Diversiteit en internationale uitbreiding: teams verbinden bij Hitachi IES

Hieronder volgt meer informatie over Hitachi Industrial Equipment Systems

Hitachi Industrial Equipment Systems (of Hitachi IES) richt zich op digitaal verbonden oplossingen voor uiteenlopende industrieën. Van luchtcompressoren en stroomdistributietransformatoren tot motoren: het bedrijf richt zich op het oplossen van klantgerichte en maatschappelijke vraagstukken door groene, zeer efficiënte producten met een lage CO2-uitstoot te leveren. Maatschappelijk innovatief ondernemen staat centraal bij de Hitachi Group, die data en technologie gebruikt om een duurzamere samenleving te bevorderen. 

De uitdagingen

• Een internationaal personeelsbestand met verschillende talen. De communicatie werd steeds internationaler, waarbij Engels de overhand kreeg als gevolg van de internationale uitbreiding van Hitachi IES. Hierdoor was het cruciaal om content voorafgaand aan belangrijke vergaderingen in zowel het Japans als het Engels voor te bereiden.
• Technische termen. Bestaande vertaaltools waren niet voldoende om technische termen en nuances nauwkeurig weer te geven.

De oplossingen die DeepL heeft geboden

• Documentvertalingen. Dankzij DeepL Translator kon het team snel potentieel tijdrovende Engelse documenten vertalen, zonder dat het bestand moest worden gewijzigd.
• Efficiënte contracten voor verschillende afdelingen. Hitachi IES heeft DeepL op verschillende afdelingen geïmplementeerd onder een bedrijfsovereenkomst om tijd te besparen en de procedures te verminderen die elke afdeling moest doorlopen om services aan te vragen.

De resultaten

• Meer dan 60% tijdwinst. Een PowerPoint-presentatie die voorheen 2-3 dagen in beslag nam, kan nu met DeepL in slechts één dag worden voltooid.
• Minder belemmeringen binnen het bedrijf. Het wegnemen van taalbarrières heeft niet alleen de internationale samenwerking binnen het bedrijf versterkt, maar heeft ook bijgedragen aan het bevorderen van DEI (diversiteit, gelijkheid en inclusie).

Kunt u meer vertellen over uw afdeling, missie en de dagelijkse werkzaamheden?

Tanaka: Mijn naam is Hirokazu Tanaka en ik ben adjunct-manager van de IT-planningsgroep, die zich bezighoudt met budgetten en overheadkosten. Ik ben ook werkzaam als coördinator binnen die afdeling. Ik ben voornamelijk verantwoordelijk voor het ontwikkelen, verzamelen en samenvatten van diverse mededelingen, kennisgevingen en onderzoeksaanvragen die Hitachi, Ltd. verstuurt naar bedrijven van de Hitachi Industrial Equipment Group in Japan en daarbuiten.

Shirai: Mijn naam is Mitsuo Shirai en ik ben werkzaam bij de Global Advertising Group, die deel uitmaakt van de afdeling Strategie voor duurzame bedrijfsvoering. Ik ben voornamelijk verantwoordelijk voor werkzaamheden die verband houden met advertenties, zoals het beheren van tentoonstellingen en catalogi en het controleren van advertenties.

Waarom zijn jullie behoeften op het gebied van wereldwijde communicatie in de afgelopen jaren toegenomen?

Shirai: Ons bedrijf is sinds ongeveer 2021 bezig met het versterken van de internationale activiteiten. Als gevolg van deze inspanningen om internationaal te werken, beschikken we nu over meer meertalige werknemers. Onze algemeen directeur is bijvoorbeeld afkomstig uit de Verenigde Staten en onze manager van de sectie is afkomstig uit China. De communicatie met mijn leidinggevende verloopt volledig in het Engels, een taal die ik niet beheers.

In het begin heb ik diverse methoden geprobeerd, zoals het gebruik van een vertaalapp op mijn smartphone. Ik heb enkele gesprekken kunnen voeren, maar ik vond het moeilijk om een nauwkeurige vertaling te verkrijgen. Toen vertelde mijn leidinggevende mij over DeepL. Toen ik DeepL voor het eerst gebruikte, vond ik het de meest gebruiksvriendelijke vertaaloplossing in vergelijking met andere oplossingen. Vervolgens begonnen steeds meer mensen in mijn omgeving het ook te gebruiken.

Tanaka: Vóór deze periode van toenemende internationale uitbreidingen werd er jaarlijks één persoon overgeplaatst vanuit een buitenlandse groepsmaatschappij. In de afgelopen jaren is dat aantal echter gestegen tot twee, drie of vier. We werven nu ook internationale medewerkers uit Japan, China en Thailand.

Dat betekende dat het niet langer voldoende was om informatie binnen het bedrijf, zoals mededelingen van algemene zaken of financiën, alleen in het Japans te verspreiden. Elke afdeling reageerde op deze uitdaging door de Engelse taal te gebruiken, maar elke afdeling sloot individueel een contract af met DeepL. We zagen in dat we deze individuele en afdelingscontracten moesten samenvoegen tot één contract voor het hele bedrijf.

Hoe bent u tot de conclusie gekomen dat de IT-afdeling deze inspanningen zou moeten coördineren?

Tanaka: Ik ben werkzaam bij de afdeling DX Promotion. Zoals de naam al aangeeft, bevordert deze afdeling diverse initiatieven op het gebied van digitale transformatie, waaronder taal en communicatie. We beschikten in eerste instantie over gratis vertaalsoftware binnen de Hitachi Group, maar deze kon technische termen niet goed vertalen, nuances niet goed weergeven en was niet geschikt voor PowerPoint-presentaties. Bovendien was het resultaat vaak afhankelijk van de vaardigheid van de gebruiker. Daarom kozen we ervoor om voor algemene vertaalbehoeften gebruik te maken van gratis softwareopties. Voor meer complexe vertaalopdrachten zouden we een gespecialiseerde tool inzetten.

Uiteindelijk hebben we gekozen voor DeepL vanwege het vermogen om technische termen goed te vertalen. In het begin hadden wij slechts enkele tientallen gebruikers. In zes maanden tijd verdubbelde het aantal DeepL-gebruikers echter. Op dat moment beseften we dat er binnen het bedrijf een grote behoefte was aan gespecialiseerde vertalingen.

Door één tool voor alle afdelingen beschikbaar te stellen, hebben we onze efficiëntie aanzienlijk verbeterd. Voordat we overstapten op een contract met DeepL voor het hele bedrijf, moest elke afdeling een nieuw aanbestedingsproces doorlopen. Dankzij de introductie van DeepL binnen het gehele bedrijf zijn tijdrovende interne procedures niet langer noodzakelijk.

Wat voor soort content vertaalt u het vaakst?

Shirai: Ik gebruik DeepL voornamelijk voor e-mails, maar als er een PowerPoint-dia is die alleen in het Engels beschikbaar is, voer ik het volledige bestand in DeepL in en vertaal ik het naar het Engels. Dat is de enige manier waarop ik een algemeen beeld kan krijgen van wat er precies aan de hand is.

Tanaka: Voorheen werd het eigenlijk alleen door bepaalde personen gebruikt, maar nu we in het Engels met onze leidinggevenden moeten communiceren, gebruiken we het steeds vaker als dagelijks hulpmiddel.

Heeft het gebruik van DeepL nog andere gevolgen gehad?

Tanaka: We gebruikten voor belangrijke interne vergaderingen uitsluitend PowerPoint-presentaties in het Japans, maar nu we meer internationaal werken, dienen we alle PowerPoint-presentaties ook in het Engels in.

Wanneer ik vergaderingen heb met groepsbedrijven uit de IT-sector, maakte ik regelmatig een PowerPoint-presentatie met ongeveer 10 dia's. Ik vertaalde elke zin herhaaldelijk tussen het Japans en het Engels, totdat ik op een gegeven dacht dat de zin zowel in de richting Japans-Engels als Engels-Japans logisch klonk. Dit betekende dat het ongeveer twee tot drie dagen duurde om alleen al een conceptversie van de PowerPoint-presentatie te maken.

Met DeepL ontvang ik de Engelse documenten slechts een dag nadat ik de dia's in het Japans heb gemaakt. Dit bespaart me heel wat tijd.

Hoe wilt u DeepL in de toekomst toepassen?

Tanaka: Ik zou het geweldig vinden als DeepL in de toekomst gebruikt kan worden voor stemcommunicatie in dagelijkse gesprekken om meer contacten te kunnen leggen.

Shirai: Ik ben slechthorend en maak doorgaans gebruik van een applicatie die spraak omzet in tekst voor communicatie. Als de andere persoon echter niet luid en duidelijk spreekt, is de transcriptie mogelijk niet nauwkeurig. Ik heb soms ook moeite om mensen te verstaan die niet erg welbespraakt zijn. Ik ervaar bijzondere moeilijkheden tijdens sociale bijeenkomsten in luidruchtige omgevingen. Vaak wordt de transcriptie verstoord door de geluiden om mij heen en kan ik het gesprek niet volgen. De nauwkeurigheid van deze apps is nog niet voldoende en, zoals ik eerder heb vermeld, worden technische termen niet correct vertaald. Het zou fijn zijn als DeepL dergelijke problemen bij gesprekken zou kunnen oplossen.

Heeft het doorbreken van taalbarrières invloed gehad op uw werk of privéleven?

Shirai: Ik had vroeger nooit de kans om met mensen uit andere landen te communiceren, maar ik vind dat de internationale uitbreiding van het bedrijf een goede invloed op mij heeft. Ik heb meer beperkingen dan de meeste mensen, deels omdat ik slechthorend ben, maar het is een groot voordeel dat ik nu een gesprek kan voeren.

Als het gaat om het bevorderen van DEI, hoop ik dat het bedrijf een omgeving kan blijven creëren waarin iedereen onder gelijke omstandigheden kan werken, ongeacht eventuele beperkingen of verschillen, waaronder taalbarrières.