Comunicação precisa e segura para setores altamente regulamentados

O Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), um dos principais escritórios de advocacia do Japão, lida diariamente com um grande volume de documentações jurídicas em inglês, desde casos internacionais até comunicações com empresas estrangeiras. Em um ambiente em que precisão, confidencialidade e eficiência são essenciais, a empresa recorreu à Equipe de atendimento ao cliente DeepL para otimizar os fluxos de trabalho de tradução e ser compatível com os advogados em todos os níveis. 

Conversamos com Hiroto Inoue, parceiro do DeepL; Naotaka Yamamoto, gerente adjunto do escritório; e Fuminori Noda, gerente de informações, para saber mais sobre como o DeepL está transformando o trabalho deles.

Quais são alguns dos desafios enfrentados pela NO&T e como a DeepL tem ajudado você?

Sr. Inoue: Nossa empresa tem escritórios em todo o mundo - Tóquio, Nova York, Cingapura - e usamos o DeepL todos os dias para nos comunicarmos entre eles.

Em casos internacionais, os advogados geralmente precisam lidar com grandes volumes de Documentação em inglês. Com o DeepL, podemos fornecer traduções com mais rapidez e precisão do que manualmente. Muitas vezes, começamos com uma tradução DeepL para quando queremos entender algo rapidamente e, em seguida, refinamos a tradução para o japonês quando precisamos de algo ainda mais preciso. Também traduzimos regularmente documentos do japonês para outros idiomas e vice-versa quando você se comunica com clientes estrangeiros ou dentro da empresa.

Os advogados devem ter um cuidado especial ao redigir e-mails para garantir a clareza e evitar mal-entendidos. As traduções precisas do DeepL tornam muito mais fácil e rápida a produção de e-mails confiáveis em inglês que capturam as nuances do rascunho original em japonês. Para comunicações internas, em que a velocidade é mais importante do que a precisão, podemos até mesmo enviar traduções como estão, e isso é suficiente para que você faça o trabalho.

Alguns de nossos advogados que já se sentem à vontade com o inglês também usam o DeepL Write para revisar e refinar sua própria redação em inglês.  O DeepL funciona para todos, adaptando-se a diferentes níveis de habilidade e necessidades, e fez uma diferença real em nosso trabalho diário.

Naotaka Yamamoto, gerente adjunto do escritório

Qual foi o principal fator que influenciou a decisão de você adotar o DeepL para empresas?

Sr. Yamamoto: O fator decisivo foi a segurança robusta do DeepL. Nossa empresa tem um total de mais de 1.000 funcionários, incluindo aproximadamente 600 advogados, portanto, precisávamos de uma solução como DeepL para empresas que pudesse ser facilmente implementada e gerenciada em toda a empresa. O recurso de tradução de documentos foi especialmente valorizado por sua capacidade de traduzir em lote diversos formatos de arquivos com um simples arrastar e soltar para carregar.

Já tínhamos recebido feedback positivo dos membros da equipe sobre o serviço, portanto, a usabilidade e a precisão da tradução não eram preocupações. Mas como lidamos com informações de alta confidencialidade, a proteção de dados sempre foi nossa principal prioridade. Analisamos outras opções de IA geradora, mas não podíamos descartar totalmente a possibilidade de que os dados inseridos pudessem ser usados para aprendizado de máquina. 

A estrita adesão da DeepL aos mais altos padrões de proteção e conformidade de dados nos deu a confiança e a tranquilidade para adotar as ferramentas mais recentes.

Saiba mais sobre a segurança de nível empresarial do DeepL aqui.

O que impulsionou a transição do uso individual para a adoção em toda a empresa?

Sr. Yamamoto: Recebemos muitas solicitações de toda a empresa para adotar uma plataforma de IA linguística que facilitasse o trabalho.  Muitos funcionários já estavam usando esses Serviços Individualmente, mas sempre com cuidado, para não comprometer informações confidenciais.

Mesmo assim, rapidamente ficou claro que essa não era a situação ideal. Precisávamos de uma solução que pudesse ser aprovada oficialmente para fins comerciais. Para fazer a escolha certa, colaboramos com o Comitê de Gerenciamento de Informações e o Grupo de Estudos de Tecnologia Jurídica para avaliar os possíveis Serviços. Foi assim que decidimos adotar oficialmente o DeepL.

Optamos pelo plano Enterprise porque ele é fácil de gerenciar. A TI pode administrá-lo com o mínimo de esforço, enquanto os funcionários desfrutam de uma experiência perfeita. Quase todos na NO&T - de advogados e funcionários administrativos a TI - trabalham em um ambiente multilíngue. Com a implementação do DeepL em toda a empresa, conseguimos aumentar a eficiência das operações e reduzir os custos de gerenciamento.　　　

Hiroto Inoue, parceiro

Você pode falar mais sobre a transformação que viu?

Sr. Inoue: Eu o considero particularmente eficaz para entender e processar documentações em inglês. Para advogados que não são falantes nativos de inglês, ler e compreender grandes volumes de materiais em inglês em um curto espaço de tempo é um obstáculo significativo. As tarefas de tradução geralmente são realizadas por advogados juniores, mas isso era um grande fardo - muitas vezes você levava um dia inteiro apenas para produzir um rascunho. Se você refinar o texto, poderá adicionar ainda mais tempo.

As traduções DeepL reduziram um dia inteiro de trabalho a apenas alguns minutos. Graças à facilidade de uso do aplicativo, o hábito de traduzir qualquer arquivo recebido em inglês se estabeleceu firmemente. A barreira psicológica para lidar com grandes volumes de documentos em inglês foi reduzida, o que contribuiu para melhorar drasticamente a eficiência do trabalho. 

Sr. Noda: Para tarefas de TI e de help desk, a criação de manuais tradutores ou o tratamento de comunicações urgentes no exterior agora são muito mais rápidos - o que costumava levar 10 horas pode ser feito na metade do tempo. Mesmo ao receber notificações urgentes, como "relatórios de falha do sistema" de escritórios no exterior, você não precisa mais perder tempo com traduções para o inglês. Você pode enviar com confiança o conteúdo traduzido pelo DeepL, no estado em que se encontra.

Sr. Yamamoto: Graças ao DeepL, que rompeu as barreiras do idioma, uma gama maior de membros da equipe agora se sente capacitada para responder a consultas internacionais, permitindo uma colaboração mais tranquila entre os escritórios.

Sr. Inoue: Melhorou o trabalho em equipe de forma mais geral em nosso ambiente multilíngue, porque o idioma não é mais uma barreira para a especialização. Agora, todos podem acessar os materiais do caso em seu próprio idioma, aproximando as pessoas e tornando a colaboração e a comunicação entre equipes e escritórios perfeitas.

Quais recursos você achou úteis para a prática jurídica e de TI?

Sr. Inoue: No trabalho jurídico, a função Glossário é essencial para que você mantenha traduções consistentes de termos definidos em contratos. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e garante a precisão em todos os documentos. Também gostamos da capacidade do DeepL de entender o contexto e produzir traduções que soam naturais, o que torna a redação e a revisão de documentos em inglês muito mais rápidas.

Por outro lado, um problema exclusivo da prática jurídica é que, em documentos legais em que a ambiguidade é intencionalmente preservada, a força do DeepL para entender o contexto e transmitir nuances pode, às vezes, ter um efeito contrário. Nessas situações, usaremos deliberadamente um serviço alternativo que forneça uma tradução mais literal.

É claro que, mesmo com a IA linguística, o refinamento das expressões e a finalização do texto continuam sendo uma tarefa humana. Dito isso, o DeepL ainda parece ser um serviço extremamente conveniente para você redigir documentos ou entender rapidamente o conteúdo de textos em inglês. Sua simplicidade de operações também é atraente, tornando-o acessível a qualquer pessoa, independentemente do seu nível de conhecimento de IA.

Sr. Noda: Do ponto de vista da TI, nosso foco tem sido facilitar a adoção e o compartilhamento de conhecimento. Por exemplo, temos compartilhado dicas sobre o portal do escritório e realizado webinars para ajudar a equipe a usar o DeepL de forma eficiente. Essas iniciativas simplificam a incorporação do DeepL em seus fluxos de trabalho diários, melhorando a produtividade geral.

Fuminori Noda, Gerenciamento de informações

O que você quer ver em DeepL no futuro?

Sr. Inoue: Idealmente, gostaríamos de ter um recurso que nos permitisse mudar para uma "tradução literal" que capturasse todas as nuances, peculiaridades e erros do texto original. Em contratos, cada palavra e frase é importante e, às vezes, evitamos intencionalmente traduções muito restritivas. 

Embora o site DeepL já seja compatível muito bem com nossas operações, estamos ansiosos por futuros recursos específicos do setor que poderão torná-lo uma ferramenta ainda mais forte e essencial para o nosso trabalho.

O que você espera do Nagashima Ohno e do Tsunematsu? 

Sr. Inoue: Atualmente, estamos expandindo nossa equipe de escritórios no exterior e queremos aprimorar ainda mais a comunicação e a colaboração em todos os locais. Ao utilizar o DeepL para romper as barreiras do idioma, esperamos fortalecer ainda mais o senso de unidade e coesão em toda a empresa.