Comunicação precisa e segura para setores altamente regulamentados

A Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), um dos principais escritórios de advocacia do Japão, lida diariamente com um grande volume de documentos jurídicos em inglês, desde casos internacionais até comunicações com empresas estrangeiras. Num ambiente em que a precisão, a confidencialidade e a eficiência são fundamentais, a empresa recorreu à DeepL para otimizar os fluxos de trabalho de tradução e ser compatível com os advogados em todos os níveis. 

Reunimo-nos com o Sr. Hiroto Inoue, parceiro; o Sr. Naotaka Yamamoto, vice-gerente do escritório; e o Sr. Fuminori Noda, gerente de gestão de informações, para aprender mais sobre como o DeepL está a transformar o seu trabalho.

Quais são alguns dos desafios enfrentados pela NO&T e como a DeepL tem auxiliado?

Sr. Inoue: A nossa empresa possui escritórios em todo o mundo — Tóquio, Nova Iorque, Singapura — e utilizamos o DeepL diariamente para a comunicação entre eles.

Em casos internacionais, os advogados frequentemente precisam lidar com grandes volumes de documentos em inglês. Com o DeepL, podemos fornecer traduções com maior rapidez e precisão do que seria possível manualmente. Frequentemente, começamos com uma tradução do DeepL quando desejamos compreender algo rapidamente e, em seguida, refinamos para japonês quando necessitamos de algo ainda mais preciso. Também traduzimos regularmente documentos do japonês para outros idiomas e vice-versa, tanto na comunicação com clientes internacionais como internamente na empresa.

Os advogados devem ter um cuidado especial ao redigir e-mails para garantir clareza e evitar mal-entendidos. As traduções precisas do DeepL tornam muito mais fácil e rápido produzir e-mails em inglês confiáveis que capturam as nuances do rascunho original em japonês. Para comunicações internas, onde a rapidez é mais importante do que a precisão, podemos até enviar traduções tal como estão, e isso é suficiente para realizar o trabalho.

Alguns dos nossos advogados que já se sentem à vontade com o inglês também utilizam o DeepL Write para rever e aperfeiçoar os seus próprios textos em inglês.  O DeepL é adequado para todos, adaptando-se a diferentes níveis de competência e necessidades, e tem feito uma diferença significativa no nosso trabalho diário.

Naotaka Yamamoto, Diretor Adjunto do Escritório

Qual foi o principal fator que influenciou a sua decisão de adotar o DeepL para empresas?

Sr. Yamamoto: O fator decisivo foi a segurança robusta do DeepL. A nossa empresa conta com mais de 1000 funcionários, incluindo aproximadamente 600 advogados, portanto, necessitávamos de uma solução como o DeepL para empresas, que pudesse ser facilmente implementada e gerida em toda a empresa. A função de tradução de documentos foi especialmente valorizada por sua capacidade de traduzir em lote diversos formatos de arquivo com um simples carregar por arrastar e largar.

Já tínhamos recebido feedback positivo dos membros da equipa sobre o serviço, portanto a usabilidade e a precisão da tradução não eram preocupações. No entanto, como lidamos com informações altamente confidenciais, a proteção de dados sempre foi a nossa principal prioridade. Analisámos outras opções de IA geradora, mas não foi possível excluir totalmente a possibilidade de que os dados introduzidos fossem utilizados para aprender automática. 

A adesão rigorosa da DeepL aos mais elevados padrões de proteção de dados e conformidade proporcionou-nos a confiança e a tranquilidade necessárias para adotar as ferramentas mais recentes.

Saiba mais sobre a segurança de nível empresarial do DeepL aqui.

O que motivou a transição do uso individual para a adoção em toda a empresa?

Sr. Yamamoto: Temos recebido muitos pedidos de toda a empresa para adotar uma plataforma de IA linguística que facilite o trabalho.  Muitos funcionários já utilizavam esses serviços individualmente, mas sempre com cautela, para não comprometer informações confidenciais.

Mesmo assim, rapidamente ficou claro que essa não era uma situação ideal. Precisávamos de uma solução que pudesse ser oficialmente aprovada para fins empresariais. Para fazer a escolha certa, colaboramos com o Comité de Gestão de Informações e o Grupo de Estudo de Tecnologia Jurídica para avaliar os serviços potenciais. Foi assim que decidimos adotar oficialmente o DeepL.

Optamos pelo plano Enterprise por ser de fácil gestão. A TI pode administrá-lo com o mínimo de esforço, enquanto os funcionários desfrutam de uma experiência perfeita. Quase todos na NO&T – desde advogados e funcionários administrativos até TI – trabalham em um ambiente multilíngue. Ao implementar o DeepL em toda a empresa, conseguimos aumentar a eficiência operacional e reduzir os custos de gestão.　　　

Hiroto Inoue, Parceiro

Pode partilhar mais sobre a transformação que observou?

Sr. Inoue: Considero-o particularmente eficaz na compreensão e processamento de documentos em inglês. Para advogados que não são falantes nativos de inglês, ler e compreender grandes volumes de materiais em inglês em um curto espaço de tempo é um desafio significativo. Tentar produzir uma tradução precisa pode levar horas apenas para uma única página. As tarefas de tradução são frequentemente realizadas por advogados juniores, mas isso representava um grande fardo — muitas vezes levando um dia inteiro apenas para produzir um rascunho. Aperfeiçoar a redação pode adicionar mais tempo.

As traduções do DeepL reduziram um dia inteiro de trabalho para apenas alguns minutos. Graças à facilidade de utilização da aplicação, o hábito de traduzir qualquer ficheiro em inglês recebido tornou-se uma prática consolidada. A barreira psicológica para lidar com grandes volumes de documentos em inglês foi reduzida, contribuindo para um aperfeiçoamento significativo na eficiência do trabalho. 

Sr. Noda: Para tarefas de TI e assistência técnica, a criação de manuais traduzidos ou o tratamento de comunicações urgentes com o exterior agora são muito mais rápidos — o que antes levava 10 horas, agora pode ser feito em metade do tempo. Mesmo ao receber notificações urgentes, como «relatórios de falhas no sistema» de escritórios no exterior, já não é necessário dedicar tempo à tradução para o inglês. Pode enviar com confiança o conteúdo traduzido pelo DeepL, tal como está.

Sr. Yamamoto: Graças ao DeepL, que rompeu as barreiras linguísticas, um número maior de membros da equipa agora se sente capacitado para responder a consultas internacionais, possibilitando uma colaboração mais harmoniosa entre os escritórios.

Sr. Inoue: Aperfeiçoou-se o trabalho em equipa de forma mais geral no nosso ambiente multilingue, porque o idioma deixou de ser uma barreira ao conhecimento especializado. Agora, todos podem aceder aos materiais do caso no seu próprio idioma, aproximando as pessoas e facilitando a colaboração e a comunicação entre equipas e escritórios.

Que funções considera úteis para a prática jurídica e de TI?

Sr. Inoue: No trabalho jurídico, a função de glossário é essencial para manter traduções consistentes de termos definidos em contratos. Isso contribui para evitar mal-entendidos e garante a precisão em todos os documentos. Também apreciamos a capacidade do DeepL de compreender o contexto e produzir traduções que soam naturais, o que torna a elaboração e revisão de documentos em inglês muito mais rápida.

Por outro lado, um problema exclusivo da prática jurídica é que, em documentos legais onde a ambiguidade é intencionalmente preservada, a capacidade do DeepL de compreender o contexto e transmitir nuances pode, por vezes, ser contraproducente. Nessas situações, utilizaremos deliberadamente um serviço alternativo que forneça uma tradução mais literal.

É evidente que, mesmo com a IA linguística, refinar expressões e finalizar a redação continua a ser uma tarefa humana. Dito isto, o DeepL continua a ser um serviço extremamente conveniente para redigir documentos ou compreender rapidamente o conteúdo de textos em inglês. A sua simplicidade de operação também é atraente, tornando-o acessível a qualquer pessoa, independentemente do seu nível de conhecimento em IA.

Sr. Noda: Do ponto de vista da tecnologia da informação, o nosso foco tem sido facilitar a adoção e o compartilhamento de conhecimento. Por exemplo, temos partilhado dicas no portal do escritório e realizado webinars para auxiliar os funcionários a utilizar o DeepL de forma eficiente. Essas iniciativas tornam simples a incorporação do DeepL nos fluxos de trabalho diários de todos, aperfeiçoando a produtividade geral.

Fuminori Noda, Gestão de Informações

O que você gostaria de ver no DeepL no futuro?

Sr. Inoue: Idealmente, gostaríamos de ter uma função que nos permitisse alternar para uma «tradução literal» que captasse todas as nuances, peculiaridades e erros do texto original. Em trabalhos de contrato, cada palavra e frase é importante, e, por vezes, evitamos intencionalmente traduções excessivamente restritivas. 

Embora o DeepL já seja compatível de forma excelente com as nossas operações, aguardamos ansiosamente por futuras funções específicas do setor que possam torná-lo uma ferramenta ainda mais robusta e indispensável para o nosso trabalho.

Quais são os próximos passos para Nagashima Ohno & Tsunematsu? 

Sr. Inoue: Atualmente, estamos a expandir a nossa equipa de escritórios no exterior e pretendemos melhorar ainda mais a comunicação e a colaboração entre todas as localizações. Ao utilizar o DeepL para eliminar as barreiras do idioma, esperamos fortalecer ainda mais o sentimento de unidade e coesão em toda a empresa.