Diversidad y globalización: conectando equipos en Hitachi IES

Hitachi Industrial Equipment Systems en resumen

Hitachi Industrial Equipment Systems (o Hitachi IES) se centra en soluciones conectadas digitalmente para una amplia gama de industrias. Desde compresores de aire y transformadores de distribución eléctrica hasta motores, su objetivo es resolver problemas sociales y centrados en el cliente mediante el suministro de productos ecológicos y de alta eficiencia con bajas emisiones de CO2. La innovación a nivel social es fundamental para el Grupo Hitachi, que utiliza datos y tecnología para ayudar a fomentar una sociedad más sostenible. 

Los retos

• Plantilla multinacional, idiomas internacionales. La comunicación cada vez era más internacional, con el inglés como idioma predominante debido a la globalización de Hitachi IES. Esto hizo que fuera esencial preparar el contenido con antelación para las reuniones importantes, tanto en japonés como en inglés.
• Términos técnicos. Las herramientas de traducción existentes no eran lo suficientemente buenas para transmitir con precisión los términos técnicos y los matices.

Las soluciones que ofrecía DeepL

• Traducciones de documentos. El Traductor de DeepL permitió al equipo traducir rápidamente documentos en inglés que solían llevar mucho tiempo, sin necesidad de modificar el archivo.
• Eficiencia de los contratos entre departamentos. Hitachi IES implementó DeepL en todos los departamentos mediante un contrato corporativo para ahorrar tiempo y reducir los trámites necesarios para que cada departamento solicitara el servicio.

Los resultados

• Ahorro de tiempo de más del 60 %. Crear una sola presentación de PowerPoint antes llevaba entre dos y tres días, ahora con DeepL solo uno.
• Menos barreras en toda la empresa. La eliminación de las barreras de idioma no solo aumentó las conexiones internacionales dentro de la empresa, sino que también tuvo el efecto de promover la DEI (diversidad, equidad e inclusión).

¿Podrías hablarnos de tu departamento, tu misión y tu trabajo diario?

Tanaka: Mi nombre es Hirokazu Tanaka y soy subdirector general del Grupo de Planificación de TI, que se encarga de los presupuestos y los gastos generales. También actúo como coordinador dentro de ese departamento. Mi principal responsabilidad es elaborar, recopilar y resumir diversos avisos, notificaciones y solicitudes de investigación que llegan de Hitachi, Ltd. a las empresas del Grupo Hitachi Industrial Equipment en Japón y en el extranjero.

Shirai: Mi nombre es Mitsuo Shirai y pertenezco al Grupo de Publicidad Internacional, que forma parte de la División de Estrategia de Gestión Sostenible. Me encargo principalmente de tareas relacionadas con la publicidad, como la gestión de exposiciones y catálogos, y la revisión de anuncios publicitarios.

¿Por qué han aumentado tus necesidades de comunicación internacional en los últimos años?

Shirai: Nuestra empresa lleva reforzando su negocio internacional desde aproximadamente 2021. Como resultado de este esfuerzo por internacionalizarse, ahora contamos con más trabajadores multilingües. Por ejemplo, nuestro gestor general es de Estados Unidos y nuestro gestor de sección es de China. La comunicación con mi jefe es completamente en inglés, idioma que no hablo en absoluto.

Al principio probé muchas cosas, incluyendo el uso de una aplicación móvil de traducción. Pude mantener algunas conversaciones, pero me costaba conseguir una traducción precisa. Entonces mi jefe me enseñó DeepL. Cuando lo probé por primera vez, me pareció el más fácil de usar en comparación con otras soluciones de traducción, y luego cada vez más personas a mi alrededor comenzaron a utilizarlo.

Tanaka: Antes de este periodo de creciente globalización, normalmente cada año una persona tenía que trasladarse desde una empresa del grupo con sede en el extranjero. Pero en los últimos dos años, ese número ha aumentado a dos, tres o cuatro. Ahora también estamos contratando personal internacional, no solo en Japón, sino también en países como China y Tailandia.

Esto significaba que ya no era suficiente distribuir la información dentro de la empresa, como los avisos de asuntos generales o finanzas, solo en japonés. Cada departamento comenzó a responder a este reto en inglés, pero cada uno había firmado un contrato individual con DeepL directamente. Nos dimos cuenta de que debíamos consolidar estos contratos individuales y departamentales en un único contrato para toda la empresa.

¿Cómo decidiste que el departamento de TI debía coordinar estas iniciativas?

Tanaka: Trabajo en lo que llamamos la División de Promoción DX que, como su nombre indica, promueve diversas iniciativas de transformación digital, una de las cuales gira en torno al idioma y la comunicación. Al principio, disponíamos de un software de traducción gratis dentro del Grupo Hitachi, pero no traducía bien los términos técnicos, no transmitía los matices y no funcionaba con las diapositivas de PowerPoint. Además, el resultado solía depender de las competencias del usuario. Ahí fue cuando decidimos utilizar opciones de software libre solo para las necesidades generales de traducción y, de no ser esto suficiente, proporcionaríamos una herramienta especializada.

Al final, nos decidimos por DeepL debido a su capacidad para traducir con precisión terminología técnica. Al principio, solo teníamos unas pocas docenas de usuarios. Pero en seis meses, el número de usuarios de DeepL se duplicó y nos dimos cuenta de que había una gran necesidad de traducción especializada dentro de la empresa.

Al proporcionar una herramienta común a todos los departamentos, hemos mejorado mucho nuestra eficiencia. Antes de cambiar a un contrato para toda la empresa con DeepL, cada departamento tenía que pasar por un nuevo proceso de adquisición. Ahora que hemos introducido DeepL en toda la empresa, hemos eliminado la necesidad de pasar por largos procedimientos internos.

¿Qué traduces con más frecuencia?

Shirai: Utilizo DeepL principalmente para correos electrónicos, pero si hay una diapositiva de PowerPoint que solo está en inglés, introduzco todo el archivo en DeepL y lo traduzco al japonés. Esa es la única forma en que puedo tener una idea general de lo que está pasando.

Tanaka: Hasta hace poco, solo lo usaban determinadas personas, pero ahora que necesitamos comunicarnos con nuestros jefes en inglés, lo usamos con mucha más frecuencia como herramienta cotidiana.

¿Ha tenido algún otro efecto el uso de DeepL?

Tanaka: En las reuniones internas importantes, antes solo utilizábamos presentaciones PowerPoint en japonés, pero ahora que somos más multinacionales, también los enviamos en inglés.

Cuando tengo reuniones con empresas del sector de las tecnologías de la información, a veces preparo una presentación de PowerPoint con unas 10 diapositivas. Antes lo que hacía era traducir cada frase una y otra vez del japonés al inglés y viceversa, hasta llegar a un punto en el que podía decir: «Esto tiene sentido tanto si lo traduzco del japonés al inglés como del inglés al japonés». Lo que significaba que tardaba unos dos o tres días solo en hacer un borrador de la presentación de PowerPoint.

Con DeepL, recibo los documentos en inglés el día de después de crear las diapositivas en japonés, lo que claramente me ahorra tiempo.

¿Cómo te gustaría utilizar DeepL en el futuro?

Tanaka: En el futuro, creo que sería estupendo que DeepL pudiera utilizarse para la comunicación vocal en las conversaciones cotidianas, con el fin de abrir más oportunidades para conectar.

Shirai: Como persona con discapacidad auditiva, suelo utilizar una aplicación que transcribe la voz para comunicarme. Sin embargo, si la otra persona no habla alto y claro, es posible que la transcripción no sea precisa. A veces también me cuesta entender a las personas que no vocalizan. Tengo especial dificultad en reuniones sociales en entornos ruidosos. A menudo, la transcripción se ve afectada por los sonidos que me rodean y no puedo seguir la conversación. La precisión de estas aplicaciones aún no es lo suficientemente buena y, como mencionaba antes, los términos técnicos no se traducen correctamente. Lo ideal sería que DeepL pudiera resolver este tipo de problemas conversacionales.

¿Ha cambiado tu vida laboral o personal ahora que has superado las barreras de idioma?

Shirai: Hace tiempo, nunca hubiera la oportunidad de hablar con gente de otros países, pero creo que la internacionalización de la empresa desde entonces ha sido un buen estímulo. Tengo más barreras que la mayoría de las personas, en parte porque tengo discapacidad auditiva, pero poder mantener una conversación ahora es una gran ventaja.

En los términos de la promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión, espero que la empresa siga fomentando un entorno en el que todos puedan trabajar en igualdad de condiciones, independientemente de cualquier discapacidad o diferencia, incluidas las barreras del idioma.