규제가 엄격한 산업을 위한 정확하고 안전한 커뮤니케이션

일본 최고의 로펌 중 하나인 Nagashima Ohno & Tsunematsu(NO&T)는 국제 사건부터 외국 기업과의 커뮤니케이션에 이르기까지 매일 많은 양의 영어 법률 문서를 처리합니다. 정확성, 기밀성 및 효율성이 중요한 환경에서 NO&T는 번역 워크플로를 간소화하고 모든 수준의 변호사를 지원하기 위해 DeepL을 도입했습니다. 

파트너 Hiroto Inoue, 부 오피스 매니저 Naotaka Yamamoto, 정보 관리 담당 Fuminori Noda와 만나 DeepL이 법률 업무를 어떻게 혁신하고 있는지 자세히 알아보았습니다.

NO&T가 직면한 도전 과제는 무엇이고, DeepL이 어떤 도움이 되었나요?

Inoue: 우리 회사는 도쿄, 뉴욕, 싱가포르 등 전 세계에 지사를 두고 있으며, 매일 DeepL을 사용하여 지사 간에 원활한 소통을 하고 있습니다.

국제 사건의 경우 변호사들은 방대한 양의 영어 문서를 처리해야 할 때가 많습니다. DeepL을 사용하면 수동으로 번역할 때보다 더 빠르고 정확한 번역을 제공할 수 있습니다. 대개 무언가를 빠르게 이해하고 싶을 때는 DeepL 번역으로 시작하고, 더 정확한 정보가 필요할 때는 일본어로 다듬습니다. 또한 해외 클라이언트와 소통하거나 회사 내에서 소통할 때 문서를 일본어에서 다른 언어로, 또는 다른 언어에서 일본어로 정기적으로 번역합니다.

변호사는 이메일을 작성할 때 정확성을 유지하고 오해를 방지하기 위해 각별한 주의를 기울여야 합니다. DeepL의 정확한 번역을 이용하면 원본 일본어 초안의 늬앙스를 그대로 담아낸 신뢰할 수 있는 영어 이메일을 더 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다. 내부 커뮤니케이션의 경우에는 정확성보다 속도가 더 중요하므로, 번역을 있는 그대로 전달해도 업무를 수행하는 데 아무런 문제가 없습니다.

또한 이미 영어에 익숙한 일부 변호사들은 영어 글쓰기를 교정하고 개선하기 위해 DeepL Write를 사용합니다.  DeepL은 누구나 다양한 기술 수준과 필요에 따라 조정해서 사용할 수 있기 때문에 우리의 일상 업무를 크게 변화시켰습니다.

Hiroto Inoue, 파트너

기업용 DeepL을 도입하기로 결정한 주요 요인은 무엇이었나요?

Yamamoto: 결정적인 요인은 DeepL의 강력한 보안이었습니다. 우리 회사에는 약 600명의 변호사를 포함하여 총 1000명 이상의 직원이 근무하고 있기 때문에 기업용 DeepL과 같이 회사 전체에 쉽게 배포하고 관리할 수 있는 솔루션이 필요했습니다. 문서 번역 기능의 경우 다양한 파일 형식을 간단히 드래그하여 업로드하는 것으로 일괄 번역이 가능해서 특히 높은 평가를 받았습니다.

팀원들에게 DeepL 번역 서비스에 대한 긍정적인 피드백을 이미 받았기 때문에 사용성과 번역 정확도는 문제가 되지 않았습니다. 하지만 우리는 기밀성이 매우 중요한 정보를 다루기 때문에 데이터 보호가 항상 최우선 사항이었습니다. 다른 생성형 AI 옵션도 검토했지만, 입력된 데이터가 기계학습에 사용될 가능성을 완전히 배제할 수 없었습니다. 

DeepL은 데이터 보호 및 규정 준수에 관한 최고 기준을 엄격히 준수하기 때문에 우리는 안심하고 최신 DeepL 도구를 자신 있게 도입할 수 있었습니다.

DeepL의 엔터프라이즈급 보안에 대한 자세한 내용은 여기에서 확인하세요.

개인적 사용에서 전사적 도입으로 전환하게 된 계기는 무엇이었나요?

Yamamoto: 회사 전체에서 언어 AI 플랫폼 도입하여 업무 효율을 높이자는 요청이 점점 늘어나고 있었습니다.  많은 직원들이 이미 이러한 서비스를 개인적으로 이용하고 있었지만, 기밀 정보를 유출하지 않기 위해 항상 신중을 기했습니다.

그럼에도 불구하고 이러한 상황이 이상적이지 않다는 것은 금세 분명해졌습니다. 우리는 업무 용도로 공식적으로 승인받을 수 있는 솔루션이 필요했습니다. 적절한 솔루션을 선택하기 위해 정보위원회 및 법률기술연구팀과 협력하여 잠재적 서비스들을 평가했습니다. 이러한 과정을 통해 DeepL의 정식 도입이 결정되었습니다.

우리는 쉽게 관리할 수 있는 Enterprise 플랜을 선택했습니다. IT 부서는 최소한의 노력으로 DeepL 플랜을 관리하고, 직원들은 원활한 경험을 누릴 수 있습니다. 변호사부터 백오피스 직원, IT 담당자에 이르기까지 거의 모든 NO&T 직원들은 다국어 환경에서 근무합니다. 우리는 DeepL을 전사적으로 도입함으로써 운영 효율성을 높이고 관리 비용을 절감할 수 있었습니다.　　　

Naotaka Yamamoto, 부 오피스 매니저

어떤 혁신을 경험했는지 자세히 말씀해 주실 수 있나요?

Inoue: 특히 영어 문서를 이해하고 처리할 때 매우 효과적이었습니다. 영어가 모국어가 아닌 변호사들은 짧은 시간 내에 방대한 양의 영어 자료를 읽고 이해하기가 매우 어렵습니다. 정확한 번역을 위해서는 단 한 페이지에도 몇 시간이 소요될 수 있습니다. 종종 번역 업무는 주니어 변호사가 담당하는데, 초안을 작성하는 데에만 하루가 소요될 때가 많아 큰 부담으로 작용했습니다. 문구를 다듬을 경우 시간이 훨씬 더 늘어날 수 있습니다.

DeepL 번역 덕분에 하루 종일 걸리던 번역 작업이 단 몇 분으로 단축되었습니다. 또한 앱의 사용자 친화성 덕분에 받은 영어 파일을 번역하는 습관이 확고히 자리잡았습니다. 방대한 양의 영어 문서를 처리하는 것에 대한 심리적 부담이 줄어들면서 업무 효율성도 획기적으로 개선되었습니다. 

Noda: IT 및 헬프데스크 업무의 경우 매뉴얼 번역이나 긴급 해외 커뮤니케이션 처리가 훨씬 빨라졌습니다. 예전에는 10시간이 걸리던 작업이 이제 절반의 시간으로도 완료할 수 있게 되었습니다. 해외 지사에서 '시스템 장애 보고서'와 같은 긴급 알림을 받을 때에도 더 이상 영어 번역에 시간을 쏟을 필요가 없습니다. DeepL로 번역된 내용 그대로 안심하고 보낼 수 있습니다.

Yamamoto: DeepL 덕분에 언어 장벽이 사라지면서 이제 더 많은 팀원들이 해외 문의에 자신 있게 대응할 수 있게 되었고 지사 간의 원활한 협업이 가능해졌습니다.

Inoue: 다국어 환경에서 팀워크가 전반적으로 개선되었습니다. 언어가 더 이상 전문성을 가로막는 장벽이 아니기 때문입니다. 이제 누구나 모국어로 사건 자료를 확인할 수 있게 되면서 직원들이 서로 더 가까워지고 여러 팀과 지사 간의 협업과 커뮤니케이션이 원활해졌습니다.

법률 및 IT 업무에 유용하다고 생각되는 기능은 무엇인가요?

Inoue: 법률 업무에서 용어집 기능은 계약서에 정의된 용어를 일관성 있게 번역하는 데 필수적입니다. 이를 통해 오해를 방지하고 모든 문서에서 정확성을 보장할 수 있습니다. 또한 DeepL이 문맥을 이해하고 자연스러운 번역을 생성할 수 있다는 점을 높이 평가합니다. 덕분에 영어 문서를 작성하고 검토하는 시간이 크게 단축되었습니다.

반면 이러한 점이 법률 업무의 고유한 문제가 되기도 합니다. 모호성이 의도적으로 유지되는 법률 문서의 경우 DeepL의 뛰어난 문맥 이해와 늬앙스 전달이 때때로 역효과를 낼 수 있습니다. 이러한 상황에서는 의도적으로 더 직역에 가까운 번역을 제공하는 대체 서비스를 사용할 것입니다.

물론 언어 AI를 사용하더라도 표현을 다듬고 문구를 확정하는 작업은 여전히 사람의 몫입니다. 그럼에도 불구하고 DeepL은 여전히 문서 초안을 작성하거나 영어 텍스트의 내용을 빠르게 파악하는 데 압도적으로 편리한 서비스라고 생각됩니다. 사용법이 간단해서 AI 지식 수준에 관계없이 누구나 쉽게 사용할 수 있다는 점도 매력적입니다.

Noda: IT 관점에서 우리는 간편한 도입과 지식 공유를 촉진하는 데 중점을 두고 있습니다. 예를 들어, 직원들이 DeepL을 효율적으로 사용할 수 있도록 지사 포털에 팁을 공유하고 웨비나를 진행해왔습니다. 이러한 이니셔티브를 통해 누구나 DeepL을 일상 워크플로에 쉽게 통합하여 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다.

Fuminori Noda, 정보 관리 담당

앞으로 DeepL에서 사용하고 싶은 기능이 있으신가요?

Inoue: 이상적으로, 원문의 모든 뉘앙스, 특이점, 오류를 그대로 담아내는 '직역'으로 전환할 수 있는 기능이 있었으면 좋겠습니다. 계약서 작업에서는 모든 단어와 구문이 중요하기 때문에 때때로 지나치게 제한적인 번역은 의도적으로 피합니다. 

DeepL은 이미 우리의 업무를 매우 잘 지원하고 있지만, 향후 산업별 특화 기능이 추가되어 훨씬 강력한 필수 업무 도구로 자리잡기를 기대합니다.

Nagashima Ohno & Tsunematsu의 향후 계획은 무엇인가요?

Inoue: 현재 해외 지사의 인력을 늘리는 중이며, 모든 지역 간 커뮤니케이션과 협업을 더욱 강화하고자 합니다. DeepL을 활용하여 언어 장벽을 허물고 있기 때문에 회사 전체에서 단합심과 유대감이 훨씬 더 강화될 것으로 기대합니다.