Diversidade e internacionalização: conectar equipas na Hitachi IES

Primeiro, um pouco mais sobre a Hitachi Industrial Equipment Systems

A Hitachi Industrial Equipment Systems (ou Hitachi IES) concentra-se em soluções digitalmente conectadas para uma ampla gama de indústrias. Desde compressores de ar e transformadores de distribuição de energia até motores, a empresa visa resolver questões centradas no cliente e na sociedade, fornecendo produtos ecológicos e de alta eficiência com baixas emissões de CO2. Os negócios socialmente inovadores são fundamentais para o Grupo Hitachi, que utiliza dados e tecnologia para ajudar a promover uma sociedade mais sustentável. 

Os desafios

• Força de trabalho multinacional, idiomas internacionais. A comunicação tem-se tornado cada vez mais internacional, com o inglês a prevalecer devido à globalização da Hitachi IES. Isto tornou essencial a preparação prévia do conteúdo em japonês e inglês para reuniões importantes.
• Termos técnicos. As ferramentas de tradução existentes não conseguiam transmitir com precisão os termos técnicos e as nuances do texto.

As soluções oferecidas pela DeepL

• Traduções de documentos. O Tradutor DeepL permitiu à equipa traduzir rapidamente documentos em inglês que poderiam ser demorados, sem a necessidade de alterar o ficheiro.
• Eficiência contratual entre departamentos. A Hitachi IES implementou o DeepL em todos os departamentos, ao abrigo de um contrato empresarial, para poupar tempo e simplificar os procedimentos que cada departamento tinha de seguir para solicitar o serviço.

Os resultados

• Poupança de tempo superior a 60%. Uma apresentação PowerPoint que antes demorava de 2 a 3 dias a criar pode agora ser concluída em apenas um dia com o DeepL.
• Menos barreiras em toda a empresa. A eliminação das barreiras linguísticas não só aumentou a interação internacional na empresa, como também promoveu a DEI (Diversidade, Equidade e Inclusão).

Poderia falar-nos sobre o seu departamento, a sua missão e o seu trabalho diário?

Tanaka: O meu nome é Hirokazu Tanaka e sou diretor-geral adjunto do grupo de planeamento de TI, responsável pelos orçamentos e pelas despesas gerais. Também atuo como coordenador dentro desse departamento. A minha principal responsabilidade consiste em desenvolver, recolher e resumir vários avisos, notificações e pedidos de pesquisa que chegam da Hitachi, Ltd. às empresas do Grupo Hitachi Industrial Equipment no Japão e no estrangeiro.

Shirai: O meu nome é Mitsuo Shirai e faço parte do grupo de publicidade internacional, que pertence à divisão de estratégia de gestão sustentável. Sou responsável principalmente por tarefas na área da publicidade, como a organização de exposições e catálogos, bem como a revisão de anúncios.

Por que é que as vossas necessidades de comunicação internacional aumentaram nos últimos anos?

Shirai: A nossa empresa tem vindo a reforçar a sua atividade internacional desde cerca de 2021. Como resultado deste esforço de internacionalização, contamos agora com mais profissionais multilingues. Por exemplo, o nosso diretor-geral é dos Estados Unidos e o nosso gestor de secção é da China. A comunicação com o meu superior é feita totalmente em inglês, idioma que não domino.

Inicialmente, experimentei várias alternativas, incluindo utilizar uma aplicação de tradução no meu smartphone. Consegui ter algumas conversas, mas tive dificuldades em obter uma tradução precisa. Então, o meu superior apresentou-me o DeepL. Quando o experimentei pela primeira vez, achei que era mais fácil de usar em comparação com outras soluções de tradução. Cada vez mais pessoas à minha volta começaram a utilizá-lo também.

Tanaka: Antes deste período de crescente internacionalização, todos os anos havia uma pessoa que era transferida de uma empresa do grupo no estrangeiro. No entanto, nos últimos dois anos, este número aumentou para dois, três ou quatro. Atualmente, estamos a recrutar a nível internacional, não apenas no Japão, mas também em países como a China e a Tailândia.

Isso significava que já não era suficiente divulgar informações dentro da empresa, como comunicados da administração ou do departamento financeiro, apenas em japonês. Cada departamento começou a responder a este desafio com o inglês, mas cada um deles tinha celebrado um contrato individual com a DeepL. Percebemos que deveríamos consolidar estes contratos individuais e departamentais num único contrato para toda a empresa.

Como determinaram que deveria ser o departamento de TI a coordenar esses esforços?

Tanaka: Trabalho na divisão de promoção DX, que, como o nome indica, promove várias iniciativas de transformação digital, sendo uma delas relacionada com o idioma e a comunicação. Originalmente, tínhamos um software de tradução grátis disponível no Grupo Hitachi, mas não traduzia termos técnicos com precisão, não transmitia nuances e não processava apresentações PowerPoint. Além disso, os resultados dependiam frequentemente das habilidades linguísticas do utilizador. Foi então que decidimos utilizar opções de software grátis apenas para necessidades gerais de tradução e, quando isso não era suficiente, fornecíamos uma ferramenta especializada.

Por fim, optámos pelo DeepL, uma vez que é capaz de traduzir termos técnicos com precisão. No início, tínhamos apenas algumas dezenas de utilizadores. No entanto, em seis meses, o número de utilizadores do DeepL duplicou. Imediatamente percebemos que havia uma grande necessidade de tradução especializada dentro da empresa.

Ao disponibilizar uma ferramenta comum a todos os departamentos, melhorámos significativamente a nossa eficiência. Antes de celebrarmos um contrato empresarial com a DeepL, cada departamento era obrigado a passar por um novo processo de aquisição. Após a implementação do DeepL em toda a empresa, eliminámos a necessidade de procedimentos internos demorados.

O que traduzem com mais frequência?

Shirai: Utilizo o DeepL sobretudo para traduzir e-mails, mas se houver um diapositivo de PowerPoint que esteja apenas em inglês, carrego o documento inteiro no DeepL e traduzo-o para japonês. Só assim consigo ter uma visão geral.

Tanaka: Até recentemente, era utilizado apenas por algumas pessoas, mas agora que precisamos de nos comunicar com os nossos superiores em inglês, utilizamo-lo com muito mais frequência como ferramenta do dia a dia.

O uso do DeepL teve algum outro efeito?

Tanaka: Em reuniões internas importantes, costumávamos ter apenas PowerPoints em japonês, mas agora que somos mais multinacionais, enviamos todos os PowerPoints também em inglês.

Quando tenho reuniões com empresas do setor das TI, ocasionalmente preparo uma apresentação em PowerPoint com aproximadamente 10 slides. Traduzia repetidamente cada frase entre japonês e inglês, até chegar a um ponto em que podia afirmar: "Isto faz sentido, quer eu traduza de japonês para inglês ou vice-versa." O que significava que eram necessários cerca de dois ou três dias apenas para elaborar um rascunho da apresentação em PowerPoint.

Com o DeepL, recebo os documentos em inglês apenas um dia após criar a apresentação em japonês, o que claramente me poupa tempo.

Como gostariam de utilizar o DeepL no futuro?

Tanaka: No futuro, considero que seria excelente se o DeepL pudesse ser utilizado para comunicação oral em conversas do dia a dia, a fim de proporcionar mais oportunidades de interação.

Shirai: Como pessoa com deficiência auditiva, costumo usar uma aplicação que converte a fala em texto para comunicar. No entanto, se a outra pessoa não falar alto e claramente, a transcrição pode não ser precisa. Por vezes, também tenho dificuldade em compreender pessoas que não são eloquentes. É particularmente difícil em reuniões sociais em ambientes barulhentos. Frequentemente, a transcrição fica confusa devido aos sons ao meu redor e não consigo acompanhar a conversa. A precisão destas aplicações ainda não é satisfatória e, como mencionei anteriormente, os termos técnicos não são traduzidos corretamente. Seria ideal se o DeepL pudesse resolver tais questões relacionadas à conversação.

A eliminação das barreiras linguísticas teve algum impacto na vossa vida profissional ou pessoal?

Shirai: Antes, não tinha a oportunidade de interagir com pessoas de outros países, mas considero que a internacionalização da empresa tem sido um estímulo positivo. Tenho mais obstáculos a superar do que a maioria das pessoas, em parte porque tenho deficiência auditiva, mas a possibilidade de agora poder manter conversas é uma grande vantagem.

Em termos de promoção da DEI, espero que a empresa possa continuar a fomentar um ambiente onde todos possam trabalhar em igualdade de condições, independentemente de quaisquer deficiências ou diferenças — e isso inclui barreiras linguísticas.