Aviso de privacidade do DeepL para candidatos

1. Introdução e contexto

Com relação ao processo de recrutamento que você iniciou com o Grupo DeepL, coletaremos e processaremos seus dados pessoais. Levamos a sério a privacidade, incluindo a segurança, das informações pessoais que mantemos sobre você e somente as processamos de acordo com as leis de proteção de dados aplicáveis na sua jurisdição. 

Este aviso de privacidade informa (i) como coletamos seus dados pessoais; (ii) como os processamos durante o processo de recrutamento (incluindo como podemos compartilhá-los); e (iii) como você pode exercer seus direitos legais como titular dos dados. Caso sua candidatura seja aprovada, forneceremos uma cópia do nosso aviso de privacidade para funcionários juntamente com seu contrato. Nós nos reservamos o direito de alterar este aviso periodicamente, conforme considerarmos necessário, e notificaremos você por e-mail sobre qualquer alteração substancial. 

Recomendamos a leitura cuidadosa deste documento para entender como utilizamos as informações que coletamos e mantemos sobre você.

O Grupo DeepL é composto por diferentes pessoas jurídicas. São elas:

Quando nos referirmos ao Grupo DeepL neste aviso de privacidade, estaremos nos referindo à empresa do grupo que atua como controladora e é responsável pelos seus dados pessoais – essa será a entidade do Grupo DeepL que empregará você caso sua candidatura seja aprovada.  

Caso tenha alguma dúvida sobre qual entidade é a controladora dos seus dados pessoais, envie um e-mail para privacy@deepl.com. Nomeamos o Dr. Christian Lenz como nosso encarregado da proteção de dados externo. Você pode entrar em contato com o Dr. Lenz escrevendo para ele no seguinte endereço: dhpg Serviços IT GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, por e-mail para datenschutz@dhpg.com ou por telefone pelo número +49 2261 8195 0.

2. Quais dados pessoais coletamos e como é feita a coleta?

Podemos, conforme definido abaixo, coletar e processar os seguintes dados pessoais sobre você, quando você os fornecer diretamente para nós como parte do processo de recrutamento, quando os obtivermos ativamente por meio das suas redes sociais profissionais, como o LinkedIn, ou quando os recebermos por meio de terceiros, incluindo recrutadores e funcionários do DeepL que fazem indicações: 

• Dados de Contato: nome completo, endereço postal, endereço de e-mail, número de telefone e outros dados de contato semelhantes.
• Dados Demográficos: data de nascimento, identidade de gênero, bem como dados pessoais mais sensíveis (também conhecidos como dados de categoria especial), incluindo informações relacionadas a origem racial e étnica, afiliação religiosa, status de imigração, orientação sexual, estado civil e parental, filiação sindical ou informações sobre saúde, deficiência e neurodiversidade.
• Informações de Recrutamento: formulários de candidatura, currículos, cartas de apresentação, histórico profissional, informações sobre o direito de trabalhar, fotografia, cópia do documento de identidade, como passaporte, notas da entrevista (incluindo respostas a estudos de caso), referências, detalhes das qualificações, detalhes de associações profissionais e detalhes de avaliações que tenham sido realizadas antes do emprego/trabalho. 
• Metadados: informações coletadas eletronicamente, como uso do sistema de TI e comunicações, imagens de CFTV e registros de cartões magnéticos/entradas. Isso também inclui dados gerados ao utilizar nossos sistemas de TI ou outros aplicativos de TI. 

3. Por que processamos seus dados pessoais, o que processamos e qual é nossa base legal?

• Para realizar nosso processo de recrutamento e avaliar sua adequação para a função à qual se candidatou no DeepL, processaremos seus Dados de Contato e Informações de Recrutamento. Faremos isso para tomar as medidas necessárias para celebrar um contrato de trabalho com você. Também podemos utilizar ferramentas de IA para gravar e transcrever sua entrevista por meio do nosso provedor terceirizado Ashby, a fim de avaliar melhor sua adequação para a função, bem como para fins de análise interna relacionada à sua candidatura e treinamento de pessoal. Faremos isso somente de acordo com as preferências que você definir ao receber o convite para uma entrevista. Quando utilizarmos ferramentas de IA em relação à sua candidatura, só o faremos para fins de orientação e não para tomar decisões de forma autônoma, sem revisão e avaliação humana.
• Para garantir que você tem o direito de trabalhar no país onde será feita a contratação, processaremos suas Informações de Recrutamento para garantir o cumprimento das obrigações legais que somos obrigados a cumprir como seu potencial empregador. 
• Para fins de igualdade de oportunidades e com relação ao nosso compromisso de promover um ambiente de trabalho diversificado e inclusivo, podemos processar seus Dados Demográficos como parte da nossa pesquisa voluntária sobre diversidade. Isso é necessário para identificar áreas que precisam ser melhoradas como parte dos nossos esforços de diversidade e inclusão e para garantir que nossas práticas de recrutamento sejam equitativas e alcancem uma ampla gama de candidatos. Quando processarmos dados de categoria especial, só o faremos se tivermos seu consentimento explícito para tanto.A participação na pesquisa e o fornecimento do seu consentimento são totalmente voluntários, e sua candidatura não será afetada caso você não deseje fazê-los. Você também pode optar por responder a apenas algumas perguntas ou não responder nenhuma. Você também tem a opção de clicar em “Prefiro não responder” para cada pergunta.
• Para tratar de qualquer problema ou preocupação que você possa ter, processaremos seus Dados de Contato e Informações de Recrutamento, bem como outros dados pessoais que façam parte de um problema ou preocupação relatada por você ou relacionada a você. Isso é necessário para nosso interesse legítimo em garantir que seus problemas ou preocupações sejam tratados da forma adequada.
• Para prevenir e detectar crime ou fraude, e para fins de segurança, processaremos seus Dados de Contato e Metadados. Faremos isso conforme necessário para nosso interesse legítimo em garantir a segurança dos nossos escritórios.
• Para nos auxiliar no cumprimento ou na aplicação das nossas obrigações profissionais, legais e regulatórias, processaremos todos os dados listados acima. Isso é necessário para o cumprimento das nossas obrigações legais.
• Para manter a segurança de TI e para fins de sistemas de controle de acesso, processaremos seus Dados de Contato e Metadados. Isso é necessário para nosso interesse legítimo na gestão de sistemas de TI e segurança e no impedimento de acesso não autorizado aos sistemas do DeepL.

4. Com quem compartilhamos seus dados pessoais e por quê?

• Nosso sistema de gestão de candidatos (Ashby), de acordo com nosso interesse legítimo para garantir um processo de recrutamento adequado e eficiente. Você encontra mais informações sobre o processamento de dados da Ashby aqui. Também colaboramos com a Ashby em relação à nossa pesquisa voluntária sobre diversidade. Devido à implementação técnica com a Ashby, não podemos visualizar suas respostas à pesquisa. Todas as respostas permanecerão confidenciais e serão transformadas em dados agregados para análise. Quando gravarmos ou transcrevermos uma entrevista que você realizar conosco, ela será armazenada pela Ashby e somente de acordo com as preferências que você definir ao receber o convite para a entrevista.
• Prestadores de serviços de verificação pré-contratação, conforme necessário para a celebração de um contrato de trabalho com você e o cumprimento das nossas obrigações legais. Nós utilizamos:
  • A Jobbatical OU para nos auxiliar com sua permissão de trabalho e sua qualificação para obter um visto de trabalho. Você encontra mais informações sobre o processamento da Jobbatical aqui; e
  • A Zinc Work Limited para nos auxiliar com as pré-verificações adicionais que forem necessárias (por exemplo, verificações de antecedentes). Você encontra mais informações sobre o processamento da Zinc aqui.
• Provedores de desafios de programação (Geektastic e HackerRank) , conforme necessário, para tomar as medidas necessárias para celebrar um contrato de trabalho com você e avaliar sua adequação para cargos de desenvolvedor. Observe que a Geektastic ou a HackerRank (quando relevante e conforme aplicável) poderão entrar em contato diretamente com você a respeito do desempenho nos desafios de programação. Você pode encontrar mais informações sobre o tratamento de dados pela Geektastic aqui e pelo HackerRank aqui.
• Consultores profissionais, como contadores, advogados ou auditores, quando necessário para cumprir nossas obrigações legais ou para defender ou proteger nossos direitos. 
• Órgãos reguladores, outras autoridades ou seguradoras, quando necessário para cumprir nossas obrigações legais, incluindo no que diz respeito a auditorias, divulgações e investigações.

5. Como transferimos seus dados pessoais internacionalmente?

Ao compartilhar seus dados pessoais pelos motivos definidos neste aviso de privacidade, poderá ser necessário compartilhá-los com organizações (incluindo empresas do grupo DeepL) sediadas fora da União Europeia e do Reino Unido, incluindo os Estados Unidos e o Japão, ou que armazenam seus dados pessoais fora desses países e regiões. Garantiremos que seus dados pessoais sejam sempre protegidos por medidas de segurança adequadas, a fim de proporcionar a você direitos aplicáveis e recursos legais. 

Todos os provedores protegem seu tráfego internacional de dados por meio de cláusulas contratuais padrão. Além disso, celebramos um acordo de processamento de dados com cada um desses provedores, o que significa que eles só podem processar os dados transmitidos pelo DeepL de acordo com nossas instruções, e não para seus próprios fins.

6. Tomada de decisões automatizada

O Grupo DeepL não utiliza dados pessoais para tomar decisões automatizadas sobre a oferta ou não de um emprego.

7. Retenção dos seus dados

Candidatos não aprovados: caso sua candidatura não seja aprovada, reteremos as informações que você nos forneceu por um período máximo de mais seis meses a partir da data em que você receber a notificação. Em seguida, excluiremos os dados automaticamente, a menos que sejamos obrigados por lei a mantê-los por um período mais longo ou se você tiver dado seu consentimento para um armazenamento mais prolongado dos seus dados (por exemplo, para o banco de talentos, como definido abaixo).

Candidatos aprovados: se, após o processo de recrutamento, um contrato de trabalho for celebrado, armazenaremos seus dados pessoais como parte do seu arquivo pessoal. Ao trabalhar na condição de freelancer para o DeepL, armazenaremos seus dados pessoais com o objetivo de executar seu contrato conosco.

Banco de talentos: após o processo de recrutamento, perguntaremos se deseja que armazenemos os detalhes da sua candidatura por dois anos (independentemente do resultado), para que possamos considerar você em futuras oportunidades no DeepL. Após dois anos, perguntaremos novamente se você ainda deseja fazer parte do nosso banco de talentos. Você tem a opção de retirar seu consentimento a qualquer momento: caso o faça, seus dados serão excluídos automaticamente. 

Você pode solicitar que seus dados sejam excluídos a qualquer momento enviando um e-mail para privacy@deepl.com. Ao fazer isso, você estará se retirando de qualquer processo de candidatura ainda em andamento, e o período de retenção legal ainda se aplicará.

8. Seus direitos como titular dos dados

De acordo com a legislação aplicável sobre proteção de dados, você dispõe de vários direitos, nomeadamente o direito de:

• acessar seus dados pessoais;
• corrigir dados incompletos/imprecisos;
• apagar os dados pessoais que mantemos sobre você;
• limitar a forma como tratamos seus dados pessoais;
• solicitar a transferência dos seus dados pessoais para terceiros;
• opor-se à forma como processamos seus dados pessoais; e
• revogar seu consentimento a qualquer momento.

No entanto, observe que alguns desses direitos podem não se aplicar em todas as circunstâncias, pois, em certos casos, existem requisitos e isenções que podem exigir que continuemos processando os dados pessoais ou que não os divulguemos, ou ainda, em outras ocasiões, os direitos podem não se aplicar de forma alguma.

Os residentes no Reino Unido podem apresentar uma reclamação por meio de privacy@deepl.com. Confirmaremos o recebimento de sua reclamação no prazo de 30 dias e o manteremos informado durante todo o processo. Você também tem o direito de apresentar reclamações ao órgão regulador sobre as atividades de processamento e conformidade do Grupo DeepL de acordo com a legislação aplicável sobre proteção de dados. Quando você estiver:

• Na Alemanha, poderá entrar em contato com Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, no endereço (i) Kavalleriestraße 2 - 4, 40213 Düsseldorf; ou pelo e-mail (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• Na União Europeia, poderá entrar em contato com sua autoridade de controle local – você encontra a lista completa de autoridades de controle na União Europeia aqui; ou
• No Reino Unido, poderá entrar em contato com o Gabinete do Comissário de Informação (“ICO”) e apresentar reclamações pelo site do ICOaqui.

9. Alterações

Este aviso de privacidade poderá ser atualizado periodicamente, e você receberá uma cópia sempre que forem feitas alterações substanciais.