La sfida: come si gestiscono i contenuti multilingui in un contesto regolamentato?

Disclaimer: Questa storia si basa sulle opinioni di diversi clienti di DeepL nel settore Life Sciences. I nomi, le qualifiche professionali e i dettagli identificativi sono stati modificati o resi anonimi per tutelare il loro lavoro e garantire la conformità ai requisiti normativi.

I team che operano nel settore Life Sciences a livello globale necessitano costantemente di contenuti multilingui: moduli di formazione interna, protocolli clinici, documenti normativi, materiali destinati ai pazienti e tanto altro ancora. Immaginiamo uno scienziato frustrato nel settore R&S a Tokyo, che non può iniziare i test di stabilità finché non riceve un’etichetta in lingua tedesca, o un team di QA a Boston in trepidante attesa delle SOP in spagnolo per il rilascio urgente di un lotto.

Eppure in molte organizzazioni i processi di traduzione manuali restano lenti e frammentati. Prima di essere finalmente approvate, le istruzioni per un prodotto potrebbero essere inviate più volte a diverse caselle e‑mail, facendo avanti e indietro tra fogli Excel e agenzie esterne. Insomma, finalizzare i documenti multilingui può richiedere settimane. Quando occorre coordinare i fornitori ed effettuare revisioni manuali, inoltre, i ritardi tendono ad aumentare. Come affermato da un’azienda farmaceutica internazionale, ogni settimana di ritardo potrebbe comportare una perdita di milioni in termini di ricavi.

Ogni passaggio di consegne tra un product owner e un linguista specializzato (e viceversa per l’approvazione) aggiunge giorni, spesso a causa delle differenze di fuso orario, della programmazione dei fornitori e dei controlli manuali. Nei Paesi in cui la qualità della traduzione automatica è sempre stata inferiore, inoltre, i team si trovano a dedicare ancora più tempo alla correzione. Il risultato? Altri ritardi, inefficienze e qualità dei contenuti altalenante, che rallentano il lancio dei prodotti e inficiano l’esperienza cliente. 

L’ostacolo normativo

L’inefficienza non è comunque l’unico problema che i team devono affrontare: la sicurezza e la conformità aggiungono un ulteriore livello di complessità. D’altronde, le organizzazioni che operano nel settore Life Sciences gestiscono proprietà intellettuale sensibile e dati sanitari personali: qualsiasi soluzione di traduzione perciò non deve essere solo rapida e accurata, ma deve anche soddisfare rigorosi requisiti di protezione dei dati in tutte le giurisdizioni.

Intanto la domanda interna continua a crescere. Migliaia di dipendenti nei settori operativo, IT, gestione della qualità e legale ricorrono ogni giorno a strumenti di traduzione. In assenza di una supervisione centralizzata, però, i team incontrano difficoltà nel mantenere la coerenza, garantire la prevedibilità dei costi e rispettare le rigorose leggi sulla protezione dei dati.

In poche parole, ai team che operano nel settore Life Sciences occorrevano traduzioni più rapide, meno correzioni e piena conformità, il tutto in un unico posto.

“Per ogni minuto in cui un prodotto è senza licenza a causa di ritardi nella traduzione, i pazienti non ricevono i farmaci di cui hanno bisogno”.

Global Localization Lead presso una multinazionale biofarmaceutica

La soluzione: un’IA linguistica sicura e scalabile

Le organizzazioni nelle Life Sciences hanno scoperto che, avvalendosi di DeepL, possono semplificare e consolidare i processi di traduzione tra più team, Paesi e casi d’uso.

Per esempio, invece di usare più strumenti di traduzione automatica alla volta (ognuno con le proprie peculiarità e limitazioni), un gruppo biofarmaceutico globale ha centralizzato l’intero flusso di lavoro di traduzione su un’unica piattaforma alimentata da DeepL. Con oltre 15 000 dipendenti che al momento impiegano questa soluzione univoca, il team di localizzazione può gestire la terminologia in modo centralizzato. Non è più necessario monitorare i database delle frasi tradotte in precedenza per garantire la coerenza. I costi generali sono quindi più bassi e le traduzioni più affidabili su larga scala.

DeepL però non è solo una soluzione centralizzata. Un’organizzazione sanitaria presente in oltre 10 Paesi se n’è resa conto sfruttando le opzioni di integrazione di DeepL. Grazie alle estensioni per browser e a strumenti web intuitivi, il team IT ha consentito al personale di prima linea dei team di assistenza, training e documentazione di tradurre i contenuti in tempo reale. Di conseguenza, i team ora collaborano senza difficoltà oltre i confini nazionali, garantendo che l’assistenza ai pazienti e i flussi di lavoro critici continuino senza intoppi. Tutto questo senza affidarsi a fornitori esterni o richiedere una formazione specializzata, con la certezza che DeepL è conforme agli standard di sicurezza dei dati ISO 27001.

“Nel settore sanitario, il nostro focus principale è rivolto alla sicurezza dei dati, in particolare quando si tratta di informazioni sanitarie personali. Prima di scegliere DeepL ci siamo assicurati di non mettere a repentaglio nessuna delle nostre regole o misure di protezione dal punto di vista della sicurezza, della privacy e dell’archiviazione dei dati”.

Enterprise IT Lead presso un fornitore di servizi sanitari a livello mondiale 

Velocità e sicurezza, senza compromessi

DeepL soddisfa già i rigorosi standard di sicurezza dei dati richiesti in ambito sanitario e farmaceutico. Ogni richiesta di traduzione è crittografata end-to-end e protetta dal GDPR di default. Ecco perché i team IT sono stati in grado di implementare DeepL nei team regolamentati senza compromettere le politiche sulla privacy o rischiare di non rispettare la conformità.

Per i team QMRA (Quality Management & Regulatory Affairs) delle aziende di diagnostica e strumentazione di laboratorio, tra cui un produttore europeo con cui abbiamo parlato, funzioni come i glossari e il post-editing manuale si sono rivelate indispensabili. Hanno facilitato il controllo della terminologia nella documentazione dei prodotti e garantito la preparazione agli audit. In questo modo, anziché fare affidamento su agenzie inevitabilmente più lente, i team hanno potuto gestire le proprie traduzioni su larga scala, secondo le proprie esigenze e senza alcuna perdita di qualità.

“Nelle traduzioni in ambito regolatorio anche un errore minore (come un dosaggio errato) può diventare una questione di vita o di morte”.

Global Localization Lead presso una multinazionale biofarmaceutica

I risultati: dai processi di traduzione lenti al successo aziendale

Con DeepL i team che operano nel settore Life Sciences sono in grado di ridurre notevolmente i tempi di traduzione. Documenti che prima richiedevano settimane vengono ora tradotti in pochi giorni, senza compromessi in termini di qualità o conformità.

A essere cambiato è anche il volume delle traduzioni: la minore dipendenza dai fornitori esterni ha aumentato la velocità, la trasparenza dei costi e la coerenza. In un caso d’uso aziendale, DeepL gestisce ora oltre 100 milioni di caratteri di volume di traduzione mensile, ovvero circa 3000 protocolli di sperimentazione clinica al mese.

Le organizzazioni hanno anche riscontrato vantaggi operativi in casi in cui il tempo era un fattore critico, come durante le fusioni e le acquisizioni aziendali, dove la rapida revisione di documenti in più lingue era essenziale. I team interni sono stati in grado di elaborare grandi quantità di documenti in modo sicuro e rapido, senza doversi affidare ad agenzie esterne.

Una piattaforma per tutti i team

Forse l’aspetto più importante è che l’adozione è cresciuta in modo organico. Per i dipendenti di tutti i reparti (IT, regolatorio, marketing, training e così via) DeepL è diventata parte integrante del lavoro quotidiano. Grazie alla sua facilità d’uso, alla sicurezza intrinseca e alla compatibilità con gli strumenti già adottati dai team, ha riscosso un successo immediato. Gli utenti non specializzati hanno così avuto accesso all’IA linguistica e la produttività è incrementata in tutta l’azienda.

Il passaggio a DeepL ha accorciato le tempistiche, migliorato la coerenza linguistica e mantenuto ogni flusso di lavoro in un ambiente conforme al GDPR e al certificato ISO 27001, aspetti fondamentali in un settore in cui i dati dei pazienti e la proprietà intellettuale devono rimanere protetti.

Il risultato? DeepL non solo aiuta i team delle Life Sciences a tradurre più velocemente, ma dà loro anche il tempo e la fiducia necessari per concentrarsi su ciò che conta davvero: innovare, fornire trattamenti ai pazienti e essere conformi alle normative.