Informativa sulla privacy di DeepL per i candidati

1. Introduzione e contesto

Raccoglieremo e tratteremo i tuoi dati personali in relazione al processo di selezione che intraprenderai con il Gruppo DeepL. Consideriamo importanti la privacy e la sicurezza delle tue informazioni personali in nostro possesso e le tratteremo solo in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili nella tua giurisdizione.

Questa informativa sulla privacy spiega come (i) raccogliamo i tuoi dati personali; (ii) come li trattiamo durante il processo di selezione (compresa la possibilità di condividerli); e (iii) come puoi esercitare i tuoi diritti legali in qualità di soggetto interessato. Nel caso in cui la tua candidatura venga accettata, ti forniremo una copia dell’informativa sulla privacy per i dipendenti insieme al tuo contratto. Abbiamo il diritto di modificare l’informativa sulla privacy saltuariamente, se lo riteniamo necessario, e ti comunicheremo qualsiasi modifica significativa via e-mail. 

Ti consigliamo di leggere questa informativa sulla privacy con attenzione in modo da conoscere e comprendere come usiamo le informazioni che raccogliamo e conserviamo su di te.

Il Gruppo DeepL è composto da diverse entità giuridiche, che sono:

Quando in questa informativa sulla privacy facciamo riferimento al Gruppo DeepL, ci riferiamo alla società del gruppo che agisce in qualità di responsabile del trattamento dei tuoi dati personali: si tratta dell’entità del Gruppo DeepL che ti assumerà in caso di esito positivo della tua candidatura.  

Per qualsiasi domanda su quale sia il titolare del trattamento dei tuoi dati personali, ti invitiamo a contattare [email protected]. Abbiamo nominato il Dr. Christian Lenz come nostro responsabile esterno della protezione dei dati. Puoi contattare il Dr. Lenz scrivendogli al seguente indirizzo dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, oppure via e-mail all’indirizzo [email protected] o per telefono al numero +49 2261 8195 0.

2. Quali dati personali raccogliamo e con quali modalità?

Come indicato di seguito, possiamo raccogliere e trattare i seguenti dati personali quando ce li fornisci direttamente nell’ambito del processo di selezione, quando li reperiamo attivamente tramite i tuoi canali professionali sui social media (come LinkedIn) o quando li riceviamo tramite terze parti, per esempio da responsabili della selezione del personale e da segnalazioni da parte dei dipendenti di DeepL: 

• Dati di contatto: nome e cognome, indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri dati di contatto simili.
• Dati demografici: data di nascita, identità di genere e dati personali più sensibili (noti anche come dati di categoria speciale), tra cui informazioni relative all’origine, all’etnia, all’appartenenza religiosa, allo status di immigrazione, all’orientamento sessuale, allo stato civile e parentale, all’appartenenza a sindacati o informazioni relative a salute, disabilità e neurodiversità.
• Informazioni dal processo di selezione: moduli di candidatura, CV, lettere di presentazione, percorso professionale, informazioni sul diritto al lavoro, foto, copia di un documento di identità come il passaporto, appunti di colloqui (incluse le risposte nei case study), referenze, dettagli sulle tue qualifiche, dettagli su eventuali iscrizioni professionali e dettagli su eventuali valutazioni effettuate prima dell’assunzione/lavoro. 
• Metadati: informazioni raccolte elettronicamente, come l’uso del sistema informatico e di comunicazione, le immagini delle telecamere a circuito chiuso e il registro delle tessere magnetiche o degli ingressi. Sono inclusi anche i dati generati durante l’uso dei nostri sistemi informatici o di altre applicazioni informatiche. 

3. Perché trattiamo i tuoi dati personali, cosa trattiamo e qual è la nostra base giuridica?

• Per intraprendere il processo di selezione e valutare la tua idoneità al ruolo per il quale hai inviato la candidatura a DeepL, tratteremo i tuoi dati di contatto e le tue informazioni relative alla selezione. Lo facciamo al fine di stipulare un contratto di lavoro con te. Potremmo anche usare strumenti di IA per registrare e trascrivere il tuo colloquio tramite il nostro fornitore terzo Ashby al fine di valutare meglio la tua idoneità al ruolo, nonché per analisi interne legate alla tua candidatura e per scopi di formazione del personale. Ciò avverrà solo in linea con le tue preferenze espresse al momento dell’invito al colloquio. Nota: se usiamo strumenti di IA in relazione alla tua candidatura è solo a scopo orientativo; non saranno usati per prendere decisioni autonome senza una revisione e una valutazione umana.
• Per assicurarci che tu abbia il diritto di lavorare nel Paese in cui ti assumiamo, tratteremo le tue informazioni dal processo di selezione per assicurarci di adempiere agli obblighi di legge che siamo tenuti a rispettare in qualità di tuo potenziale datore di lavoro. 
• Per motivi di pari opportunità e in relazione al nostro impegno a promuovere un ambiente di lavoro eterogeneo e inclusivo, potremmo trattare i tuoi dati demografici nell’ambito del nostro sondaggio facoltativo sulla diversity. Questo trattamento è necessario per identificare le aree di miglioramento delle nostre iniziative a tema diversity e inclusione e per garantire che le nostre procedure di selezione siano eque e includano un’ampia gamma di candidati. Quando trattiamo dati di categoria speciale, lo facciamo solo se abbiamo il tuo esplicito consenso.Nota: partecipare al sondaggio e dare il tuo consenso è del tutto facoltativo; non ci saranno conseguenze per la tua candidatura nel caso in cui tu non voglia farlo. Puoi anche scegliere di non rispondere a nessuna o solo ad alcune delle domande. Hai anche la possibilità di cliccare su “Preferisco non rispondere” per ogni domanda.
• Per gestire eventuali problemi o dubbi, tratteremo i tuoi dati di contatto e le informazioni dal processo di selezione nonché qualsiasi altro dato personale che faccia parte di un problema o di un dubbio sollevato da te o che ti riguarda. È necessario per i nostri legittimi interessi a garantire che i tuoi problemi o dubbi siano trattati in modo appropriato.
• Per prevenire e rilevare reati o frodi e per motivi di sicurezza tratteremo i tuoi dati di contatto e metadati.È necessario per i nostri legittimi interessi a garantire la sicurezza dei nostri uffici.
• Per aiutarci a sostenere o far rispettare i nostri obblighi professionali, legali e normativi, tratteremo tutti i dati sopra elencati. È necessario per adempiere ai nostri obblighi legali.
• Per mantenere la sicurezza informatica e per i sistemi di controllo degli accessi, tratteremo i tuoi dati di contatto e metadati. È necessario per i nostri legittimi interessi nella gestione dei sistemi informatici e della sicurezza e per prevenire accessi non autorizzati ai sistemi di DeepL.

4. Con chi condividiamo i tuoi dati personali e perché?

• Sistema di gestione dei candidati (Ashby), in base ai nostri legittimi interessi, per garantire un processo di selezione appropriato ed efficiente. Puoi trovare maggiori informazioni sul trattamento dei dati da parte di Ashby qui. Collaboriamo anche con Ashby in relazione al nostro sondaggio volontario sulla diversity. Nota: a causa dell’implementazione tecnica con Ashby, non possiamo vedere come hai risposto al sondaggio. Tutte le risposte rimarranno riservate e saranno raccolte a scopo di analisi. Quando registriamo o trascriviamo un colloquio, viene memorizzato da Ashby e solo in linea con le tue preferenze, come indicato nell’invito al colloquio.
• Fornitori di controlli pre-assunzione, nella misura necessaria per stipulare un contratto di lavoro con te e per adempiere ai nostri obblighi legali. Usiamo:
  • Jobbatical OU per assisterci nella gestione del tuo permesso di lavoro e della tua idoneità a ottenere un visto di lavoro. Puoi trovare maggiori informazioni sull’elaborazione di Jobbatical qui; e
  • Zinc Work Limited per assisterci in tutti i controlli preliminari richiesti, come per esempio i controlli DBS. Puoi trovare maggiori informazioni sull’elaborazione di Zinc qui.
• Fornitori di sfide di programmazione (Geektastic), nella misura necessaria per stipulare un contratto di lavoro con te e valutare la tua idoneità per le posizioni di sviluppatore. Nota: Geektastic potrebbe contattarti direttamente in merito allo svolgimento delle sfide di programmazione. Puoi trovare maggiori informazioni sul trattamento dei dati da parte di Geektastic qui.
• Consulenti professionali, come commercialisti, avvocati o auditor, nel caso in cui ci venga richiesto di farlo per adempiere ai nostri obblighi legali o per difendere o proteggere i nostri diritti. 
• Organi di controllo, altre autorità o fornitori di servizi assicurativi, nel caso in cui ci venga richiesto di farlo per adempiere ai nostri obblighi legali, anche in relazione a audit, divulgazioni e indagini.

5. Come trasferiamo i tuoi dati personali a livello internazionale?

Nel condividere i tuoi dati personali per i motivi indicati in questa informativa sulla privacy, potremmo aver bisogno di condividere i tuoi dati personali con organizzazioni (incluse le società del Gruppo DeepL) con sede o che conservano i tuoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea e del Regno Unito, inclusi gli Stati Uniti e il Giappone. Garantiremo che i tuoi dati personali siano sempre protetti da adeguate misure di salvaguardia per garantirti diritti esercitabili e rimedi legali. 

Tutti i fornitori assicurano il loro traffico di dati transatlantico attraverso clausole contrattuali standard. Inoltre, abbiamo stipulato un accordo sul trattamento dei dati con ciascuno di questi fornitori, il che significa che essi possono trattare i dati trasmessi da DeepL solo in conformità alle nostre istruzioni e non per i propri scopi.

6. Processo decisionale automatizzato

Il Gruppo DeepL non usa i dati personali per prendere decisioni automatizzate in merito all’offerta o meno di lavoro.

7. Conservazione dei dati

Candidati non selezionati: nel caso in cui la tua candidatura non vada a buon fine, conserveremo le informazioni che ci hai fornito per un massimo di altri sei mesi dalla data in cui ti è stata notificata la mancata assunzione. A quel punto elimineremo i dati in automatico, a meno che la legge non ci imponga di conservarli per un periodo più lungo o che tu abbia acconsentito a una conservazione più lunga dei tuoi dati, per esempio per il talent pool, come indicato di seguito.

Candidati selezionati: se, a seguito del processo di selezione, viene stipulato un contratto di lavoro, conserveremo i tuoi dati personali come parte del tuo fascicolo personale. Se lavori come freelancer per DeepL, conserveremo i tuoi dati personali ai fini dell’esecuzione del contratto.

Talent pool: al termine del processo di selezione, ti chiederemo se desideri che i dati della tua candidatura siano conservati in archivio per due anni (sia in caso di successo che di insuccesso), in modo da poterti prendere in considerazione per future opportunità presso DeepL. Ti chiederemo di nuovo se vuoi ancora far parte del nostro talent pool dopo due anni. Hai la possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento: in tal caso, i tuoi dati saranno eliminati in automatico. 

Puoi sempre richiedere l’eliminazione dei tuoi dati inviandoci un’e‑mail all’indirizzo [email protected]. Nota: in questo modo ti ritiri da qualsiasi processo di candidatura ancora in corso e il periodo di conservazione legale è ancora valido.

8. I tuoi diritti come soggetto interessato

In base alla legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali, hai una serie di diritti a disposizione, in particolare il diritto di:

• accedere ai tuoi dati personali;
• correggere i dati incompleti/inesatti;
• cancellare i dati personali in nostro possesso;
• limitare le modalità in cui trattiamo i tuoi dati personali;
• chiederci di trasferire i tuoi dati personali a terzi;
• opporti al trattamento dei tuoi dati personali; e
• revocare il tuo consenso in qualsiasi momento.

Tuttavia, alcuni di questi diritti potrebbero non essere sempre applicabili, in quanto talvolta esistono requisiti ed esenzioni che potrebbero comportare la necessità di continuare a trattare i dati personali o di non divulgarli, oppure in altri casi i diritti potrebbero non essere affatto applicabili.

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo all’organo di controllo in merito alle attività di trattamento e alla conformità del Gruppo DeepL ai sensi della legislazione applicabile in materia di protezione dei dati. A seconda del luogo in cui si trova:

• Germania, è possibile contattare il Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, all’indirizzo (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf; oppure (ii) [email protected]; 
• Unione Europea, è possibile contattare l’organo di controllo locale (un elenco completo delle autorità di controllo nell’Unione Europea è disponibile qui); oppure
• Regno Unito, è possibile contattare l’Information Commissioner’s Officer (“ICO”) e presentare il reclamo tramite il sito web dell’ICO qui.

9. Modifiche

L’informativa sulla privacy può essere aggiornata saltuariamente e ti verrà fornita una copia in caso di modifiche sostanziali.