DeepL Aday Gizlilik Bildirimi

1. Giriş ve Arka Plan

DeepL Group ile girmiş olduğunuz işe alım süreciyle bağlantılı olarak, kişisel verilerinizi toplayacak ve işleyeceğiz. Sizin hakkınızda sahip olduğumuz kişisel bilgilerin gizliliğini ve güvenliğini ciddiye alıyor ve bu bilgileri yalnızca kendi yargı alanınızda geçerli olan veri koruma yasaları uyarınca işliyoruz. 

İşbu gizlilik bildirimi, (i) kişisel verilerinizi nasıl topladığımızı; (ii) bu verileri işe alım sürecinde nasıl işlediğimizi (bu verileri nasıl paylaşabileceğimiz de dahil olmak üzere) ve (iii) veri sahibi olarak yasal haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi size bildirmektedir. Başvurunuzun kabul edilmesi halinde, çalışan gizlilik bildirimimizin bir kopyasını da sözleşmenizin yanında size sağlayacağız. Bu gizlilik bildirimini zaman zaman gerekli gördüğümüz gibi değiştirme hakkına sahibiz ve önemli değişiklikler olması durumunda size e-posta yoluyla bildireceğiz. 

Topladığımız ve sakladığımız bilgileri nasıl kullandığımızı bilmeniz ve anlayabilmeniz için bu gizlilik bildirimini dikkatlice okumanız gerekmektedir.

DeepL Group, aşağıdaki farklı tüzel kişiliklerden oluşmaktadır:

Bu gizlilik bildiriminde DeepL Group’a atıfta bulunduğumuz durumlarda, kişisel verilerinizin veri sorumlusu ve sorumlusu olan grup şirketine atıfta bulunmaktayız; bu, başvurunuzun kabul edilmesi durumunda sizi istihdam edecek olan DeepL Group kuruluşudur.  

Kişisel verilerinizin veri sorumlusu olan kuruluş hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen [email protected] adresi ile iletişime geçin. Kurum dışı Veri Koruma Görevlimiz olarak Dr. Christian Lenz’i atamış durumdayız. Dr. Lenz ile dhpg IT-Hizmetler GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach adresine mektup göndererek ,[email protected] adresine e-posta göndererek veya +49 2261 8195 0 numaralı telefonu arayarak iletişime geçebilirsiniz.

2. Hangi kişisel verileri topluyoruz ve bunları nasıl topluyoruz?

Aşağıda belirtildiği üzere, işe alım süreci kapsamında bize doğrudan sağladığınız, LinkedIn gibi profesyonel sosyal medya kanallarınız aracılığıyla aktif olarak elde ettiğimiz veya işe alım uzmanları ve DeepL çalışanları tarafından tavsiye edilenler de dahil olmak üzere üçüncü taraflar aracılığıyla edindiğimiz aşağıdaki kişisel verilerinizi toplayabilir ve işleyebiliriz: 

• İletişim Bilgileri: Tam ad, posta adresi, e-posta adresi, telefon numarası ve diğer benzer iletişim bilgileri.
• Demografik Veriler: Doğum tarihi, cinsiyet kimliği ve ayrıca ırk ve etnik köken, dini inanç, göçmenlik durumu, cinsel yönelim, medeni durum ve ebeveynlik durumu, sendika üyeliği veya sağlığınız, engellilik durumunuz ve nörolojik çeşitlilikle ilgili bilgiler dahil olmak üzere daha hassas kişisel veriler (özel kategori veriler olarak da bilinir).
• İşe Alım Bilgileri: Başvuru formları, özgeçmişler, kapak mektupları, iş geçmişi, çalışma izni bilgileri, fotoğraf, pasaport gibi kimlik belgelerinin kopyası, mülakat notları (vaka çalışması yanıtları dahil), referanslar, niteliklerinizle ilgili ayrıntılar, mesleki üyeliklerinizle ilgili ayrıntılar ve istihdam/çalışmaya başlamadan önce girdiğiniz değerlendirmelerle ilgili ayrıntılar. 
• Meta Veriler: BT ve iletişim sisteminin kullanımı, CCTV görüntüleri ve manyetik kart/giriş kayıtları gibi elektronik olarak toplanmış bilgiler. Bu, IT sistemlerimizi veya diğer IT uygulamalarını kullanırken üretilmiş olan verileri de içerir. 

3. Kişisel verileriniz neden işliyoruz, neleri işliyoruz ve yasal dayanağımız nedir?

• İşe alım sürecimizi yürütmek ve DeepL’de başvurduğunuz pozisyon için uygunluğunuzu değerlendirmek amacıyla, İletişim Bilgilerinizi ve İşe Alım Bilgilerinizi işliyoruz. Bunu, sizinle bir sözleşme imzalamak için gerekli olan adımları atmak amacıyla yapıyoruz. Ayrıca, bir pozisyona yönelik uygunluğunuzu daha iyi değerlendirmek, başvurunuzla ilgili kurum içi analizler yürütmek ve personel eğitimi amaçları doğrultusunda, üçüncü taraf sağlayıcımız Ashby aracılığıyla görüşmenizi kaydetmek ve transkripsiyonunu yapmak için yapay zeka araçları kullanabiliriz. Bunu yalnızca, mülakata davet edildiğinizde belirtmiş olduğunuz tercihler doğrultusunda yaparız. Başvurunuzla bağlantılı olarak yapay zeka araçları kullandığımız durumlarda, bunların yalnızca rehberlik amaçlı olduğunu ve insan gözden geçirme ve değerlendirmesi olmadan bağımsız karar vermek amacıyla kullanılmayacağını lütfen dikkate alın. 
• İlgili ülkede çalışma izniniz olduğundan emin olmak için, potansiyel işvereniniz olarak uymamız gereken yasal yükümlülükleri karşılamak amacıyla İşe Alım Bilgilerinizi işleyeceğiz. 
• Fırsat eşitliği amacıyla ve çeşitlilik ve kapsayıcılık içeren bir iş ortamı yaratma taahhüdümüzle bağlantılı olarak, gönüllü çeşitlilik anketimiz kapsamında Demografik Verilerinizi işleyebiliriz. Bu, çeşitlilik ve kapsayıcılık çalışmalarımızda iyileştirilmesi gereken alanları belirlemek ve işe alım uygulamalarımızın adil olmasını ve geniş bir aday yelpazesine ulaşmasını sağlamak için gerekli bir adımdır. Özel kategori verilerinizin işleneceği durumlarda, bunu yalnızca açık izin verdiğiniz durumlarda yaparız.Dikkat: Ankete katılmak ve izin vermek tamamen isteğe bağlıdır ve katılmak istememeniz durumunda başvurunuz bundan olumsuz olarak etkilenmeyecektir. Ayrıca, hiçbir soruyu veya yalnızca bazı soruları yanıtlamayı da tercih edebilirsiniz. Ayrıca, her bir soru için "Cevap vermek istemiyorum" seçeneğini seçebilirsiniz.
• Herhangi bir sorun veya endişenizle ilgilenebilmek için, İletişim Bilgilerinizi ve İşe Alım Bilgilerinizin yanı sıra tarafınızca dile getirilen veya sizinle ilgili olan bir sorun veya endişenin bir parçasını oluşturan ek kişisel verileri de işleriz. Bu, sorunlarınızın veya endişelerinizin uygun şekilde ele alınmasını sağlamak için meşru menfaatimiz açısından gereklidir.
• Suç veya dolandırıcılığı önlemek ve tespit etmek kapsamında ve güvenlik amaçları doğrultusunda İletişim Bilgilerinizi ve Meta Verilerinizi işleriz. Bunu, ofislerimizin güvenliğini sağlamak için meşru menfaatlerimiz gereği yaparız.
• Mesleki, yasal ve düzenleyici yükümlülüklerimizi yerine getirmemize veya uygulamamıza yardımcı olmak için, yukarıda listelenmiş olan tüm verileri işleriz. Bu, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli olduğu ölçüde geçerlidir.
• BT güvenliğini sağlamak ve erişim kontrol sistemleri için İletişim Bilgilerinizi ve Meta Verilerinizi işleriz. Bu, BT sistemlerini ve güvenliğini yönetmeye ve DeepL sistemlerine yetkisiz erişimi önlemeye yönelik meşru menfaatimiz açısından gereklidir.

4. Kişisel verileriniz kimlerle ve neden paylaşıyoruz?

• Başvuru yönetimi sistemi (Ashby); uygun ve verimli bir işe alım süreci sağlamak için meşru menfaatlerimiz kapsamında. Ashby’nin veri işlem süreci ile ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz. Ayrıca, gönüllü çeşitlilik anketimizle ilgili olarak da Ashby ile iş birliği yapıyoruz. Dikkat: Ashby ile yürütülen teknik uygulama nedeniyle ankete verdiğiniz yanıtları göremeyeceğimizi lütfen dikkate alın. Tüm yanıtlar gizlilik altında kalacak ve analiz amaçları doğrultusunda toplanacaktır. Bizimle yaptığınız görüşmeyi kaydettiğimiz veya yazıya döktüğümüz durumlarda, bu kayıtlar Ashby tarafından ve yalnızca görüşmeye davet edildiğinizde belirtmiş olduğunuz tercihleriniz doğrultusunda saklanacaktır.
• İstihdam öncesi kontrol sağlayıcıları; sizinle bir istihdam sözleşmesi imzalamak ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli adımları atmak amacıyla. İlgili amaçlar doğrultusunda şunları kullanmaktayız:
  • Jobbatical OU; çalışma izniniz ve çalışma vizesi almaya uygunluğunuz konusunda bize yardımcı olması için. Jobbatical’ın işleme süreci ile ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz; ve
  • Zinc Work Limited; gerekli ek ön kontroller (örn. DBS kontrolleri) konusunda bize yardımcı olması için. Zinc’in veri işleme süreci ile ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.
• Kodlama yarışması sağlayıcıları (Geektastic); sizinle bir sözleşme imzalamak ve geliştirici pozisyonlarına yönelik uygunluğunuzu değerlendirmek üzere gerekli adımları atmak için. Geektastic’in kodlama yarışmalarının yürütülmesiyle ilgili olarak sizinle doğrudan iletişime geçebileceğini lütfen dikkate alın. Geektastic’in veri işleme süreci ile ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.
• Muhasebeciler, avukatlar veya denetçiler gibi profesyonel danışmanlar; yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek veya haklarımızı savunmak veya korumak için gerekli olan durumlarda. 
• Düzenleyici kurumlar, diğer yetki makamlar veya sigorta sağlayıcıları; denetimler, beyanlar ve soruşturmalar da dahil olmak üzere yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli olan durumlarda.

5. Kişisel verilerinizi uluslararası düzeyde nasıl aktarıyoruz?

Bu gizlilik bildiriminde belirtilen nedenlerle kişisel verileriniz hakkında bilgi veriyorken, kişisel verilerinizi AB ve Birleşik Krallık dışında olan ve ABD ve Japonya dahil başka bir konumda bulunan veya kişisel verilerinizi bu ülkelerde depolayan kuruluşlarla (DeepL Group şirketleri dahil) paylaşmamız gerekebilir. Size uygulanabilir haklar ve yasal çözüm yolları sunabilmek amacıyla, kişisel verilerinizin her zaman uygun güvenlik önlemleriyle korunmasını sağlarız. 

Tüm sağlayıcılar, standart sözleşme maddeleri aracılığıyla transatlantik veri trafiklerini güvence altına almaktadır. Ayrıca, bu sağlayıcıların her biriyle bir veri işleme sözleşmesi imzalamış durumdayız; bu da, ilgili sağlayıcıların DeepL’in ilettiği yalnızca bizim talimatlarımız uyarınca (kendi amaçları doğrultusunda değil) işleyebilecekleri anlamına gelir.

6. Otomatik Karar Verme

DeepL Group ilgili kişisel verileri, size bir iş teklifinde bulunulup bulunulmayacağına yönelik otomatik kararlar almak için kullanmaz.

7. Verilerinizin saklanması

Reddedilen Adaylar: Başvurunuzun reddedilmesi durumunda, bize sağladığınız bilgileri, size bildirdiğimiz tarihten itibaren en fazla altı ay daha saklarız. Bunun ardından, yasalar daha uzun süre saklamamızı gerektirmedikçe veya örn. aşağıda belirtildiği üzere yetenek havuzu için verilerinizin daha uzun süre saklanmasına kendiniz izin verdiğiniz durumlar hariç olarak, verileri otomatik olarak sileriz.

Kabul Edilen Adaylar: Eğer işe alım sürecinin ardından bir sözleşme imzalanırsa, kişisel verilerinizi personel dosyanızın bir parçası olarak saklarız. DeepL için serbest çalışma yaparken kişisel verilerini bizimle olan sözleşmeni yürütmek amacıyla saklayacağız.

Yetenek Havuzu: İşe alım sürecinin ardından, DeepL bünyesinde gelecekteki fırsatlar için sizi değerlendirebilmemiz amacıyla, başvurunuzun ayrıntılarını (kabul edilmiş olmasından bağımsız olarak) iki yıl boyunca dosyada saklamamızı isteyip istemediğinizi sorarız. İki yıl sonrasında, yetenek havuzumuzda tutulmak isteyip istemediğinizi tekrar sorarız. İzninizi dilediğiniz zaman geri çekme seçeneğiniz vardır; böyle bir durumda verileriniz otomatik olarak silinecektir. 

Dilediğiniz her zaman [email protected] adresine e-posta göndererek verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz. Bunu yapmanızın halen devam eden tüm başvuru süreçlerinden çekildiğiniz ve yasal saklama süresinin hala geçerli olduğu anlamına geleceğini lütfen dikkate alın.

8. Bir veri sahibi olarak haklarınız

Yürürlükteki veri koruma mevzuatı kapsamında, aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinize erişmek;
• Eksik/hatalı verileri düzeltmek;
• Hakkınızda tuttuğumuz kişisel verileri silmek;
• Kişisel verilerinizi işleme biçimimizi kısıtlamak;
• Kişisel verilerinizin üçüncü bir tarafa aktarılmasını talep etmek;
• Kişisel verilerinizi işleme biçimimize itiraz etmek; ve
• Dilediğiniz zaman izninizi geri çekmek.

Ancak, bu hakların bazılarının her zaman geçerli olmayabileceğini lütfen aklınızda bulundurun; zira bazı durumlarda kişisel verileri işlemeyi sürdürmemiz veya ifşa etmememiz gereken gereklilikler ve istisnalar geçerli olabilir veya diğer durumlarda da söz konusu haklar hiç geçerli olmayabilir.

Ayrıca, DeepL Group’un işleme faaliyetleri ve geçerli veri koruma mevzuatı kapsamındaki uyumluluğu ile ilgili düzenleyici kuruma şikayette bulunma hakkına da sahipsiniz. Bulunduğunuz yere bağlı olarak şunlar geçerlidir:

• Almanya; Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen ile (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf adresinden veya (ii) [email protected] e-posta adresinden iletişime geçebilirsiniz; 
• AB; Yerel Denetim Makamınıza başvurabilirsiniz: AB’deki denetim makamlarının tam listesiniburada bulabilirsiniz; veya
• Birleşik Krallık, Information Commissioner’s Officer (“ICO”) ile iletişime geçebilir veburadan ICO’nun web sitesi aracılığıyla şikayette bulunabilirsiniz.

9. Değişiklikler

Bu gizlilik bildirimi zaman zaman güncellenebilir ve önemli değişiklikler yapıldığında size bir kopyası sağlanacaktır.