Die Herausforderung: Wie skaliert man mehrsprachige Inhalte in einem hochregulierten Bereich?

Disclaimer: Für diese Referenz wurden die Erfahrungen mehrerer DeepL‑Kunden aus dem Life‑Science-Bereich zusammengefasst. Namen, Berufsbezeichnungen und weitere Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität zulassen, wurden geändert oder anonymisiert, um die Arbeit der Befragten zu schützen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

Globale Life‑Science-Teams sind mehr denn je auf mehrsprachige Inhalte angewiesen, darunter interne Schulungsmaterialien, klinische Protokolle, behördliche Anträge und Patienteninformationen. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein frustrierter F&E-Wissenschaftler in Tokyo, der erst mit seinen Stabilitätstests beginnen kann, wenn ein deutschsprachiges Etikett vorliegt. Oder Mitglied eines QS-Teams in Boston, das unruhig auf die spanischen SOPs für eine dringende Chargenfreigabe wartet.

Doch in vielen Unternehmen sind manuelle Übersetzungsprozesse nach wie vor äußerst langsam und fragmentiert. Bis zur Fertigstellung und Freigabe eines einzigen mehrsprachigen Produkthandbuchs können mehrere Wochen vergehen, da der Abstimmungsprozess über mehrere Anwendungen erfolgt und verschiedene interne und externe Parteien beteiligt sind. Wenn man dann noch die Koordinierung von Anbietern und manuelle Revisionen einberechnet, sind Verzögerungen nahezu vorprogrammiert. Ein globales Pharmaunternehmen gab hierzu an, dass schon eine Woche Verzug Umsatzverluste in Millionenhöhe bedeuten kann.

Das Hin und Her zwischen Produkt- und Übersetzungsteams bis zur Genehmigung kann sehr langwierig sein, und Zeitzonenunterschiede, die Abstimmung mit Anbietern sowie manuelle Prüfungen erhöhen den Termindruck zusätzlich. Darüber hinaus müssen Teams bei Sprachen, bei denen die Qualität maschineller Übersetzungen seit jeher hinterherhinkt, sogar noch längere Fristen für das Korrekturlesen einplanen. Das Ergebnis sind noch mehr Verzögerungen, ineffiziente Prozesse und inkonsistente Qualität der Inhalte – und all das verlangsamt letztlich Produkteinführungen und beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit. 

Die regulatorische Last

Ineffiziente Prozesse sind jedoch nicht das einzige Problem, denn Sicherheits- und Compliance-Aspekte sorgen für zusätzliche Komplexität. Immerhin erfordert die Arbeit im Life‑Science-Sektor einen vorsichtigen Umgang mit geistigem Eigentum und sensiblen Gesundheitsdaten. Das bedeutet, dass jede Übersetzungslösung nicht nur schnell und präzise sein, sondern auch strenge internationale Datenschutzanforderungen erfüllen muss.

Gleichzeitig steigt der interne Übersetzungsbedarf immer weiter. Tausende Mitarbeitende aus den Bereichen IT, Recht, Operations und Qualitätsmanagement verlassen sich täglich auf Übersetzungstools. Ohne eine zentrale Überwachung ist es für die Teams jedoch schwierig, Konsistenz zu wahren, Kosten vorhersehbar zu halten und strengen Datenschutzgesetzen gerecht zu werden.

Einfach ausgedrückt benötigten Life-Science-Teams schnellere Übersetzungen, weniger Korrekturen und vollständige Compliance – alles aus einer Hand.

„Jede Minute, um die sich eine Produktzulassung aufgrund von Verzögerungen bei der Übersetzung nach hinten verschiebt, bedeutet, dass Patienten auf benötigte Medikamente warten müssen.“

Global Localization Lead, multinationales Biopharma-Unternehmen

Die Lösung: sichere, skalierbare KI‑Sprachtechnologie

Unternehmen aus dem Bereich der Life Sciences haben festgestellt, dass sie durch den Einsatz von DeepL ihre Übersetzungsprozesse über mehrere Teams, Regionen und Anwendungsfälle hinweg vereinfachen und konsolidieren können.

Anstatt mehrere Tools für maschinelle Übersetzung (jedes mit seinen eigenen Besonderheiten und Einschränkungen) zu verwenden, hat beispielsweise ein globaler Biopharma-Konzern seinen gesamten Übersetzungsworkflow auf einer einzigen DeepL-basierten Plattform zentralisiert. Diese vereinheitlichte Lösung, die nun von über 15.000 Mitarbeitenden genutzt wird, ermöglicht dem Lokalisierungsteam auch eine zentrale Verwaltung der Terminologie. So ist es nicht länger erforderlich, ganze Datenbanken mit bisherigen Übersetzungen zu verwalten, um Konsistenz zu gewährleisten. Das wiederum bedeutet geringere Fixkosten und zuverlässigere Übersetzungen – auch im großen Maßstab.

DeepL bietet jedoch mehr als nur zentralisierte Plattformlösungen. Eine Gesundheitsorganisation, die in über zehn Ländern tätig ist, hat dies aus erster Hand erfahren, als sie die nahtlosen Integrationen von DeepL in ihre bestehenden Systeme einband: Dank Browsererweiterungen und intuitiven webbasierten Tools können Mitarbeitende aus den Bereichen Support, Schulung und Dokumentation nun Inhalte in Echtzeit übersetzen. Dadurch können mehrsprachige Teams problemlos über Grenzen hinweg zusammenarbeiten und sicherstellen, dass es bei Patientenversorgung und wichtigen Workflows nicht zu Unterbrechungen kommt. All dies ist möglich, ohne auf externe Anbieter angewiesen zu sein oder spezielle Schulungen zu benötigen – und mit der Gewissheit, dass DeepL die Datensicherheitsanforderungen der ISO 27001 erfüllt.

„Im Gesundheitswesen liegt unser Hauptaugenmerk auf Daten und deren Sicherheit, insbesondere wenn es um personenbezogene Gesundheitsdaten geht. Bei der Auswahl von Tools wie DeepL müssen wir daher sicherstellen, dass sie unsere Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Datenresidenz erfüllen.“

Enterprise IT Lead, globaler Gesundheitsdienstleister 

Geschwindigkeit und Sicherheit ohne Kompromisse

DeepL erfüllt die strengen Datensicherheitsstandards, die im Gesundheitswesen und im Pharmabereich unverhandelbar sind. Jede Übersetzungsanfrage wird standardmäßig mit Ende‑zu‑Ende-Verschlüsselung geschützt und gemäß DSGVO verarbeitet. Aus diesem Grund können IT-Teams DeepL souverän in regulierten Teams einführen, ohne Datenschutzerklärungen zu verletzen oder Risiken durch Non-Compliance einzugehen.

Für Teams im Bereich Qualitätsmanagement und regulatorische Angelegenheiten (QMRA) in Diagnostik- und Laborgeräteunternehmen, darunter ein europäischer Hersteller, mit dem wir gesprochen haben, erwiesen sich Funktionen wie Glossare und manuelles Post-Editing als unverzichtbar. Diese Funktionen erleichtern die Terminologieverwaltung in der gesamten Produktdokumentation und gewährleisten Auditierbarkeit. Anstatt auf langsame Agenturen angewiesen zu sein, können Teams ihre Übersetzungen nun selbst in großem Umfang, zu ihren eigenen Bedingungen und ohne Qualitätseinbußen abwickeln.

„Bei der Übersetzung von Zulassungsunterlagen kann selbst ein kleiner Fehler (wie eine falsche Dosierung) über Leben und Tod entscheiden.“

Global Localization Lead, multinationales Biopharma-Unternehmen

Das Ergebnis: Effizienz statt Engpässe

Mit DeepL können Life‑Science-Teams die Bearbeitungszeiten für Übersetzungen deutlich verkürzen. Dokumente, deren Übersetzung früher Wochen dauerte, werden nun ohne Abstriche bei Qualität oder Compliance innerhalb weniger Tage übersetzt.

Das Übersetzungsvolumen hat sich auch intern verändert, da weniger auf externe Anbieter zurückgegriffen wird. Dies führt zu einer höheren Geschwindigkeit, Kostentransparenz und Konsistenz. So übersetzt beispielsweise ein Unternehmen mittlerweile monatlich über 100 Millionen Zeichen mit DeepL. Das entspricht in etwa der Übersetzung von 3.000 klinischen Studienprotokollen pro Monat.

Unternehmen berichten zudem von operativen Vorteilen in zeitkritischen Situationen, beispielsweise bei Unternehmensfusionen und ‑übernahmen, bei denen es auf eine schnelle mehrsprachige Dokumentenprüfung ankam. Interne Teams konnten große Dokumentenmengen sicher und schnell verarbeiten, ohne dass eine Auslagerung erforderlich war.

Eine Plattform für alle

Besonders hervorzuheben ist, wie gut DeepL von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen (z. B. IT, Zulassungen, Marketing und Schulungen) aufgenommen wurde. Da DeepL besonders benutzerfreundlich und sicher ist und sich in gängige Anwendungen integrieren lässt, hat es die Nutzenden schnell überzeugt und sich als unverzichtbares Tool etabliert. Dadurch wurde die KI‑Sprachtechnologie auch für Laien zugänglich, was zu Produktivitätssteigerungen im gesamten Unternehmen führte.

Der Wechsel zu DeepL verkürzte die Bearbeitungszeiten, verbesserte die Konsistenz und stellte sicher, dass alle Workflows in einer Umgebung ausgeführt wurden, die vollständig DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert ist. In einer Branche, in der Patientendaten und geistiges Eigentum das höchste Gut sind, macht genau dies den entscheidenden Unterschied aus.

Fazit: DeepL unterstützt Life‑Science-Teams nicht nur dabei, schneller zu übersetzen. Es verschafft ihnen auch mehr Zeit und Zuversicht, sich auf bahnbrechende Innovationen, eine bessere Patientenversorgung und wichtige Compliance-Angelegenheiten zu konzentrieren.