Comunicazioni precise e sicure per settori altamente regolamentati

Nello studio legale Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), uno dei più prestigiosi del Giappone, si è esposti ogni giorno a una gran mole di documenti in inglese, dai contenziosi internazionali alle comunicazioni con aziende straniere. In un contesto dove precisione, riservatezza ed efficienza sono fondamentali, lo studio ha scelto DeepL per semplificare i flussi di lavoro relativi alla traduzione e supportare gli avvocati a 360°. 

Abbiamo fatto due chiacchiere con Hiroto Inoue, Partner, Naotaka Yamamoto, Deputy Office Manager, e Fuminori Noda, Information Management, per capire meglio com’è cambiato il loro modo di lavorare con il passaggio a DeepL.

Quali sono alcune delle sfide che deve affrontare NO&T e in che modo DeepL ha aiutato a superarle?

Hiroto Inoue: Il nostro studio legale ha uffici in tutto il mondo (Tokyo, New York, Singapore...) e usiamo DeepL ogni giorno per la comunicazione tra le diverse sedi.

Nell’ambito dei contenziosi internazionali, gli avvocati spesso devono districarsi tra una mole enorme di documenti in inglese. Con DeepL possiamo tradurre più velocemente e con maggiore precisione rispetto a quanto potremmo fare manualmente. Spesso utilizziamo la traduzione di DeepL come punto di partenza per farci un’idea dei contenuti al volo, poi perfezioniamo il giapponese quando serve un livello di precisione ancora maggiore. Traduciamo regolarmente documenti dal giapponese alle altre lingue e viceversa nelle comunicazioni con clienti all’estero, o all’interno dello studio.

Gli avvocati devono prestare la massima attenzione quando scrivono le e-mail, per assicurare chiarezza ed evitare fraintendimenti. Grazie all’accuratezza delle traduzioni di DeepL è molto più facile e veloce scrivere e-mail corrette in inglese, senza sacrificare le sfumature del testo originale in giapponese. Per le comunicazioni interne, dove la velocità conta più della precisione, possiamo anche inviare le traduzioni senza rivederle: è più che sufficiente.

Alcuni dei nostri avvocati che già padroneggiano l’inglese usano anche DeepL Write per revisionare e migliorare i testi che hanno scritto in inglese.  DeepL ha qualcosa da offrire a tutti, perché si adatta a diversi livelli di abilità ed esigenze. Ha davvero fatto la differenza nel nostro modo di lavorare quotidianamente.

Hiroto Inoue, Partner

Qual è stato il fattore principale alla base della decisione di adottare DeepL per l’impresa?

Naotaka Yamamoto: Il fattore decisivo è stata la massima sicurezza offerta da DeepL. Il nostro studio conta più di 1000 dipendenti, di cui circa 600 avvocati, quindi ci serviva una soluzione come DeepL per l’impresa, che fosse facile da implementare e gestire nell’intera organizzazione. La funzione di traduzione documenti è stata particolarmente apprezzata, perché permette di tradurre in blocco diversi tipi di file: basta trascinarli per importarli, e il gioco è fatto.

A livello di servizio, avevamo già ricevuto riscontri positivi dai membri del team, quindi l’usabilità e l’accuratezza della traduzione non ci preoccupavano. Ma visto che abbiamo a che fare con informazioni strettamente riservate, la protezione dei dati è sempre stata la nostra priorità numero uno. Avevamo sondato altre opzioni di IA generativa, ma non potevamo escludere del tutto che i dati inseriti nel sistema potessero essere utilizzati per l’apprendimento automatico. 

Il fatto che DeepL assicuri i più elevati standard di protezione dei dati e conformità ci ha consentito di utilizzare strumenti innovativi con sicurezza e tranquillità.

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Cosa ha spinto a passare dall’utilizzo da parte di singoli utenti all’adozione per tutte le sedi e tutti i dipartimenti?

Naotaka Yamamoto: Abbiamo ricevuto ripetute richieste dai nostri collaboratori, che sollecitavano l’adozione di una piattaforma di IA linguistica per semplificare il lavoro.  Molti di loro usavano già questi servizi in proprio, prestando sempre attenzione a non compromettere la sicurezza delle informazioni riservate.

Ben presto è diventato chiaro, però, che questo utilizzo personale aveva i suoi limiti. Ci serviva una soluzione che potesse essere approvata ufficialmente a fini professionali. Per fare la scelta giusta, abbiamo valutato le soluzioni disponibili insieme al Comitato per la gestione delle informazioni e al Gruppo di studio sulla tecnologia legale. È così che siamo arrivati alla decisione di adottare ufficialmente DeepL.

Nello specifico, la scelta è ricaduta su DeepL per l’impresa, per la sua facilità di gestione. Così possiamo assicurare ai nostri collaboratori un’esperienza priva di intoppi, con il minimo sforzo da parte del dipartimento IT. In NO&T quasi tutti, dagli avvocati al personale amministrativo fino ai colleghi del dipartimento IT, lavorano in un ambiente multilingue. Con l’adozione di DeepL nella nostra rete di uffici, siamo riusciti a migliorare l’efficienza operativa e a ridurre i costi di gestione.　　　

Naotaka Yamamoto, Deputy Office Manager

Può dirci qualcosa di più sulla trasformazione che ha osservato?

Hiroto Inoue: Per me la nuova soluzione si è rivelata particolarmente efficace per comprendere e lavorare su documenti in inglese. Per gli avvocati che non sono madrelingua inglese, leggere e comprendere un’imponente mole di materiali in inglese in tempi stretti è un ostacolo di non poco conto. Possono servire ore per cercare di tradurre con precisione solo una pagina. Di solito le traduzioni sono affidate agli avvocati di minore esperienza, ma per loro significa sobbarcarsi un fardello enorme: spesso ci vuole un giorno intero solo per arrivare a una prima bozza. Se poi si riformulano le frasi, i tempi si allungano ancora di più.

Grazie a DeepL, traduzioni che prima richiedevano un’intera giornata lavorativa ora sono pronte in pochi minuti. L’app è così pratica e intuitiva che ormai è la norma tradurre qualsiasi file in lingua inglese arrivi nello studio. Si è ridotta quella barriera psicologica che scattava davanti a interi faldoni di documenti in inglese, e ciò ha contribuito a un netto aumento dell’efficienza sul lavoro. 

Fuminori Noda: Per quanto riguarda il dipartimento IT e l’help desk, si sono velocizzate molto operazioni come la traduzione dei manuali o la gestione delle comunicazioni urgenti con l’estero: per compiti che prima richiedevano dieci ore, adesso spesso basta la metà del tempo. Anche quando si ricevono dalle sedi all’estero notifiche che richiedono un intervento urgente, come le segnalazioni di guasti al sistema, non c’è più bisogno di perdere tempo con le traduzioni in inglese. Si può inviare senza esitare il contenuto tradotto da DeepL così com’è.

Naotaka Yamamoto: Grazie a DeepL, che ha abbattuto le barriere linguistiche, sempre più membri del team si sentono a loro agio nel rispondere alle richieste provenienti dall’estero. La collaborazione tra gli uffici così è diventata molto più semplice.

Hiroto Inoue: Nel complesso abbiamo visto migliorare il lavoro di squadra nel nostro ambiente multilingue, perché la lingua non è più un freno alle competenze. Ora tutti possono accedere ai documenti processuali nella propria lingua: ne consegue un avvicinamento delle persone, oltre a una maggiore efficienza nella collaborazione e nella comunicazione tra team e uffici.

Quali funzioni avete trovato utili in ambito legale e informatico?

Hiroto Inoue: Nel lavoro legale, la funzione del glossario è fondamentale per uniformare la traduzione dei termini chiave nei contratti. Questa coerenza aiuta a evitare fraintendimenti e garantisce la massima precisione in tutti i documenti. Per noi un altro punto di forza di DeepL è la capacità di capire il contesto e produrre traduzioni scorrevoli, così la stesura e la revisione dei documenti in inglese diventa molto più veloce.

C’è da dire che l’ambito giuridico presenta una peculiarità: nei documenti legali dove l’ambiguità è voluta, la capacità di DeepL di capire il contesto e trasmettere le sfumature a volte può ritorcersi contro. In questi casi, ricorriamo a un servizio alternativo che produce traduzioni più letterali.

Naturalmente, anche con l’IA linguistica, riformulare le frasi e affinare lo stile restano prerogative umane. Ciò premesso, DeepL si conferma comunque una soluzione validissima per scrivere bozze di documenti o capire al volo il contenuto di testi in inglese. Senza dimenticare la sua semplicità d’uso, che lo rende accessibile a chiunque, indipendentemente dal livello di dimestichezza con l’IA.

Fuminori Noda: Dal punto di vista informatico, la nostra priorità è stata favorire l’adozione e la condivisione delle conoscenze. Per esempio, abbiamo fornito consigli sul portale dell’ufficio e organizzato una serie di webinar per aiutare il personale a trarre il massimo da DeepL. Iniziative come queste rendono semplice per tutti integrare DeepL nel proprio flusso di lavoro quotidiano, migliorando la produttività complessiva.

Fuminori Noda, Information Management

Quali funzioni vorreste venissero integrate in DeepL in futuro?

Hiroto Inoue: Per noi sarebbe utile una funzione che permetta di passare a una “traduzione letterale” che riproduca tutte le sfumature, le stranezze e gli errori del testo originale. Quando ci si occupa di contratti, conta ogni parola, ogni frase, e a volte evitiamo di proposito traduzioni troppo restrittive. 

Anche se DeepL è già un alleato prezioso nella nostra attività, non vediamo l’ora che si arricchisca di nuove funzioni specifiche per il nostro settore, così da renderlo uno strumento ancora più efficace, indispensabile per il nostro lavoro.

Cosa c’è all’orizzonte per Nagashima Ohno & Tsunematsu? 

Hiroto Inoue: Stiamo ampliando il personale dei nostri uffici all’estero e vogliamo migliorare ulteriormente la comunicazione e la collaborazione tra le sedi. Sfruttando DeepL per abbattere le barriere linguistiche, auspichiamo di rafforzare ulteriormente l’unità e la coesione in tutta la nostra rete di uffici.