Diversità e globalizzazione: avvicinare i team di Hitachi IES

Hitachi Industrial Equipment Systems, in breve

Hitachi Industrial Equipment Systems (o Hitachi IES) si concentra su soluzioni digitalmente connesse per un’ampia gamma di settori industriali. Dai compressori d’aria ai trasformatori di distribuzione dell’energia elettrica fino ai motori, l’azienda mira a risolvere le problematiche sociali e incentrate sul cliente fornendo prodotti ecologici, altamente efficienti e a basse emissioni di CO2. Le attività socialmente innovative sono fondamentali per Hitachi Group, che utilizza dati e tecnologia per contribuire alla creazione di una società più sostenibile. 

Le sfide

• Personale internazionale, lingue globali. La comunicazione è diventata sempre più globale, con l’inglese che ha assunto un ruolo predominante dopo la globalizzazione di Hitachi IES. Ciò ha reso indispensabile la preparazione anticipata dei contenuti sia in giapponese che in inglese in vista di riunioni importanti.
• Termini tecnici. Gli strumenti di traduzione esistenti non erano abbastanza validi da tradurre con precisione i termini tecnici e trasmettere le sfumature di significato.

Le soluzioni offerte da DeepL

• Traduzioni di documenti. DeepL Traduttore ha consentito al team di tradurre rapidamente documenti in inglese che altrimenti avrebbero richiesto molto tempo, il tutto senza bisogno di modificare i file.
• Efficienza contrattuale tra i vari reparti. Hitachi IES ha implementato DeepL a livello interdipartimentale nell’ambito di un contratto aziendale per risparmiare tempo e ridurre le procedure richieste a ciascun reparto per richiedere il servizio.

I risultati

• Risparmio di tempo superiore al 60%. Una singola presentazione PowerPoint che prima richiedeva 2-3 giorni per essere creata, ora può essere completata in un solo giorno con DeepL.
• Riduzione delle barriere all’interno dell’azienda. L’eliminazione delle barriere linguistiche non solo ha aumentato le connessioni globali all’interno dell’azienda, ma ha anche avuto l’effetto di promuovere la DEI (Diversità, Equità e Inclusione).

Potreste fornirci alcune informazioni sul vostro reparto, sulla vostra missione e sul vostro lavoro quotidiano?

Tanaka: Mi chiamo Hirokazu Tanaka e ricopro il ruolo di Deputy General Manager dell’IT Planning Group, che si occupa di budget e costi generali. Svolgo anche il ruolo di coordinatore nel mio reparto. La mia responsabilità principale consiste nello sviluppare, raccogliere e riassumere varie comunicazioni, notifiche e richieste di ricerca che pervengono da Hitachi, Ltd. alle società di Hitachi Industrial Equipment Group in Giappone e all’estero.

Shirai: Mi chiamo Mitsuo Shirai e faccio parte del Global Advertising Group, che fa capo alla divisione Sustainable Management Strategy. Mi occupo principalmente di attività relative alla pubblicità, quali la gestione di mostre e cataloghi e la revisione degli annunci pubblicitari.

Perché le vostre esigenze di comunicazione globale sono aumentate negli ultimi anni?

Shirai: La nostra azienda ha rafforzato la sua attività internazionale a partire dal 2021 circa. Grazie a questo impegno verso la globalizzazione, ora disponiamo di un numero maggiore di collaboratori multilingui. Per esempio, il nostro direttore generale è statunitense, mentre il nostro responsabile di sezione è cinese. La comunicazione con il mio superiore avviene interamente in inglese, lingua che non conosco affatto.

Inizialmente ho sperimentato diverse soluzioni, tra cui un’app per smartphone come traduttore. Ho fatto qualche conversazione, ma avevo difficoltà a ottenere traduzioni accurate. Poi il mio superiore mi ha fatto conoscere DeepL. Quando l’ho provato per la prima volta, l’ho trovato più intuitivo rispetto ad altre soluzioni di traduzione, e un po’ alla volta sempre più persone intorno a me hanno iniziato a utilizzarlo.

Tanaka: Prima di questo periodo di crescente globalizzazione, di solito ogni anno una persona doveva trasferirsi da una società del gruppo con sede all’estero. Tuttavia, negli ultimi due anni, il numero è aumentato a due, tre o quattro. Ora stiamo assumendo a livello globale, non solo dal Giappone, ma anche da Paesi come la Cina e la Thailandia.

Perciò non bastava più comunicare solo in giapponese all’interno dell’azienda, come le note dagli uffici amministrativi o finanziari. Ogni reparto ha iniziato a rispondere a questa sfida in inglese, ma ciascuno aveva stipulato un contratto individuale direttamente con DeepL. Abbiamo capito che era il caso di consolidare questi contratti individuali e a livello di reparto in un unico contratto aziendale.

Come siete giunti alla conclusione che il reparto informatico dovesse coordinare queste iniziative?

Tanaka: Lavoro nella cosiddetta divisione DX Promotion che, come suggerisce il nome, promuove diverse iniziative di trasformazione digitale, una delle quali riguarda la lingua e la comunicazione. All’inizio, all’interno di Hitachi Group era disponibile un software di traduzione gratuito, che però non era in grado di tradurre accuratamente i termini tecnici, trasmettere le sfumature di significato o gestire le slide PowerPoint. Senza contare che il risultato dipendeva spesso dall’abilità dell’utente. Abbiamo perciò deciso di utilizzare dei software gratuiti solo per le esigenze di traduzione generiche e, quando non bastava, di fornire uno strumento specializzato.

Alla fine abbiamo optato per DeepL per la sua capacità di tradurre accuratamente i termini tecnici. I primi tempi avevamo solo poche decine di utenti. Tuttavia, nel giro di sei mesi, il numero di utenti è raddoppiato e ci siamo resi conto che nell’azienda c’era un’enorme necessità di traduzioni specializzate.

Fornendo un unico strumento a tutti i reparti, abbiamo notevolmente migliorato la nostra efficienza. Prima di passare a un contratto aziendale con DeepL, ogni reparto era tenuto a seguire una nuova procedura di approvvigionamento. Dopo aver introdotto DeepL in tutta l’azienda, abbiamo eliminato la necessità di seguire lunghe procedure interne.

Qual è il tipo di traduzione che effettuate più spesso?

Shirai: Utilizzo principalmente DeepL per le e-mail, ma se ho una presentazione PowerPoint solo in inglese, carico l’intero file su DeepL e lo traduco in giapponese. Questo è l’unico modo in cui posso farmi un’idea generale del contenuto.

Tanaka: Fino a poco tempo fa lo usavano solo alcune persone, ma ora che dobbiamo comunicare con i nostri superiori in inglese, lo impieghiamo molto più spesso come strumento quotidiano.

Usare DeepL ha avuto altri effetti?

Tanaka: Durante riunioni interne importanti, prima usavamo solo PowerPoint in giapponese, ma ora che siamo diventati un’azienda più multinazionale facciamo tutte le presentazioni anche in inglese.

Quando ho riunioni con società del settore informatico, a volte preparo una presentazione PowerPoint di circa 10 slide. Ho tradotto più volte ogni frase dal giapponese all’inglese e viceversa fino ad arrivare al punto in cui potevo dire: “Ha senso sia che lo traduca dal giapponese all’inglese che dall’inglese al giapponese”. Ci volevano circa due o tre giorni solo per preparare una bozza della presentazione PowerPoint.

Con DeepL ricevo i documenti in inglese solo un giorno dopo aver creato le slide in giapponese, così risparmio tempo.

Come volete utilizzare DeepL in futuro?

Tanaka: Mi piacerebbe usare DeepL per la comunicazione vocale nelle conversazioni quotidiane, così da ampliare le opportunità di interazione.

Shirai: Come persona con una disabilità uditiva di solito uso un’applicazione che trascrive la voce per comunicare. Se l’altra persona non parla in modo forte e chiaro, però, la trascrizione potrebbe non essere accurata. A volte ho difficoltà a capire le persone che non scandiscono le parole. Ho difficoltà in particolare durante gli eventi sociali in ambienti rumorosi. Spesso la trascrizione viene disturbata dai suoni che mi circondano e non riesco a seguire la conversazione. L’accuratezza di queste app non è ancora soddisfacente e, come ho già menzionato in precedenza, i termini tecnici non vengono tradotti correttamente. Sarebbe l’ideale se DeepL potesse risolvere questi problemi di conversazione.

La vostra vita lavorativa o personale è cambiata ora che avete superato le barriere linguistiche?

Shirai: Prima non avevo l’opportunità di parlare con persone provenienti da altri Paesi, ma la globalizzazione dell’azienda è stata uno stimolo positivo. Ho più barriere da superare rispetto alla maggior parte delle persone, in parte a causa della mia disabilità uditiva, ma poter conversare ora è un gran bel vantaggio.

Per quanto riguarda la promozione della DEI, spero che l’azienda continui a incoraggiare un ambiente in cui tutti possano lavorare in condizioni di parità, indipendentemente da eventuali handicap o differenze, comprese le barriere linguistiche.