Präzise und sichere Kommunikation für streng regulierte Branchen

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), eine der führenden Anwaltskanzleien Japans, bearbeitet täglich eine große Menge an englischsprachigen juristischen Dokumenten: von internationalen Fällen bis hin zur Kommunikation mit ausländischen Unternehmen. In einer Branche, in der Genauigkeit, Vertraulichkeit und Effizienz eine entscheidende Rolle spielen, hat sich die Kanzlei für DeepL entschieden, um ihre Übersetzungsprozesse zu optimieren und Anwälte bestmöglich zu unterstützen. 

Wir haben uns mit Herrn Hiroto Inoue (Partner), Herrn Naotaka Yamamoto (stellvertretender Kanzleileiter) und Herrn Fuminori Noda (Informationsmanager) zusammengesetzt, um mehr darüber zu erfahren, wie DeepL ihre Arbeit verändert.

Vor welchen Herausforderungen steht NO&T und wie hat DeepL hier Abhilfe geschaffen?

Herr Inoue: Unsere Kanzlei hat Niederlassungen auf der ganzen Welt, darunter in Tokio, New York und Singapur, und wir nutzen DeepL täglich für die Kommunikation zwischen diesen Standorten.

Bei internationalen Fällen müssen Anwälte oft riesige Mengen an englischsprachigen Dokumenten bearbeiten. DeepL hilft uns dabei, Übersetzungen schneller und zuverlässiger zu liefern, als dies manuell möglich wäre. Oft erstellen wir zunächst eine DeepL-Übersetzung, um einen kurzen Überblick über einen Sachverhalt zu gewinnen. Anschließend überarbeiten wir diesen ersten Entwurf auf Japanisch, um eine noch genauere Version zu erhalten. Außerdem übersetzen wir regelmäßig Dokumente aus dem Japanischen in andere Sprachen und umgekehrt, wenn wir mit Klienten im Ausland oder innerhalb der Kanzlei kommunizieren.

Anwälte müssen bei der Formulierung von E‑Mails besonders sorgfältig vorgehen, um Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden. Dank der präzisen Übersetzungen von DeepL ist es viel leichter, E‑Mails auf Englisch zu verfassen, die die Nuancen des japanischen Originalentwurfs zuverlässig wiedergeben. Bei der internen Kommunikation, wo es mehr auf Geschwindigkeit als auf Präzision ankommt, können wir die Übersetzungen sogar unverändert verschicken.

Einige unserer Anwälte, die Englisch sicher beherrschen, nutzen zusätzlich DeepL Write, um ihre selbstgeschriebenen englischsprachigen Texte zu überprüfen und zu optimieren. DeepL passt sich unterschiedlichen Sprachniveaus und Anforderungen an und ist somit für alle geeignet. Unser Arbeitsalltag hat sich dadurch erheblich verbessert.

Hiroto Inoue, Partner

Was war der Hauptgrund für Ihre Entscheidung, DeepL for Enterprise einzuführen?

Herr Yamamoto: Der entscheidende Faktor war die hohe Sicherheit von DeepL. Unsere Kanzlei beschäftigt insgesamt über 1.000 Mitarbeitende, darunter etwa 600 Anwälte. Daher benötigten wir eine Lösung wie DeepL for Enterprise, die sich einfach in der gesamten Kanzlei einführen und verwalten lässt. Besonders geschätzt wurde die Dokumentübersetzungsfunktion, mit der sich verschiedene Dateiformate per Drag‑and-Drop hochladen und in einem Rutsch übersetzen lassen.

Wir hatten bereits positive Rückmeldungen von Teammitgliedern zu DeepL erhalten, sodass wir keine Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und Übersetzungsgenauigkeit hatten. Da wir jedoch mit streng vertraulichen Informationen arbeiten, hat der Datenschutz für uns immer oberste Priorität. Wir hatten uns auch andere generative KI‑Lösungen angesehen, konnten jedoch nicht ganz ausschließen, dass die eingegebenen Daten für maschinelles Lernen verwendet werden könnten. 

Aufgrund der strikten Einhaltung höchster Datenschutz‑ und Compliance-Standards durch DeepL konnten wir die Lösung beruhigt einführen.

Weitere Informationen zur Sicherheit der Enterprise-Klasse von DeepL finden Sie hier.

Was hat den Wechsel von der Nutzung durch einzelne Mitarbeitende zur unternehmensweiten Einführung bewirkt?

Herr Yamamoto: Wir hatten zahlreiche Anfragen aus der gesamten Kanzlei erhalten, KI‑Sprachtechnologie einzuführen, die die Arbeit erleichtert. Viele Mitarbeitende nutzten solche Dienste bereits eigenständig – allerdings immer mit großer Vorsicht, um vertrauliche Daten nicht zu gefährden.

Dennoch wurde schnell klar, dass dies keine ideale Situation war. Wir brauchten eine Lösung, die offiziell für geschäftliche Zwecke zugelassen werden konnte. Um die richtige Wahl zu treffen, haben wir in Zusammenarbeit mit dem Informationsmanagementausschuss und der Arbeitsgruppe für Legal Tech potenzielle Dienste evaluiert. So haben wir uns für die Implementierung von DeepL entschieden.

Wir haben das Enterprise-Paket gewählt, weil es einfach zu handhaben ist. Die IT‑Abteilung kann es mit minimalem Aufwand verwalten, während die Mitarbeitenden eine nahtlose Erfahrung genießen. Fast alle Mitarbeitenden von NO&T – von den Anwälten über die Backoffice-Beschäftigten bis hin zur IT‑Abteilung – arbeiten in einer mehrsprachigen Umgebung. Durch die unternehmensweite Einführung von DeepL konnten wir die betriebliche Effizienz steigern und die Verwaltungskosten senken.　　　

Naotaka Yamamoto, Stellvertretender Kanzleileiter

Können Sie uns mehr über die Veränderungen erzählen, die Sie beobachtet haben?

Herr Inoue: Ich habe festgestellt, dass DeepL besonders nützlich ist, um englischsprachige Dokumente zu verstehen. Für Juristen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, ist es eine große Herausforderung, große Mengen an englischsprachigen Texten in kurzer Zeit zu lesen und zu verstehen. Die Erstellung einer korrekten Übersetzung kann schon für eine einzige Seite mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Übersetzungsaufgaben werden oft von Nachwuchsjuristen übernommen, was jedoch eine Zusatzbelastung bedeutete – oft dauerte es einen ganzen Tag, um nur einen groben Entwurf zu erstellen. Die Nachbearbeitung der Übersetzung kostete noch mehr Zeit.

Mit den Übersetzungen von DeepL konnte ein ganzer Arbeitstag auf ein paar Minuten reduziert werden. Dank der Benutzerfreundlichkeit der App hat sich die Gewohnheit, alle englischen Dateien sofort zu übersetzen, fest etabliert. Die mentale Hürde, große Mengen an englischsprachigen Dokumenten zu bearbeiten, wurde gesenkt, was zu einer drastischen Verbesserung der Arbeitseffizienz beigetragen hat. 

Herr Noda: Bei IT‑ und Helpdesk-Aufgaben geht die Erstellung übersetzter Leitfäden oder die Bearbeitung dringender Auslandskommunikation nun viel schneller über die Bühne: Was früher 10 Stunden gedauert hat, ist jetzt oft in der Hälfte der Zeit erledigt. Selbst bei dringenden Benachrichtigungen wie Systemausfallmeldungen aus ausländischen Niederlassungen muss keine Zeit mehr für englische Übersetzungen aufgewendet werden. Die von DeepL übersetzten Inhalte können problemlos unverändert versendet werden.

Herr Yamamoto: Dank DeepL fühlen sich nun mehr Teammitglieder in der Lage, internationale Anfragen zu beantworten, was eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen den Niederlassungen ermöglicht.

Herr Inoue: Insgesamt hat sich die Zusammenarbeit in unserem mehrsprachigen Umfeld verbessert, da Sprache kein Hindernis mehr für den Wissensaustausch darstellt. Jetzt können alle auf Fallunterlagen in ihrer eigenen Sprache zugreifen, was die Mitarbeitenden näher zusammenbringt und die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Niederlassungen erleichtert.

Welche Funktionen finden Sie für Ihre Arbeit im Rechts‑ und IT-Bereich besonders nützlich?

Herr Inoue: Für die juristische Arbeit ist die Glossarfunktion unverzichtbar, um konsistente Übersetzungen definierter Begriffe in Verträgen zu gewährleisten. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für Genauigkeit in allen Dokumenten. Zudem ist DeepL in der Lage, den Kontext zu verstehen und natürlich klingende Übersetzungen zu erstellen, was das Erstellen und Überprüfen englischer Dokumente erheblich beschleunigt.

Diese Präzision kann allerdings ein kurioses Problem verursachen: In manchen juristischen Dokumenten wird bewusst mehrdeutig formuliert. In diesen Fällen kann die Kontextgenauigkeit von DeepL manchmal kontraproduktiv sein. Daher greifen wir dann bewusst auf einen alternativen Dienst zurück, der eine wörtlichere Übersetzung liefert.

Trotz unseres Einsatzes von KI‑Sprachtechnologie bleiben bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise die Festlegung des endgültigen Wortlautes, in Menschenhand. Dennoch ist DeepL ein ungemein praktischer Dienst, um Dokumente zu erstellen oder den Inhalt englischer Texte schnell zu erfassen. Auch die einfache Bedienung überzeugt. Sie macht DeepL unabhängig vom Kenntnisstand im Bereich KI für alle zugänglich.

Herr Noda: Aus IT‑Sicht haben wir uns darauf konzentriert, die Einführung und den Wissensaustausch zu vereinfachen. So haben wir beispielsweise Tipps im Unternehmensportal geteilt und Webinare durchgeführt, um den Mitarbeitenden zu helfen, DeepL effizient zu nutzen. Diese Initiativen ermöglichen es allen, DeepL in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren und so die Gesamtproduktivität zu steigern.

Fuminori Noda, Informationsmanager

Welche Funktionen wünschen Sie sich von DeepL?

Herr Inoue: Im Idealfall hätten wir gern eine Funktion, mit der wir zu einer „wörtlichen Übersetzung” wechseln können, die alle Nuancen, Eigenheiten und Fehler des Originaltextes erfasst. Bei der Arbeit mit Verträgen kommt es auf jedes Wort und jede Formulierung an, und manchmal vermeiden wir bewusst zu restriktive Übersetzungen. 

DeepL vereinfacht unseren Alltag bereits enorm, aber wir freuen uns auf künftige branchenspezifische Funktionen, die es zu einem noch leistungsfähigeren und unverzichtbaren Tool für unsere Arbeit machen könnten.

Wie geht es für Nagashima Ohno & Tsunematsu weiter?

Herr Inoue: Wir stocken derzeit unser Personal in unseren Auslandsniederlassungen auf und möchten die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Standorten weiter verbessern. Durch den Einsatz von DeepL zur Überwindung von Sprachbarrieren erwarten wir, das Gemeinschaftsgefühl und den Zusammenhalt in der gesamten Kanzlei noch weiter zu stärken.