Точна та безпечна комунікація для галузей з високим рівнем постанови

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), одна з провідних юридичних фірм Японії, щодня обробляє великий обсяг юридичних документів англійською мовою, від міжнародних справ до листування з іноземними компаніями. У середовищі, де точність, конфіденційність та ефективність мають вирішальне значення, фірма звернулася до DeepL, щоб оптимізувати робочі процеси перекладу та підтримувати юристів на всіх рівнях. 

Ми зустрілися з паном Хірото Іноуе, партнером; паном Наотакою Ямамото, заступником керівника офісу; та паном Фумінорі Нода, спеціалістом з управління інформацією, щоб дізнатися більше про те, як DeepL змінює їхню роботу.

З якими проблемами стикається NO&T і як DeepL допомогло вирішити їх?

Пан Іноуе: Наша фірма має офіси по всьому світу — в Токіо, Нью-Йорку, Сінгапурі — і ми щодня користуємося DeepL для спілкування між ними.

У міжнародних справах адвокати часто мають справу з величезними обсягами документів англійською мовою. За допомогою DeepL ми можемо надавати переклади швидше і точніше, ніж це було б можливо вручну. Часто ми починаємо з перекладу DeepL, коли хочемо швидко щось зрозуміти, а потім вдосконалюємо його японською мовою, коли нам потрібно щось ще точніше. Ми також регулярно перекладаємо документи з японської мови на інші мови та навпаки під час спілкування з закордонними клієнтами або всередині компанії.

Юристи повинні бути особливо уважними при складанні електронної пошти, щоб забезпечити чіткість і уникнути непорозумінь. Точні переклади DeepL значно полегшують і прискорюють створення надійних англійських електронних листів, які передають нюанси оригінального японського тексту. Для внутрішніх комунікацій, де швидкість важливіша за точність, ми можемо навіть надсилати переклади в тому вигляді, в якому вони є, і цього достатньо для виконання завдання.

Деякі з наших юристів, які вже вільно володіють англійською мовою, також використовують DeepL Write для вичитки та вдосконалення вашого англійського тексту.  DeepL підходить для всіх, адаптуючись до різних рівнів навичок і потреб, і це справді змінило нашу щоденну роботу.

Наотака Ямамото, заступник менеджера офісу

Що було головним фактором, який вплинув на ваше рішення про впровадження DeepL для підприємств?

Пан Ямамото: Вирішальним фактором стала надійна система безпеки DeepL. Наша фірма налічує понад 1000 співробітників, у тому числі приблизно 600 юристів, тому нам було потрібно рішення на зразок DeepL для підприємств, яке можна було б легко впровадити та управляти ним у всій фірмі. Функція перекладу документів була особливо оцінена за можливість пакетного перекладу різних форматів файлів за допомогою простого вивантажити методом перетягнути.

Ми вже чули позитивні відгуки від членів команди про цей сервіс, тому зручність використання та точність перекладу не викликали у нас занепокоєння. Але оскільки ми працюємо з конфіденційною інформацією, захист даних завжди був нашим головним пріоритетом. Ми розглядали інші варіанти ШІ, але не могли повністю виключити можливість того, що введені дані можуть бути використані для машинного навчання. 

Суворе дотримання DeepL найвищих стандартів захисту даних та відповідності вимогам дало нам впевненість і спокій, необхідні для впровадження новітніх інструментів.

Дізнайтеся більше про безпеку DeepL для підприємств тут.

Що сприяло переходу від індивідуального використання до впровадження в масштабах всієї компанії?

Пан Ямамото: Ми отримували багато запитів від співробітників компанії щодо впровадження платформи мовленнєвого ШІ, яка полегшує роботу.  Багато співробітників вже користувалися цими послугами індивідуально, але завжди обережно, щоб не поставити під загрозу конфіденційну інформацію.

Проте швидко стало зрозуміло, що це не ідеальна ситуація. Нам було потрібно рішення, яке могло бути офіційно затверджене для використання в бізнес-цілях. Щоб зробити правильний вибір, ми співпрацювали з Комітетом з управління інформацією та Групою з вивчення юридичних технологій, щоб оцінити потенційні послуги. Так ми вирішили офіційно перейти на DeepL.

Ми вибрали тарифний план Enterprise, тому що ним легко керувати. ІТ-відділ може адмініструвати його з мінімальними зусиллями, а співробітники отримують безперебійний досвід роботи. Майже всі співробітники NO&T — від юристів і адміністративного персоналу до ІТ-фахівців — працюють у багатомовному середовищі. Завдяки впровадженню DeepL у всій компанії нам вдалося підвищити оперативну ефективність та зменшити витрати на управління.　　　

Хірото Іноуе, партнер

Чи можете ви розповісти більше про зміни, які ви спостерігали?

Пан Іноуе: Я вважаю, що це особливо ефективно при розумінні та обробці англійських документів. Для юристів, які не є носіями англійської мови, читання та розуміння великого обсягу англійських матеріалів за короткий час є значною перешкодою. Спроба зробити точний переклад може зайняти години навіть для однієї сторінки. Зазвичай перекладацькі завдання виконують молоді юристи, але це було великим тягарем — часто на створення чернетки йшов цілий день. Уточнення формулювання може додати ще більше часу.

Переклади DeepL скоротили цілий робочий день до декількох хвилин. Завдяки зручності використання програми, звичка перекладати будь-який отриманий англійський файл міцно укорінилася. Психологічний бар'єр для роботи з великими обсягами англійських документів був знижений, що сприяло значному покращенню ефективності роботи. 

Пан Нода: Що стосується завдань у сфері ІТ та служби підтримки, то створення перекладених посібників або обробка термінових повідомлень з-за кордону тепер відбувається набагато швидше — те, що раніше займало 10 годин, тепер часто можна зробити за половину цього часу. Навіть коли ви отримуєте термінові сповіщення, такі як «повідомлення про системні збої» від закордонних офісів, вам більше не потрібно витрачати час на переклад англійською мовою. Ви можете сміливо надсилати перекладений DeepL контент без будь-яких змін.

Пан Ямамото: Завдяки DeepL, який долає мовні бар'єри, ширше коло членів команди тепер відчуває себе впевнено, відповідаючи на запити з інших країн, що забезпечує більш плавну співпрацю між офісами.

Пан Іноуе: Це покращило командну роботу в цілому в нашому багатомовному середовищі, оскільки мова більше не є перешкодою для обміну досвідом. Тепер кожен може отримати доступ до матеріалів справи своєю мовою, що зближує людей і забезпечує безперебійну співпрацю та комунікацію між командами та офісами.

Які функції ви вважаєте корисними для юридичної та ІТ-практики?

Пан Іноуе: У юридичній роботі функція глосарію є необхідною для забезпечення послідовності перекладу визначених термінів у контрактах. Це допомагає запобігти непорозумінням і забезпечує точність у всіх документах. Ми також цінуємо здатність DeepL розуміти контекст і створювати природні переклади, що значно прискорює процес складання та редагування англійських документів.

З іншого боку, проблема, характерна для юридичної практики, полягає в тому, що в юридичних документах, де навмисно зберігається двозначність, здатність DeepL розуміти контекст і передавати нюанси іноді може мати зворотний ефект. У таких ситуаціях ми свідомо використовуємо альтернативний сервіс, який надає більш буквальний переклад.

Звичайно, навіть з використанням мовного ШІ, вдосконалення виразів і остаточне формулювання залишаються завданням людини. Тим не менш, DeepL все ще здається надзвичайно зручним сервісом для складання документів або швидкого розуміння контенту англійських текстів. Його простота в експлуатації також приваблива, що робить його доступним для будь-кого, незалежно від рівня знань в області ШІ.

Пан Нода: З точки зору ІТ, ми зосередилися на спрощенні впровадження та обміні знаннями. Наприклад, ми ділимося порадами на офіційному порталі та проводимо вебінари, щоб допомогти співробітникам ефективно використовувати DeepL. Ці ініціативи дозволяють кожному легко інтегрувати DeepL у свій щоденний робочий процес, покращуючи загальну продуктивність.

Фумінорі Нода, управління інформацією

Що ви хочете бачити від DeepL у майбутньому?

Пан Іноуе: В ідеалі, ми хотіли б мати функцію, яка дозволяє перейти до «дослівного перекладу», що відображає всі нюанси, особливості та помилки оригінального тексту. У роботі контракту кожне слово і кожна фраза мають значення, і іноді ми навмисно уникаємо надто обмежувальних перекладів. 

Хоча DeepL вже дуже добре підтримує нашу діяльність, ми з нетерпінням чекаємо на появу нових галузевих функцій, які зроблять його ще більш потужним і незамінним інструментом для нашої роботи.

Що далі чекає на Нагасіму Оно і Цунемацу? 

Пан Іноуе: В даний час ми розширюємо штат співробітників наших закордонних офісів і прагнемо ще більше покращити комунікацію та співпрацю між усіма офісами. Використовуючи DeepL для подолання бар'єрів мов, ми сподіваємося ще більше зміцнити відчуття єдності та згуртованості в усій компанії.