Rozmanitost a globální globalizace: propojování týmů ve společnosti Hitachi IES

Nejprve ještě pár slov o společnosti Hitachi Industrial Equipment Systems.

Hitachi Industrial Equipment Systems (nebo Hitachi IES) se zaměřuje na digitálně propojená řešení pro širokou škálu průmyslových odvětví. Od vzduchových kompresorů a transformátorů pro rozvod energie až po motory se zaměřuje na řešení problémů zákazníků a společnosti tím, že poskytuje ekologické, vysoce účinné produkty s nízkými emisemi CO2. Sociálně inovativní obchodní činnost je ústředním bodem činnosti skupiny Hitachi, která využívá data a technologie k podpoře udržitelnější společnosti. 

Výzvy

• Mezinárodní pracovní síla, globální jazyky. Komunikace se stávala stále více globální, přičemž díky globalizaci společnosti Hitachi IES převládala angličtina. Proto bylo nezbytné připravit obsah před důležitými schůzkami jak v japonštině, tak v angličtině.
• Technické pojmy. Stávající překladatelské nástroje nebyly dostatečně dobré, aby přesně vyjádřily technické pojmy a nuance.

Řešení nabízená DeepL

• Překlady dokumentů. Překladač DeepL umožnil týmu rychle přeložit potenciálně časově náročné anglické dokumenty, aniž by bylo nutné změnit soubor.
• Efektivita smluv napříč odděleními. Společnost Hitachi IES zavedla DeepL napříč odděleními v rámci firemní smlouvy, aby ušetřila čas a zjednodušila postupy, které jednotlivá oddělení musela absolvovat při podávání žádostí o tuto službu.

Výsledky

• Úspora času více než 60 %. Jednu prezentaci v PowerPointu, jejíž vytvoření dříve trvalo 2–3 dny, lze nyní s DeepL dokončit za jediný den.
• Méně překážek v celé společnosti. Odstranění jazykových bariér nejen posílilo globální propojení v rámci společnosti, ale mělo také pozitivní vliv na podporu DEI (diverzity, rovnosti a inkluze).

Mohl byste nám povědět něco o svém oddělení, poslání a každodenní práci?

Tanaka: Jmenuji se Hirokazu Tanaka a jsem zástupcem generálního ředitele skupiny IT Planning Group, která se zabývá rozpočty a režijními náklady. V rámci tohoto oddělení také působím jako koordinátor. Moje hlavní odpovědnost spočívá ve vypracovávání, shromažďování a shrnování různých oznámení, upozornění a žádostí o výzkum, které přicházejí od společnosti Hitachi, Ltd. do společností skupiny Hitachi Industrial Equipment v Japonsku a v zahraničí.

Shirai: Jmenuji se Mitsuo Shirai a pracuji v oddělení globální reklamy, které spadá pod divizi udržitelné strategie řízení. Mám na starosti hlavně práci související s reklamou, jako je manažerská práce na výstavách a katalozích a kontrola reklam.

Proč se vaše globální komunikační potřeby v posledních několika letech zvýšily?

Shirai: Naše společnost posiluje svůj mezinárodní obchod přibližně od roku 2021. Díky tomuto úsilí o globální rozvoj máme nyní více vícejazyčných pracovníků. Například náš generální manažer pochází z USA a náš manažer sekce z Číny. Komunikace s mým šéfem probíhá výhradně v angličtině, kterou vůbec neovládám.

Zpočátku jsem vyzkoušel mnoho věcí, včetně použití aplikace pro smartphony jako překladače. Podařilo se mi vést několik rozhovorů, ale měl jsem potíže se získáním přesného překladu. Pak mi můj šéf představil DeepL. Když jsem to poprvé vyzkoušel, zjistil jsem, že je to nejjednodušší řešení pro překlady ve srovnání s jinými překladatelskými nástroji, a pak ho začalo používat stále více lidí v mém okolí.

Tanaka: Před tímto obdobím zvýšené globalizace jsme měli zvykem každoročně přijímat jednoho zaměstnance z naší zahraniční pobočky. Ale za poslední dva roky se tento počet zvýšil na dva, tři nebo čtyři. Nyní přijímáme zaměstnance globálně, nejen z Japonska, ale také z jiných zemí, jako je Čína a Thajsko.

To znamenalo, že již nestačilo distribuovat informace v rámci společnosti, jako například oznámení z oblasti všeobecných záležitostí nebo financí, pouze v japonštině. Každé oddělení začalo na tuto výzvu reagovat v angličtině, ale každé z nich mělo osobní smlouvu přímo s DeepL. Uvědomili jsme si, že bychom měli tyto osobní a oddělené smlouvy sloučit do jedné smlouvy platné pro celou společnost.

Jak jste se rozhodli, že tyto snahy by mělo koordinovat IT oddělení?

Tanaka: Pracuji v oddělení DX Promotion Division, které, jak název napovídá, podporuje různé iniciativy v oblasti digitální transformace, z nichž jedna se týká jazyka a komunikace. Původně jsme měli v rámci skupiny Hitachi k dispozici bezplatný překladatelský software, ale ten nedokázal dobře překládat technické pojmy, zachytit nuance nebo zpracovat prezentace v PowerPointu. Kromě toho byl výsledek často závislý na dovednostech uživatele/ky. Proto jsme se rozhodli používat software zdarma pouze pro obecné překladatelské potřeby a v případě, že to nestačilo, jsme poskytovali specializovaný nástroj.

Nakonec jsme se rozhodli pro DeepL, protože dokáže dobře překládat technické pojmy. Na začátku jsme měli jen několik desítek uživatelů. Ale za šest měsíců se počet uživatelů DeepL zdvojnásobil a my jsme si uvědomili, že ve společnosti existuje obrovská potřeba specializovaných překladů.

Díky poskytnutí jednoho nástroje pro všechna oddělení jsme výrazně zlepšili naši efektivitu. Než jsme přešli na celofiremní smlouvu s DeepL, muselo každé oddělení projít novým procesem zadávání veřejných zakázek. Nyní, když jsme DeepL zavedli v celé společnosti, odpadla nutnost procházet časově náročnými interními postupy.

Co překládáte nejčastěji?

Shirai: DeepL používám hlavně pro e-maily, ale pokud mám PowerPointovou prezentaci, která je pouze v angličtině, vložím celý soubor do DeepL a přeložím jej do angličtiny. To je jediný způsob, jak si mohu udělat obecný přehled o tom, co se děje.

Tanaka: Donedávna ho používali opravdu jen někteří lidé, ale teď, když potřebujeme komunikovat se svými šéfy v angličtině, ho používáme mnohem častěji jako každodenní nástroj.

Mělo používání DeepL nějaké další účinky?

Tanaka: Na důležitých interních schůzkách jsme dříve používali pouze prezentace PowerPoint v japonštině, ale nyní, když jsme více multinárodní, odesíláme všechny prezentace PowerPoint také v angličtině.

Když mám schůzky se společnostmi ze skupiny působícími v IT sektoru, někdy vytvořím prezentaci v PowerPointu s asi 10 snímky. Opakovaně jsem překládal každou frázi mezi japonštinou a angličtinou, dokud jsem nedosáhl bodu, kdy jsem mohl říci: „To dává smysl, ať už to překládám z japonštiny do angličtiny nebo z angličtiny do japonštiny.“ To znamenalo, že jen vytvoření hrubého návrhu prezentace v PowerPointu trvalo asi dva nebo tři dny.

S DeepL dostávám dokumenty v angličtině jen jeden den poté, co vytvořím prezentace v japonštině, což mi samozřejmě šetří čas.

Jak byste chtěli DeepL využívat v budoucnu?

Tanaka: V budoucnu by bylo skvělé, kdyby se DeepL dalo používat pro hlasovou komunikaci v každodenních rozhovorech, aby se otevřely další možnosti pro navazování kontaktů.

Shirai: Jako osoba se sluchovým postižením obvykle používám aplikaci, která přepisuje řeč pro komunikaci. Pokud však druhá osoba nemluví hlasitě a zřetelně, transkripce nemusí být přesná. Někdy mám také potíže s porozuměním lidem, kteří nemluví plynule. Mám potíže obzvlášť na společenských setkáních v hlučném prostředí. Často se stává, že transkripce je zkreslena okolními zvuky a já nejsem schopen sledovat konverzaci. Přesnost těchto aplikací zatím není dostatečná a, jak jsem již zmínil, odborné pojmy nejsou překládány správně. Bylo by ideální, kdyby DeepL dokázal vyřešit takové konverzační problémy.

Změnila se vaše práce nebo osobní život poté, co jste překonal jazykové bariéry?

Shirai: Původně jsem neměl příležitost mluvit s lidmi z jiných zemí, ale myslím si, že globální strategie společnosti od té doby byla dobrým podnětem. Mám více překážek než většina lidí – částečně proto, že mám sluchové postižení –, ale možnost vést rozhovor je pro mě velkou výhodou.

Pokud jde o podporu DEI, doufám, že společnost bude i nadále vytvářet prostředí, ve kterém budou mít všichni stejné podmínky, bez ohledu na jakékoli handicapy nebo rozdíly – a to včetně bariér v jazyce.