El reto: ¿cómo crear más contenido multilingüe en un campo tan regulado?

Descargo de responsabilidad: La siguiente historia se basa en las opiniones de varios clientes de DeepL del sector de la biociencia. Para proteger su labor y cumplir con la normativa, los nombres, cargos y otros datos identificativos se han cambiado o anonimizado.

Los equipos globales del sector de la biociencia necesitan contenido multilingüe constantemente, incluidos módulos de formación interna, protocolos clínicos, documentación normativa y materiales para pacientes. Imagínate a un científico de I+D en Tokio, frustrado porque no puede iniciar las pruebas de estabilidad hasta que no le llegue una etiqueta en alemán, o a un equipo de control de calidad en Boston, que necesita urgentemente los procedimientos operativos estándar en español para lanzar un lote.

Aun así, los procesos de traducción manual continúan siendo lentos y poco eficientes en muchas organizaciones. Un manual de usuario puede pasar por múltiples bandejas de correo electrónico, hojas de Excel y agencias externas hasta que por fin se aprueba. Se puede tardar semanas en finalizar documentos multilingües. Y si hay que coordinarse con proveedores y hacer revisiones a mano, los retrasos son cada vez mayores. Como explica una empresa farmacéutica internacional, cada semana de retraso puede suponer millones en pérdidas.

Cada vez que el propietario del producto y el lingüista editan la traducción hasta que se aprueba, se pierden días, normalmente debido a la diferencia horaria, la planificación del proveedor y las revisiones manuales. Por otra parte, en aquellas regiones donde la traducción automática ha ofrecido históricamente una menor calidad, los equipos tienen que dedicar aún más tiempo a corregir las traducciones. ¿El resultado? Más retrasos, ineficiencias y una calidad de contenido variable, lo que ralentiza los lanzamientos de productos y afecta a la experiencia del cliente. 

El obstáculo de la normativa

La falta de eficiencia no es el único desafío para los equipos; la seguridad y la obligación de cumplir con la normativa complican todavía más la situación. Y es que, al fin y al cabo, las empresas del sector de biociencia manejan información delicada sobre propiedad intelectual y datos de salud personales. Por tanto, cualquier solución de traducción que utilicen no solo debe ser rápida y precisa, sino que tiene que cumplir con estrictos requisitos de protección de datos en todas las jurisdicciones.

Mientras tanto, la demanda sigue aumentando. Miles de profesionales de departamentos como el de operaciones, informática, gestión de calidad o el jurídico utilizan herramientas de traducción a diario. Sin embargo, sin una supervisión centralizada, es difícil mantener la coherencia, controlar los costes y cumplir con las estrictas leyes de protección de datos.

En pocas palabras, los equipos del sector de la biociencia necesitaban traducciones más rápidas, que precisaran menos correcciones y cumplieran con la normativa vigente, todo en una sola plataforma.

«Si las traducciones se retrasan, los productos no obtienen la licencia y los pacientes no reciben la medicación que necesitan».

Responsable de localización global, empresa biofarmacéutica internacional

La solución: IA lingüística segura y de gran alcance

Las organizaciones biocientíficas han descubierto que con DeepL pueden simplificar y consolidar los procesos de traducción independientemente del equipo, la región o los objetivos.

Por ejemplo, en lugar de utilizar varias herramientas de traducción automática (cada una con sus peculiaridades y limitaciones), un grupo biofarmacéutico internacional centralizó el proceso de traducción completo en una única plataforma impulsada por DeepL. Ahora que más de 15 000 empleados utilizan esta solución unificada, el equipo de localización puede centralizar la gestión terminológica. Ya no es necesario llevar un registro de frases traducidas para mantener la coherencia, lo que reduce los costes operativos y permite obtener traducciones más fiables a gran escala.

Pero DeepL ofrece mucho más que una plataforma centralizada. Una organización sanitaria que opera en más de diez países lo comprobó de primera mano al sacarles el máximo partido a las opciones que ofrece DeepL para una integración perfecta. Gracias a las extensiones del navegador y a intuitivas herramientas web, el equipo informático logró que el personal de primera línea de los departamentos de soporte, formación y documentación pudiera traducir contenido al instante. Así, los equipos multilingües colaboran ahora con facilidad a pesar de las fronteras, garantizando la continuidad y puntualidad de la atención al paciente y los flujos de trabajo principales. Todo ello sin necesidad de recurrir a proveedores externos ni de formación especializada, y con la garantía de que DeepL cumple con los estándares de seguridad de datos que establece la certificación ISO 27001.

«En el contexto sanitario, nuestra prioridad es la seguridad de los datos, en particular los que contienen información médica personal. Al elegir una herramienta como DeepL, nos aseguramos de que no comprometíamos nuestras políticas o medidas de protección para la seguridad, la privacidad y el almacenamiento de los datos».

Responsable de informática empresarial, proveedor internacional de servicios sanitarios 

Velocidad y seguridad sin concesiones

DeepL ya cumple con los rigurosos estándares de seguridad de datos que se exigen en los ámbitos sanitario y farmacéutico. Todas las traducciones se cifran de extremo a extremo y están protegidas por el RGPD de forma predeterminada. Por tanto, los equipos informáticos pudieron implementar DeepL con total confianza en equipos regulados, sin comprometer las políticas de privacidad ni el cumplimiento de las normativas.

Para los equipos de gestión de calidad y asuntos regulatorios de las empresas de diagnóstico e instrumental de laboratorio —incluido un fabricante europeo con el que hablamos—, las funciones como los glosarios y las revisiones manuales resultaron ser indispensables, ya que facilitaban el control de la terminología en toda la documentación de productos y la preparación para las auditorías. Por tanto, en lugar de depender de la producción más lenta de las agencias, los equipos podían gestionar sus propias traducciones a escala, según sus propios criterios y sin comprometer la calidad.

«En la traducción de textos normativos, hasta un pequeño error (como una dosis equivocada) puede convertirse en una cuestión de vida o muerte».

Responsable de localización global, empresa biofarmacéutica internacional

La traducción, de obstáculo a impulsor del negocio

Con DeepL, los equipos del sector biocientífico reducen drásticamente los plazos de entrega de las traducciones. Los documentos que antes tardaban semanas ahora se traducen en días, sin comprometer la calidad o el cumplimiento normativo.

Además, al depender menos de proveedores externos, el volumen de traducción también pasó a gestionarse internamente, lo que ha mejorado la agilidad, la transparencia de los costes y la coherencia. En un caso de uso empresarial, DeepL procesa ahora más de 100 millones de caracteres del volumen de traducción mensual. Esto equivale a traducir aproximadamente unos 3000 protocolos de ensayos clínicos al mes.

Las organizaciones también observaron ventajas operativas en situaciones en las que el tiempo era un factor crucial, como en fusiones y adquisiciones de empresas, en las que era clave poder revisar documentos en varios idiomas rápidamente. Los equipos internos fueron capaces de procesar grandes volúmenes de documentos de manera segura y rápida, sin tener que recurrir a terceros.

Una plataforma para todo el mundo

Tal vez lo más importante sea que la adopción aumentó por sí sola. El personal de distintos departamentos (desde el informático hasta el regulatorio, pasando por el de marketing o el de formación) incorporó DeepL a su trabajo diario. DeepL se popularizó rápidamente, ya que era muy fácil de utilizar, presentaba un diseño seguro y era compatible con las herramientas que ya utilizaba. Gracias a esto, la IA lingüística llegó a usuarios sin conocimientos técnicos, lo que mejoró la productividad en toda la empresa.

La transición a DeepL permitió acortar plazos, lograr una mayor coherencia y centralizar todos los flujos de trabajo en un entorno totalmente compatible con el RGPD y avalado por la certificación ISO 27001. Esto es de vital importancia en un sector donde se debe garantizar la protección de los datos de los pacientes y la propiedad intelectual

En resumen, DeepL no solo agiliza las traducciones de los equipos biocientíficos, sino que les brinda tiempo y confianza para centrarse en lo que realmente importa: la innovación crítica, la atención al paciente y el cumplimiento normativo.