Comunicación precisa y segura para sectores altamente regulados

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), uno de los principales bufetes de abogados de Japón, maneja a diario un gran volumen de documentación legal en inglés, desde casos internacionales hasta comunicaciones con empresas extranjeras. En un entorno en el que la precisión, la confidencialidad y la eficiencia son fundamentales, la empresa ha recurrido a DeepL para optimizar los flujos de trabajo de traducción y asistir a los abogados en todos los niveles. 

Nos reunimos con Hiroto Inoue, socio; Naotaka Yamamoto, subdirector de la oficina; y Fuminori Noda, responsable de gestión de la información, para conocer mejor cómo está transformando DeepL su trabajo.

¿Cuáles son los principales retos que afronta NO&T y cómo le ayuda DeepL?

Hiroto Inoue: Nuestra empresa tiene oficinas en todo el mundo —Tokio, Nueva York, Singapur— y utilizamos DeepL a diario para la comunicación entre ellas.

En los casos internacionales, los abogados suelen tener que manejar grandes volúmenes de documentación en inglés. Con DeepL, podemos tener las traducciones más deprisa y con mayor precisión que si lo hiciéramos manualmente. Muchas veces empezamos con una traducción de DeepL cuando queremos entender algo rápidamente y luego la perfeccionamos en japonés cuando necesitamos algo aún más exacto. También traducimos habitualmente documentos del japonés a otros idiomas y viceversa cuando nos comunicamos con clientes extranjeros o también internamente en la empresa.

Los abogados deben tener especial cuidado al redactar correos electrónicos para garantizar la claridad y evitar malentendidos. Las precisas traducciones de DeepL facilitan y agilizan considerablemente la redacción de correos electrónicos fiables en inglés sin perder los matices del borrador original en japonés. Para las comunicaciones internas, donde la rapidez es más importante que la precisión, incluso podemos enviar las traducciones tal cual porque es suficiente para cumplir esa tarea.

Algunos de nuestros abogados que ya dominan el inglés también utilizan DeepL Write para revisar y perfeccionar sus propios textos en inglés.  DeepL funciona para todos, ya que se adapta a distintos niveles de competencia y necesidades, y ha marcado una verdadera diferencia en nuestro trabajo diario.

Hiroto Inoue, socio

¿Cuál fue el factor principal que influyó en su decisión de adoptar DeepL para grandes empresas?

Naotaka Yamamoto: El factor decisivo fue la gran seguridad de DeepL. Nuestra empresa cuenta con más de 1000 empleados, entre ellos unos 600 abogados, por lo que necesitábamos una solución como DeepL para grandes empresas, que se pudiera implantar y gestionar fácilmente a gran escala. Se valoró especialmente la función de traducción de documentos por su capacidad para traducir en lote archivos de diversos formatos importándolos sencillamente con solo arrastrar y soltar.

Ya habíamos recibido comentarios positivos de miembros del equipo sobre el servicio, por lo que la facilidad de uso y la precisión de la traducción no eran motivo de preocupación. Pero, dado que manejamos información altamente confidencial, la protección de los datos siempre ha sido nuestra máxima prioridad. Habíamos analizado otras opciones de IA generativa, pero no podíamos descartar por completo la posibilidad de que los datos introducidos se utilizaran para el aprendizaje automático. 

El estricto cumplimiento de las normas más rigurosas de protección de datos y cumplimiento normativo por parte de DeepL nos dio la confianza y la tranquilidad necesarias para adoptar las herramientas más novedosas.

Más información sobre la seguridad de nivel empresarial de DeepL aquí.

¿Qué fue lo que impulsó la transición del uso individual a la adopción en toda la empresa?

Naotaka Yamamoto: Habíamos recibido muchas solicitudes en toda la empresa para adoptar una plataforma de IA lingüística que facilitara el trabajo.  Muchos empleados ya habían estado utilizando estos servicios de forma individual, pero siempre con cuidado para no poner en peligro la información confidencial.

Aun así, pronto quedó claro que no era la situación ideal. Necesitábamos una solución que se pudiera aprobar oficialmente para fines profesionales. Para tomar la mejor decisión posible, trabajamos con el Comité de Gestión de la Información y con el Grupo de Estudio de Tecnología Jurídica para evaluar los posibles servicios. Así fue como decidimos adoptar DeepL oficialmente.

Nos decidimos por el plan para grandes empresas porque es fácil de gestionar. El departamento de informática puede administrarlo con un esfuerzo mínimo, mientras que los empleados disfrutan de una experiencia inmejorable. Casi todo el mundo en NO&T, desde los abogados y el personal administrativo hasta el departamento informático, trabaja en un entorno multilingüe. Al implantar DeepL en toda la empresa, logramos aumentar la eficiencia operativa y reducir los costes de gestión.　　　

Naotaka Yamamoto, subdirector de la oficina

¿Cómo ha sido la transformación que se ha producido?

Hiroto Inoue: A mí me ha resultado especialmente útil a la hora de comprender y procesar documentos en inglés. Para los abogados que no son hablantes nativos de inglés, leer y comprender grandes volúmenes de material en inglés en poco tiempo es un obstáculo considerable. Intentar realizar una traducción precisa podía llevar horas para una sola página. Las tareas de traducción solían recaer en los abogados júnior, pero esto suponía una gran carga, ya que muchas veces se tardaba un día entero solo en elaborar un borrador. Perfeccionar la redacción podía sumar aún más tiempo.

Las traducciones de DeepL redujeron un día completo de trabajo a solo unos minutos. Gracias a la facilidad de uso de la aplicación, se ha consolidado el hábito de traducir todos los archivos en inglés que se reciben. La barrera psicológica que suponía abordar grandes volúmenes de documentación en inglés se ha reducido, lo que ha contribuido a mejorar la eficiencia del trabajo de forma espectacular. 

Fuminori Noda: En lo que respecta a las tareas de los departamentos de informática y asistencia técnica, ahora es mucho más rápido crear manuales traducidos o gestionar comunicaciones urgentes con el extranjero: lo que antes llevaba 10 horas ahora se puede hacer en la mitad de tiempo. Incluso al recibir notificaciones urgentes como «informes de fallos del sistema» de oficinas del extranjero, ya no hay que dedicar tiempo a traducirlas al inglés. Basta con enviar con total confianza el contenido traducido por DeepL tal cual.

Naotaka Yamamoto: Gracias a DeepL, que acaba con las barreras del idioma, ahora son más los miembros del equipo que se sienten capaces de responder a consultas internacionales, lo que permite una colaboración más sencilla entre las oficinas.

Hiroto Inoue: Ha mejorado el trabajo en equipo en general en nuestro entorno multilingüe, porque el idioma ya no es una barrera para las competencias. Ahora, todo el mundo puede acceder a los materiales de los casos en su propio idioma, lo que acerca a la gente y facilita la colaboración y la comunicación entre equipos y oficinas.

¿Qué funciones les han resultado útiles en el ámbito jurídico y en el informático?

Hiroto Inoue: En el ámbito jurídico, la función de glosario es esencial para que en las traducciones se mantenga la coherencia de los términos definidos en los contratos. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza la precisión de todos los documentos. También valoramos mucho la capacidad de DeepL para comprender el contexto y facilitarnos unas traducciones que suenen naturales, lo que agiliza considerablemente la redacción de los documentos en inglés y su revisión.

Por otro lado, un problema exclusivo de la práctica jurídica es que en los documentos legales en los que se preserva la ambigüedad intencionadamente, la capacidad de DeepL para comprender el contexto y transmitir los matices puede resultar contraproducente en ocasiones. En tales situaciones, utilizaremos deliberadamente un servicio alternativo que ofrezca una traducción más literal.

Por supuesto, incluso con la IA lingüística, perfeccionar las expresiones y dar la forma definitiva al texto sigue siendo una tarea humana. Dicho esto, DeepL nos parece un servicio tremendamente útil para redactar documentos o comprender rápidamente el contenido de los textos en inglés. Su sencillo funcionamiento también es muy atractivo porque hace que cualquier persona, independientemente de su nivel de conocimientos de IA, pueda utilizarlo.

Fuminori Noda: Desde el punto de vista informático, nuestro objetivo ha sido facilitar su adopción y la puesta en común de conocimientos. Por ejemplo, hemos estado compartiendo consejos en el portal de la oficina y organizando seminarios web para ayudar al personal a utilizar DeepL de manera eficiente. Con estas iniciativas, conseguimos que todo el mundo incluya DeepL en sus flujos de trabajo diarios, mejorando la productividad general.

Fuminori Noda, gestión de la información

¿Qué les gustaría ver en DeepL en el futuro?

Hiroto Inoue: Lo ideal sería contar con una función que nos permitiera cambiar a una «traducción literal» que captara todos los matices, peculiaridades y errores del texto original. Al trabajar los contratos, cada palabra y cada frase son importantes y a veces evitamos intencionadamente las traducciones demasiado restrictivas. 

Aunque DeepL ya se adapta muy bien a nuestras operaciones, estamos deseando ver sus futuras funciones específicas para el sector, que podrían convertirlo en una herramienta aún más potente e imprescindible para nuestro trabajo.

¿Qué le depara el futuro a Nagashima Ohno & Tsunematsu? 

Hiroto Inoue: Actualmente estamos ampliando nuestra plantilla en las oficinas del extranjero y queremos mejorar aún más la comunicación y la colaboración entre todas las sedes. Al disponer de DeepL para superar las barreras del idioma, esperamos reforzar aún más el sentimiento de unidad y cohesión en toda la empresa.