Точная и безопасная коммуникация для отраслей с высоким уровнем постановления

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), одна из ведущих юридических фирм Японии, ежедневно обрабатывает большой объем юридических документов на английском языке, от международных дел до переписки с иностранными компаниями. В условиях, когда точность, конфиденциальность и эффективность имеют решающее значение, компания обратилась к DeepL для оптимизации рабочих процессов перевода и поддерживать юристов на всех уровнях. 

Мы встретились с г-ном Хирото Иноуэ, партнером; г-ном Наотакой Ямамото, заместителем руководителя офиса; и г-ном Фуминори Нода, специалистом по управлению информацией, чтобы узнать больше о том, как DeepL преобразует их работу.

С какими проблемами сталкивается NO&T и как DeepL помогает их решать?

Г-н Иноуэ: Наша компания имеет офисы по всему миру — в Токио, Нью-Йорке, Сингапуре — и мы ежедневно используем DeepL для общения между ними.

В международных делах юристы часто сталкиваются с необходимостью работать с большим объемом документов на английском языке. С помощью DeepL мы можем предоставлять переводы быстрее и точнее, чем вручную. Часто мы начинаем с перевода DeepL, когда нам необходимо быстро понять что-то, а затем дорабатываем его на японский язык, когда требуется более точный результат. Мы также регулярно осуществляем перевод документов с японского языка на другие языки и наоборот при общении с зарубежными клиентами или внутри компании.

Юристы должны проявлять особую осторожность при составлении адресов электронной почты, чтобы обеспечить ясность и избежать недоразумений. Точные переводы DeepL значительно упрощают и ускоряют создание надежных адресов электронной почты на английском языке, которые передают все нюансы оригинального японского текста. Для внутренней коммуникации, где скорость важнее точности, мы можем отправлять переводы в том виде, в котором они есть, и этого достаточно для выполнения задачи.

Некоторые из наших юристов, которые уже свободно владеют английским языком, также используют DeepL Write для проверки и доработки своих текстов на английском языке.  DeepL подходит для всех, адаптируясь к разным уровням навыков и потребностям, и значительно упростил нашу повседневную работу.

Наотака Ямамото, заместитель менеджера офиса

Какой фактор оказал наибольшее влияние на ваше решение внедрить DeepL для корпораций?

Г-н Ямамото: Решающим фактором стала надежная безопасность DeepL. В нашей компании работает более 1000 сотрудников, включая около 600 юристов, поэтому нам требовалось решение, подобное DeepL для корпораций, которое можно было бы легко внедрить и управлять им в масштабах всей компании. Функция перевода документов была особенно высоко оценена за возможность пакетного перевода различных форматов файлов с помощью простого перетащить.

Мы уже получили положительные отзывы от участников команды об этой услуге, поэтому удобство использования и точность перевода не вызывали опасений. Однако, поскольку мы работаем с конфиденциальной информацией, защита данных всегда была для нас приоритетной задачей. Мы рассмотрели другие варианты генеративного ИИ, однако не смогли полностью исключить возможность использования введенных данных для машинного обучения. 

Строгое соблюдение DeepL самых высоких стандартов защиты данных и соответствия требованиям дало нам уверенность и спокойствие, необходимые для внедрения новейших инструментов.

Узнайте больше о безопасности корпоративного уровня DeepL здесь.

Что послужило причиной перехода от индивидуального использования к внедрению в масштабах всей компании?

Г-н Ямамото: Мы получали множество запросов от сотрудников всей компании о внедрении платформы языкового ИИ, которая облегчает работу.  Многие сотрудники уже использовали эти услуги индивидуально, однако всегда с осторожностью, чтобы не раскрыть конфиденциальную информацию.

Тем не менее, вскоре стало очевидно, что это не идеальная ситуация. Нам требовалось решение, которое могло бы быть официально одобрено для использования в деловых целях. Для принятия правильного решения мы сотрудничали с Комитетом по управлению информацией и Исследовательской группой по правовым технологиям, чтобы оценить потенциальные услуги. Таким образом, мы приняли решение официально внедрить DeepL.

Мы выбрали тарифный план Enterprise, поскольку он удобен в управлении. ИТ-отдел может управлять им с минимальными усилиями, а сотрудники получают беспроблемный опыт. Практически все сотрудники NO&T — от юристов и административного персонала до ИТ-специалистов — работают в многоязычной среде. Благодаря внедрению DeepL во всей компании мы смогли повысить операционную эффективность и снизить расходы менеджеров.　　　

Хирото Иноуэ, партнер

Не могли бы вы поделиться более подробной информацией о преобразованиях, которые вы наблюдали?

Г-н Иноуэ: Я обнаружил, что это особенно эффективно при понимании и обработке документов на английском языке. Для юристов, для которых английский язык не является родным, чтение и понимание большого количества материалов на английском языке в короткие сроки представляет собой значительное препятствие. Попытка выполнить точный перевод может занять несколько часов даже для одной страницы. Задачи по переводу часто выполняются младшими юристами, однако это было значительным бременем — зачастую на подготовку чернового варианта уходил целый день. Доработка формулировок может добавлять время.

Благодаря DeepL переводу, который ранее занимал целый день, теперь выполняется за несколько минут. Благодаря удобству пользования приложением, привычка переводить любой полученный файл на английском языке прочно вошла в нашу практику. Психологический барьер при работе с большими объемами документов на английском языке был снижен, что способствовало значительному улучшению эффективности работы. 

Г-н Нода: Для задач в области ИТ и службы поддержки создание переведенных руководств или обработка срочных международных сообщений теперь выполняется значительно быстрее — то, что раньше занимало 10 часов, теперь часто можно сделать за половину этого времени. Даже при получении срочных оповещений, таких как «отчеты о сбоях в системе», от зарубежных офисов, вам больше не нужно тратить время на перевод на английский язык. Вы можете с уверенностью отправлять контент, переведенный DeepL, без изменений.

Г-н Ямамото: Благодаря DeepL, который устраняет языковые барьеры, теперь большее число участников команды чувствуют себя в состоянии отвечать на запросы из других стран, что способствует более эффективному сотрудничеству между офисами.

Г-н Иноуэ: Это улучшило командную работу в целом в нашей многоязычной среде, поскольку язык больше не является препятствием для обмена знаниями. Теперь каждый может получить доступ к материалам дела на своем родном языке, что способствует сближению людей и обеспечивает беспрепятственное сотрудничество и коммуникацию между командами и офисами.

Какие функции вы считаете полезными для юридической и ИТ-практики?

Г-н Иноуэ: В юридической деятельности функция глоссария имеет важное значение для обеспечения единообразия переводов определенных терминов в договорах. Это помогает предотвратить недоразумения и обеспечивает точность во всех документах. Мы также ценим способность DeepL понимать контекст и создавать естественно звучащие переводы, что значительно ускоряет процесс составления и проверки английских документов.

С другой стороны, проблема, характерная для юридической практики, заключается в том, что в юридических документах, где намеренно сохраняется двусмысленность, способность DeepL понимать контекст и передавать нюансы иногда может иметь обратный эффект. В таких ситуациях мы целенаправленно используем альтернативный сервис, который обеспечивает более буквальный перевод.

Конечно, даже с помощью языкового ИИ доработка выражений и окончательная формулировка остаются задачей человека. Тем не менее, DeepL по-прежнему представляется чрезвычайно удобным сервисом для составления документов или быстрого понимания контента текстов на английском языке. Его простота в использовании также привлекательна, что делает его доступным для любого человека, независимо от уровня знаний в области ИИ.

Г-н Нода: С точки зрения информационных технологий, мы сосредоточили свое внимание на облегчении внедрения и обмене знаниями. Например, мы публикуем советы на офисном портале и проводим вебинары, чтобы помочь сотрудникам эффективно использовать DeepL. Эти инициативы позволяют каждому интегрировать DeepL в свой повседневный рабочий процесс простой, улучшая общую продуктивность.

Фуминори Нода, управление информацией

Какие возможности вы хотели бы видеть в DeepL в будущем?

Г-н Иноуэ: В идеале мы хотели бы иметь функцию, которая позволила бы нам переключаться на «дословный перевод», отражающий все нюансы, особенности и ошибки исходного текста. В договорной работе каждое слово и фраза имеют значение, и иногда мы намеренно избегаем чрезмерно ограничительных переводов. 

Несмотря на то, что DeepL уже очень хорошо поддерживает нашу деятельность, мы с нетерпением ожидаем появления в будущем отраслевых функций, которые могут сделать его еще более эффективным и незаменимым инструментом для нашей работы.

Каковы дальнейшие планы компании Nagashima Ohno & Tsunematsu? 

Г-н Иноуэ: В настоящее время мы расширяем штат сотрудников наших зарубежных офисов и стремимся еще больше укрепить коммуникацию и сотрудничество между всеми офисами. Используя DeepL для преодоления языковых барьеров, мы надеемся еще больше укрепить чувство единства и сплоченности во всей компании.