Повідомлення DeepL про конфіденційність для кандидатів

1. Вступ та загальна інформація

У зв’язку з процесом підбору персоналу, в якому ви берете участь у рамках групи компаній DeepL, ми збиратимемо та оброблятимемо ваші персональні дані. Ми серйозно ставимося до конфіденційності, зокрема безпеки, ваших персональних даних, які ми зберігаємо, і обробляємо їх виключно відповідно до чинного законодавства про захист даних у вашій юрисдикції. 

Ця політика конфіденційності надає вам інформацію про те, як (i) ми збираємо ваші персональні дані; (ii) як ми обробляємо їх під час процесу підбору персоналу (включно з тим, як ми можемо їх передавати); та (iii) як ви можете реалізувати свої законні права як суб’єкт даних. У разі успішного проходження програми ми надамо вам текст нашого повідомлення про конфіденційність для співробітників разом із вашим контрактом. Ми маємо право час від часу вносити зміни до цього повідомлення про конфіденційність, якщо вважатимемо це за необхідне, і повідомлятимемо вас про будь-які істотні зміни електронною поштою. 

Вам слід уважно ознайомитися з цією Політикою конфіденційності, щоб знати та розуміти, як ми використовуємо інформацію, яку збираємо та зберігаємо про вас.

Група DeepL складається з різних юридичних осіб, а саме:

Коли в цій політиці конфіденційності ми згадуємо DeepL Group, ми маємо на увазі ту компанію в складі групи, яка виступає контролером ваших персональних даних та несе за них відповідальність — це буде та компанія DeepL Group, яка прийме вас на роботу, якщо ваша програма буде схвалена.  

Якщо у вас виникнуть запитання щодо того, яка саме юридична особа є контролером ваших персональних даних, будь ласка, звертайтеся за адресою privacy@deepl.com. Ми призначили д-ра Крістіана Ленца нашим зовнішнім Спеціалістом із захисту даних. Ви можете зв’язатися з д-ром Ленца, написавши йому на таку адресу: dhpg Послуги IT, Bunsenstr. 10a, 51647 Гуммерсбах, або електронною поштою на адресу datenschutz@dhpg.com, або за телефоном +49 2261 8195 0.

2. Які персональні дані ми збираємо та як ми це робимо?

Як зазначено нижче, ми можемо збирати та обробляти такі ваші персональні дані, якщо ви надаєте їх нам безпосередньо в рамках процесу підбору персоналу, якщо ми активно отримуємо їх через ваші професійні соціальні мережі, такі як LinkedIn, або якщо ми отримуємо їх через третіх осіб, зокрема рекрутерів та осіб, які рекомендують кандидатів у компанію DeepL: 

• Контактні дані: Повне ім’я, поштова адреса, адреса електронної пошти, номер телефону та інші подібні контактні дані.
• Демографічні дані: Дата народження, гендерна ідентичність, а також більш чутливі персональні дані (також відомі як дані особливої категорії), включаючи інформацію щодо расового та етнічного походження, релігійної приналежності, імміграційного статусу, сексуальної орієнтації, сімейного стану та батьківського статусу, членства в профспілках або інформацію про ваше здоров’я, інвалідність та нейрорізноманіття.
• Інформація щодо працевлаштування: Анкети, резюме, супровідні листи, історія працевлаштування, інформація про право на роботу, фотографія, текст вашого посвідчення особи, наприклад, паспорта, нотатки зі співбесіди (включно з відповідями на кейси), рекомендації, детальна інформація про вашу кваліфікацію, інформація про членство у професійних організаціях та інформація про будь-які оцінювання, які ви проходили до працевлаштування/початку роботи. 
• Метадані: Інформація, зібрана в електронному вигляді, така як використання ІТ- та комунікаційних систем, зображення з камер відеоспостереження та записи про використання магнітних карток/вхід на об’єкт. Сюди також входять дані, що генеруються під час використання наших ІТ-систем або інших ІТ-програм. 

3. Чому ми обробляємо ваші персональні дані, які саме дані ми обробляємо та на якій правовій підставі?

• Для проведення нашого процесу підбору персоналу та оцінки вашої відповідності посаді, на яку ви подали заявку в DeepL, ми оброблятимемо ваші контактні дані та інформацію про підбір персоналу. Ми робимо це з метою вжиття заходів для укладення з вами контракту про працю. Ми також можемо використовувати інструменти ШІ для запису та транскрибування вашої співбесіди через нашого стороннього постачальника Ashby, щоб краще оцінити вашу відповідність посаді, а також для внутрішнього аналізу, пов’язаного з вашою програмою, та з метою навчання персоналу. Ми робитимемо це виключно відповідно до ваших уподобань, зазначених під час запрошення на співбесіду. Зверніть увагу, що у випадках, коли ми використовуємо інструменти ШІ у зв’язку з вашою програмою, вони слугують лише для орієнтовних цілей і не будуть використовуватися для самостійного прийняття рішень без перевірки та оцінки з боку людини. 
• Щоб переконатися, що ви маєте право на роботу у відповідній країні, де вас наймають, ми оброблятимемо вашу інформацію щодо працевлаштування, аби забезпечити дотримання юридичних зобов’язань, яких ми повинні дотримуватися як ваш потенційний роботодавець. 
• З метою забезпечення рівних можливостей та у зв’язку з нашим зобов’язанням щодо створення різноманітного та інклюзивного робочого середовища, ми можемо обробляти ваші демографічні дані в рамках нашого добровільного опитування щодо різноманітності. Це необхідно для виявлення напрямків, що потребують вдосконалення у наших зусиллях щодо різноманітності та інклюзивності, а також для забезпечення того, щоб наші практики найму були справедливими та охоплювали широке коло кандидатів. У випадках, коли ми обробляємо дані особливої категорії, ми робитимемо це лише за умови отримання вашої явної згоди на це.Зверніть увагу, що участь в опитуванні та надання згоди є цілком добровільними, і ваша програма не зазнає жодних наслідків, якщо ви не бажаєте цього робити. Ви також можете вирішити не відповідати на жодне або лише на деякі запитання. Ви також маєте можливість клацнути «Я волію не відповідати» на кожне запитання.
• Для вирішення будь-яких проблем або питань, які можуть у вас виникнути, ми оброблятимемо ваші контактні дані та інформацію про підбір персоналу, а також будь-які додаткові персональні дані, що стосуються проблеми чи питання, порушеного вами або пов’язаного з вами. Це необхідно для забезпечення наших законних інтересів щодо належного вирішення ваших проблем або занепокоєнь.
• З метою запобігання та виявлення злочинів або шахрайства, а також з міркувань безпеки ми оброблятимемо ваші контактні дані та метадані. Ми робимо це, оскільки це необхідно для наших законних інтересів щодо забезпечення безпеки наших офісів.
• Щоб допомогти нам дотримуватися або виконувати наші професійні, юридичні та регуляторні зобов’язання, ми оброблятимемо всі перелічені вище дані. Це необхідно для виконання наших юридичних зобов’язань.
• З метою забезпечення ІТ-безпеки та функціонування систем контролю доступу ми оброблятимемо ваші контактні дані та метадані. Це необхідно для наших законних інтересів щодо управління ІТ-системами та безпекою, а також для запобігання несанкціонованому доступу до систем DeepL.

4. З ким ми ділимося вашими персональними даними та чому?

• Система управління кандидатами (Ashby) відповідно до наших законних інтересів щодо забезпечення належного та ефективного процесу підбору персоналу. Більше інформації про обробку даних компанією Ashby ви можете знайти тут. Ми також співпрацюємо з Ashby в рамках нашого добровільного опитування щодо різноманітності. Зверніть увагу, що через технічні особливості роботи з Ashby ми не маємо можливості бачити, як саме ви відповіли на запитання опитування. Усі відповіді залишатимуться конфіденційними та будуть сукупними для аналізу. У випадках, коли ми записуємо або транскрибуємо співбесіду, яку ви проводите з нами, ці дані зберігатимуться в Ashby виключно відповідно до ваших уподобань, зазначених під час запрошення на співбесіду
• Постачальники послуг з перевірки кандидатів перед працевлаштуванням у міру необхідності для вжиття заходів щодо укладення з вами контракту та виконання наших юридичних зобов’язань. Ми використовуємо:
  • Jobbatical OU для надання нам допомоги в оформленні вашого дозволу на роботу та перевірці вашої відповідності вимогам для отримання робочої візи. Більше інформації про обробку даних компанією Jobbatical ви можете знайти тут; а також
  • Zinc Work Limited для надання нам допомоги у проведенні будь-яких додаткових попередніх перевірок, що можуть знадобитися, наприклад, перевірок DBS. Більше інформації про обробку даних компанією Zinc ви можете знайти тут.
• Провайдери тестів з програмування (Geektastic та HackerRank) — у разі необхідності для укладення з вами контракту та оцінки вашої придатності для посад розробників. Зверніть увагу, що Geektastic або HackerRank (у відповідних випадках) можуть безпосередньо зв’язатися з вами щодо виконання завдань з програмування. Більше інформації про обробку даних компанією Geektastic тут та компанією HackerRank тут.
• Професійні консультанти, такі як бухгалтери, юристи або аудитори , якщо це необхідно для виконання наших юридичних зобов’язань або для захисту наших прав. 
• Регулюючі органи, інші державні органи або страхові компанії , якщо це необхідно для виконання наших юридичних зобов’язань, зокрема щодо аудитів, розкриття інформації та розслідувань.

5. Як ми передаємо ваші персональні дані за кордон?

Під час передачі ваших персональних даних з причин, зазначених у цій Політиці конфіденційності, нам може знадобитися передати ваші персональні дані організаціям (включно з компаніями групи DeepL), які базуються або зберігають ваші персональні дані за межами ЄС та Великої Британії, зокрема у США та Японії. Ми гарантуємо, що ваші персональні дані завжди будуть захищені відповідними заходами безпеки, щоб забезпечити вам права, що підлягають примусовому виконанню, та правові засоби захисту. 

Усі постачальники забезпечують безпеку трансатлантичного обміну даними за допомогою стандартних договірних положень. Крім того, ми уклали угоду про обробку даних з кожним із цих постачальників, що означає, що вони можуть обробляти дані, передані DeepL, лише відповідно до наших інструкцій, а не для власних цілей.

6. Автоматизоване прийняття рішень

Група DeepL не використовує персональні дані для прийняття автоматизованих рішень щодо того, чи пропонувати вам роботу.

7. Зберігання ваших даних

Кандидати, які не пройшли відбір: У разі, якщо ваша програма не буде прийнята, ми зберігатимемо надану вами інформацію ще не більше шести місяців з дати, коли вам буде повідомлено про це. Потім ми автоматично видалимо ці дані, за винятком випадків, коли законодавство вимагає їх зберігання протягом більш тривалого періоду або якщо ви надали згоду на більш тривале зберігання ваших даних, наприклад, для бази талантів, як зазначено нижче.

Кандидати, які пройшли відбір: Якщо після завершення процесу підбору персоналу буде укладено контракт, ми зберігатимемо ваші персональні дані у вашій особовій справі. Якщо ви працюєте на DeepL на фрілансерській основі, ми зберігатимемо ваші персональні дані з метою виконання вашого контракту з нами.

База кандидатів: Після завершення процесу підбору персоналу ми запитаємо вас, чи бажаєте ви, щоб ми зберігали дані вашої заявки в архіві протягом двох років (незалежно від того, чи пройшли ви відбір, чи ні), щоб ми могли розглядати вашу кандидатуру для майбутніх вакансій у DeepL. Через два роки ми знову запитаємо вас, чи бажаєте ви й надалі залишатися в нашій базі талантів. Ви маєте можливість відкликати свою згоду в будь-який час: у цьому випадку ваші дані будуть автоматично видалені. 

Ви завжди можете звернутися до нас із проханням видалити ваші дані, надіславши електронну пошту на адресу privacy@deepl.com. Зверніть увагу, що це означає, що ви відмовляєтеся від участі в усіх поточних процесах розгляду заяв, а також що законний строк зберігання даних залишається чинним.

8. Ваші права як суб’єкта даних

Відповідно до чинного законодавства про захист даних ви маєте низку прав, а саме право на:

• отримувати доступ до своїх персональних даних;
• виправити неповні/неточні дані;
• видалити ваші персональні дані, які ми зберігаємо;
• обмежити способи обробки ваших персональних даних;
• попросити нас передати ваші персональні дані третій стороні;
• заперечити проти того, як ми обробляємо ваші персональні дані; та
• відкликати свою згоду у будь-який час.

Однак зверніть увагу, що деякі з цих прав можуть не завжди застосовуватися, оскільки іноді існують вимоги та винятки, які можуть означати, що нам доведеться продовжувати обробку персональних даних або не розкривати їх, а в інших випадках ці права можуть не застосовуватися взагалі.

Мешканці Великої Британії можуть подати скаргу до нас через privacy@deepl.com. Ми підтвердимо отримання вашої скарги протягом 30 днів і будемо надавати вам інформацію протягом усього процесу. Ви також маєте право подати скаргу до регуляторного органу щодо діяльності DeepL Group з обробки даних та дотримання нею чинного законодавства про захист даних. Якщо ви перебуваєте в:

• Німеччині, ви можете звернутися до Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen за адресою: (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf; або (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• ЄС, ви можете звернутися до місцевого наглядового органу — повний перелік наглядових органів у ЄС можна знайтитут; або
• Велика Британія, ви можете звернутися до Управління комісара з питань інформації («ICO») та подати скаргу через сайт ICOтут.

9. Зміни

Ця політика конфіденційності може періодично оновлюватися, і вам буде надано її текст у разі внесення будь-яких істотних змін.