Nauwkeurige, veilige communicatie voor sectoren met strenge voorschriften

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), een van de meest vooraanstaande advocatenkantoren van Japan, verwerkt dagelijks een aanzienlijke hoeveelheid Engelstalige juridische documenten, variërend van internationale zaken tot communicatie met buitenlandse bedrijven. Aangezien nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid en efficiëntie hier van cruciaal belang zijn, heeft het kantoor DeepL ingezet om de vertaalworkflows te stroomlijnen en advocaten op elk niveau te ondersteunen. 

We spraken met meneer Hiroto Inoue (partner), meneer Naotaka Yamamoto (adjunct-officemanager) en meneer Fuminori Noda (informatiemanagement) om meer te weten te komen over hoe DeepL hun werk transformeert.

Met welke uitdagingen krijgt NO&T te maken en hoe heeft DeepL bijgedragen aan een oplossing?

Meneer Inoue: Ons bedrijf heeft kantoren over de hele wereld, onder meer in Tokio, New York en Singapore, en wij vertrouwen dagelijks op DeepL voor de communicatie tussen onze kantoren.

Bij internationale zaken hebben advocaten vaak te maken met grote hoeveelheden Engelstalige documenten. Met DeepL kunnen we vertalingen sneller en nauwkeuriger leveren dan via de traditionele manier. Vaak beginnen we met een DeepL-vertaling voor wanneer we snel iets willen begrijpen, en vervolgens verfijnen we die naar het Japans als we zeer nauwkeurige documenten nodig hebben. Bij de communicatie met buitenlandse klanten of binnen het bedrijf vertalen we ook regelmatig documenten van het Japans naar andere talen, en andersom.

Advocaten moeten bijzonder zorgvuldig zijn bij het opstellen van e-mails. Die dienen altijd duidelijk te zijn om misverstanden te voorkomen. Dankzij de nauwkeurige vertalingen van DeepL is het aanzienlijk eenvoudiger en sneller om betrouwbare Engelse e-mails op te stellen die de nuances van het Japanse origineel weergeven. Voor interne communicatie, waar snelheid belangrijker is dan nauwkeurigheid, kunnen we vertalingen zelfs ongewijzigd versturen.

We hebben ook advocaten die vertrouwd zijn met het Engels en die DeepL Write gebruiken voor het proeflezen en verfijnen van hun Engelse teksten.  DeepL is geschikt voor iedereen, omdat het zich aanpast aan verschillende vaardigheidsniveaus en behoeften. Het heeft in ieder geval een aanzienlijk verschil gemaakt in ons dagelijkse werk!

Hiroto Inoue, partner

Wat was de belangrijkste factor waardoor u heeft besloten om DeepL voor Enterprise in gebruik te nemen?

Meneer Yamamoto: De doorslaggevende factor was de robuuste beveiliging van DeepL. Ons kantoor heeft in totaal meer dan 1000 medewerkers, waaronder ongeveer 600 advocaten, dus we hadden een oplossing zoals DeepL voor Enterprise nodig. Een die eenvoudig binnen het hele bedrijf kon worden geïmplementeerd en beheerd. De functie voor documentvertalingen werd in het bijzonder gewaardeerd, vanwege de mogelijkheid om diverse bestandsformaten eenvoudig te uploaden en in één keer te vertalen.

Onze teamleden waren al enthousiast over de dienst, dus over de bruikbaarheid en nauwkeurigheid van de vertalingen maakten we ons geen zorgen. Aangezien wij met zeer vertrouwelijke informatie werken is bescherming van persoonsgegevens altijd onze hoogste prioriteit geweest. We hebben ook andere generatieve AI-opties overwogen, maar konden niet volledig uitsluiten dat de ingevoerde gegevens zouden worden gebruikt voor machinelearning. 

De strikte naleving van de hoogste normen op het gebied van bescherming van persoonsgegevens en compliance door DeepL gaf ons het vertrouwen en de gemoedsrust om diens nieuwste tools in gebruik te nemen.

Lees hier meer over de uitstekende gegevensbeveiliging van DeepL.

Wat was de aanleiding voor de overgang van individueel gebruik naar implementatie binnen het hele bedrijf?

Meneer Yamamoto: We kregen veel verzoeken van onze medewerkers om een Language AI-platform te implementeren dat het werk eenvoudiger maakt. Veel werknemers maakten daar zelf al gebruik van, maar altijd met de nodige voorzichtigheid om vertrouwelijke informatie niet in gevaar te brengen.

Dat was natuurlijk verre van ideaal. Wij hadden een oplossing nodig die officieel goedgekeurd kon worden voor bedrijfsdoeleinden. Om de juiste keuze te kunnen maken hebben we samengewerkt met het Information Management Committee en de Legal Tech Study Group, om samen potentiële diensten te evalueren. Zo hebben we uiteindelijk besloten om DeepL officieel in gebruik te nemen.

We hebben gekozen voor het Enterprise-pakket omdat het eenvoudig te beheren is. IT kan het met minimale inspanning beheren, terwijl alle medewerkers er eenvoudig van kunnen profiteren. Bijna iedereen bij NO&T, van advocaten en backofficepersoneel tot IT, werkt in een meertalige omgeving. Door DeepL over de hele linie in te voeren hebben we onze processen efficiënter gemaakt en de kosten verlaagd.　　　

Naotaka Yamamoto, adjunct-officemanager

Kunt u meer vertellen over de transformatie die u heeft gezien?

Meneer Inoue: Ik heb gemerkt dat het zeer effectief is bij het begrijpen en verwerken van Engelse documenten. Voor juristen die Engels niet als moedertaal hebben, is het lezen en begrijpen van grote hoeveelheden Engelstalig materiaal in korte tijd een aanzienlijke uitdaging. Het kan uren duren om een enkele pagina nauwkeurig te vertalen. Vertaaltaken worden vaak uitgevoerd door beginnende advocaten, maar soms kostte het wel een hele dag om alleen al een conceptversie tot stand te brengen. Het verfijnen van de formulering kost dan vaak ook nog extra tijd.

Dankzij DeepL-vertalingen is wat voorheen een volledige werkdag in beslag nam, nu teruggebracht tot slechts een paar minuten. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de app is het vertalen van Engelstalige documenten een gewoonte geworden. De psychologische drempel om grote hoeveelheden Engelse documenten te verwerken is nu lager, wat tot een aanzienlijke verbetering van de efficiency heeft geleid. 

Meneer Noda: Voor IT- en helpdesktaken is het nu veel sneller om vertaalde handleidingen op te stellen of dringende communicatie met het buitenland af te handelen. Wat voorheen 10 uur in beslag nam, kan nu vaak in de helft van de tijd worden gedaan. Zelfs wanneer we dringende meldingen ontvangen van buitenlandse kantoren, hoeven we geen tijd te verdoen aan vertalen. We versturen de door DeepL Translator vertaalde teksten gewoon zo, zonder bewerkingen en zonder bedenkingen.

Meneer Yamamoto: Met DeepL worden taalbarrières doorbroken, waardoor een groter aantal teamleden nu met alle vertrouwen internationale vragen kan beantwoorden. Dit zorgt voor een soepelere samenwerking tussen onze kantoren.

Meneer Inoue: Het heeft het teamwerk in onze meertalige omgeving in het algemeen verbeterd, omdat taal niet langer een belemmering vormt voor expertise. Nu heeft iedereen in zijn eigen taal toegang tot de materialen. Dit brengt mensen dichter bij elkaar en verbetert de samenwerking en communicatie tussen onze teams en kantoren.

Welke functies vond u bijzonder nuttig voor de juridische en IT-sector?

Meneer Inoue: In juridisch werk is de woordenlijst-functie essentieel. Zo blijven we consistent in de vertalingen van vastgelegde termen in contracten. Dit helpt misverstanden te voorkomen en zorgt voor nauwkeurigheid in alle documenten. Wij zijn ook zeer tevreden met het vermogen van DeepL om de context te begrijpen en natuurlijk klinkende vertalingen te produceren. Zo verloopt het opstellen en controleren van Engelse documenten aanzienlijk sneller.

Aan de andere kant is een probleem, waar we in de juridische praktijk vaak mee te maken hebben, dat sommige juridische documenten met opzet ambigu zijn gehouden. De kracht van DeepL om de context te begrijpen en nuances over te brengen kan dan soms een averechts effect hebben. In dergelijke situaties gebruiken we een alternatieve dienst die een meer letterlijke vertaling levert.

Natuurlijk blijft het verfijnen van uitdrukkingen en bewoordingen uiteindelijk, zelfs met Language AI, een taak voor mensen. Desondanks blijft DeepL een zeer handige service voor het opstellen van documenten of het snel begrijpen van de content van Engelse teksten. De eenvoudige bediening is eveneens aantrekkelijk. Zo blijft het voor iedereen toegankelijk, ongeacht kennisniveau op het gebied van AI.

Meneer Noda: Vanuit IT-perspectief hebben we ons gericht op het faciliteren van eenvoudige implementatie en het delen van kennis. Zo hebben we bijvoorbeeld tips gedeeld op ons intranet en zijn er webinars georganiseerd om onze medewerkers te ondersteunen bij efficiënt gebruik van DeepL. Deze initiatieven maken het voor iedereen eenvoudig om DeepL in hun dagelijkse workflow te integreren. Dit komt de algehele productiviteit ten goede.

Fuminori Noda, informatiebeheer

Wat zou u in de toekomst nog willen zien van DeepL?

Meneer Inoue: We zouden graag een functie willen hebben waarmee we kunnen overschakelen naar een 'letterlijke vertaling' die alle nuances, eigenaardigheden en fouten van de originele tekst weergeeft. Bij contractwerk is elk woord en elke zin van belang, en soms vermijden we bewust te beperkende vertalingen. 

Hoewel DeepL onze processen al uitstekend ondersteunt, kijken we uit naar toekomstige functies die het een nog krachtiger, onmisbaar hulpmiddel voor ons werk en onze sector kunnen maken.

Wat staat Nagashima Ohno & Tsunematsu te wachten? 

Meneer Inoue: Wij zijn momenteel bezig met het uitbreiden van ons personeel in het buitenland en streven ernaar de communicatie en samenwerking tussen alle vestigingen verder te verbeteren. Met het inzetten van DeepL om taalbarrières te doorbreken, verwachten we dat het gevoel van eenheid en samenhang binnen het hele bedrijf nog verder versterkt zal worden.