Diversidade e globalização: conectando equipes na Hitachi IES

Primeiro, um pouco mais sobre a Hitachi Industrial Equipment Systems

A Hitachi Industrial Equipment Systems (Hitachi IES) concentra-se em soluções digitalmente conectadas para uma ampla gama de indústrias. Desde compressores de ar e transformadores de distribuição de energia até motores, a empresa busca resolver desafios voltados para o cliente e a sociedade, oferecendo produtos verdes e de alta eficiência com baixas emissões de CO2. Os negócios socialmente inovadores são fundamentais para o Grupo Hitachi, que usa dados e tecnologia para ajudar a promover uma sociedade mais sustentável. 

Os desafios

• Força de trabalho multinacional, idiomas internacionais. A comunicação tornou-se cada vez mais internacional, com o inglês prevalecendo devido à globalização da Hitachi IES. Isso tornou essencial a preparação prévia do conteúdo em japonês e inglês para reuniões importantes.
• Termos técnicos. As ferramentas de tradução existentes não eram suficientemente eficazes para transmitir com precisão termos técnicos e nuances.

As soluções oferecidas pelo DeepL

• Traduções de documentos. O Tradutor DeepL permitiu que a tradução rápida de documentos em inglês potencialmente demorados, sem a necessidade de alterar arquivos.
• Eficiência contratual entre departamentos. A Hitachi IES implementou o DeepL de forma interdepartamental por meio de um contrato corporativo, visando economizar tempo e reduzir os procedimentos que cada departamento precisava seguir para solicitar o serviço.

Os resultados

• Economia de tempo superior a 60%. Uma única apresentação em PowerPoint que antes levava de 2 a 3 dias para ser criada agora pode ser concluída em apenas um dia com o DeepL.
• Menos barreiras em toda a empresa. A eliminação das barreiras linguísticas não apenas ampliou as conexões globais dentro da empresa, como também contribuiu para a promoção de DEI (Diversidade, Equidade e Inclusão).

Poderia nos informar sobre o seu departamento, missão e trabalho diário?

Tanaka: Meu nome é Hirokazu Tanaka e sou Gerente-Geral Adjunto do Grupo de Planejamento de TI, responsável pela gestão de orçamentos e custos indiretos. Também atuo como coordenador dentro desse departamento. Minha principal responsabilidade é elaborar, coletar e consolidar diversos avisos, comunicados e solicitações de pesquisa que chegam da Hitachi, Ltd. às empresas do Grupo Hitachi Industrial Equipment no Japão e no exterior.

Shirai: Meu nome é Mitsuo Shirai e faço parte do Grupo Global de Publicidade, que integra a Divisão de Estratégia de Gestão Sustentável. Sou responsável principalmente por atividades relacionadas à publicidade, como a gestão de feiras e catálogos, além da revisão de anúncios.

Por que suas necessidades de comunicação global aumentaram nos últimos anos?

Shirai: Nossa empresa vem fortalecendo seus negócios internacionais desde aproximadamente 2021. Como resultado desse esforço internacional, agora contamos com mais funcionários multilíngues. Por exemplo, nosso gerente geral é dos Estados Unidos e nosso gerente de seção é da China. A comunicação com meu superior é totalmente em inglês, idioma que não domino.

No início, tentei várias alternativas, inclusive usar um aplicativo no celular como tradutor. Consegui ter algumas conversas, mas estava tendo dificuldades para obter uma tradução precisa. Então, meu chefe me apresentou o DeepL. Quando experimentei pela primeira vez, achei o DeepL o mais fácil de usar em comparação com outras soluções de tradução, e logo cada vez mais pessoas ao meu redor começaram a utilizá-lo.

Tanaka: Antes deste período de crescente internacionalização, costumávamos ter uma pessoa por ano transferida de uma empresa do grupo no exterior. No entanto, nos últimos dois anos, esse número aumentou para dois, três ou quatro. Atualmente, estamos contratando internacionalmente, não no Japão, mas também em países como China e Tailândia.

Com isso, não bastava mais distribuir informações internamente, como comunicados das áreas administrativa ou financeira, apenas em japonês. Cada departamento começou a responder a esse desafio em inglês, mas cada um deles havia feito um contrato individual com o DeepL diretamente. Percebemos que deveríamos consolidar esses contratos individuais e departamentais em um único contrato para toda a empresa.

Como você decidiu que o departamento de TI deveria coordenar esses esforços?

Tanaka: Eu trabalho na Divisão de Promoção DX, que, como o nome sugere, promove várias iniciativas de transformação digital, sendo uma delas relacionada ao idioma e à comunicação. Originalmente, tínhamos um software de tradução gratuito disponível no Grupo Hitachi, mas ele não traduzia termos técnicos com precisão, não transmitia nuances e não servia para slides do PowerPoint. Além disso, o resultado dependia frequentemente da habilidade do usuário. Foi então que decidimos usar opções de software gratuito apenas para necessidades gerais de tradução e, quando isso não fosse suficiente, forneceríamos uma ferramenta especializada.

Por fim, optamos pelo DeepL devido à sua capacidade de traduzir termos técnicos com precisão. No início, tínhamos apenas algumas dezenas de usuários. No entanto, em seis meses, o número de usuários do DeepL dobrou, e percebemos que havia uma grande necessidade de tradução especializada dentro da empresa.

Ao disponibilizar uma ferramenta comum a todos os departamentos, melhoramos significativamente nossa eficiência. Antes de mudarmos para um contrato com o DeepL para toda a empresa, cada departamento era obrigado a passar por um novo processo de aquisição. Após a implementação do DeepL em toda a empresa, eliminamos a necessidade de procedimentos internos demorados.

O que você traduz com mais frequência?

Shirai: Uso principalmente o DeepL para e-mails, mas se houver um slide do PowerPoint que esteja apenas em inglês, coloco o arquivo inteiro no DeepL e o traduzo para o inglês. Essa é a única maneira de obter uma visão geral da situação.

Tanaka: Até recentemente, era usado apenas por determinadas pessoas, mas agora que precisamos nos comunicar com nossos superiores em inglês, usamos com muito mais frequência como ferramenta diária.

O uso do DeepL teve algum outro efeito?

Tanaka: Em reuniões internas importantes, costumávamos ter apenas apresentações no PowerPoint em japonês, mas agora que somos mais multinacionais, enviamos todas as apresentações também em inglês.

Quando tenho reuniões com empresas do setor de TI, ocasionalmente preparo uma apresentação em PowerPoint com aproximadamente 10 slides. Eu traduzia repetidamente cada frase entre o japonês e o inglês, até chegar a um ponto em que eu pudesse dizer: “faz sentido tanto ao traduzir do japonês para o inglês quanto do inglês para o japonês”. O que significava que eram necessários cerca de dois ou três dias apenas para elaborar um rascunho da apresentação em PowerPoint.

Com o DeepL, recebo os documentos em inglês apenas um dia após criar os slides em japonês, o que claramente me economiza tempo.

Como vocês gostariam de usar o DeepL no futuro?

Tanaka: No futuro, acho que seria ótimo se o DeepL pudesse ser usado na comunicação por voz em conversas do dia a dia, abrindo mais oportunidades de conexão.

Shirai: Como pessoa com deficiência auditiva, costumo usar um aplicativo que transcreve a fala para me comunicar. No entanto, se a outra pessoa não falar alto e claramente, a transcrição pode não ser precisa. Às vezes, também tenho dificuldade em compreender pessoas que não são eloquentes. Tenho uma dificuldade específica em encontros sociais em ambientes barulhentos. Muitas vezes, a transcrição acaba sendo prejudicada pelos sons ao meu redor, e não consigo acompanhar a conversa. A precisão desses aplicativos ainda não é satisfatória e, como já falei, os termos técnicos não são traduzidos corretamente. Seria ideal se o DeepL pudesse resolver problemas de conversação como esse.

A sua vida profissional ou pessoal mudou agora que você superou as barreiras linguísticas?

Shirai: No início, eu não tinha a oportunidade de conversar com pessoas de outros países, mas acredito que a globalização da empresa desde então tenha sido um estímulo positivo. Enfrento mais desafios do que a maioria das pessoas, em parte devido à minha deficiência auditiva, mas poder manter uma conversa agora é uma grande vantagem.

Em termos de promoção da DEI, espero que a empresa possa continuar a fomentar um ambiente onde todos possam trabalhar em igualdade de condições, independentemente de deficiências ou diferenças, e isso inclui as barreiras linguísticas.