Różnorodność i globalizacja: łączenie zespołów w Hitachi IES

Najpierw kilka słów o Hitachi Industrial Equipment Systems

Hitachi Industrial Equipment Systems (lub Hitachi IES) koncentruje się na rozwiązaniach cyfrowych dla szerokiego zakresu branż. Od sprężarek powietrza i transformatorów rozdzielczych po silniki – firma dąży do rozwiązywania problemów społecznych i związanych z potrzebami klientów, dostarczając ekologiczne, wysokowydajne produkty o niskiej emisji CO2. Innowacyjna działalność społeczna ma kluczowe znaczenie dla Grupy Hitachi, która wykorzystuje dane i technologie, aby wspierać rozwój bardziej zrównoważonego społeczeństwa.

Wyzwania

• Międzynarodowa kadra pracownicza, języki świata. Komunikacja staje się coraz bardziej globalna, a język angielski zyskał przewagę dzięki globalizacji Hitachi IES. Sprawiło to, że przygotowanie treści przed ważnymi spotkaniami stało się niezbędne zarówno w języku japońskim, jak i angielskim.
• Terminy techniczne. Istniejące narzędzia tłumaczeniowe nie były wystarczająco dobre, aby dokładnie przekazać terminy techniczne i niuanse językowe.

Rozwiązania oferowane przez DeepL

• Tłumaczenia dokumentów. Tłumacz DeepL umożliwił zespołowi szybkie tłumaczenie potencjalnie czasochłonnych dokumentów w języku angielskim bez konieczności zmiany pliku.
• Efektywność umów międzydziałowych. Firma Hitachi IES wdrożyła DeepL na zasadach międzydziałowych w ramach umowy korporacyjnej, aby zaoszczędzić czas i ograniczyć procedury wymagane od każdego działu przy składaniu wniosku o usługę.

Wyniki

• Oszczędność czasu wynosząca ponad 60%. Pojedynczy pokaz slajdów PowerPoint, którego utworzenie zajmowało wcześniej 2–3 dni, można teraz wykonać w ciągu zaledwie jednego dnia dzięki DeepL.
• Mniej barier w całej firmie. Eliminacja barier językowych nie tylko poprawiła globalne relacje w firmie, ale też pomogła w promowaniu DEI (różnorodności, równości i integracji).

Czy mogliby panowie opowiedzieć nam o swoim dziale, misji i codziennej pracy?

Tanaka: Nazywam się Hirokazu Tanaka i jestem zastępcą menedżera grupy ds. planowania IT, która zajmuje się budżetami i kosztami ogólnymi. Pełnię również funkcję koordynatora w tym dziale. Moim głównym zadaniem jest opracowywanie, gromadzenie i podsumowywanie różnych ogłoszeń, powiadomień i wniosków badawczych, które napływają od firmy Hitachi, Ltd. do spółek Hitachi Industrial Equipment Group w Japonii i za granicą.

Shirai: Nazywam się Mitsuo Shirai i należę do Grupy Reklamy Globalnej, która działa w ramach Działu Strategii Zrównoważonego Zarządzania. Zajmuję się głównie pracami związanymi z reklamami, takimi jak zarządzanie wystawami i katalogami oraz sprawdzanie reklam.

Dlaczego w ciągu ostatnich kilku lat wzrosły panów potrzeby w zakresie globalnej komunikacji?

Shirai: Nasza firma od około 2021 roku wzmacnia swoją działalność międzynarodową. W wyniku tych wysiłków na rzecz globalizacji mamy obecnie więcej pracowników wielojęzycznych. Na przykład nasz menedżer generalny pochodzi ze Stanów Zjednoczonych, a menedżer sekcji – z Chin. Komunikacja z moim szefem odbywa się wyłącznie w języku angielskim, którego w ogóle nie znam.

Na początku próbowałem wielu rzeczy, w tym korzystania z aplikacji na smartfona jako tłumacza. Udało mi się przeprowadzić kilka rozmów, ale miałem problemy z uzyskaniem dokładnego tłumaczenia. Wtedy mój szef przedstawił mi DeepL. Kiedy po raz pierwszy wypróbowałem tę aplikację, uznałem ją za najłatwiejszą w użyciu w porównaniu z innymi rozwiązaniami tłumaczeniowymi, a potem coraz więcej osób z mojego otoczenia zaczęło z niej korzystać.

Tanaka: Przed okresem nasilającej się globalizacji co roku przenoszono jedną osobę z zagranicznej spółki należącej do grupy. Jednak w ciągu ostatnich kilku lat liczba ta wzrosła do dwóch, trzech lub czterech osób. Obecnie zatrudniamy pracowników na poziomie globalnym, nie tylko z Japonii, ale także z takich krajów jak Chiny i Tajlandia.

Oznaczało to, że przekazywanie informacji wewnątrz firmy, takich jak ogłoszenia dotyczące spraw ogólnych lub finansowych, wyłącznie w języku japońskim przestało być wystarczające. Każdy dział zaczął reagować na to wyzwanie, używając języka angielskiego, ale każdy z nich indywidualnie zawierał umowy bezpośrednio z DeepL. Zrozumieliśmy, że powinniśmy skonsolidować te indywidualne i działowe umowy w jedną umowę obejmującą całą firmę.

Jak doszli panowie do wniosku, że to dział IT powinien koordynować te działania?

Tanaka: Pracuję w dziale, który nazywamy Działem Promocji DX. Jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się on promowaniem różnych inicjatyw związanych z transformacją cyfrową, z których jedna dotyczy języka i komunikacji. Pierwotnie w grupie Hitachi dysponowaliśmy bezpłatnym oprogramowaniem do tłumaczenia, ale nie radziło ono sobie zbyt dobrze z tłumaczeniem terminów technicznych, oddawaniem niuansów językowych ani obsługą slajdów PowerPoint. Ponadto rezultat często zależał od umiejętności użytkownika. Wtedy właśnie zdecydowaliśmy się korzystać z darmowego oprogramowania do ogólnych potrzeb tłumaczeniowych, a gdy to nie wystarczało, zapewnialiśmy specjalistyczne narzędzie.

Ostatecznie zdecydowaliśmy się na DeepL ze względu na jego zdolność do dobrego tłumaczenia terminów technicznych. Na początku mieliśmy tylko kilkudziesięciu użytkowników. Jednak w ciągu sześciu miesięcy liczba użytkowników DeepL podwoiła się i zdaliśmy sobie sprawę, że w firmie istnieje ogromne zapotrzebowanie na tłumaczenia specjalistyczne.

Dzięki udostępnieniu jednego narzędzia wszystkim działom znacznie poprawiliśmy naszą wydajność. Zanim przeszliśmy na umowę z DeepL obejmującą całą firmę, każdy dział musiał przejść nowy proces zakupowy. Teraz, gdy wprowadziliśmy DeepL w całej firmie, wyeliminowaliśmy konieczność przechodzenia przez czasochłonne procedury wewnętrzne.

Co najczęściej panowie tłumaczą?

Shirai: Najczęściej używam DeepL do tłumaczenia e-maili, ale jeśli mam slajd PowerPoint tylko w języku angielskim, wrzucam cały plik do DeepL i tłumaczę go na angielski. Tylko w ten sposób mogę zorientować się, o co chodzi.

Tanaka: Do niedawna Tłumacz DeepL był używany tylko przez niektóre osoby, ale teraz, gdy musimy komunikować się z naszymi szefami w języku angielskim, używamy go znacznie częściej jako narzędzia codziennego użytku.

Czy korzystanie z DeepL miało jakieś inne skutki?

Tanaka: Podczas ważnych spotkań wewnętrznych korzystaliśmy wyłącznie z japońskich prezentacji PowerPoint, ale teraz, gdy jesteśmy bardziej międzynarodową firmą, wszystkie prezentacje PowerPoint przesyłamy również w języku angielskim.

Kiedy spotykam się z firmami z branży IT, czasami przygotowuję prezentację PowerPoint składającą się z około 10 slajdów. Wielokrotnie tłumaczyłem każde zdanie z języka japońskiego na angielski i z powrotem, aż doszedłem do punktu, w którym mogłem powiedzieć: „To ma sens, niezależnie od tego, czy tłumaczę z japońskiego na angielski, czy z angielskiego na japoński”. Oznaczało to, że samo przygotowanie wstępnej wersji prezentacji PowerPoint zajęło mi około dwóch lub trzech dni.

Dzięki DeepL otrzymuję dokumenty w języku angielskim już dzień po utworzeniu slajdów w języku japońskim, co oczywiście pozwala mi zaoszczędzić czas.

Jak chcieliby panowie korzystać z DeepL w przyszłości?

Tanaka: Myślę, że w przyszłości byłoby wspaniale, gdyby DeepL mogło być wykorzystywane do komunikacji głosowej w codziennych rozmowach, aby otworzyć więcej możliwości nawiązywania kontaktów.

Shirai: Jako osoba niedosłysząca zazwyczaj korzystam z aplikacji, która transkrybuje mowę w celu komunikacji. Jeśli jednak druga osoba nie mówi głośno i wyraźnie, transkrypcja może być niedokładna. Czasami mam również problemy ze zrozumieniem osób, które nie mówią płynnie. Mam szczególne problemy podczas spotkań towarzyskich w głośnym otoczeniu. Często transkrypcja jest zakłócana przez dźwięki dochodzące z otoczenia i nie jestem w stanie nadążyć za rozmową. Dokładność tych aplikacji nie jest jeszcze wystarczająca, a jak wspomniałem wcześniej, terminy techniczne nie są tłumaczone poprawnie. Byłoby idealnie, gdyby DeepL mogło rozwiązać takie problemy związane z konwersacjami.

Czy panów życie zawodowe lub osobiste zmieniło się po przełamaniu barier językowych?

Shirai: Pierwotnie nie miałem okazji rozmawiać z ludźmi z innych krajów, ale uważam, że globalizacja firmy od tego czasu była dobrym bodźcem. Mam więcej przeszkód niż większość ludzi – częściowo dlatego, że mam problem ze słuchem – ale możliwość prowadzenia rozmowy jest teraz dla mnie ogromną zaletą.

Jeśli chodzi o promowanie DEI, mam nadzieję, że firma będzie nadal tworzyć środowisko, w którym wszyscy będą mogli pracować na równych zasadach, niezależnie od wszelkich utrudnień lub różnic – w tym barier językowych.