Wyzwanie: jak skalować treść wielojęzyczną w świecie podlegającym rozporządzeniu?

Zastrzeżenie: Ta historia opiera się na spostrzeżeniach wielu klientów DeepL z branży nauk przyrodniczych. Imiona i nazwiska, stanowiska oraz szczegóły umożliwiające identyfikację zostały zmienione lub zanonimizowane w celu ochrony waszej pracy i zgodności z wymogami.

W globalnych zespołach zajmujących się naukami przyrodniczymi istnieje stałe zapotrzebowanie na treść wielojęzyczną. Obejmuje to wewnętrzne moduły szkoleniowe, protokoły kliniczne, dokumenty regulacyjne i materiały przeznaczone dla pacjentów. Możesz być sfrustrowanym naukowcem zajmującym się badaniami i rozwojem w Tokio, który nie może rozpocząć testów stabilności, dopóki nie otrzyma etykiety w języku niemieckim. Albo zespół ds. kontroli jakości w Bostonie, który z niecierpliwością czeka na hiszpańskie procedury operacyjne (SOP) dotyczące pilnego wydania partii produktów.

Jednak w wielu organizacjach ręczne procesy tłumaczeniowe pozostają niezwykle powolne i fragmentaryczne. Instrukcja obsługi użytkownika pojedynczego produktu może krążyć między wieloma skrzynkami e-mail, arkuszami śledzenia w programie Excel i agencjami zewnętrznymi, zanim zostanie ostatecznie zatwierdzona. Sporządzenie dokumentów wielojęzycznych może zająć nawet kilka tygodni. A kiedy konieczna jest koordynacja dostawców i ręczne przeglądy, opóźnienia tylko się wydłużają. Jak stwierdziła jedna z globalnych firm farmaceutycznych, każdy tydzień opóźnienia może oznaczać miliony utraconych przychodów.

Każde przekazanie produktu między właścicielem produktu a specjalistą językowym (i z powrotem w celu zatwierdzenia) dodaje dni do czasu realizacji, często ze względu na różnice stref czasowych, harmonogramy dostawców i ręczne kontrole. W regionach, w których jakość tłumaczeń maszynowych od dawna pozostawia wiele do życzenia, zespoły poświęcają jeszcze więcej czasu na poprawianie tłumaczeń. Efekt? Jeszcze więcej opóźnień, nieefektywności i niejednolitej jakości treści — wszystko to spowalnia wprowadzanie produktów na rynek i negatywnie wpływa na doświadczenia klientów. 

Obciążenia regulacyjne

Jednak nieefektywność nie jest jedynym problemem, z jakim borykacie się zespoły; bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dodają kolejny poziom złożoności. W końcu organizacje zajmujące się naukami przyrodniczymi mają do czynienia z wrażliwą własnością intelektualną i danymi osobowymi dotyczącymi zdrowia. Oznacza to, że każde rozwiązanie tłumaczeniowe musi być nie tylko szybkie i dokładne, ale także spełniać surowe wymagania dotyczące ochrony danych we wszystkich jurysdykcjach.

Tymczasem popyt wewnętrzny wciąż rośnie. Tysiące pracowników działów operacyjnych, IT, zarządzania jakością i prawnego codziennie korzystacie z narzędzi tłumaczeniowych. Jednak bez scentralizowanego nadzoru zespoły mają trudności z utrzymaniem spójności, przewidywalności kosztów i zgodności z surowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Mówiąc najprościej, zespoły zajmujące się naukami przyrodniczymi potrzebowały szybszych tłumaczeń, mniej poprawek i pełnej zgodności z przepisami – a wszystko to w jednym miejscu.

„Każda minuta, w której produkt nie otrzymuje licencji z powodu opóźnień w tłumaczeniu, oznacza, że pacjenci nie otrzymują potrzebnych wam leków”.

Kierownik ds. globalnej lokalizacji, międzynarodowa firma biofarmaceutyczna

Rozwiązanie: bezpieczna, skalowalna technologia językowa AI

Organizacje zajmujące się naukami przyrodniczymi odkryły, że dzięki DeepL mogą uprościć i skonsolidować procesy tłumaczeniowe w wielu zespołach, regionach i przypadkach użycia.

Na przykład, zamiast korzystać z wielu narzędzi do tłumaczenia maszynowego (każde z własnymi specyfikami i ograniczeniami), jedna z globalnych grup biofarmaceutycznych scentralizowała cały cykl pracy tłumaczenia na jednej platformie opartej na technologii DeepL. Ponad 15 000 pracowników korzysta obecnie z tego ujednoliconego rozwiązania, dzięki czemu zespół lokalizacji może centralnie pełnić rolę menedżera terminologii. Nie musisz już śledzić baz danych wcześniej przetłumaczonych zdań, aby zapewnić spójność. A to oznacza niższe koszty ogólne i bardziej niezawodne tłumaczenia na dużą skalę.

Ale DeepL to coś więcej niż tylko scentralizowane rozwiązania platformowe. Jedna z organizacji opieki zdrowotnej działająca w ponad 10 krajach przekonała się o tym na własnej skórze, korzystając z opcji płynnej integracji DeepL. Dzięki rozszerzeniom przeglądarki i intuicyjnym narzędziom internetowym zespół IT umożliwił pracownikom pierwszej linii z działów wsparcia, szkoleń i dokumentacji tłumaczenie treści w czasie rzeczywistym. W rezultacie wielojęzyczne zespoły mogą teraz bez problemu współpracować ponad granicami, zapewniając nieprzerwaną opiekę nad pacjentami i realizację kluczowych cykli pracy. Wszystko to bez konieczności korzystania z usług zewnętrznych dostawców lub specjalistycznych trenowań — oraz z pewnością, że DeepL spełnia wymagania normy ISO 27001 bezpieczeństwo danych .

W służbie zdrowia naszym głównym celem są dane i ich bezpieczeństwo, zwłaszcza w przypadku danych dotyczących zdrowia osobistego. Wybierając narzędzie takie jak DeepL, upewniliśmy się, że z punktu widzenia bezpieczeństwa, prywatności danych i lokalizacji danych nie narażamy żadnych waszych zasad ani zabezpieczeń.

Kierownik ds. IT w Enterprise, globalny dostawca usług medycznych 

Szybkość i bezpieczeństwo bez kompromisów

DeepL już teraz spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa danych wymagane w służbie zdrowia i branży farmaceutycznej. Każde zlecenie tłumaczenia jest domyślnie szyfrowane od początku do końca i chronione zgodnie z RODO. Dlatego zespoły IT mogły wdrożyć DeepL w zespołach podlegających regulacjom, bez obaw, bez naruszania zasad polityki prywatności i ryzyka niezgodności z przepisami.

Dla zespołów QMRA (Quality Management & Regulatory Affairs) w firmach zajmujących się diagnostyką i sprzętem laboratoryjnym, w tym dla jednego europejskiego producenta, z którym rozmawialiśmy, funkcje takie jak słowniki i ręczne edytowanie okazały się nieodzowne. Ułatwiliście kontrolę terminologii w dokumentacji produktów i zapewniliście gotowość do audytu. Zamiast polegać na wolniejszej pracy agencji, zespoły mogłyby zarządzać własnymi tłumaczeniami na dużą skalę, na własnych terminach i bez utraty jakości.

„W tłumaczeniach tekstów regulacyjnych nawet najmniejszy błąd (np. niewłaściwa dawka) może mieć znaczenie dla życia lub śmierci”.

Kierownik ds. globalnej lokalizacji, międzynarodowa firma biofarmaceutyczna

Wyniki: od przeszkód w tłumaczeniu do czynników sprzyjających biznesowym rozwiązaniom

Dzięki DeepL zespoły zajmujące się naukami przyrodniczymi mogą znacznie skrócić czas realizacji tłumaczeń. Dokumenty, których tłumaczenie zajmowało wcześniej tygodnie, są teraz tłumaczone w ciągu kilku dni, bez utraty jakości i zgodności z przepisami.

Wielkość tłumaczeń uległa również zmianie wewnętrznej dzięki zmniejszeniu zależności od zewnętrznych dostawców, co zaowocowało zwiększeniem szybkości, przejrzystości kosztów i spójności. W jednym z przypadków użycia w przedsiębiorstwie DeepL obsługuje obecnie ponad 100 milionów znaków miesięcznego wolumenu tłumaczeń. Odpowiada to przetłumaczeniu około 3000 protokołów badań klinicznych miesięcznie.

Organizacje dostrzegły również korzyści z operacji w sytuacjach wymagających szybkiego działania, takich jak fuzje i przejęcia firm, gdzie kluczowe znaczenie miało szybkie przeglądanie dokumentów w wielu językach. Wewnętrzne zespoły mogły bezpiecznie i szybko przetwarzać duże partie dokumentów bez konieczności outsourcingu.

Platforma, która działa dla wszystkich

Być może najważniejsze jest to, że adopcja rozwijała się w sposób naturalny. Pracownicy różnych działów (od IT i regulacji prawnych po marketing i trenować) zaczęli używać DeepL w ramach swojej codziennej pracy. Ponieważ DeepL jest łatwy w użyciu, bezpieczny i współpracuje z narzędziami, z których już korzysta zespół, szybko zyskał popularność. Dzięki temu technologie językowe AI stały się dostępne dla użytkowników niebędących specjalistami, co przełożyło się na wzrost wydajności w biznesowym.

Przejście na DeepL skróciło terminy realizacji, poprawiło spójność i pozwoliło utrzymać wszystkie cykle pracy w środowisku w pełni zgodnym z RODO i posiadającym certyfikat ISO 27001. Ma to kluczowe znaczenie w sektorze, w którym dane pacjentów i własność intelektualna muszą pozostać chronione.

Podsumowując? DeepL nie tylko pomaga zespołom zajmującym się naukami przyrodniczymi szybciej tłumaczyć teksty. Dzięki temu zyskujecie czas i pewność siebie, które możecie poświęcić na kluczowe innowacje, opiekę nad pacjentami i przestrzeganie przepisów.