De uitdaging: hoe kunt u meertalige content schalen in een gereguleerde omgeving?

Disclaimer: Dit verhaal is gebaseerd op inzichten van verschillende DeepL-klanten in de life sciences-sector. De namen, functietitels en identificerende gegevens zijn gewijzigd of geanonimiseerd om hun werk en nalevingsvereisten te beschermen.

Internationale life sciences-teams hebben voortdurend behoefte aan meertalige content. Denk hierbij aan interne trainingsmodules, klinische protocollen, regelgevingsdocumenten en materiaal voor patiënten. Er zijn situaties waarbij een onderzoekswetenschapper in Tokio gefrustreerd raakt omdat hij niet kan beginnen met stabiliteitstesten totdat hij een Duits etiket heeft ontvangen. Of een QA-team in Boston dat met spanning wacht op werkinstructies in het Spaans voor een dringende batchrelease.

Veel organisaties werken echter nog steeds met trage en versnipperde handmatige vertaalprocessen. Een gebruikershandleiding voor een product kan meerdere keren worden gemaild tussen verschillende afdelingen, Excel-spreadsheets en externe bureaus voordat deze uiteindelijk wordt goedgekeurd. Het afronden van meertalige documenten kan weken duren. Als hierbij ook nog coördinatie met leveranciers en handmatige controles zijn vereist, lopen de vertragingen alleen maar op. Een internationaal farmaceutisch bedrijf heeft aangegeven dat elke week van vertraging kan leiden tot miljoenen aan inkomstenverlies.

Elke overdracht tussen een producteigenaar en een taalspecialist (en weer terug voor goedkeuring) neemt dagen in beslag, wat meestal komt door tijdsverschillen, planningen van leveranciers en handmatige controles. In regio's waar de kwaliteit van machinevertalingen altijd al te wensen overliet, moeten teams nog meer tijd besteden aan het corrigeren van vertalingen. Dit resulteert in nog meer vertragingen, inefficiëntie en inconsistente kwaliteit van de content, wat productlanceringen vertraagt en de klantervaring negatief beïnvloedt.In regio's waar de kwaliteit van de automatische vertaling historisch gezien achterblijft, merken teams dat zij nog meer tijd besteden aan het corrigeren van vertalingen. 

Een regelgevende last

Inefficiëntie is echter niet de enige uitdaging waar teams mee te maken hebben; beveiliging en compliance voegen nog een extra laag van complexiteit toe. Life sciences-organisaties werken immers met gevoelige intellectuele eigendom en persoonlijke gezondheidsgegevens. Dit houdt in dat een vertaaloplossing niet alleen snel en nauwkeurig moet zijn, maar ook moet voldoen aan strenge vereisten voor de bescherming van persoonsgegevens in verschillende rechtsgebieden.

Tegelijkertijd blijft de vraag intern toenemen. Duizenden medewerkers in processen, IT, kwaliteitsmanagement en juridische zaken maken dagelijks gebruik van vertaaltools. Zonder een centraal overzicht hebben teams echter moeite om de consistentie te waarborgen, de kosten te beheersen en te voldoen aan strenge wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

Kortom: life sciences-teams hadden behoefte aan een centrale oplossing om sneller te kunnen vertalen, minder correcties te hoeven aanbrengen en volledig aan de regelgeving te voldoen.

“Elke minuut dat een product niet wordt goedgekeurd vanwege een vertraging in de vertaling, betekent dat patiënten niet de medicatie krijgen die ze nodig hebben.”

Global Localization Lead bij een multinationaal biofarmaceutisch bedrijf

De oplossing: veilige en schaalbare Language AI

Life sciences-organisaties hebben ontdekt dat ze met DeepL hun vertaalprocessen voor meerdere teams, regio's en gebruikssituaties kunnen vereenvoudigen en consolideren.

Zo heeft een wereldwijde biofarmaceutische groep in plaats van met meerdere machinevertaaltools te werken (die elk hun eigen eigenaardigheden en beperkingen hebben), hun volledige vertaalworkflow gecentraliseerd op één platform dat wordt aangedreven door DeepL. Doordat nu meer dan 15.000 medewerkers deze uniforme oplossing gebruiken, kan het lokalisatieteam de terminologie centraal beheren. Ze hoeven niet langer databases met eerdere vertalingen bij te houden om de consistentie te behouden. Dit leidt tot lagere overheadkosten en betrouwbaardere vertalingen op grote schaal.

DeepL biedt echter meer dan alleen oplossingen voor gecentraliseerde platforms. Een zorgorganisatie die in meer dan tien landen actief is, heeft dit zelf kunnen ervaren door de naadloze integratiemogelijkheden van DeepL te benutten. Hun IT-team heeft er met de browser-extensies en intuïtieve webtools van DeepL voor gezorgd dat eerstelijnsmedewerkers van de ondersteunings-, trainings- en documentatieteams content in realtime kon vertalen. Dit heeft als resultaat dat meertalige teams nu moeiteloos internationaal kunnen samenwerken, waardoor de patiëntenzorg en cruciale workflows zonder vertraging kunnen worden voortgezet. De organisatie is nu niet meer afhankelijk van externe leveranciers of gespecialiseerde trainingen en heeft de zekerheid dat DeepL voldoet aan de ISO 27001-normen voor gegevensbeveiliging.

“Binnen de gezondheidszorg ligt de focus vooral op gegevens en de beveiliging daarvan, vooral als het gaat om persoonlijke gezondheidsinformatie. Door te kiezen voor DeepL hebben we ervoor gezorgd dat we geen van onze regels of veiligheidsmaatregelen in gevaar brengen qua beveiliging, gegevensprivacy en gegevensopslag.”

Enterprise IT Lead bij een een internationale zorgverlener 

Snelheid en beveiliging zonder toegevingen

DeepL voldoet al aan de strenge normen voor gegevensbeveiliging die gelden in de gezondheidszorg en de farmaceutische sector. Elke vertaalopdracht wordt standaard end-to-end versleuteld en is beschermd door de AVG. Daardoor konden IT-teams DeepL met een gerust hart invoeren bij gereguleerde teams, zonder afbreuk te doen aan privacyverklaringen of het risico te lopen op niet-naleving.

Voor de teams Kwaliteitsmanagement en Regelgeving (QMRA) van fabrikanten van diagnostische apparatuur en laboratoriuminstrumenten, waaronder een Europese fabrikant die we hebben gesproken, bleken functies als woordenlijsten en handmatige nabewerking van onschatbare waarde te zijn. Deze functies zorgden ervoor dat de terminologie in de productdocumentatie eenvoudiger kon worden gecontroleerd en dat het bedrijf auditklaar was. Teams hoeven dus niet langer te vertrouwen op de tragere vertalingen van bureaus, maar kunnen hun eigen vertalingen op hun eigen voorwaarden en zonder kwaliteitsverlies op grote schaal beheren.

“Bij vertalingen van regelgevende teksten kan zelfs een kleine fout (zoals een verkeerde dosering) uitgroeien tot een kwestie van leven of dood.”

Global Localization Lead bij een multinationaal biofarmaceutisch bedrijf

De resultaten: van vertaalproblemen naar zakelijke mogelijkheden

Life sciences-teams besparen met DeepL aanzienlijk op de doorlooptijd van vertalingen. Documentvertalingen die weken in beslag namen, worden nu binnen enkele dagen geleverd, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit of naleving.

De vertalingen worden ook meer intern gedaan, doordat er minder wordt vertrouwd op externe leveranciers. Dit zorgt voor meer snelheid, overzichtelijke kosten en consistentie. Een bepaald bedrijf gebruikt DeepL momenteel om meer dan 100 miljoen tekens per maand te vertalen. Dat komt overeen met het vertalen van ongeveer 3000 protocollen voor klinische proeven per maand.

Organisaties merkten ook procesvoordelen tijdens tijdgevoelige scenario's, zoals tijdens bedrijfsfusies en overnames, waarbij het van cruciaal belang was om documenten snel in meerdere talen te kunnen beoordelen. De interne teams konden grote hoeveelheden documenten veilig en snel verwerken, zonder dat ze daarvoor een beroep hoefden te doen op externe partijen.

Een platform dat voor iedereen geschikt is

Het belangrijkste was misschien wel dat de acceptatie van Deepl vanzelfsprekend groeide binnen de organisatie. Medewerkers van verschillende afdelingen (van IT en regelgeving tot marketing en training) begonnen DeepL te gebruiken als onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden. Omdat DeepL gebruiksvriendelijk en veilig is en werkt met de tools die teams al gebruiken, werd het al snel populair binnen de organisatie. Hierdoor konden ook niet-gespecialiseerde gebruikers aan de slag met Language AI, wat leidde tot hogere productiviteit.

De overstap naar DeepL heeft geleid tot kortere doorlooptijden, meer consistentie en een workflow die volledig conform de AVG en ISO 27001 is Dit is cruciaal in een sector waar patiëntgegevens en intellectueel eigendom beschermd moeten blijven.

Kortom: met DeepL kunnen life sciences-teams niet alleen sneller vertalen, maar krijgen ze ook meer tijd en vertrouwen zodat ze zich kunnen concentreren op cruciale innovatie, patiëntenzorg en compliance.