Dokładna i bezpieczna komunikacja dla branż podlegających ścisłemu rozporządzeniu

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), jedna z czołowych japońskich kancelarii prawnych, codziennie obsługuje dużą liczbę angielskich dokumentów prawnych, od spraw międzynarodowych po korespondencję z zagranicznymi firmami. W środowisku, w którym dokładność, poufność i wydajność mają kluczowe znaczenie, firma zwróciła się do DeepL w celu usprawnienia cyklu pracy tłumaczeniowej i obsługiwania prawników na każdym szczeblu. 

Spotkaliśmy się z panem Hiroto Inoue, partnerem, panem Naotaką Yamamoto, zastępcą kierownika biura, oraz panem Fuminori Nodą, specjalistą ds. zarządzania informacją, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak DeepL zmienia waszą pracę.

Jakie wyzwania stoją przed NO&T i w jaki sposób pomogło ci DeepL?

Panie Inoue: Nasza firma posiada biura na całym świecie – w Tokio, Nowym Jorku, Singapurze – i codziennie korzystamy z DeepL do komunikacji między nimi.

W sprawach międzynarodowych prawnicy często muszą radzić sobie z ogromną ilością dokumentów w języku angielskim. Dzięki DeepL możemy dostarczać tłumaczenia szybciej i dokładniej niż w przypadku tłumaczenia ręcznego. Często zaczynamy od tłumaczenia DeepL, gdy chcemy szybko coś zrozumieć, a następnie dopracowujemy je w języku japońskim, gdy potrzebujemy jeszcze większej dokładności. Regularnie tłumaczymy również dokumenty z języka japońskiego na inne języki i odwrotnie podczas komunikacji z klientami zagranicznymi lub wewnątrz firmy.

Prawnicy muszą zachować szczególną ostrożność podczas redagowania wiadomości e-mail, aby zapewnić jasność i uniknąć nieporozumień. Dzięki dokładnym tłumaczeniom DeepL znacznie łatwiej i szybciej można tworzyć rzetelne wiadomości e-mail w języku angielskim, które oddają niuanse oryginalnego japońskiego tekstu. W przypadku komunikacji wewnętrznej, gdzie szybkość ma większe znaczenie niż precyzja, możemy nawet wysyłać tłumaczenia w obecnej postaci i to wystarcza, aby wykonać zadanie.

Niektórzy z waszych prawników, którzy już dobrze znają język angielski, również korzystają z DeepL Write do sprawdzania i poprawiania Twoich tekstów w języku angielskim.  DeepL działa dla wszystkich, dostosowując się do różnych poziomów umiejętności i potrzeb, i naprawdę zmienił naszą codzienną pracę.

Naotaka Yamamoto, Deputy Office Manager

Jaki był główny czynnik, który wpłynął na twoją decyzję o wdrożeniu DeepL dla firm?

Mr. Yamamoto: Decydującym czynnikiem było solidne zabezpieczenie DeepL. Nasza firma zatrudnia łącznie ponad 1000 pracowników, w tym około 600 prawników, więc potrzebowaliśmy rozwiązania takiego jak DeepL dla firm, które można łatwo wdrożyć i zarządzać nim jako menedżer w całej firmie. Funkcja tłumaczenia dokumentów została szczególnie doceniona za możliwość tłumaczenia wielu plików w różnych formatach za pomocą prostego przeciągnij i upuść przesłać.

Słyszeliśmy już pozytywne opinie członków zespołu na temat tej usługi, więc użyteczność i dokładność tłumaczeń nie budziły waszych obaw. Jednak ponieważ zajmujemy się informacjami o charakterze wysoce poufnymi, ochrona danych zawsze była dla nas priorytetem. Rozważaliśmy inne opcje generatywnej AI, ale nie mogliśmy całkowicie wykluczyć możliwości wykorzystania wprowadzonych danych do uczenia maszynowego. 

Ścisłe przestrzeganie przez DeepL najwyższych standardów ochrony danych i zgodności z przepisami dało wam pewność i spokój ducha potrzebne do wdrożenia najnowszych narzędzi.

Dowiedz się więcej o zabezpieczeniach DeepL na poziomie korporacyjnym tutaj.

Co spowodowało przejście od indywidualnego użytkowania do wdrożenia w całej firmie?

Mr. Yamamoto: Otrzymywaliśmy wiele próśb od różnych działów firmy o wdrożenie platformy technologii językowej AI, która ułatwi wam pracę.  Wielu pracowników korzystało już z tych usług indywidualnie, ale zawsze ostrożnie, aby nie narazić poufnej informacji.

Mimo to szybko stało się jasne, że nie była to idealna sytuacja. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które mogłoby zostać oficjalnie zatwierdzone do celów biznesowych. Aby dokonać właściwego wyboru, współpracowaliśmy z Komitetem ds. Zarządzania Informacją i Grupą Roboczą ds. Technologii Prawnych w celu oceny potencjalnych usług. W ten sposób zdecydowaliśmy się oficjalnie wdrożyć DeepL.

Wybraliśmy plan Enterprise, ponieważ jest łatwy w menedżerowaniu. Dział IT może zarządzać nim przy minimalnym wysiłku, a pracownicy cieszą się płynnym działaniem. Prawie wszyscy w NO&T – od prawników i pracowników administracyjnych po informatyków – pracujecie w środowisku wielojęzycznym. Wprowadzając DeepL w całej firmie, udało wam się zwiększyć wydajność operacji i obniżyć koszty menedżerów.　　　

Hiroto Inoue, partner

Czy możesz opowiedzieć więcej o zmianach, które zaobserwowałeś?

Panie Inoue: Zauważyłem, że jest to szczególnie skuteczne podczas rozumienia i przetwarzania dokumentów w języku angielskim. Dla prawników, dla których angielski nie jest językiem ojczystym, czytanie i rozumienie dużych ilości materiałów w języku angielskim w krótkim czasie stanowi poważną przeszkodę. Próba sporządzenia dokładnego tłumaczenia jednej strony może zająć wiele godzin. Zadania związane z tłumaczeniami są często wykonywane przez młodszych prawników, ale stanowiło to dla was duże obciążenie — sporządzenie wstępnego tłumaczenia zajmowało często cały dzień. Dopracowanie sformułowań może dodać jeszcze więcej czasu.

Tłumaczenia DeepL skróciły cały dzień pracy do zaledwie kilku minut. Dzięki łatwości użytkowania aplikacji nawyk tłumaczenia wszystkich otrzymywanych plików w języku angielskim stał się już mocno zakorzeniony. Bariera psychologiczna związana z przetwarzaniem dużych ilości dokumentów w języku angielskim została obniżona, co przyczyniło się do znacznej poprawy wydajności pracy. 

Mr. Noda: W przypadku zadań związanych z IT i pomocą techniczną tworzenie przetłumaczonych instrukcji lub obsługa pilnej komunikacji zagranicznej przebiega teraz znacznie szybciej — zadania, które wcześniej zajmowały 10 godzin, często można wykonać w połowie tego czasu. Nawet w przypadku otrzymywania pilnych powiadomień, takich jak „zgłoszenia o awariach systemu” z zagranicznych biur, nie musisz już tracić czasu na tłumaczenia na język angielski. Możesz śmiało wysyłać treść przetłumaczoną przez DeepL, jak jest.

Mr. Yamamoto: Dzięki DeepL, który przełamuje bariery językowe, większa liczba członków zespołu czuje się teraz na siłach, aby odpowiadać na zapytania z innych krajów, co umożliwia płynniejszą współpracę między biurami.

Panie Inoue: Poprawiło to ogólną współpracę zespołową w naszym wielojęzycznym środowisku, ponieważ język nie stanowi już bariery dla wiedzy specjalistycznej. Teraz każdy może uzyskać dostęp do materiałów dotyczących spraw w swoim własnym języku, co zbliża ludzi i sprawia, że współpraca i komunikacja między zespołami i biurami przebiega płynnie.

Jakie funkcje okazały się przydatne w praktyce prawnej i informatycznej?

Panie Inoue: W pracy prawniczej funkcja glosariusza jest niezbędna do zachowania spójności tłumaczeń terminów zdefiniowanych w umowach. Pomaga to uniknąć nieporozumień i zapewnia dokładność wszystkich dokumentów. Doceniamy również zdolność DeepL do rozumienia kontekstu i tworzenia naturalnie brzmiących tłumaczeń, co znacznie przyspiesza tworzenie i sprawdzanie dokumentów w języku angielskim.

Z drugiej strony, problemem charakterystycznym dla praktyki prawnej jest to, że w dokumentach prawnych, w których celowo zachowano niejednoznaczność, moc DeepL w zakresie rozumienia kontekstu i przekazywania niuansów może czasami przynosić odwrotny skutek. W takich sytuacjach celowo korzystamy z alternatywnej usługi, która zapewnia bardziej dosłowne tłumaczenie.

Oczywiście nawet przy pomocy technologii językowej AI dopracowywanie wyrażeń i finalizowanie sformułowań pozostaje zadaniem dla ludzi. Mimo to DeepL nadal wydaje się niezwykle wygodną usługą do tworzenia dokumentów lub szybkiego zrozumienia treści tekstów angielskich. Atrakcyjna jest również prostota operacji, dzięki czemu jest on dostępny dla każdego, niezależnie od poziomu wiedzy na temat AAI.

Mr. Noda: Z punktu widzenia IT skupiamy się na ułatwianiu wdrażania i dzieleniu się wiedzą. Na przykład dzielimy się wskazówkami na portalu firmowym i organizujemy webinaria, aby pomóc wam efektywnie korzystać z DeepL. Dzięki tym inicjatywom każdy może w prosty sposób włączyć DeepL do codziennych cykli pracy, poprawiając ogólną wydajność pracy.

Fuminori Noda, zarządzanie informacją

Czego oczekujesz od DeepL w przyszłości?

Panie Inoue: Najlepiej byłoby, gdybyśmy mieli funkcję, która pozwalałaby nam przełączyć się na „dosłowne tłumaczenie”, które oddaje wszystkie niuanse, osobliwości i błędy oryginalnego tekstu. W pracach związanych z umowami każde słowo i każda fraza mają znaczenie, dlatego czasami celowo unikamy zbyt restrykcyjnych tłumaczeń. 

Chociaż DeepL już teraz bardzo dobrze obsługuje wasze operacje, z niecierpliwością czekacie na przyszłe funkcje specyficzne dla branży, które mogą uczynić go jeszcze silniejszym, nieodzownym narzędziem w waszej pracy.

Co dalej z Nagashimą Ohno i Tsunematsu? 

Panie Inoue: Obecnie zwiększamy liczbę pracowników w naszych zagranicznych biurach i chcemy jeszcze bardziej usprawnić komunikację i współpracę między wszystkimi lokalizacjami. Wykorzystując DeepL do przełamania barier językowych, oczekujemy jeszcze większego wzmocnienia poczucia jedności i spójności w całej firmie.