اتصالات دقيقة وآمنة للصناعات الخاضعة للوائح التنظيمية الصارمة

تتعامل شركة Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T)، إحدى كبرى شركات المحاماة في اليابان، مع عدد كبير من المستندات القانونية باللغة الإنجليزية يوميًا، بدءًا من القضايا الدولية وحتى المراسلات مع الشركات الأجنبية. في بيئة تتسم بأهمية الدقة والسرّية والكفاءة، لجأت الشركة إلى DeepL لتبسيط سير العمل ودعم المحامين على جميع المستويات. 

اجتمعنا مع السيد هيروتو إينو، الشريك؛ والسيد ناوتاكا ياماموتو، نائب مسؤول إداري المكتب؛ والسيد فومينوري نودا، إدارة المعلومات، للتعلم المزيد عن كيفية قيام DeepL بتحويل عملهم.

ما هي بعض التحديات التي تواجهها NO&T وكيف ساعدتها DeepL؟

السيد إينو: شركتنا لديها مكاتب في جميع أنحاء العالم — طوكيو، نيويورك، سنغافورة — ونحن نعتمد على DeepL كل يوم للتواصل بينها.

في القضايا الدولية، غالبًا ما يتعين على المحامين التعامل مع كميات هائلة من الوثائق باللغة الإنجليزية. بفضل DeepL، يمكننا تقديم ترجمات أسرع وأكثر دقة مما يمكننا تقديمه يدويًا. غالبًا ما نبدأ بترجمة DeepL عندما نريد فهم شيء ما بسرعة، ثم نحسنها إلى اللغة اليابانية عندما نحتاج إلى شيء أكثر دقة. كما نقوم بترجمة الوثائق من اليابانية إلى لغات أخرى والعكس بالعكس بشكل منتظم عند التواصل مع العملاء في الخارج أو داخل الشركة.

يجب على المحامين توخي الحذر بشكل خاص عند صياغة بريد إلكتروني/رسالة إلكترونية لضمان الوضوح وتجنب سوء الفهم. تجعل ترجمات DeepL الدقيقة من السهل والسريع إنتاج بريد إلكتروني/رسالة إلكترونية موثوقة باللغة الإنجليزية تعكس الفروق الدقيقة في المسودة اليابانية الأصلية. بالنسبة للاتصالات الداخلية، حيث السرعة أكثر أهمية من الدقة، يمكننا حتى إرسال الترجمات كما هي، وهذا يكفي لإنجاز المهمة.

بعض محامينا الذين يجيدون اللغة الإنجليزية يستخدمون DeepL Write أيضًا لتصحيح وتحرير الكتابة باللغة الإنجليزية.  يعمل DeepL للجميع من خلال التكيف مع مختلف مستويات المهارات والاحتياجات، وقد أحدث فرقًا حقيقيًا في عملنا اليومي.

ناوتاكا ياماموتو، نائب مسؤول إداري/مدير المكتب

ما هو العامل الرئيسي الذي أثر على قرارك بتبني DeepL للمؤسسات؟

السيد ياماموتو: كان العامل الحاسم هو الأمان القوي الذي يوفره DeepL. تضم شركتنا ما يزيد عن 1000 موظف، بما في ذلك حوالي 600 محامٍ، لذا كنا بحاجة إلى حل مثل DeepL للمؤسسات يمكن تطبيقه وإدارته بسهولة في جميع أنحاء الشركة. تم تقدير ميزة ترجمة المستندات بشكل خاص لقدرتها على ترجمة ملفات بتنسيقات متنوعة دفعة واحدة عن طريق سحب وإسقاط بسيط.

لقد تلقينا بالفعل تعليقات إيجابية من أعضاء الفريق حول الخدمة، لذا لم تكن قابلية الاستخدام ودقة الترجمة مصدر قلق لنا. ولكن نظرًا لأننا نتعامل مع معلومات سرية للغاية، فإن حماية البيانات كانت دائمًا على رأس أولوياتنا. لقد بحثنا في خيارات أخرى للذكاء الاصطناعي التوليدي، ولكننا لم نتمكن من استبعاد احتمال استخدام البيانات المدخلة في التعلم الآلي. 

التزام DeepL الصارم بأعلى معايير حماية البيانات والامتثال أعطانا الثقة والطمأنينة لتبني أحدث الأدوات.

تعرف على المزيد حول أمان DeepL على مستوى المؤسسات هنا.

ما الذي دفع إلى الانتقال من الاستخدام الفردي/مخصص للأفراد إلى اعتماد البرنامج على مستوى الشركة؟

السيد ياماموتو: لقد تلقينا العديد من الطلبات من مختلف أقسام الشركة لتبني منصة الحلول اللغوية القائمة على الذكاء الاصطناعي تسهل العمل.  كان العديد من الموظفين يستخدمون هذه الخدمات بالفعل بشكل فردي/مخصص للأفراد، ولكن دائمًا بحذر شديد حتى لا يعرضوا المعلومات السرية للخطر.

ومع ذلك، سرعان ما أصبح واضحًا أن هذه الحالة لم تكن مثالية. كنا بحاجة إلى حل يمكن اعتماده رسميًا للأغراض التجارية/الشركة. لاتخاذ القرار الصحيح، تعاونا مع لجنة إدارة المعلومات ومجموعة دراسة التكنولوجيا القانونية لتقييم الخدمات المحتملة. وهكذا قررنا اعتماد DeepL رسميًا.

اخترنا خطة المؤسسات لأنها سهلة المسؤول الإداري/مدير. يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات إدارتها بأقل جهد ممكن، بينما يستمتع الموظفون بتجربة سلسة. يعمل جميع الموظفين في NO&T تقريبًا، من المحامين وموظفي المكاتب الخلفية إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات، في بيئة متعددة اللغات. من خلال تطبيق DeepL على مستوى الشركة، تمكنا من تعزيز الكفاءة التشغيلية وخفض تكاليف الإدارة.　　　

هيروتو إينو، شريك

هل يمكنك مشاركتنا المزيد عن التغيير الذي لاحظته؟

السيد إينو: لقد وجدت أنه فعال بشكل خاص عند فهم ومعالجة المستندات الإنجليزية. بالنسبة للمحامين الذين لا يتحدثون الإنجليزية كلغتهم الأم، فإن قراءة وفهم كميات كبيرة من المواد الإنجليزية في وقت قصير يمثل عقبة كبيرة. قد تستغرق محاولة إنتاج ترجمة دقيقة ساعات طويلة لصفحة واحدة فقط. غالبًا ما يتولى المحامون المبتدئون مهام الترجمة، ولكن هذا كان يمثل عبئًا كبيرًا، حيث كان يستغرق يومًا كاملًا في كثير من الأحيان لإنتاج مسودة أولية. قد يؤدي تحسين الصياغة إلى إضافة المزيد من الوقت.

ترجمة DeepL قلصت يوم عمل كامل إلى بضع دقائق فقط. بفضل سهولة استخدام التطبيق، أصبحت عادة ترجمة أي ملف باللغة الإنجليزية يتم استلامه أمراً راسخاً. تم تقليل الحاجز النفسي الذي يعيق التعامل مع كميات كبيرة من المستندات الإنجليزية، مما ساهم في تحسين كفاءة العمل بشكل كبير. 

السيد نودا: بالنسبة لمهام تكنولوجيا المعلومات ومكتب المساعدة، أصبح إنشاء أدلة مترجمة أو التعامل مع الاتصالات الخارجية العاجلة أسرع بكثير — فما كان يستغرق 10 ساعات في الماضي يمكن إنجازه الآن في نصف الوقت. حتى عند تلقي إشعارات عاجلة مثل "تقرير أعطال النظام" من المكاتب الخارجية، لم تعد بحاجة إلى قضاء الوقت في الترجمة إلى اللغة الإنجليزية. يمكنك إرسال المحتوى المترجم بواسطة DeepL بثقة، كما هو.

السيد ياماموتو: بفضل DeepL الذي يكسر حواجز اللغة، يشعر الآن عدد أكبر من أعضاء الفريق بالقدرة على الرد على الاستفسارات عبر الحدود، مما يتيح تعاونًا أكثر سلاسة بين المكاتب.

السيد إينو: لقد تم تحسين العمل الجماعي بشكل عام في بيئتنا متعددة اللغات، لأن اللغة لم تعد تشكل عائقًا أمام الخبرة. الآن، يمكن للجميع الوصول إلى مواد القضايا بلغتهم (اللغة)، مما يقرب الناس من بعضهم البعض ويجعل التعاون والتواصل بين الفرق والمكاتب أكثر سلاسة.

ما هي الميزات التي وجدتها مفيدة للممارسة القانونية وممارسة تكنولوجيا المعلومات؟

السيد إينو: في العمل القانوني، تعد ميزة مسرد المصطلحات أساسية للحفاظ على اتساق ترجمات المصطلحات المحددة في العقود. وهذا يساعد على تجنب سوء الفهم ويضمن الدقة في جميع المستندات. نحن نقدر أيضًا قدرة DeepL على فهم السياق وإنتاج ترجمات تبدو طبيعية، مما يجعل صياغة ومراجعة المستندات الإنجليزية أسرع بكثير.

من ناحية أخرى، هناك مشكلة فريدة من نوعها في الممارسة القانونية تتمثل في أن قوة DeepL في فهم السياق ونقل الفروق الدقيقة قد تؤدي في بعض الأحيان إلى نتائج عكسية في الوثائق القانونية التي يتم فيها الحفاظ على الغموض عن قصد. في مثل هذه الحالات، سنستخدم عمدًا خدمة بديلة تقدم ترجمة أكثر دقة.

بالطبع، حتى مع وجود الحلول اللغوية القائمة على الذكاء الاصطناعي، يظل صقل التعبيرات ووضع الصيغة النهائية للصياغة مهمة بشرية. ومع ذلك، لا تزال DeepL تبدو خدمة مريحة للغاية لصياغة المستندات أو فهم محتوى النصوص الإنجليزية بسرعة. كما أن بساطة تشغيله تجعله جذابًا، مما يجعله في متناول الجميع بغض النظر عن مستوى معرفتهم بالذكاء الاصطناعي.

السيد نودا: من منظور تكنولوجيا المعلومات، كان تركيزنا منصبًا على تسهيل عملية التبني وتبادل المعرفة. على سبيل المثال، قمنا بمشاركة نصائح على بوابة المكتب وعقدنا ندوات عبر الإنترنت لمساعدة الموظفين على استخدام DeepL بكفاءة. تسهل هذه المبادرات على الجميع دمج DeepL في سير العمل اليومي، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية الإجمالية.

فومينوري نودا، مسؤول إداري/مدير المعلومات

ما الذي تريد أن تراه من DeepL في المستقبل؟

السيد إينو: من الناحية المثالية، نود الحصول على ميزة تتيح لنا التبديل إلى "ترجمة حرفية" تلتقط جميع الفروق الدقيقة والغرائب والأخطاء في النص الأصلي. في العمل التعاقدي، كل كلمة وجملة مهمة، وأحيانًا نتجنب عمدًا الترجمات المقيدة للغاية. 

على الرغم من أن DeepL يقدم مساعدة قوية لعملياتنا، فإننا نتطلع إلى ميزات مستقبلية خاصة بالصناعة يمكن أن تجعله أداة أقوى وأكثر فاعلية لعملنا.

ما هي الخطوة التالية لـ Nagashima Ohno & Tsunematsu؟ 

السيد إينو: نحن نعمل حاليًا على توسيع فريق موظفي مكاتبنا في الخارج ونرغب في تعزيز التواصل والتعاون بين جميع المواقع. من خلال الاستفادة من DeepL لكسر حواجز اللغة، نتوقع تعزيز الشعور بالوحدة والتماسك في جميع أنحاء الشركة بشكل أكبر.