Çeşitlilik ve küreselleşme: Hitachi IES'de ekipleri birbirine bağlamak

Öncelikle Hitachi Industrial Equipment Systems hakkında biraz daha bilgi verelim

Hitachi Industrial Equipment Systems (veya Hitachi IES), çok çeşitli endüstriler için dijital olarak bağlantılı çözümlere odaklanmaktadır. Hava kompresörleri ve güç dağıtım transformatörlerinden motorlara kadar, düşük CO2 emisyonlu, çevre dostu, yüksek verimli ürünler sunarak müşteri odaklı ve toplumsal sorunları çözmeyi amaçlamaktadır. Sosyal açıdan yenilikçi iş modelleri, daha sürdürülebilir bir toplumun oluşmasına yardımcı olmak için veri ve teknolojiyi kullanan Hitachi Group için merkezi bir öneme sahiptir. 

Zorluklar

• Çok uluslu iş gücü, küresel diller. Hitachi IES'in küreselleşmesi ile iletişim giderek daha küresel hale geldi ve İngilizce baskın dil haline geldi. Bu durum, önemli toplantılar öncesinde hem Japonca hem de İngilizce olarak içeriğin önceden hazırlanmasını zorunlu hale getirdi.
• Teknik terimler. Mevcut çeviri araçları, teknik terimleri ve nüansları doğru bir şekilde aktarmada yeterince iyi değildi.

DeepL'in sunduğu çözümler

• Belge çevirisi. DeepL Çeviri, ekibin zaman alıcı olabilecek İngilizce belgeleri dosyayı değiştirmeye gerek kalmadan hızlı bir şekilde çevirmesini sağladı.
• Departmanlar arası sözleşme verimliliği. Hitachi IES, zaman kazanmak ve her departmanın Hizmet için başvuruda bulunması gereken prosedürleri azaltmak amacıyla, kurumsal bir sözleşme kapsamında DeepL'i departmanlar arası bir sistem olarak uygulamaya koydu.

Sonuçlar

• %60'ın üzerinde zaman tasarrufu. Eskiden oluşturulması 2-3 gün süren tek bir PowerPoint slayt gösterisi, DeepL ile artık sadece bir günde hazırlanabiliyor.
• Şirket genelinde daha az engel. Dil engellerinin ortadan kaldırılması şirket içindeki küresel bağlantıları artırmakla kalmadı, aynı zamanda DEI'yi (Çeşitlilik, Eşitlik ve Kapsayıcılık) de teşvik etti.

Departmanınız, göreviniz ve günlük çalışmalarınız hakkında bize bilgi verebilir misiniz?

Tanaka: Adım Hirokazu Tanaka. Bütçe ve genel giderleri yöneten BT Planlama Grubu'nun Genel Müdür Yardımcısıyım. Ayrıca o departmanda koordinatör olarak da görev yapıyorum. Ana sorumluluğum, Hitachi, Ltd.'den Japonya ve yurtdışındaki Hitachi Industrial Equipment Group şirketlerine gelen çeşitli bildirimleri, duyuruları ve araştırma taleplerini geliştirmek, toplamak ve özetlemektir.

Shirai: Adım Mitsuo Shirai ve Sürdürülebilir Yönetim Stratejisi Bölümü'nde bulunan Küresel Reklamcılık Grubu'nda görev alıyorum. Benim görevim ağırlıklı olarak sergi ve katalogların yönetimi, reklamların kontrolü gibi reklamlarla ilgili işlerdir.

Son birkaç yılda küresel iletişim ihtiyaçlarınız neden arttı?

Shirai: Şirketimiz, 2021 yılından itibaren uluslararası işlerini güçlendirmeye devam etmektedir. Bu küresel çabasının bir sonucu olarak, artık daha fazla çok dilli çalışanımız var. Örneğin, genel müdürümüz ABD'den, bölüm müdürümüz ise Çin'den. Patronumla iletişim tamamen İngilizce, ki ben hiç İngilizce bilmiyorum.

İlk başta birçok şey denedim, akıllı telefon çeviri uygulamasını kullanmak da dahil. Birkaç konuşma yapabildim, ancak doğru bir çeviri elde etmekte zorlandım. Sonra patronum bana DeepL'i tanıttı. İlk denediğimde, diğer çeviri çözümlerine kıyasla en kolay kullanımlı olduğunu gördüm, ardından çevremdeki giderek daha fazla kişi kullanmaya başladı.

Tanaka: Küreselleşmenin arttığı bu dönemden önce, her yıl yurtdışındaki bir grup şirketinden bir kişi transfer ediliyordu. Ancak son birkaç yıldır bu sayı iki, üç veya dörde yükseldi. Artık sadece Japonya'dan değil, Çin ve Tayland gibi ülkelerden de küresel olarak personel alımı yapıyoruz.

Bu, genel işler veya finans departmanından gelen bildirimler gibi bilgilerin şirket içinde sadece Japonca olarak dağıtılmasının artık yeterli olmadığı anlamına geliyordu. Her departman bu zorluğa İngilizce olarak yanıt vermeye başladı, ancak her biri DeepL ile bireysel olarak doğrudan sözleşme yapmıştı. Bu bireysel ve departman sözleşmelerini şirket çapında tek bir sözleşme altında birleştirmemiz gerektiğini fark ettik.

IT departmanının bu çalışmaları koordine etmesi gerektiğine nasıl karar verdiniz?

Tanaka: Adından da anlaşılacağı gibi, çeşitli dijital dönüşüm girişimlerini destekleyen DX Promosyon Bölümü'nde çalışıyorum. Bu girişimlerden biri de dil ve iletişimle ilgili. Başlangıçta Hitachi Group bünyesinde ücretsiz çeviri yazılımı kullanıyorduk ancak bu yazılım teknik terimleri çok iyi çeviremiyor, nüansları aktaramıyor ve PowerPoint slaytlarını işleyemiyordu. Ayrıca sonuç genellikle kullanıcının becerisine bağlıydı. Bu nedenle genel çeviri ihtiyaçları için ücretsiz yazılım seçeneklerini kullanmaya karar verdik ve bu yeterli olmadığında, özel bir araç sağladık.

Sonuç olarak, teknik terimleri iyi çevirebilme özelliği nedeniyle DeepL'i tercih ettik. Başlangıçta sadece birkaç düzine kullanıcımız vardı. Ancak altı ay içinde DeepL kullanıcılarının sayısı iki katına çıktı ve şirket içinde özel çeviriye büyük bir ihtiyaç olduğunu fark ettik.

Tüm departmanlara tek bir araç sunarak verimliliğimizi büyük ölçüde iyileştirdik. DeepL ile şirket çapında bir sözleşmeye geçmeden önce, her departmanın yeni bir satın alma sürecinden geçmesi gerekiyordu. DeepL'i tüm şirkete tanıttığımızdan beri, zaman alan iç prosedürleri uygulamaya gerek kalmadı.

En sık neyi çeviriyorsunuz?

Shirai: Çoğunlukla e-postalar için DeepL kullanıyorum ancak yalnızca İngilizce olan bir PowerPoint slaytı varsa, tüm dosyayı DeepL'e yükleyip İngilizceye çeviriyorum. Bu, neler olup bittiğine dair genel bir fikir edinebilmemin tek yolu.

Tanaka: Yakın zamana kadar DeepL sadece belirli kişiler tarafından kullanılıyordu ancak artık patronlarımızla İngilizce iletişim kurmamız gerektiğinden, günlük bir araç olarak çok daha sık kullanıyoruz.

DeepL kullanmanın başka bir etkisi oldu mu?

Tanaka: Önemli iç toplantılarda eskiden sadece Japonca PowerPoint sunumları kullanırdık ancak artık daha çok uluslu bir şirket olduğumuz için tüm PowerPoint sunumlarını İngilizce olarak da sunuyoruz.

IT sektöründen grup şirketleriyle toplantılarım olduğunda, bazen yaklaşık 10 slaytlık bir PowerPoint sunumu hazırlardım. Her cümleyi Japonca ve İngilizce arasında defalarca çevirirdim, ta ki "Bu cümle Japonca-İngilizce ya da İngilizce-Japonca yönünde çevrilse de mantıklı oluyor" diyebileceğim noktaya gelene kadar. Bu da PowerPoint sunumunun taslağını hazırlamanın yaklaşık iki veya üç gün sürmesi anlamına geliyordu.

DeepL ile Japonca slaytları oluşturduktan sadece bir gün sonra İngilizce belgeleri alıyorum, bu da bana zaman kazandırıyor.

Gelecekte DeepL'i nasıl kullanmak istersiniz?

Tanaka: Gelecekte DeepL'in günlük konuşmalarda sesli iletişim için kullanılabilmesi ve daha fazla bağlantı fırsatı yaratması harika olur diye düşünüyorum.

Shirai: İşitme engelli bir kişi olarak, iletişim için genellikle konuşmayı yazıya dönüştüren bir uygulama kullanıyorum. Ancak karşı taraf yüksek sesle ve net bir şekilde konuşmazsa, transkripsiyon doğru olmayabiliyor. Bazen konuşması akıcı olmayan kişileri anlamakta zorluk çekiyorum. Gürültülü ortamlarda düzenlenen sosyal toplantılarda özellikle zorluk çekiyorum. Çoğu zaman, çevremdeki sesler nedeniyle transkripsiyon karışıyor ve konuşmayı takip edemiyorum. Bu uygulamaların doğruluğu henüz yeterince iyi değil ve daha önce de belirttiğim gibi teknik terimler doğru şekilde çevrilmiyor. DeepL bu tür konuşma sorunlarını çözebilseydi ideal olurdu.

Dil engellerini aşmanız iş veya özel hayatınızda bir şeyleri değiştirdi mi?

Shirai: Başlangıçta diğer ülkelerden insanlarla konuşma fırsatım hiç olmamıştı, ancak o zamandan beri şirketin küreselleşmesi iyi bir teşvik oldu. Çoğu insandan daha fazla engelim var — kısmen işitme engelli olduğum için — ama artık sohbet edebilmek büyük bir avantaj.

DEI'yi teşvik etme konusunda şirketin, dil engelleri de dahil olmak üzere, herhangi bir engel veya farklılık gözetmeksizin herkesin eşit şartlarda çalışabileceği bir ortamı sürdürmeye devam etmesini umuyorum.