du problème ou de la question soulevée. Cette démarche est dans notre intérêt légitime, puisqu’elle nous permet de résoudre vos problèmes ou de répondre adéquatement à vos questions.
• Pour prévenir et détecter les crimes et les fraudes, et à des fins de sécurité, nous traiterons vos coordonnées et vos métadonnées. Le traitement se fera dans la mesure nécessaire à nos intérêts légitimes, pour garantir la sécurité de nos bureaux.
• Afin de respecter nos obligations professionnelles, juridiques et réglementaires, nous traiterons toutes les données mentionnées ci-dessus. Le traitement se fera dans la mesure nécessaire au respect de nos obligations juridiques.
• À des fins de sécurité informatique et de contrôle d’accès, nous traiterons vos coordonnées et vos métadonnées. Le traitement se fera dans la mesure nécessaire à notre intérêt légitime, qui porte sur la gestion des systèmes et de la sécurité informatiques, et la prévention des accès non autorisés aux systèmes de DeepL.

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel et pourquoi ?

• Le système de gestion des candidatures (Ashby) dans le cadre de nos intérêts légitimes, pour garantir un processus de recrutement efficace et adapté. Vous pouvez trouver plus d’information sur les modalités de traitement des données d’Ashby ici. Nous travaillons également avec Ashby dans le cadre de notre enquête volontaire sur la diversité. Sachez que l’intégration technique avec Ashby ne nous permet pas de voir vos réponses à l’enquête. Toutes les réponses restent confidentielles et seront agrégées à des fins d’analyse. Si votre entretien est enregistré ou transcrit, il sera conservé par Ashby conformément aux préférences que vous avez définies avant l’entretien.
• Des prestataires chargés des vérifications préalables à l’embauche, dans la mesure nécessaire à la conclusion d’un contrat de travail avec vous et au respect de nos obligations juridiques. Nous utilisons :
  • Jobbatical OÜ, qui nous aide à obtenir de votre permis de travail et à déterminer votre admissibilité au visa nécessaire. Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données de Jobbatical, rendez-vous ici ; et
  • Zinc Work Limited, qui nous aide à mener toute autre vérification préalable requise (ex. : vérification DBS). Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données de Zinc, rendez-vous
• Des fournisseurs de tests de codage (Geektastic), dans la mesure nécessaire à la conclusion d’un contrat de travail avec vous et à l’évaluation de votre aptitude à occuper un poste de développement. Veuillez noter que Geektastic pourrait vous contacter directement pour organiser les tests de codage. Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données de Geektastic, rendez-vous ici.
• Des conseillers professionnels, tels que des comptables, des avocats ou des auditeurs, lorsque nous sommes tenus de le faire pour respecter nos obligations juridiques ou pour défendre ou protéger nos droits. 
• Des autorités de contrôle ou d’autres autorités et des assureurs, lorsque nous sommes tenus de le faire pour respecter nos obligations juridiques, notamment dans le cadre d’audits, de divulgations et d’enquêtes.

5. Comment transférons-nous vos données à caractère personnel à l’international ?

Nous pourrions devoir partager vos données à caractère personnel, pour les raisons définies dans le présent avis de confidentialité, avec des organisations (y compris des sociétés du groupe DeepL) établies ou stockant vos données en dehors de l’UE et du Royaume‑Uni, notamment aux États-Unis et au Japon. Nous veillerons à ce que vos données à caractère personnel soient toujours protégées par des mesures appropriées vous assurant des droits exécutoires et des voies de recours. 

Les fournisseurs sécurisent leurs transferts de données transatlantiques par des clauses contractuelles types. Nous avons également conclu avec ces fournisseurs un accord de traitement des données, qui leur impose des consignes pour le traitement des données transmises par DeepL et leur interdit de les utiliser à leurs propres fins.

6. Prise de décision automatisée

Le groupe DeepL n’utilise pas les données à caractère personnel pour prendre des décisions automatisées sur l’octroi d’un poste.

7. Conservation de vos données

Candidats non retenus : Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons les données que vous nous avez fournies pendant six mois maximum, à compter de la date à laquelle vous êtes notifié. Nous supprimerons ensuite automatiquement vos données, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps ou si vous avez consenti à ce qu’elles soient conservées plus longtemps (ex. : base de candidatures décrite ci-dessous).

Candidats retenus : Si votre candidature débouche sur un contrat de travail, nous conserverons vos données à caractère personnel dans votre dossier d’employé. Si vous êtes un collaborateur indépendant de DeepL, nous conserverons vos données à caractère personnel afin d’exécuter le contrat qui nous lie.

Base de candidatures : Au terme du processus de recrutement, nous vous demanderons si vous souhaitez que nous conservions votre candidature (qu’elle ait été retenue ou non) pendant deux ans pour de futurs postes à pourvoir chez DeepL. Après deux ans, nous vous demanderons si vous souhaitez toujours faire partie de notre base de candidatures. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment ; vos données seront alors supprimées automatiquement. 

Vous pouvez à tout moment nous demander de supprimer vos données en envoyant un e-mail à [email protected]. Vous retirez de fait toute candidature en cours, mais la durée de conservation légale s’applique toujours.

8. Vos droits en tant que personne concernée

En vertu des lois applicables en matière de protection des données, vous avez le droit :

• d’accéder à vos données à caractère personnel ;
• de corriger les données erronées ou incomplètes ;
• de supprimer les données à caractère personnel que nous conservons sur vous ;
• de limiter le traitement de vos données à caractère personnel ;
• de nous demander de transférer vos données à caractère personnel à un tiers ;
• de refuser les modalités de traitement de vos données à caractère personnel ; et
• de retirer votre consentement à tout moment.

Toutefois, certains de ces droits pourraient ne pas toujours s’appliquer : il arrive que nous devions continuer à traiter les données à caractère personnel, que nous ne puissions pas les divulguer, ou que ces droits soient tout simplement inapplicables.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle concernant le traitement des données par le groupe DeepL et sa conformité à la législation applicable en matière de protection des données. Si vous êtes :

• en Allemagne, vous pouvez écrire au Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, à l’adresse (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf ; ou (ii) [email protected] ; 
• en Europe, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle locale. La liste complète des autorités de contrôle européennes peut être consultéeici ; ou
• au Royaume-Uni, vous pouvez contacter l’Information Commissioner’s Officer (« ICO ») et transmettre votre plainte sur le site web de l’ICO ici.

9. Changements

Le présent avis de confidentialité peut être mis à jour de temps à autre. Une copie vous sera fournie en cas de modifications importantes.