Keanekaragaman dan globalisasi: menghubungkan tim di Hitachi IES

Pertama, sedikit lebih lanjut tentang Hitachi Industrial Equipment Systems

Hitachi Industrial Equipment Systems (atau Hitachi IES) berfokus pada solusi terhubung secara digital untuk berbagai industri. Dari kompresor udara dan transformator distribusi daya hingga motor, perusahaan ini bertujuan untuk mengatasi masalah yang berorientasi pada pelanggan dan masyarakat dengan menyediakan produk ramah lingkungan, berdaya efisiensi tinggi, dan menghasilkan emisi CO2 yang rendah. Bisnis inovatif secara sosial merupakan inti dari Grup Hitachi, yang memanfaatkan data dan teknologi untuk membantu mewujudkan masyarakat yang lebih berkelanjutan. 

Tantangan

• Tenaga kerja multinasional, bahasa global. Komunikasi telah menjadi semakin global, dengan Inggris mendominasi akibat globalisasi Hitachi IES. Hal ini membuat persiapan konten secara mendahului pertemuan-pertemuan penting menjadi sangat penting, baik dalam bahasa Jepang maupun bahasa Inggris.
• Istilah teknis. Alat terjemahan yang ada tidak cukup baik dalam menerjemahkan istilah teknis dan nuansa dengan akurat.

Solusi yang ditawarkan DeepL

• Penerjemahan dokumen. DeepL Translate memungkinkan tim menerjemahkan cepat dokumen-dokumen berbahasa Inggris yang berpotensi memakan waktu, tanpa perlu mengubah berkas.
• Efisiensi kontrak antardepartemen. Hitachi IES mengimplementasikan DeepL secara lintas departemen berdasarkan kontrak korporat untuk menghemat waktu dan potong prosedur yang diperlukan oleh setiap departemen dalam mengajukan permohonan layanan tersebut.

Hasil

• Penghematan waktu lebih dari 60%. Sebuah presentasi PowerPoint yang dulunya membutuhkan waktu 2-3 hari untuk dibuat kini dapat diselesaikan dalam sehari saja dengan DeepL.
• Lebih sedikit hambatan di seluruh perusahaan. Penghapusan hambatan bahasa tidak hanya meningkatkan koneksi global di dalam perusahaan, tetapi juga memiliki dampak dalam mempromosikan DEI (Keberagaman, Kesetaraan, dan Inklusi).

Bisakah Anda bercerita tentang departemen Anda, misi, dan pekerjaan sehari-hari?

Tanaka: Nama saya Hirokazu Tanaka dan saya adalah Wakil Manajer Umum Grup Perencanaan IT, yang bertanggung jawab atas anggaran dan biaya operasional. Saya juga bertindak sebagai koordinator di dalam departemen tersebut. Tugas utama saya adalah mengembangkan, mengumpulkan, dan meringkas berbagai pengumuman, pemberitahuan, dan permintaan penelitian yang diterima dari Hitachi, Ltd. oleh perusahaan-perusahaan dalam Hitachi Industrial Equipment Group di Jepang dan di luar negeri.

Shirai: Nama saya Mitsuo Shirai dan saya merupakan bagian dari Global Advertising Group yang berada di bawah Divisi Strategi Manajemen Berkelanjutan. Saya terutama bertanggung jawab atas pekerjaan yang berkaitan dengan iklan, seperti sebagai manajer pameran dan katalog, serta memeriksa iklan.

Mengapa kebutuhan komunikasi global Anda meningkat dalam beberapa tahun terakhir?

Shirai: Perusahaan kami telah memperkuat bisnis internasionalnya sejak sekitar tahun 2021. Sebagai hasil dari upaya globalisasi ini, kini kita memiliki lebih banyak pekerja multibahasa. Misalnya, manajer umum kami berasal dari Amerika Serikat, dan manajer bagian kami berasal dari Tiongkok. Komunikasi dengan atasan saya sepenuhnya dalam bahasa Inggris, yang sama sekali tidak saya kuasai.

Awalnya, saya mencoba banyak hal, termasuk menggunakan aplikasi smartphone sebagai penerjemah. Saya berhasil melakukan beberapa percakapan, tetapi saya mengalami kesulitan mendapatkan terjemahan yang akurat. Kemudian bos saya memperkenalkan saya pada DeepL. Ketika pertama kali mencoba, saya menemukan bahwa ini adalah solusi penerjemahan termudah digunakan dibandingkan dengan yang lainnya, lalu semakin banyak orang di sekitar saya mulai menggunakannya.

Tanaka: Sebelum periode globalisasi yang semakin meningkat ini, kami biasanya memiliki satu orang per tahun yang dipindahkan dari perusahaan grup di luar negeri. Namun dalam dua tahun terakhir, angka tersebut telah meningkat menjadi dua, tiga, atau empat orang. Kami juga sedang merekrut karyawan secara global, tidak hanya dari Jepang, tetapi juga dari negara-negara seperti Tiongkok dan Thailand.

Hal itu berarti bahwa tidak lagi dirasa cukup untuk mendistribusikan informasi di dalam perusahaan, seperti pengumuman dari bagian umum atau keuangan, hanya dalam bahasa Jepang. Setiap departemen mulai menanggapi tantangan ini dalam bahasa Inggris, tetapi masing-masing telah secara individu kontrak dengan DeepL. Kami menyadari keperluan menggabungkan kontrak-kontrak individu dan departemen ini menjadi satu kontrak perusahaan secara keseluruhan.

Bagaimana Anda memutuskan bahwa departemen IT harus mengoordinasikan upaya-upaya ini?

Tanaka: Saya bekerja di divisi yang kami sebut Divisi Promosi Transformasi Digital (DX), yang, seperti namanya, mempromosikan berbagai inisiatif transformasi digital, salah satunya berkaitan dengan bahasa dan komunikasi. Awalnya, kami memiliki perangkat lunak terjemahan gratis yang tersedia di dalam Grup Hitachi, tetapi perangkat lunak tersebut tidak menerjemahkan istilah teknis dengan baik, tidak dapat menangkap nuansa, atau menangani slide PowerPoint. Selain itu, hasilnya seringkali bergantung pada keahlian pengguna. Itulah saat kami memutuskan untuk menggunakan opsi perangkat lunak gratis hanya untuk kebutuhan terjemahan umum, dan ketika opsi itu tidak cukup, kami akan menyediakan alat khusus.

Akhirnya, kami memutuskan untuk menggunakan DeepL karena kemampuannya dalam menerjemahkan istilah teknis dengan baik. Pada awalnya, kami hanya memiliki beberapa puluh pengguna. Namun, dalam enam bulan, jumlah pengguna DeepL meningkat dua kali lipat, dan kami menyadari bahwa ada kebutuhan yang sangat besar akan terjemahan khusus di dalam perusahaan.

Dengan menyediakan satu alat yang dapat digunakan di seluruh departemen, kami telah memperbaiki efisiensi kami secara signifikan. Sebelum kami beralih ke kontrak perusahaan dengan DeepL, setiap departemen diharuskan untuk menjalani proses pengadaan baru. Sekarang setelah kami memperkenalkan DeepL ke seluruh perusahaan, kami telah menghilangkan kebutuhan untuk melalui prosedur internal yang memakan waktu.

Apa yang paling sering Anda terjemahkan?

Shirai: Saya biasanya menggunakan DeepL untuk email, tetapi jika ada slide PowerPoint yang hanya dalam bahasa Inggris, saya memasukkan seluruh berkas ke dalam DeepL dan menerjemahkannya ke dalam bahasa Inggris. Itulah satu-satunya cara saya bisa mendapatkan gambaran umum tentang apa yang sedang terjadi.

Tanaka: Hingga baru-baru ini, bahasa Inggris memang hanya digunakan oleh sebagian orang tertentu, tetapi sekarang karena kami perlu berkomunikasi dengan atasan kami dalam bahasa Inggris, kami menggunakannya jauh lebih sering sebagai alat sehari-hari.

Apakah penggunaan DeepL memiliki efek lain?

Tanaka: Pada rapat internal yang penting, dulu kami hanya menggunakan presentasi PowerPoint dalam bahasa Jepang, tetapi sekarang karena kami menjadi lebih multinasional, kami juga mengirimkan semua presentasi PowerPoint dalam bahasa Inggris.

Ketika mengadakan pertemuan dengan perusahaan-perusahaan afiliasi di sektor IT, terkadang saya membuat presentasi PowerPoint dengan sekitar 10 slide. Saya berulang kali menerjemahkan setiap kalimat antara bahasa Jepang dan Inggris, hingga saya mencapai titik di mana saya bisa mengatakan, "Ini masuk akal baik saat diterjemahkan dari bahasa Jepang ke Inggris maupun sebaliknya." Artinya, dibutuhkan sekitar dua atau tiga hari hanya untuk membuat draf kasar presentasi PowerPoint.

Dengan DeepL, saya menerima dokumen berbahasa Inggris hanya satu hari setelah saya membuat slide dalam bahasa Jepang—jadi jelas ini menghemat waktu saya.

Bagaimana Anda ingin menggunakan DeepL di masa depan?

Tanaka: Di masa depan, saya pikir akan sangat bagus jika DeepL dapat digunakan untuk komunikasi suara dalam percakapan sehari-hari, untuk membuka lebih banyak peluang untuk saling terhubung.

Shirai: Sebagai orang yang mengalami gangguan pendengaran, saya biasanya menggunakan aplikasi yang menerjemahkan ucapan menjadi teks untuk berkomunikasi. Namun, jika orang lain tidak berbicara dengan jelas dan lantang, transkripsi mungkin tidak akurat. Saya juga kadang-kadang kesulitan mendengarkan orang yang tidak pandai berbicara. Saya mengalami kesulitan khusus saat berada di acara sosial di lingkungan yang bising. Seringkali, transkripsi menjadi kabur karena suara-suara di sekitar saya dan saya tidak bisa mengikuti percakapan. Ketepatan aplikasi-aplikasi ini belum cukup baik, dan seperti yang saya sebutkan sebelumnya, istilah-istilah teknis tidak diterjemahkan dengan benar. Akan ideal jika DeepL dapat mengatasi masalah percakapan semacam itu.

Apakah pekerjaan atau kehidupan pribadi Anda telah berubah sejak Anda berhasil mengatasi hambatan bahasa?

Shirai: Saya awalnya tidak pernah memiliki kesempatan untuk berbicara dengan orang-orang dari negara lain, tetapi saya pikir globalisasi perusahaan sejak saat itu telah menjadi stimulus yang baik. Saya memiliki lebih banyak hambatan daripada kebanyakan orang—karena saya memiliki gangguan pendengaran—tetapi dapat melakukan percakapan sekarang merupakan keuntungan besar.

Dalam rangka mempromosikan Keragaman, Kesetaraan, dan Inklusi (DEI), saya berharap perusahaan dapat terus menciptakan lingkungan di mana semua orang dapat bekerja dalam kondisi yang setara, tanpa memandang hambatan atau perbedaan apa pun—termasuk hambatan bahasa.