Přesná a bezpečná komunikace pro odvětví podléhající nařízení

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), jedna z předních japonských advokátních kanceláří, denně zpracovává velké množství anglických právních dokumentů, od mezinárodních případů až po komunikaci se zahraničními společnostmi. V prostředí, kde jsou přesnost, důvěrnost a efektivita zásadní, se firma obrátila na DeepL, aby zefektivnila překladatelské pracovní postupy a podpořila právníky na všech úrovních. 

Setkali jsme se s panem Hiroto Inoue, Partnerem, panem Naotaka Yamamoto, zástupcem vedoucího kanceláře, a panem Fuminori Noda, správcem informací, abychom zjistili více o tom, jak DeepL mění jejich práci.

Jaké jsou některé z výzev, kterým čelí NO&T, a jak jim DeepL pomohl?

Pan Inoue: Naše firma má pobočky po celém světě – v Tokiu, New Yorku, Singapuru – a každý den využíváme DeepL pro komunikaci mezi nimi.

V mezinárodních případech se právníci často musí vypořádat s obrovským množstvím anglických dokumentů. Díky DeepL můžeme dodávat překlady rychleji a přesněji, než bychom mohli ručně. Často začneme s překladem DeepL, když chceme něco rychle pochopit, a poté jej upřesníme do japonštiny, když potřebujeme ještě přesnější překlad. Pravidelně také překládáme dokumenty z japonštiny do jiných jazyků a naopak při komunikaci se zahraničními klienty nebo v rámci firmy.

Právníci musí při psaní e-mailů věnovat zvláštní pozornost tomu, aby byly srozumitelné a nedocházelo k nedorozuměním. Díky přesným překladům DeepL je mnohem snazší a rychlejší vytvářet spolehlivé e-maily v angličtině, které zachycují nuance původního japonského návrhu. V případě interní komunikace, kde je důležitější rychlost než přesnost, můžeme dokonce posílat překlady v nezměněné podobě, což k splnění úkolu stačí.

Někteří z našich právníků, kteří již anglicky ovládají, také používají DeepL Write k korektuře a vylepšení vašich anglických textů.  DeepL funguje pro každého, protože se přizpůsobuje různým úrovním dovedností a potřebám, a v naší každodenní práci nám velmi pomáhá.

Naotaka Yamamoto, zástupce manažerky kanceláře

Co bylo hlavním faktorem, který ovlivnil vaše rozhodnutí přijmout DeepL for Enterprise?

Pan Yamamoto: Rozhodujícím faktorem byla robustní bezpečnost DeepL. Naše firma má celkem přes 1000 zaměstnanců, z toho přibližně 600 právníků, takže jsme potřebovali řešení jako DeepL for Enterprise, které by se dalo snadno zavést a spravovat v celé firmě. Funkce překladu dokumentů byla obzvláště oceňována pro svou schopnost hromadně překládat různé formáty souborů pomocí jednoduchého nahrání metodou přetáhnout.

Od členů týmu jsme již obdrželi pozitivní zpětnou vazbu ohledně této služby, takže použitelnost a přesnost překladu nám nedělaly starosti. Vzhledem k tomu, že pracujeme s vysoce důvěrnými informacemi, byla ochrana dat vždy naší nejvyšší prioritou. Zkoumali jsme i jiné možnosti generativní AI, ale nemohli jsme zcela vyloučit možnost, že zadaná data by mohla být použita pro strojové učení. 

Díky tomu, že DeepL přísně dodržuje nejvyšší standardy ochrany dat a souladu s předpisy, jsme měli jistotu a klid v duši, že můžeme začít používat nejnovější nástroje.

Zjistěte více o podnikové úrovni zabezpečení DeepL zde.

Co vedlo k přechodu od osobního používání k celopodnikovému nasazení?

Pan Yamamoto: Z celé firmy jsme dostávali mnoho žádostí o zavedení platformy Jazyková AI, která by usnadnila práci.  Mnoho zaměstnanců již tyto služby osobně využívalo, ale vždy opatrně, aby nedošlo k ohrožení důvěrných informací.

I tak však rychle vyšlo najevo, že to není ideální situace. Potřebovali jsme řešení, které by mohlo být oficiálně schváleno pro obchodní účely. Abychom učinili správné rozhodnutí, spolupracovali jsme s Výborem pro správu informací a Studijní skupinou pro právní technologie na vyhodnocení potenciálních služeb. Tak jsme se rozhodli DeepL oficiálně přijmout.

Rozhodli jsme se pro plán Enterprise, protože se snadno manažeruje. IT oddělení jej může spravovat s minimálním úsilím, zatímco zaměstnanci si užívají plynulý zážitek. Téměř všichni zaměstnanci NO&T – od právníků a administrativních pracovníků až po IT – pracují v multilingvním prostředí. Díky zavedení DeepL v celé společnosti jsme dokázali zvýšit provozní efektivitu a snížit náklady na správu.　　　

Hiroto Inoue, Partner

Můžete nám říct více o proměně, kterou jste zaznamenali?

Pan Inoue: Zjistil jsem, že je to obzvláště účinné při porozumění a zpracování anglických dokumentů. Pro právníky, kteří nejsou rodilými mluvčími angličtiny, je čtení a porozumění velkému množství anglických materiálů v krátkém čase významnou překážkou. Pokus o přesný překlad jedné stránky mohl trvat i několik hodin. Překlady často zpracovávali mladí právníci, ale bylo to pro ně velké břemeno – často trvalo celý den, než vypracovali hrubý návrh. Vylepšení formulace by mohlo přidat ještě více času.

Díky překladům DeepL se celodenní práce zkrátila na pouhých několik minut. Díky uživatelské přívětivosti aplikace se překládání všech přijatých anglických souborů stalo pevně zakořeněným zvykem. Psychologická bariéra při zpracování velkého množství anglických dokumentů byla snížena, což přispělo k dramatickému zlepšení efektivity práce. 

Pan Noda: V případě úkolů v oblasti IT a helpdesku je nyní vytváření přeložených manuálů nebo vyřizování urgentní zahraniční komunikace mnohem rychlejší – to, co dříve trvalo 10 hodin, lze nyní často zvládnout za polovinu času. I když dostanete urgentní upozornění, jako jsou „nahlášení o selhání systému“ z poboček v zahraničí, už nemusíte ztrácet čas překlady do angličtiny. Obsah přeložený DeepL můžete bez obav odeslat v nezměněné podobě.

Pan Yamamoto: Díky tomu, že DeepL odstraňuje bariéry v jazyce, se nyní širší okruh členů týmu cítí schopný reagovat na přeshraniční dotazy, což umožňuje hladší spolupráci mezi jednotlivými kancelářemi.

Pan Inoue: Zlepšilo to týmovou spolupráci v našem vícejazyčném prostředí obecně, protože jazyk již není překážkou pro odborné znalosti. Nyní má každý přístup k materiálům případů ve svém vlastním jazyce, což sbližuje lidi a usnadňuje spolupráci a komunikaci mezi týmy a kancelářemi.

Jaké funkce považujete za užitečné pro právní a IT praxi?

Pan Inoue: V právnické práci je funkce Glosář nezbytná pro zachování konzistentního překladu definovaných pojmů ve smlouvách. To pomáhá předcházet nedorozuměním a zajišťuje přesnost ve všech dokumentech. Oceňujeme také schopnost DeepL porozumět kontextu a vytvářet přirozeně znějící překlady, díky čemuž je psaní a revize anglických dokumentů mnohem rychlejší.

Na druhou stranu, problémem specifickým pro právní praxi je, že v právních dokumentech, kde je záměrně zachována nejednoznačnost, může být silná stránka DeepL, tedy schopnost porozumět kontextu a vyjádřit nuance, někdy kontraproduktivní. V takových situacích záměrně použijeme alternativní službu, která poskytuje doslovnější překlad.

Samozřejmě i s Jazykovou AI zůstává zdokonalování výrazů a finální úprava formulací úkolem pro člověka. DeepL však i tak zůstává nesmírně pohodlnou službou pro psaní dokumentů nebo rychlé pochopení obsahu anglických textů. Atraktivní je také jeho jednoduché ovládání, díky kterému je přístupný komukoli bez ohledu na úroveň znalostí v oblasti AAI.

Pan Noda: Z pohledu IT jsme se zaměřili na usnadnění přijetí a sdílení znalostí. Například sdílíme tipy na portálu kanceláře a pořádáme webináře, abychom zaměstnancům pomohli efektivně využívat DeepL. Díky těmto iniciativám je pro každého jednoduché začlenit DeepL do svých každodenních pracovních postupů, což zlepšuje celkovou produktivitu.

Fuminori Noda, správa informací

Co byste si přáli od DeepL v budoucnosti?

Pan Inoue: V ideálním případě bychom chtěli funkci, která nám umožní přepnout na „doslovný překlad“, který zachycuje všechny nuance, zvláštnosti a chyby původního textu. V oblasti smluvních prací záleží na každém slově a frázi, a někdy záměrně vyhýbáme příliš omezujícím překladům. 

DeepL již nyní velmi dobře podporuje naše činnosti, ale těšíme se na budoucí funkce specifické pro náš obor, které by z něj mohly učinit ještě silnější a nepostradatelný nástroj pro naši práci.

Co čeká Nagashimu Ohno a Tsunematsu? 

Pan Inoue: V současné době rozšiřujeme počet zaměstnanců v našich zahraničních pobočkách a chceme dále zlepšit komunikaci a spolupráci mezi všemi pobočkami. Využitím DeepL k překonání bariér jazyka očekáváme, že ještě více posílíme pocit jednoty a soudržnosti v celé firmě.