Mångfald och globalisering: sammankoppling av team på Hitachi IES

Först lite mer om Hitachi Industrial Equipment Systems

Hitachi Industrial Equipment Systems (eller Hitachi IES) fokuserar på digitalt uppkopplade lösningar för en rad olika branscher. Från luftkompressorer och kraftdistributionstransformatorer till motorer, syftar företaget till att lösa kundorienterade och samhälleliga problem genom att tillhandahålla miljövänliga, högeffektiva produkter med låga koldioxidutsläpp. Socialt innovativt företagande är centralt för Hitachi-koncernen, som använder data och teknik för att bidra till ett mer hållbart samhälle. 

Utmaningarna

• Multinationell personalstyrka, globala språk. Kommunikationen hade blivit alltmer global, med engelska som dominerande språk på grund av globaliseringen av Hitachi IES. Detta gjorde det nödvändigt att förbereda innehållet i förväg inför viktiga möten, både på japanska och engelska.
• Tekniska termer. Befintliga översättningsverktyg var inte tillräckligt bra för att korrekt återge tekniska termer och nyanser.

De lösningar som DeepL erbjöd

• Översättning av dokument. DeepL Translate gjorde det möjligt för teamet att snabbt översätta potentiellt tidskrävande engelska dokument utan att behöva ändra filen.
• Effektivitet i kontraktet mellan avdelningarna. Hitachi IES implementerade DeepL på avdelningsövergripande basis inom ramen för ett kontrakt för att spara tid och minska de procedurer som krävs för att varje avdelning ska kunna ansöka om tjänster.

Resultaten

• Tidsbesparing på mer än 60 %. En enda PowerPoint-presentation som tidigare tog 2–3 dagar att skapa kan nu färdigställas på bara en dag med DeepL.
• Färre hinder inom företaget. Elimineringen av språkbarriärer ökade inte bara de globala kontakterna inom företaget, utan bidrog också till att främja DEI (mångfald, jämlikhet och inkludering).

Kan du berätta om din avdelning, dess uppdrag och det dagliga arbetet?

Tanaka: Jag heter Hirokazu Tanaka och är biträdande chef för IT-planeringsgruppen, som hanterar budgetar och allmänna omkostnader. Jag fungerar också som koordinator inom den avdelningen. Mitt huvudsakliga ansvar är att ta fram, samla in och sammanfatta olika meddelanden, aviseringar och forskningsförfrågningar som kommer från Hitachi, Ltd. till Hitachi Industrial Equipment Groups företag i Japan och utomlands.

Shirai: Jag heter Mitsuo Shirai och tillhör Global Advertising Group, som ingår i avdelningen för hållbar förvaltningsstrategi. Jag ansvarar främst för annonsrelaterade uppgifter, såsom att vara ledare för utställningar och kataloger samt kontrollera annonser.

Varför har era globala kommunikationsbehov ökat under de senaste åren?

Shirai: Vårt företag har stärkt sin internationella verksamhet sedan omkring 2021. Som ett resultat av denna globaliseringsinsats har vi nu fler flerspråkiga medarbetare. Till exempel kommer vår verkställande chef från USA och vår avdelningschef från Kina. Kommunikationen med min chef sker helt på engelska, vilket jag inte talar alls.

I början provade jag många olika saker, bland annat att använda en smartphone-app som översättare. Jag kunde föra några samtal, men hade svårt att få en korrekt översättning. Sedan introducerade min chef mig för DeepL. När jag provade det för första gången tyckte jag att det var det enklaste att använda jämfört med andra översättningslösningar, och sedan började fler och fler i min omgivning använda det.

Tanaka: Innan perioden av ökad globalisering brukade vi ha en person per år som förflyttades från ett utländskt koncernbolag. Men under de senaste åren har det antalet ökat till två, tre eller fyra. Vi anställer nu även globalt, inte bara personer från Japan utan även från länder som Kina och Thailand.

Det innebar att det inte längre kändes tillräckligt att distribuera information inom företaget, såsom meddelanden från allmänna avdelningen eller ekonomiavdelningen, enbart på Japanska. Varje avdelning började svara på denna utmaning på engelska, men alla hade individuellt ingått kontrakt direkt med DeepL. Vi insåg att vi borde samla dessa individuella och avdelningsspecifika kontrakt till ett enda företagsövergripande kontrakt.

Hur kom ni fram till att IT-avdelningen skulle samordna dessa insatser?

Tanaka: Jag arbetar på det vi kallar DX Promotion Division, som, precis som namnet antyder, främjar olika initiativ för digital transformation, varav ett handlar om språk och kommunikation. Ursprungligen hade vi gratis översättningsprogramvara tillgänglig inom Hitachi-koncernen, men den översatte inte tekniska termer särskilt bra, kunde inte återge nyanser och klarade inte av PowerPoint-bilder. Dessutom var resultatet ofta beroende av användarens skicklighet. Då bestämde vi oss för att använda program utan kostnad för allmänna översättningsbehov, och när det inte räckte till skulle vi använda ett specialverktyg.

Till slut valde vi DeepL på grund av dess förmåga att översätta tekniska termer väl. I början hade vi bara några dussin användare. Men på sex månader fördubblades antalet DeepL-användare, och vi insåg att det fanns ett stort behov av specialiserad översättning inom företaget.

Genom att tillhandahålla ett verktyg för alla avdelningar har vi förbättrat vår effektivitet avsevärt. Innan vi bytte till ett företagsomfattande kontrakt med DeepL var varje avdelning tvungen att genomgå en ny upphandlingsprocess. Nu när vi har infört DeepL i hela företaget behöver vi inte längre gå igenom tidskrävande interna procedurer.

Vad översätter ni oftast?

Shirai: Jag använder DeepL främst för e-post, men om det finns en PowerPoint-bild som bara finns på engelska lägger jag in hela filen i DeepL och översätter den från engelska. Det är det enda sättet jag kan få en allmän uppfattning om vad som pågår.

Tanaka: Fram till nyligen användes det egentligen bara av vissa personer, men nu när vi behöver kommunicera med våra chefer på engelska använder vi det mycket oftare som ett dagligt verktyg.

Har användningen av DeepL haft någon annan effekt?

Tanaka: Vid viktiga interna möten brukade vi bara ha japanska PowerPoint-presentationer, men nu när vi är mer multinationella skickar vi in alla PowerPoint-presentationer även på engelska.

När jag har möten med koncernbolag inom IT-sektorn skapar jag ibland en PowerPoint-presentation med cirka 10 bilder. Jag översatte varje fras upprepade gånger mellan japanska och engelska, tills jag nådde en punkt där jag kunde säga: "Det här är begripligt oavsett om jag översätter det från japanska till engelska eller från engelska till japanska." Det innebar att det tog ungefär två eller tre dagar bara för att göra ett grovt utkast till PowerPoint-presentationen.

Med DeepL får jag de engelska dokumenten bara en dag efter att jag har skapat bilderna på japanska – så det sparar verkligen tid för mig.

Hur skulle du vilja använda DeepL i framtiden?

Tanaka: I framtiden skulle det vara fantastiskt om DeepL kunde användas för röstkommunikation i vardagliga samtal, för att öppna upp fler möjligheter att kommunicera.

Shirai: Som hörselskadad använder jag vanligtvis en applikation som transkriberar tal för kommunikation. Om den andra personen inte talar högt och tydligt kan dock transkriberingen bli felaktig. Jag har också ibland svårt att höra människor som inte är så tydliga. Jag har särskilt svårt vid sociala sammankomster i bullriga miljöer. Ofta blir transkriberingen förvirrad av ljuden omkring mig och jag kan inte följa konversationen. Översättningskvaliteten hos dessa appar är ännu inte tillräckligt bra och, som jag nämnde tidigare, översätts inte tekniska termer korrekt. Det vore idealiskt om DeepL kunde lösa sådana konversationsproblem.

Har ditt arbete eller privatliv ändrats nu när du har övervunnit språkbarriärerna?

Shirai: Ursprungligen hade jag aldrig möjlighet att prata med människor från andra länder, men jag tror att företagets globalisering sedan dess har varit en bra stimulans. Jag har fler hinder än de flesta människor – delvis på grund av min hörselnedsättning – men att kunna föra en konversation nu är en stor fördel.

När det gäller att främja DEI hoppas jag att företaget kan fortsätta att skapa en miljö där alla kan arbeta på lika villkor, oavsett eventuella handikapp eller skillnader – och det inkluderar språkbarriärer.