Le défi : adapter du contenu multilingue dans un environnement réglementé

Avis de non‑responsabilité : le présent article se base sur les observations de plusieurs clients DeepL du secteur des sciences de la vie. Les noms, fonctions et informations permettant d’identifier les personnes ont été modifiés ou anonymisés afin de protéger leur travail et de respecter les exigences de conformité.

Pour les équipes internationales des sciences de la vie, le besoin de contenus multilingues est constant : modules de formation interne, protocoles cliniques, dossiers réglementaires ou encore documents destinés aux patients. Mais trop souvent, la réalité freine les opérations : un chercheur en R&D à Tokyo ne peut pas lancer ses tests de stabilité sans une étiquette en allemand. Une équipe qualité à Boston attend désespérément une procédure en espagnol pour valider un lot urgent.

Dans bien des organisations, les processus de traduction manuelle restent très lents et fragmentés. Un même manuel d’utilisation peut circuler plusieurs fois entre différentes boîtes mail, feuilles de suivi Excel et agences externes avant d’obtenir l’approbation finale. La finalisation de documents multilingues peut prendre plusieurs semaines. De plus, si l’intervention de fournisseurs est nécessaire ou si des révisions manuelles doivent être effectuées, les délais ne font que s’allonger. Comme l’a souligné une entreprise pharmaceutique internationale, chaque semaine de retard peut entraîner des pertes de revenus de plusieurs millions.

Chaque passage entre le propriétaire du produit et le spécialiste linguistique (et inversement pour validation) prolonge souvent le délai, en raison des fuseaux horaires, du calendrier des fournisseurs et des vérifications manuelles. Dans les régions où la qualité de la traduction automatique s’est révélée moins fiable par le passé, les équipes consacrent encore plus de temps à corriger les traductions. Conséquence : plus de retards, d’inefficacités et d’incohérences dans la qualité des contenus, qui ralentissent les lancements de produits et nuisent à l’expérience client. 

La charge réglementaire

Cependant, l’inefficacité n’est pas le seul problème auquel les équipes sont confrontées : la sécurité et la conformité complexifient davantage la situation. En effet, les organisations des sciences de la vie traitent des données sensibles liées à la propriété intellectuelle et à la santé des individus. Par conséquent, toute solution de traduction doit être non seulement rapide et précise, mais aussi conforme à des exigences strictes en matière de protection des données dans toutes les juridictions.

Parallèlement, les besoins internes en traduction continuent de croître. Des milliers d’employés dans les domaines des opérations, de l’informatique, de la gestion de la qualité et du juridique utilisent quotidiennement des outils de traduction. Cependant, sans supervision centralisée, les équipes peinent à garantir la cohérence, à anticiper les coûts et à respecter les réglementations strictes en matière de protection des données.

Autrement dit, les équipes des sciences de la vie ont besoin de traductions plus rapides, nécessitant moins de corrections et offrant une conformité totale, le tout à partir d’une plateforme centralisée.

« Chaque minute de retard dans l’homologation d’un produit en raison de traductions tardives prive des patients des médicaments dont ils ont besoin. »

Responsable mondial de la localisation, multinationale biopharmaceutique

La solution : une IA linguistique sécurisée et évolutive

Les organisations des sciences de la vie ont constaté qu’en adoptant DeepL, elles pouvaient simplifier et centraliser leurs processus de traduction entre plusieurs équipes et régions, et pour différents types de contenus.

Plutôt que de gérer plusieurs outils de traduction automatique, chacun avec ses particularités et limites, un groupe biopharmaceutique international a centralisé l’ensemble de son flux de traduction sur une seule plateforme alimentée par DeepL. Aujourd’hui, plus de 15 000 employés utilisent cette solution unifiée, qui permet à l’équipe de localisation de gérer la terminologie de façon centralisée. Plus besoin de consulter des bases de données de phrases déjà traduites pour assurer la cohérence. Les traductions sont désormais plus fiables et les coûts maîtrisés à grande échelle.

DeepL offre bien plus que des solutions centralisées. C’est ce qu'a découvert une organisation de santé présente dans plus de 10 pays en tirant parti des options d’intégration transparente de DeepL. Grâce à des extensions de navigateur et à des outils Web intuitifs, leur équipe informatique a permis au personnel de première ligne des équipes d’assistance technique, de formation et de documentation de traduire du contenu en temps réel. Aujourd’hui, ces équipes multilingues collaborent sans difficulté, assurant la continuité des soins aux patients et le bon déroulement des processus critiques. Tout ceci, sans faire appel à des fournisseurs externes ni nécessiter de formation spécialisée, et avec la garantie que DeepL respecte les normes de sécurité des données ISO 27001.

« Dans le domaine de la santé, notre priorité absolue est la sécurité des données, en particulier les informations médicales personnelles. Avant de choisir DeepL, nous nous sommes assurés que la sécurité, la confidentialité et la localisation des données étaient pleinement respectées, afin de ne compromettre aucune de nos règles ni de nos mesures de protection. »

Responsable informatique d’entreprise, fournisseur international de soins de santé 

Rapidité et sécurité, sans compromis

DeepL respecte déjà les exigences strictes en matière de sécurité des secteurs de la santé et de l’industrie pharmaceutique. Chaque traduction est chiffrée de bout en bout et bénéficie par défaut d’une protection conforme au RGPD. Grâce à ces garanties, les équipes informatiques peuvent déployer DeepL en toute confiance au sein des équipes soumises à réglementation, tout en respectant les politiques de confidentialité et les obligations réglementaires.

Pour les équipes de gestion de la qualité et des affaires réglementaires dans les entreprises de diagnostic et d'instruments de laboratoire, y compris celles d’un fabricant européen avec lequel nous avons échangé, les fonctionnalités telles que les glossaires et les post-éditions manuelles se sont révélées indispensables. Ces fonctionnalités ont simplifié le contrôle terminologique de toute la documentation produit et assuré une préparation optimale aux audits. Plutôt que de subir les délais parfois longs des agences, les équipes peuvent désormais gérer elles-mêmes leurs traductions à grande échelle, à leur rythme et sans compromis sur la qualité.

« En traduction réglementaire, la moindre erreur, comme un dosage incorrect, peut mettre la vie en jeu. »

Responsable mondial de la localisation, multinationale biopharmaceutique

Des obstacles à la traduction… aux leviers commerciaux

Grâce à DeepL, les équipes spécialisées dans les sciences de la vie peuvent réduire considérablement leurs délais de traduction. Des documents qui prenaient auparavant plusieurs semaines sont désormais traduits en quelques jours, sans aucun compromis sur la qualité ni sur la conformité.

Moins dépendantes des prestataires externes, les équipes ont internalisé davantage de traductions, gagnant en rapidité, cohérence et visibilité sur les coûts. Une entreprise utilise désormais DeepL pour traduire plus de 100 millions de caractères par mois, soit l’équivalent d’environ 3 000 protocoles d’essais cliniques.

Les organisations constatent également des gains opérationnels dans les situations où le temps presse, comme lors de fusions et acquisitions, qui nécessitent une révision rapide de documents multilingues. Les équipes internes peuvent désormais traiter d’importants volumes de documents rapidement et en toute sécurité, sans recourir à des prestataires externes.

Une plateforme adaptée à tous

Il est intéressant de noter que l’adoption de DeepL s’est faite naturellement. Les employés de tous les services, de l’informatique à la réglementation, en passant par le marketing et la formation, l’ont intégré progressivement à leurs tâches quotidiennes. Facile à utiliser, sécurisé dès la conception et compatible avec les outils déjà familiers aux équipes, DeepL a rapidement rencontré un grand succès. Cela a permis à des utilisateurs non spécialisés d’accéder à l’IA linguistique, générant ainsi des gains de productivité dans toute l’entreprise.

Le passage à DeepL a permis de réduire les délais, d’améliorer la cohérence et de conserver tous les processus de travail dans un environnement entièrement conforme au RGPD et certifié ISO 27001. La protection des données patients et de la propriété intellectuelle est un enjeu majeur dans ce secteur.

En résumé, DeepL ne se contente pas d’accélérer les processus de traduction : il fait gagner du temps aux équipes des sciences de la vie et leur permet de se concentrer sur l’innovation, les soins aux patients et la conformité.