Communication précise et sécurisée pour les secteurs ultra-réglementés

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), l’un des cinq plus grands cabinets d’avocats du Japon, traite chaque jour un volume important de documents juridiques en anglais, qu’il s’agisse de dossiers internationaux ou d’échanges avec des entreprises étrangères. Dans un environnement où priment la précision, la confidentialité et l’efficacité, le cabinet s’est tourné vers DeepL pour simplifier ses processus de traduction et le travail de ses avocats. 

Nous avons rencontré M. Hiroto Inoue, partenaire, M. Naotaka Yamamoto, responsable administratif adjoint, et M. Fuminori Noda, responsable de la gestion de l’information, pour mieux comprendre comment DeepL transforme leur travail.

Quels sont les défis que rencontre NO&T et les solutions apportées par DeepL ?

M. Inoue : Notre cabinet a des bureaux dans le monde entier, notamment à Tokyo, New York et Singapour, et ils utilisent quotidiennement DeepL pour communiquer entre eux.

Dans le cadre d’affaires internationales, les avocats doivent souvent traiter un volume considérable de documents en anglais. DeepL nous permet de traduire avec plus de rapidité et de précision que si nous devions le faire manuellement. Bien souvent, nous passons le texte dans DeepL pour nous faire une idée rapide du contenu, puis nous le peaufinons en japonais si nous avons besoin d’une traduction plus précise. Nous traduisons aussi régulièrement des documents du japonais vers d’autres langues, et vice versa, pour nos communications internes et avec des clients étrangers.

Les avocats doivent faire particulièrement attention à la clarté quand ils rédigent des e‑mails, pour éviter tout malentendu. Grâce aux traductions précises de DeepL, il est beaucoup plus rapide et facile de rédiger des e‑mails fiables en anglais qui reflètent les nuances du brouillon japonais. Pour les communications internes, où la vitesse prime sur la précision, nous pouvons même envoyer les traductions telles quelles. Elles suffisent amplement.

Certains de nos avocats à l’aise en anglais utilisent également DeepL Write pour réviser et peaufiner leurs textes dans cette langue.  DeepL s’adapte à tous les niveaux de compétence et à tous les besoins. C’est une solution qui a réellement amélioré notre quotidien.

Hiroto Inoue, partenaire

Qu’est-ce qui vous a décidé à adopter DeepL pour entreprises ?

M. Yamamoto : Le facteur décisif était la sécurité qu’offrait DeepL. Notre cabinet compte plus de 1 000 employés, dont environ 600 avocats. Nous avions donc besoin d’une solution comme DeepL pour entreprises, pouvant facilement être déployée et gérée dans l’ensemble du cabinet. Nous avons particulièrement apprécié la fonctionnalité de traduction de documents, qui permet de traduire en lot divers formats de fichiers qu’il suffit de déposer pour importer.

Des membres de l’équipe nous avaient déjà fait l’éloge du service, alors nous n’avions pas de doute quant à la précision des traductions et la facilité d’utilisation. Notre cabinet étant amené à traiter des informations ultra-confidentielles, c’est la sécurité des données qui nous importe le plus. Nous avions envisagé d’autres options d’IA générative, mais ne pouvions pas éliminer la possibilité que nos données soient utilisées pour entraîner les modèles. 

DeepL adhère à des normes strictes de confidentialité et de protection des données ; c’est ce qui nous a convaincus d’adopter ses derniers outils l’esprit tranquille.

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Comment votre cabinet est-il passé d’un usage individuel à une adoption généralisée ?

M. Yamamoto : Au sein du cabinet, beaucoup préconisaient l’adoption d’une plateforme d’IA linguistique pour simplifier le travail.  De nombreux employés utilisaient déjà ce type de service à titre individuel, mais toujours avec précaution, pour protéger les informations confidentielles.

La situation n’était toutefois pas idéale. Nous avions besoin d’une solution pouvant être approuvée pour un usage professionnel. Pour faire le bon choix, nous avons évalué nos options avec le comité de gestion de l’information et le groupe d’étude sur les technologies juridiques. C’est ainsi que nous avons décidé d’adopter officiellement DeepL.

Nous avons choisi le forfait pour entreprises, car il est simple à gérer. Le service informatique peut facilement s’en charger, et nos employés profitent d’une expérience fluide. Presque tous les collaborateurs de NO&T, des avocats au personnel administratif en passant par les informaticiens, travaillent dans un environnement multilingue. En déployant DeepL à l’échelle de l’entreprise, nous avons amélioré l’efficacité de nos activités et réduit nos coûts de gestion.　　　

Naotaka Yamamoto, responsable administratif adjoint

Pouvez-vous nous en dire plus sur la transformation observée ?

M. Inoue : J’ai trouvé la solution particulièrement efficace pour comprendre et traiter des documents en anglais. Lire et comprendre un large volume de contenu en anglais est un défi de taille pour des avocats dont ce n’est pas la langue maternelle. Pour obtenir une traduction précise, il fallait parfois compter plusieurs heures pour une seule page. Ce type de tâche était souvent confiée à de jeunes avocats, mais elle prenait énormément de temps : il n’était pas rare qu’un premier jet leur prenne une journée entière. Sans compter le temps passé à affiner la formulation.

Les traductions de DeepL ont réduit à quelques minutes le travail d’une journée. Grâce à la convivialité de l’application, nous traduisons systématiquement les documents en anglais que nous recevons. L’appréhension à l’idée de traiter un grand nombre de documents en anglais s’est estompée, ce qui a largement amélioré la productivité. 

M. Noda : Les tâches informatiques et d’assistance technique, comme la création de manuels traduits ou le traitement des communications urgentes avec l’étranger, sont désormais beaucoup plus rapides : ce qui prenait auparavant dix heures peut souvent être fait deux fois plus vite. Si vous recevez une notification urgente d’un bureau à l’étranger, comme un rapport de panne, vous ne perdez plus de temps en traduction. Vous pouvez envoyer le contenu traduit par DeepL tel quel, en toute confiance.

M. Yamamoto : Grâce à DeepL, qui élimine la barrière de la langue, davantage de membres d’équipe se sentent capables de répondre à des demandes de l’étranger, ce qui facilite la collaboration entre nos bureaux.

M. Inoue : Le travail d’équipe dans notre environnement multilingue s’est amélioré, car la langue n’est plus un obstacle au partage des compétences. Chacun peut désormais consulter les documents relatifs aux affaires dans sa propre langue, ce qui rapproche les gens et facilite la collaboration et la communication entre les équipes et les bureaux.

Quelles fonctionnalités trouvez-vous utiles pour la pratique juridique et les services informatiques ?

M. Inoue : Pour les tâches juridiques, le glossaire est essentiel pour garantir la cohérence des traductions des termes définis dans les contrats. Cette fonctionnalité nous aide à éviter les malentendus et assure l’exactitude de tous les documents. Nous apprécions également la capacité de DeepL à saisir le contexte et à produire des traductions naturelles, ce qui accélère considérablement la rédaction et la révision de documents en anglais.

En revanche, la capacité de DeepL à comprendre le contexte et à rendre certaines subtilités a parfois un effet contre-productif dans le cas de textes juridiques volontairement ambigus. Dans ce cas, nous utilisons un autre service qui fournit des traductions plus littérales.

Évidemment, même avec une IA linguistique, la révision des tournures reste une tâche humaine. DeepL n’en est pas moins un service extrêmement pratique pour rédiger des documents ou comprendre rapidement le contenu de textes en anglais. Autre point positif : sa simplicité d’utilisation, qui rend cette solution accessible à tous, quel que soit le niveau de connaissances en matière d’IA.

M. Noda : Du point de vue informatique, nous avons surtout voulu faciliter l’adoption et le partage des connaissances. Nous avons notamment publié des conseils sur le portail interne et organisé des webinaires pour aider le personnel à utiliser DeepL efficacement. Ces initiatives facilitent l’intégration de DeepL aux processus quotidiens et permettent d’améliorer la productivité globale.

Fuminori Noda, responsable de la gestion de l’information

Quelles améliorations aimeriez-vous que DeepL propose ?

M. Inoue : Idéalement, nous aimerions disposer d’une fonctionnalité permettant de passer à une traduction littérale qui reflète toutes les nuances, les particularités et les erreurs du texte d’origine. Dans un contrat, chaque mot et chaque phrase comptent. Parfois, nous évitons volontairement les traductions trop restrictives. 

DeepL nous aide déjà beaucoup dans nos activités, mais nous avons hâte de découvrir des fonctionnalités conçues pour le secteur juridique, qui pourraient en faire un outil incontournable encore plus efficace.

Quelle est la prochaine étape pour Nagashima Ohno & Tsunematsu ? 

M. Inoue : Nous augmentons actuellement les effectifs de nos bureaux à l’étranger et souhaitons renforcer la communication et la collaboration entre nos différents sites. En utilisant DeepL pour surmonter la barrière de la langue, nous espérons renforcer l’unité et la cohésion au sein du cabinet.