Diversité et internationalisation : favoriser la collaboration entre les équipes chez Hitachi IES

Tout d'abord, quelques informations supplémentaires sur Hitachi Industrial Equipment Systems.

Hitachi Industrial Equipment Systems (ou Hitachi IES) se concentre sur les solutions connectées numériquement pour un large éventail d'industries. Des compresseurs d'air aux transformateurs de distribution électrique en passant par les moteurs, l'entreprise vise à résoudre les problèmes sociétaux et centrés sur le client en proposant des produits écologiques, hautement efficaces et à faibles émissions de CO2. Les activités socialement innovantes sont au cœur des préoccupations du groupe Hitachi, qui utilise les données et la technologie pour contribuer à la création d'une société plus durable. 

Les défis

• Main-d'œuvre multinationale, langues internationales. La communication est devenue de plus en plus internationale, l'anglais prévalant en raison de la mondialisation de Hitachi IES. Il était donc essentiel de préparer à l'avance le contenu des réunions importantes, tant en japonais qu'en anglais.
• Termes techniques. Les outils de traduction existants n'étaient pas suffisamment performants pour traduire avec précision les termes techniques et les nuances.

Les solutions de DeepL

• Traductions de documents. DeepL Traducteur a permis à l'équipe de traduire rapidement des documents anglais qui auraient pu prendre beaucoup de temps, sans avoir à changer le fichier.
• Efficacité du contrat entre les services. Hitachi IES a mis en œuvre DeepL à l'échelle interdépartementale dans le cadre d'un contrat d'entreprise afin de gagner du temps et de couper les procédures requises pour que chaque département puisse demander ce service.

Les résultats

• Gain de temps supérieur à 60 %. Une présentation PowerPoint qui nécessitait auparavant 2 à 3 jours de travail peut désormais être réalisée en une seule journée grâce à DeepL.
• Réduction des obstacles au sein de l'entreprise. La suppression des barrières liées aux langues a non seulement renforcé les liens internationaux au sein de l'entreprise, mais a également eu pour effet de promouvoir la diversité, l'équité et l'inclusion.

Pourriez-vous nous présenter votre département, sa mission et votre travail quotidien ?

Tanaka : Je m'appelle Hirokazu Tanaka et je suis directeur général adjoint du groupe de planification informatique, qui gère les budgets et les frais généraux. Je joue également le rôle de coordinateur au sein de ce département. Ma principale responsabilité consiste à élaborer, collecter et résumer divers avis, notifications et demandes de recherche qui sont envoyés par Hitachi, Ltd. aux sociétés du groupe Hitachi Industrial Equipment au Japon et à l'étranger.

Shirai : Je m'appelle Mitsuo Shirai et je fais partie du groupe International Advertising, qui relève de la division Stratégie de gestion durable. Je suis principalement responsable des tâches liées à la publicité, telles que la gestion des expositions et des catalogues, ainsi que la vérification des annonces publicitaires.

Pourquoi vos besoins en matière de communication internationale ont-ils augmenté au cours des dernières années ?

Shirai : Notre entreprise renforce ses activités internationales depuis environ 2021. Grâce à cet effort international, nous disposons désormais d'un plus grand nombre de collaborateurs multilingues. Par exemple, notre directeur général est originaire des États-Unis et notre chef de section est originaire de Chine. La communication avec mon supérieur se fait entièrement en anglais, que je ne maîtrise pas du tout.

Au début, j'ai essayé de nombreuses solutions, y compris l'utilisation d'une application pour smartphone comme un traducteur. J'ai eu l'opportunité d'avoir quelques conversations, mais j'ai rencontré des difficultés pour obtenir une traduction précise. Ensuite, mon supérieur m'a présenté DeepL. Lorsque je l'ai essayé pour la première fois, je l'ai trouvé plus facile à utiliser que les autres solutions de traduction, puis de plus en plus de personnes autour de moi ont commencé à l'utiliser.

Tanaka : Avant cette période d'internationalisation accrue, nous avions l'habitude de transférer une personne par an depuis une société du groupe à l'étranger. Cependant, au cours des deux dernières années, ce nombre est passé à deux, trois, voire quatre. Nous recrutons désormais à l'échelle internationale, non seulement au Japon, mais également dans des pays tels que la Chine et la Thaïlande.

Cela signifiait qu'il n'était plus suffisant de diffuser les informations au sein de l'entreprise, telles que les communications des services généraux ou financiers, uniquement en japonais. Chaque département a commencé à relever ce défi en anglais, mais chacun avait conclu individuellement un contrat directement avec DeepL. Nous avons pris conscience de la nécessité de regrouper ces contrats individuels et départementaux en un seul contrat à l'échelle de l'entreprise.

Comment avez-vous déterminé que le service informatique devait coordonner ces efforts ?

Tanaka : Je travaille au sein de ce que nous appelons la division Promotion DX qui, comme son nom l'indique, promeut diverses initiatives de transformation numérique, dont l'une concerne la langue et la communication. À l'origine, nous disposions d'un logiciel de traduction gratuit au sein du groupe Hitachi, mais il ne traduisait pas très bien les termes techniques, ne rendait pas les nuances et ne traitait pas les diapositives PowerPoint. De plus, le résultat dépendait souvent des compétences de l'utilisateur. C'est à ce moment-là que nous avons décidé d'utiliser des logiciels libres pour les besoins de traduction généraux, et lorsque cela ne suffisait pas, nous fournissions un outil spécialisé.

Finalement, nous avons opté pour DeepL en raison de sa capacité à bien traduire les termes techniques. Au début, nous ne comptions que quelques dizaines d'utilisateurs. Cependant, en six mois, le nombre d'utilisateurs de DeepL a doublé, et nous avons constaté qu'il existait un besoin important en matière de traduction spécialisée au sein de l'entreprise.

En mettant à disposition un outil commun à tous les services, nous avons considérablement amélioré notre efficacité. Avant de passer à un contrat à l'échelle de l'entreprise avec DeepL, chaque service devait suivre un nouveau processus d'approvisionnement. Depuis que nous avons introduit DeepL dans l'ensemble de l'entreprise, nous avons éliminé le besoin de passer par des procédures internes chronophages.

Quels sont les documents que vous traduisez le plus fréquemment ?

Shirai : J'utilise principalement DeepL pour les e‑mails, mais si une diapositive PowerPoint est uniquement en anglais, je télécharge l'intégralité du fichier dans DeepL et je le traduis en anglais. C'est la seule manière dont je peux avoir une idée générale de la situation.

Tanaka : Jusqu'à récemment, il n'était utilisé que par certaines personnes, mais maintenant que nous devons communiquer avec nos supérieurs en anglais, nous l'utilisons beaucoup plus fréquemment comme outil quotidien.

L'utilisation de DeepL a-t-elle eu d'autres effets ?

Tanaka : Lors des réunions internes importantes, nous n'utilisions auparavant que des présentations PowerPoint en japonais, mais maintenant que nous sommes plus multinationaux, nous soumettons également toutes les présentations PowerPoint en anglais.

Lorsque je rencontre des entreprises du secteur informatique, je prépare parfois une présentation PowerPoint d'environ 10 diapositives. Je traduisais chaque phrase à plusieurs reprises du japonais vers l'anglais, jusqu'à ce que j'atteigne un point où je pouvais affirmer : « Cela a du sens, que je le traduise du japonais vers l'anglais ou de l'anglais vers le japonais. » Il fallait environ deux ou trois jours pour réaliser une ébauche de la présentation PowerPoint.

Grâce à DeepL, je reçois les documents anglais seulement un jour après avoir créé les diapositives en japonais, ce qui me permet de gagner du temps.

Comment envisagez-vous d'utiliser DeepL à l'avenir ?

Tanaka : À l'avenir, je pense qu'il serait formidable que DeepL puisse être utilisé pour la communication vocale dans les conversations quotidiennes, afin d'offrir davantage d'opportunités de connexion.

Shirai : En tant que personne malentendante, j'utilise généralement une application qui transcrit la voix pour communiquer. Cependant, si l'interlocuteur ne s'exprime pas de manière claire et audible, la transcription risque de ne pas être exacte. J'ai également parfois des difficultés à comprendre les personnes qui ne s'expriment pas clairement. J'éprouve des difficultés particulières lors de réunions sociales dans des environnements bruyants. Souvent, la transcription est perturbée par les bruits environnants et je ne parviens pas à suivre la conversation. La précision de ces applications n'est pas encore suffisante et, comme je l'ai mentionné précédemment, les termes techniques ne sont pas traduits correctement. Il serait idéal que DeepL puisse résoudre ces problèmes liés à la conversation.

Votre vie professionnelle ou personnelle a-t-elle changé depuis que vous avez surmonté les barrières linguistiques ?

Shirai : À l'origine, je n'avais jamais eu l'occasion de communiquer avec des personnes d'autres pays, mais je considère que l'internationalisation de l'entreprise depuis lors a constitué un stimulant positif. Je rencontre davantage d'obstacles que la plupart des gens, en partie parce que je suis malentendant, mais le fait de pouvoir désormais tenir une conversation constitue un avantage considérable.

En ce qui concerne la promotion de la diversité, de l'équité et de l'inclusion, j'espère que l'entreprise continuera à favoriser un environnement où chacun peut travailler sur un pied d'égalité, indépendamment de tout handicap ou différence, y compris les barrières liées à la langue.