Yüksek düzeyde düzenlemelere tabi sektörler için doğru ve güvenli iletişim

Japonya'nın önde gelen hukuk firmalarından Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), uluslararası davalardan yabancı şirketlerle iletişime kadar her gün çok sayıda İngilizce hukuk belgesini işlemektedir. Doğruluk, gizlilik ve verimliliğin kritik öneme sahip olduğu bir ortamda, firma çeviri iş akışlarını kolaylaştırmak ve her seviyedeki avukatları desteklemek için DeepL'ye başvurdu. 

DeepL'in çalışmalarını nasıl dönüştürdüğünü daha ayrıntılı olarak öğrenmek için iş ortağı Hiroto Inoue, Ofis Müdür Yardımcısı Naotaka Yamamoto ve Bilgi Yönetimi Sorumlusu Fuminori Noda ile bir araya geldik .

NO&T'nin karşılaştığı zorluklar nelerdir ve DeepL bu konuda nasıl yardımcı olmuştur?

Bay Inoue: Şirketimizin Tokyo, New York, Singapur gibi dünyanın dört bir yanında ofisleri bulunmaktadır ve bu ofisler arasında iletişim kurmak için her gün DeepL'den yararlanıyoruz.

Uluslararası davalarda, avukatlar genellikle çok sayıda İngilizce belgeyle uğraşmak zorunda kalırlar. DeepL ile çevirileri manuel olarak yapabileceğimizden daha hızlı ve daha doğru bir şekilde teslim edebiliyoruz. Çoğu zaman, bir şeyi hızlıca anlamak istediğimizde DeepL çevirisiyle başlar, daha sonra daha doğru bir çeviriye ihtiyaç duyduğumuzda bunu Japonca'ya göre düzeltiriz. Ayrıca, yurtdışı müşterilerle iletişim kurarken veya şirket içinde düzenli olarak Japonca'dan diğer dillere ve diğer dillerden Japonca'ya belgeler çeviriyoruz.

Avukatlar, e-postaları hazırlarken netlik sağlamak ve yanlış anlaşılmaları önlemek için özel dikkat göstermelidir. DeepL'nin doğru çevirileri, orijinal Japonca taslağın nüanslarını yansıtan güvenilir İngilizce e-postalar oluşturmayı çok daha kolay ve hızlı hale getirir. Hızın hassasiyetten daha önemli olduğu iç iletişimde, çevirileri olduğu gibi gönderebiliriz ve bu da işi halletmek için yeterlidir.

İngilizceye zaten hakim olan bazı avukatlarımız da DeepL Write'ı kendi İngilizce yazdıklarını düzeltmek ve iyileştirmek için kullanıyor.  DeepL, farklı beceri düzeylerine ve ihtiyaçlara uyum sağlayarak herkes için çalışır ve günlük işlerimizde gerçek bir fark yaratmıştır.

Naotaka Yamamoto, Deputy Office Manager

Şirketler için DeepL'i benimseme kararınızı etkileyen ana faktör neydi?

Mr. Yamamoto: Burada belirleyici faktör DeepL'nin sağlam güvenliği oldu. Şirketimizde yaklaşık 600 avukat dahil olmak üzere toplam 1000'den fazla çalışan bulunmaktadır, bu nedenle şirketler için kolayca uygulanabilen ve yönetilebilen DeepL gibi bir çözüme ihtiyacımız vardı. Belge çevirisi özelliği, basit bir sürükle ve bırak yükle ile çeşitli dosya formatlarını toplu olarak çevirme yeteneği nedeniyle özellikle değer gördü.

Ekip üyelerinden hizmetle ilgili olumlu geri bildirimler almıştık, bu nedenle kullanılabilirlik ve çeviri doğruluğu konusunda endişemiz yoktu. Ancak, son derece gizli bilgileri işlediğimiz için, veri koruma her zaman bizim için en önemli öncelik olmuştur. Diğer üretken yapay zeka seçeneklerini de inceledik, ancak girilen verilerin makine öğrenimi için kullanılabileceği olasılığını tamamen göz ardı edemedik. 

DeepL'nin veri koruma ve uyumluluk konusunda en yüksek standartlara sıkı sıkıya bağlı kalması, en yeni araçları benimsememiz için bize güven ve huzur verdi.

DeepL'in kurumsal düzeyde güvenliği hakkında daha fazla bilgi edinin buradan.

Bireysel kullanımdan şirket çapında benimsenmeye geçişi ne tetikledi?

Mr. Yamamoto: Şirket genelinde, işi kolaylaştıran bir dil yapay zekası platformu benimsememiz için çok sayıda talep alıyorduk.  Birçok çalışan bu hizmetleri zaten bireysel olarak kullanıyordu, ancak gizlilikleri tehlikeye atmamak için her zaman dikkatli davranıyorlardı.

Buna rağmen, bunun ideal bir durum olmadığı kısa sürede anlaşıldı. İş amaçlı olarak resmi olarak onaylanabilecek bir çözüme ihtiyacımız vardı. Doğru seçimi yapmak için, Bilgi Yönetimi Komitesi ve Hukuk Teknolojisi Çalışma Grubu ile işbirliği yaparak potansiyel hizmetleri değerlendirdik. Böylece DeepL'i resmi olarak benimsemeye karar verdik.

Yönetimi kolay olduğu için Enterprise planını seçtik. BT, minimum çabayla bunu yönetebilirken, çalışanlar sorunsuz bir deneyim yaşayabilirler. NO&T'deki hemen hemen herkes – avukatlardan arka ofis çalışanlarına ve BT personeline kadar – çok dilli bir ortamda çalışmaktadır. DeepL'yi şirket genelinde kullanıma sunarak, operasyonel verimliliği artırdık ve yönetim maliyetlerini azalttık.　　　

Hiroto Inoue, iş ortağı

Gördüğünüz dönüşüm hakkında daha fazla bilgi paylaşabilir misiniz?

Bay Inoue: İngilizce belgeleri anlamak ve işlemek konusunda özellikle etkili olduğunu gördüm. Ana dili İngilizce olmayan avukatlar için, kısa sürede büyük miktarda İngilizce materyali okumak ve anlamak önemli bir engeldir. Tek bir sayfanın doğru bir şekilde çevirisini yapmak saatler sürebilir. Çeviri işleri genellikle kıdemsiz avukatlar tarafından yapılır, ancak bu büyük bir yük oluşturur ve genellikle taslak metnin hazırlanması bile bir gün sürer. İfadelerin daha da iyileştirilmesi daha fazla zaman alabilir.

DeepL çevirileri, tam bir günlük işi sadece birkaç dakikaya indirdi. Uygulamanın kullanıcı dostu olması sayesinde, alınan tüm İngilizce dosyaları çevirme alışkanlığı iyice yerleşmiştir. Büyük hacimli İngilizce belgeleri ele almanın psikolojik engeli azaltılmış ve bu da iş verimliliğini önemli ölçüde iyileştirmiştir. 

Mr. Noda: BT ve yardım masası görevleri için, çevrilmiş kılavuzlar oluşturmak veya acil yurt dışı iletişimlerini yönetmek artık çok daha hızlıdır. Eskiden 10 saat süren işler artık genellikle yarısı kadar sürede yapılabilmektedir. Yurtdışı ofislerden "sistem arızası raporları" gibi acil bildirimler aldığınızda bile, artık İngilizce çeviriler için zaman harcamak zorunda kalmayacaksınız. DeepL tarafından çevrilen içeriği olduğu gibi kendinden emin olarak gönderebilirsiniz.

Mr. Yamamoto: DeepL'in dil engellerini ortadan kaldırması sayesinde, artık daha geniş bir ekip üyesi yelpazesi sınır ötesi sorulara yanıt verme konusunda kendilerini yetkin hissediyor ve bu da ofisler arasında daha sorunsuz bir işbirliği sağlıyor.

Bay Inoue: Çok dilli ortamımızda genel olarak ekip çalışmasını iyileştir, çünkü dil artık uzmanlık için bir engel teşkil etmiyor. Artık herkes kendi dilinde vaka materyallerine erişebilir, bu da insanları birbirine yaklaştırır ve ekipler ve ofisler arasında işbirliği ve iletişimi sorunsuz hale getirir.

Hukuk ve BT uygulamaları için hangi özellikleri yararlı buldunuz?

Bay Inoue: Hukuk alanında, sözlükçe özelliği sözleşmelerde tanımlanmış terimlerin tutarlı bir şekilde çevrilmesini sağlamak için çok önemlidir. Bu, yanlış anlaşılmaları önlemeye yardımcı olur ve tüm belgelerde doğruluğu sağlar. DeepL'in bağlamı anlama ve doğal sesli çeviriler üretme yeteneğini de takdir ediyoruz. Bu sayede İngilizce belgelerin taslağını hazırlamak ve gözden geçirmek çok daha hızlı oluyor.

Öte yandan, hukuk uygulamasına özgü bir sorun, belirsizliğin kasıtlı olarak korunduğu hukuki belgelerde DeepL'in bağlamı anlama ve nüansları aktarma gücünün bazen ters tepebilmesidir. Bu tür durumlarda, daha kelime kelime çeviri yapan alternatif bir hizmet kullanmayı tercih ederiz.

Elbette, dil yapay zekası olsa bile, ifadeleri iyileştirmek ve son halini vermek insanlara düşen bir görev olmaya devam ediyor. Bununla birlikte, DeepL hala belgeleri hazırlamak veya İngilizce metinlerin içeriğini hızlı bir şekilde kavramak için son derece kullanışlı bir hizmet gibi görünüyor. Kullanımının basitliği de çekici bir özelliktir ve yapay zeka bilgisi ne olursa olsun herkesin erişimine açıktır.

Mr. Noda: BT açısından, odak noktamız kolay benimsenme ve bilgi paylaşımını kolaylaştırmak olmuştur. Örneğin, ofis portalında ipuçları paylaşıyor ve çalışanların DeepL'yi verimli bir şekilde kullanmalarına yardımcı olmak için web seminerleri düzenliyoruz. Bu girişimler, herkesin günlük iş akışlarına DeepL'i normal bir şekilde entegre etmesini sağlayarak genel verimliliği iyileştirir.

Fuminori Noda, Bilgi Yönetimi

DeepL'den gelecekte ne görmek istersiniz?

Bay Inoue: İdeal olarak, orijinal metnin tüm nüanslarını, tuhaflıklarını ve hatalarını yakalayan "kelimesi kelimesine çeviri"ye geçmemizi sağlayan bir özellik istiyoruz. Sözleşme çalışmalarda her kelime ve cümle önemlidir ve bazen aşırı kısıtlayıcı çevirilerden kasıtlı olarak kaçınırız. 

DeepL halihazırda faaliyetlerimizi çok iyi destekliyor olsa da, onu işimiz için daha da güçlü ve vazgeçilmez bir araç haline getirebilecek sektör özelinde gelecekteki özellikleri sabırsızlıkla bekliyoruz.

Nagashima Ohno ve Tsunematsu için bundan sonra ne olacak? 

Bay Inoue: Şu anda yurtdışı ofis personelimizi genişletiyoruz ve tüm lokasyonlar arasında iletişimi ve işbirliğini daha da geliştirmek istiyoruz. DeepL'yi kullanarak dil engellerini ortadan kaldırarak, şirket genelinde birlik ve uyum duygusunu daha da güçlendirmeyi umuyoruz.